무료그룹웨어 / 무료메신저 사용후기

[김기식]

중소기업을 관리하다 보면 직원에게 각종 정보를 전달할 게시판과 직원간 업무메세지 또는 파일을 전달할 수 있는 그룹웨어를 검토하게 된다. 물론 카카오톡등을 통해서도 충분히 가능하지만, 일반 메신저등을 업무에 관련된 정보등의 공유에 사용한다면 관리자들은 많은 고심을 할 수 밖에 없다.

물론 비용에 상관 없다면 전문 개발 업체에 의뢰하여 만드는 것이 가장 완벽할 것이다. 하지만 중소기업의 한정된 비용과 개발업체의 노하우 문제로 비용은 비용대로 지출되고 결국 효율적인 그룹웨어를 도입하는 것은 쉽지 않은 일이다.

특히나 지금은 몇년전과 달리 스마트폰의 시대가 왔다. 모바일 지원까지 완벽해야지만 직원들의 활용도가 대폭 증가할 수 있다. 보안이 상당한 삼성 그룹까지 모바일 그룹웨어를 도입할 정도니까...

3년 넘게 오픈소스나 무료서비스를 직접 활용해 보고 분석해 봤다. 해외쪽은 사내 서버에 무료로 설치하고 도입이 가능한 그룹웨어가 상당히 많으나 한글화 작업이 거의 되어 있지 않아 일반 직원들에게 사용하라고 지시하기는 사실상 불가능 했다.

나와 같은 고민을 할 관리자들을 위해 몇가지 그룹웨어를 소개하고자 한다.

1. 쎄지오 그룹웨어

http://www.segio.com/

특이한 그룹웨어 솔루션이다. 홈페이지까지 솔루션을 이용하여 직접 개설이 가능하다. CMS기술을 과 템플릿을 이용하여 상당히 쉽게 회사 홈페이지 운영까지 한번에 해결이 가능하다. 회원 관리를 통해 임직원과 고객들간의 별도 권한을 만들어 게시판도 운영할 수 있다. 게다가 무료다.(단, 50인 이하)

그룹웨어는 메일서버 기능까지 모두 포함되어 있다. 업무관리 기능은 물론 각종 게시판도 쉽게 생성하고 이용할 수 있다.

업무 공유용 PC용 메신저도 지원한다. 지원하는 운영체제는 PC와 리눅스다. 메신저 프로그램의 완성도는 상당히 높다. 자동 버전 업데이트까지 지원된다. 특정 게시판(공유정보)에 글이 올라오면 누구누구에게 자동으로 알람이 가도록 지정도 가능하다.

단, 그룹웨어의 필요 OS가 리눅스라 직접 설치하여 운영하기에는 리눅스에 대한 지식이 필요한 것이 하나의 장벽이 될 수 있겠다.

쎄지오 개발사 홈페이지에 문의글을 올리면 개발자들의 답변을 상당히 신속하게 받을 수 있다. 무료이용자임에도 게시판에 지원을 요청하면 직접 서버에 접속하여 업데이트나 문제 해결까지 해주기도 한다. 중소기업에게는 상당히 고마운 회사다.

한가지 단점은, 스마트폰에 어플리케이션을 통한 활용이 불가능하다는 것이다. 홈페이지만 개설하면 모바일홈페이지와 모바일 그룹웨어가 지원 되기는 하지만, 모바일 웹페이지 기반이라 직접 사용하기에는 매우 불편하다. 웹페이지 기반이므로 푸쉬기능등을 활용한 알람들도 불가능 하므로, 스마트폰 시대에 본격적인 활용은 어려움이 있었다. 만약 스마트폰을 이용한 그룹웨어 검토가 없었다면 지금까지 계속 사용했을 것이다.

2. 오피스톡

PC와 스마트폰간의 메세지 전송기능이 절실한 시점에 발견하여 약 1년 정도 사용했던 프로그램이다.

추후 유료서비스로 제공될 예정이었으나 생각보다 시장점유를 크게 하지 못했던거 같다. 지금은 신규사용자는 받지 않고, 사용할 회사의 자체 호스팅으로만 판매를 하고 있다.

하지만, 사용기간 중에는 잘 사용했었다. PC 메신저에서는 사용자가 모바일로 접속했는지 또는 PC로 접속했는지 구분이 가능했고 웹을 통한 간단한 게시판 기능도 괜찮은 편이었다.

하지만 서비스 제공사의 관심에서 멀어졌는지 버전업이 상당히 늦어지고 메신저 서버의 불통으로 사용불가능한 시간이 점점 늘어나서 다시 새로운 메신저 프로그램을 검토하게 되었다.

3. NOPSPRO(놉스프로) 무료 메신저

http://www.nopspro.co.kr

이 회사 그룹웨어는 5년 전에 직접 서버에 설치하고 잠시 사용해 봤다. 상당히 완성도 높은 그룹웨어 이다. 윈도우 기반에 설치가 가능하므로 설치와 유지보수가 상당히 간편하다. 그렇다고 서버OS가 필요한 것도 아니다. 어떤 윈도우 운영체제라도 메신저 서버의 설치가 가능하다.

특이한 점은 메신저 프로그램 기반의 그룹웨어라는 것이다. 직접 접속하는 웹페이지는 없고 메신저 프로그램을 설치한 뒤 서버에 접속하여 그룹웨어를 사용하는 방식이다. 기존 그룹웨어와는 구현방법에 차별점이 있는 상당히 앞선 컨셉이었다. 무료는 10명 제한이라(지금은 5명) 소규모로 잠시 써볼수 밖에 없었으나 상당히 안정적이고 훌륭한 기능등을 지원하였다. 대기업의 그룹웨어와 비교해 봐도 훨씬 수준높게 구현이 잘 되어 있었다.

무료버전은 파일전송 크기의 제한과, 프로그램을 설치하지 않은 곳에서는 사용이 불가능하다는 제약조건 때문에 외근 직원이 많은 환경에서는 다소 쓰기가 어렵다는 결론에 다른 그룹웨어를 검토했었던 기억이 있다.

다시 사용한 것은 2013년 상반기 부터다. NOPSUC로 별도의 프로그램을 개발하여 그룹웨어 특화기능을 제외하고 무료로 제공하고 있었다. 앞에서 말한 것처럼, 프로그램 기반이므로 프로그램을 설치해야 사용이 가능한 점이 있었으나 스마트폰에 설치하여 사용이 가능해 졌으므로 이 단점은 완전히 해결되었다.

게다가 7월 부터는 무료로 NOPSPRO 메신저 버전을 제공하고 있다. 무료사용자 제공 수가 100명이 넘기 때문에 사실상 완전 무료나 다름없다. 기존 UC 버전은 윈도우 8 환경에서는 이상하게 부자연스러운 동작을 보일때도 있었으나, PRO버전으로 완전히 해결하였다.

메신저 기능뿐만 아니라 각종 게시판 생성, 일정 공유 및 고객정보 공유까지 지원하고 있으므로 타사의 일반적인 그룹웨어와는 차이가 없다고 봐도 된다. 유료버전의 차이점을 궂이 찾자면 좀더 업그레이드 된 게시판과 그룹웨어의 부가 기능 및 전자결재 기능이 빠져 있다. 본사의 경우 전자결재는 ERP를 활용하므로(사실 사용하는 ERP가 모바일 메신저 기능이 없어 별도로 설치하여 활용하고 있었다.) 큰 문제없이 사용이 가능했다.

이 메신저의 가장 강력한 기능은 '지식'관리 기능이다. 쉽게 생각하면 각종 정보를 PC나 스마트폰을 이용하여 기록할 수 있으며, 서버내 저장되므로 접속만 하면 어디에 가서든 확인이 가능했다. 또한 특정 사용자에게 특정 노트를 공유할 수 있다. 쉽게 생각하면 에버노트의 핵심 기능은 다 들어 있다고 보면 된다. 직원들은 제품에 대한 정보나 아이디어등을 그때그때 기록하는데 사용하고 있으며, 필요할때 스마트폰을 이용하여 확인하거나 다른 직원들과 공유하는데 사용하고 있다.

소소한 기능으로는 지정된 시간에 메신저가 접속된 PC가 전원이 들어와 있으면, 응답요청 메세지를 보내고 응답이 없으면 자동으로 절전등으로 전환해 주는 기능이 있다. 현재 우리나라 발전소 상황때문에 에너지 절감이 절실한 상황인데 꽤 유용한 기능이라 생각한다.

또한, 약간의 비용을 들이면 인터넷 전화기로 오는 기록을 PC용 메신저에서 확인이 가능하고 녹취나 발신이 가능했다.(단, 사용하는 통신사마다 상이함) 콜센터 기능으로 활용이 가능하므로 고객의 전화와 응대가 빈번한 업체에서는 상당히 강력한 기능이라고 생각한다. 추후 이 기능을 신청하고 활용해 보려고 계획하고 있다.

FAX서버를 도입하면 메신저에서 확인이 가능하고 담당자에게 전달까지 가능하다. 물론 유료지만...

가장 중요한 스마트폰의 앱은 완벽하게 지원된다. 몇몇 기능한 국한된 것이 아닌 그룹웨어의 모든 기능이 스마트폰 앱에 구현이 되어있다. 특히나 태블릿에 깔면 더욱 쉽게 활용이 가능하도록 개발되어 있어 상당히 유용하게 활용하고 있다.

현재는 아주 만족하면서 NOPSPRO 메신저 버전을 쓰고 있다. 말이 메신저 버전이지 그룹웨어를 완전히 대체 가능하다, 프로그램의 안정성도 상당히 뛰어나며 아주 깔끔한 UI로 직원들도 잘 적응하고 있다. 특히나 모바일 앱과의 연동도 그룹웨어내 모든기능을 제현한 상태라 완벽하다.

만약 여기에 전자결재와 메일서버가 필요하다면 유료버전으로 업그레이드 하면 된다.

우리 회사는 메일 시스템은 구글앱스를 이용하면서 ERP는 별도로 사용하므로 무료버전으로도 완벽한 모바일 업무환경이 조성되었다.

 
중소기업의 관리자면서 오픈소스나 무료버전의 모바일 그룹웨어를 구현하고자 한다면 일단 NOPSPRO 메신저 버전을 사용해 보기를 권하고 싶다.