▣ 공동주택 회계업무 점검 요령
□ 공동주택회계의 기준
1. 공동주택의 회계처리 기준(회계처리 지침)
가. 목적
공동주택을 관리함에 있어 공정한 회계처리가 수행되도록 함은 물론 이에 필요한 주요한 기준을 정하며, 입주자 등 이해관계자에게 회계자료 및 거래현황 등에 필요한 자료를 제공하기 위함이다.
나. 적용절차
주택법령 및 관리규약에 의한 회계처리기준 → 규약에 정하지 아니한 사항은 회계처리규정 → 공정 타당한 합리적인 아파트회계관습이 기업회계기준에 우선하는 모습
다. 회계담당자
관리주체는 회계단위(수입, 지출, 계약, 자산관리)별로 각각의 담당자를 두어야 하며, 수입, 지출, 계약담당은 직원의 과소 등으로 불가피한 경우를 제외하고는 겸임할 수 없다.
(1) 회계책임자(관리사무소장) - 모든 지출원인행위에 대한 책임
(2) 회계담당자(과장, 주임, 경리 등) - 회계업무에 대한 관리책임
라. 회계책임자의 일일 확인점검 및 결제
회계책임자는 당일의 회계업무처리결과를 반드시 확인 후 결재해야 한다.
(1) 증빙서류, 전표 및 일계표 - 증빙에 따른 분개의 적정성 확인
(2) 총계정원장 및 현금출납부 - 기장내용을 전표, 일계표와 대조
(3) 제예금 - 총계정원장의 제예금계정 잔액과 통장잔액 대조
(4) 현금 - 현금출납부의 잔액과 현금보관액 대조
2 공동주택 회계의 업무진행 절차
가. 관리비 집행 : 매월초부터 말일까지
(1) 지출결의서에 의한 지출승인
(2) 보유중인 소액현금(시재금) 지출
나. 회계프로그램에 자료 입력 또는 수기장부기장
다. 결산작업: 매월 말일(월활계산)
(1) 지출된 비용의 집계
(2) 월말정리사항
(3) 재고자산 계산
(4) 월별결산내역서(재무제표) 작성
라. 부과내역서 작성
(1) 관리비 각 항목 세부내역 및 총괄표 작성
(2) 미수관리비 등의 자료 작성
(3) 주차요금 부과세대 산출
마. 관리비 고지서 발부 및 징수
(1) 부과내역서에 근거하여 세대별 관리비 고지서 발부
(2) 지정된 금융기관을 통한 관리비 수납
(3) 관리비 수납 확인
바. 관리비 징수 후 작업
(1) 관리비 체납 세대 독촉장 발부
(2) 예치금 이체 : 관리비 계좌에서 장기수선충당금 등을 별 예치금 계좌로 이체
3 현금․예금의 수납 및 관리
가. 수납회계요령
(1) 입주자로부터 부과, 징수하는 모든 관리비 수입금은 지정된 금융기관에서만 수납 가능하다
(2) 납입고지서 발부 - 7일전에 입주자등에게 도달
(3) 납입영수증의 보관 - 수입금의 증빙서류로 보관의무
(4) 불납 시의 처리 - 납입경과 후 7일 이내에 독촉장발부
나. 현금의 관리
(1) 중간 관리비는 전출입자 상호 해결할 것
(2) 관리사무소의 직접수납은 가급적 지양하고 모든 수납은 은행 입금을 이용
(3) 부득이 관리사무소에서 일시 수납한 현금은 보유하지 말고 즉시 은행에 입금 할 것
(4) 1건당 10만원 이상을 지출하는 경우 채권자 계좌입금으로 지급할 것
(5) 현금에 대한 장부인 현금출납장은 매일 파악해야 한다.
다. 예금의 관리
(1) 모든 통장의 거래인감은 입주자대표회의 회장과 관리소장의 공동인감으로 할 것.
(2) 예금증서(통장)과 인장은 보관책임자를 따로 지정하여 관리 할 것.
(3) 월1회(매월 말) 모든 예금잔액증명서 잔액과 통장 잔액, 장부상의 잔액이 일 치하는 가를 확인할 것.
□ 회계 점검 요령
1. 경리사고의 유형
가. 과실에 의한 경우
(1) 국민연금, 의료보험, 고용보험, 갑근세 등 계산착오 또는 지식 부족에 의한 과소/과대 부과하거나 과소/과대 공제에 의한 경우
(2) 퇴직금계산방법상 오류: 예수금
(3) 중앙난방의 경우 하/동절기 관리비 차이에 따른 관리비 부과조정을 하고 회계처리를 잘못한 경우
(4) 대표회의 결의내용을 모르고 잘못 부과하는 경우
(5) 공사비를 별도부과 관리하는 경우
나. 고의에 의한 경우
(1) 현금수납중간관리비, 승강기 사용료, 연체세대 관리비, 시재금사용 등
(2) 은행출금 후 납부, 송금하지 않은 경우: 공과금(수도요금, 전산관리비 등)
(3) 같은 건으로 2회 출금하는 경우(몇 월분인지 명기 요)
자동이체 신청하고 다시 통장 출금하는 경우
(4) 중간정산된 퇴직금을 지급하지 않는 경우
(5) 퇴직금 계산시 입사일을 앞당겨 과대출금하는 경우
(6) 각종 예치금(특층, 주차, 퇴직 등)을 출금 후 대체입금하지 않는 경우
(7) 갑근세, 산재보험, 고용보험 등을 납부하지 않거나 일시납으로 출금한 후 분기 납부하는 경우
(8) 공사 후 공사비를 출금하여 송금지연하거나 적게 송금하는 경우
(9) 공사 후 하자 종료전 다시 공사비를 지급하여 공사하는 경우
(10) 별도 통장관리 하는 경우(중간관리비, 검침수당, 예치보증금, 대표회의비 등)
(11) 관리비 이중납부유도 환급하여 본인에게 지급하지 않은 경우
(12) 예수금을 이중인출 하는 방법(급여 지급시 총액 인출, 납부시 재인출)
2. 결재방법(사전결제, 사후결제)
가. 일일결재
(1) 전출입 세대 발생시 중간관리비, 승강기 사용료 등의 확인결재
(2) 현금 시재금 확인
(3) 큰 금액(사전 결재시 정확히 확인해야됨)이 인출된 경우는 제대로 수행되었 는지 당일 전표 등의 증빙서류 확인 필요
나. 주간결재
(1) 매주 일정 요일을 정하여 한 주 동안 발생한 전표와 증빙서류, 장부, 통장을 확인하고 작은 도장을 숫자 앞에 찍는다(숫자 뒤에는 경리 담당자의 도장 찍 혀야 됨)
다. 월간결재
(1) 관리비부과내역서(안)이 작성되면 확인결재 후, 대표회의 확인 결재를 받고 전산업체에 이송한다.
(2) 합계잔액시산표, 대차대조표, 손익계산서, 각종 부속명세서와 장부, 통장이 일치하는지 확인/싸인하고 재무제표는 대표회의에 제출/설명하고 싸인을 받 은 후 본사에 송부한다.
(3) 이때 미수 관리비를 정밀히 확인하여 3개월 이상 연체세대(동, 호수, 금액) 에 대해서는 세대별 연체원인, 독촉방법과 회수대책을 강구하여 실시한 사항, 실시 예정사항을 관리소장이 직접 작성하여 첨부시킨다.
라. 분기결재
(1) 기 작성확정된 예산안(특히 일반관리비)과 비교하여 적절하게 부과되고 실행 되고 있는 지를 비교하고 차이가 발생하면 원인을 파악하여 대책을 수립한다.
(2) 각종 충담금(수선, 장기수선, 퇴직, 상여, 감가상각)을 적정하게 부과, 적립 있는지 확인한다.
(3) 급여대장의 예수금이 적정한 요율에 의하여 공제, 납부되고 있는지를 확인한 다.
(4) 미지급금(전기료, 수도료, 난방비, 공과금, 청소비등, 소독비) 용역대금, 공사 대금 등에 대하여 미지급 확인을 실시한다.
(5) 퇴직자가 있거나 촉탁근로계약을 체결할 경우, 중간정산을 하는 경우 세밀히 확인하고(입사일, 평균임금, 예수금)직접 직원면담을 실시한 후 지급한다.
마. 연간결재
(1) 1년간 매월 관리비 부과액을 집계 비교한다.(전년 대비)
(2) 재무제표, 장부 통장 등을 확인하고 회계감사 준비를 한다.
(3) 장충, 퇴충 등의 사용내역과 적립내용, 이자수입의 명세서를 작성한다.
(4) 각종 충담금의 확인 특히 감가상각 충당금과 집기비품 계정을 확인하여 결 산 정리 한다. (집기, 비품, 공기구 대장에 현 장부가 명시)
(5) 고액의 예금은 금융기관의 결의에 의하여 처분한다.
(6) 이익잉여금을 대표회의의 결의에 의하여 처분한다.
(7) 문제점이 발견되면 해결방법을 본사, 대표회의와 협의하여 해결한다.
3. 사고예방법(원인제거, 정밀한 결제)
가. 직원 채용면접시 각종 인사서류을 제출 받고 가족관계 신용관계 등을 철저히 검 증 후 채용한다. 또한 근무 중 사적 전화통화 빈도, 내용 및 친구/가족관계 등 주변여건에 대해서도 관심을 갖고 직원관리를 한다.
나. 관리소장 본인이 경리지식을 습득한다.
다. 사고유형을 염두에 두고 결재방법에 따라 제때에 정확히 결재하고 문제점 발생 시 책임을 묻도록 한다.
라. 평상시 직원관리를 한다.
(1) 퇴직금 중간정산 신청 시 면담하여 사유를 들어본다.
(2) 촉탁채용 시 입사 시/퇴사 시 면담을 실시한다.
(3) 장기 근무한 직원들의 관리도 잊지 않아야 한다.
마. 큰 금액을 인출하는 경우 다른 직원 한명과 같이 은행에 가도록 한다.
(1) 특히 큰 금액은 당일 전표, 증빙서류를 결재한다.
(2) 사전결재 시(출금전) 증빙서류인 고지서 등의 원본을 확인한다.
바. 용역업자, 공사업자, 공과금 납부처에 입금확인을 소장이 직접한다.
사. 직원 인수인계시 인계인수서를 작성토록 하고, 세밀한 검증 후 문제 발생 시 즉 시 해결토록 통보한다(서면) 인수인계서를 보관한다.
아. 10만원 이상의 금액이 거래될 때는 무통장입금을 통하여 송금함을 원칙으로 한 다.
회계업무 체크리스트(월 1회 이상)