3P 바인더의 강점과 특징

[™pioneer™]

 

1. 종이의 사이즈를 통일이 가능하다. (사이즈 통일의 법칙)

잠시 행동을 멈추고 주변을 돌아보자. 종이의 규격이 얼마나 다양한지. 신문지, 다양한 규격의 책, 파일, 보고서, 서류뭉치, 전표, 수첩, 카다록, 리플렛... 복사용지만도 A3, A4, A5, A6, B4, B5, B6......

그렇다면 매뉴얼 형태로 보관하기 가장 좋은 사이즈의 비밀은 무엇일까? 비즈니스 현장에서 가장 많이 사용하는 사이즈는 A4지이다. 그런데 A4지를 전달받은 순간 무의식적으로 하는 행동이 있다. 반으로 접는 행위다. 그 반으로 접은 사이즈가 바로 A5사이즈다. 바로 성경책 크기이다.

인류 역사상 최고의 베스트셀러인 성경의 사이즈가 A5인 것은 휴대의 용이성 때문이다. 더 작아지면 내용과 표현의 한계가 있다.

그리고 무엇보다 중요한 것은 A4사이즈를 70%를 축소복사하거나 출력하면 A5가 된다는 사실이다. 홍수처럼 쏟아지는 각종 A4 사이즈 서류 중에 꼭 필요한 것만 A5사이즈로 복사해 바인더에 보관하고 나머지는 버리면 된다. 업무용이든 개인용이든 모두 A5사이즈로 통일해 보관하는 것이 핵심이다. 필자는 15년 전부터 A5사이즈로 100권의 바인더를 만들었다.

<이미지>

 

* 출력하는 방법

① 워드문서

㉠ A4 설정 상태에서 문서를 작성 후 메뉴 중 [파일]의 [인쇄]를 누른다.(인쇄 아이콘을 직접 누르면 안됨)

㉡인쇄 대화창이 열리면 오른쪽 하단에 '확대/축소', 그 밑에 '용지의 크기 선택'이 있다. 그 칸을 'A5'로 맞춘 후 '확인' 버튼을 누르면, 보기 좋게 70% 축소되어 나온다.

② 엑셀문서

㉠워드문서와 마찬 가지로 A4 기준으로 문서를 작성

㉡ [미리보기]를 누른 후, 그 상태에서 윗쪽의 [설정]메뉴를 선택한 뒤 축소 배율을 70%로 변경, ㉢용지 크기를 A5로 변경 후 [확인]

㉣그러면 미리 보기 형태가 바뀐다. 대개는 페이지가 약간씩 잘려 있는데, 여백을 조정하여 문서가 다 들어오도록 한다. 바인더 용지는 왼쪽에 타공(구멍뚫린)부분이 있으니, 오른쪽보다는 왼쪽 여백을 조금 더 두어야 한다.

③파워포인트 

㉠문서 작성 후 [파일]->[인쇄]에서 오른쪽 위 프린터 [등록정보]를 누르고, 용지 사이즈를 'A5'로 설정 후 [확인] ㉡그 다음 [용지에 맞게 크기 조정]에 체크한 후 [인쇄]

④ 아래한글 문서

㉠A4 기준으로 문서를 작성한 후 메뉴의 [파일]->[인쇄]를 누른다.

인쇄방식에서 '공급용지에 맞추어'와 ㉡공급용지 'A5'로 설정을 바꾼 후 오른쪽의 [인쇄]를 누르면 된다.

2. 구멍(Hole)이 뚫여진 종이를 사용하면, 관리가 용이해 진다. (뚫려진 종이의 법칙)

우리가 쓰는 용지는 대개 구멍이 뚫려있지 않다. 그래서 클리어 파일에 꽂거나 펀칭을 해서 서류철에 꽂는다. 그러나 클리어 파일에 꽂는 일이나 펀칭하는 ‘귀찮은 일’은 잘 하지 않는 것이 인간의 속성이다. 신입사원 때나 마음먹고 몇 주 하다가 포기해 버리기 일쑤다. 당연하다.

그러나 지금부터는 중요한 노하우이거나 이후에도 후배들에게 공유해야 할 자료이거나 보관의 필요가 있는 자료들은 처음부터 이미 구멍이 뚫어진 A5사이즈 용지를 사용하면 매우 편리하다. 그리고 자료의 분류와 편집, 보관이 용이해진다.

구멍(Hole)의 의미는 생각보다 매우 중요하다. 마냥 뛰어다니는 송아지도 조금 성장하면 반드시 코뚜레를 한다. 코에 구멍을 뚫어야 관리되기 시작한다. 의복의 단추 구멍은 두 가지 종류가 있다. 큐큐와 나나인치인데 봉제 용어이다 보니 일본에서 건너온 말이다. 아무튼 의복도 단추 구멍이 있어야 단추를 끼울 수 있고 단정하게 관리할 수 있는 것이다.

그 외에도 콘센트, 플러그, 나사, 볼트와 너트, 각종 부품...등 암․수의 형태가 매우 많다. 왜 그럴까? 편리함과 관리의 용이함 때문이다. 구멍 뚫린 종이를 사용하면 편집과 보관이 용이해 자연스럽게 분야별 매뉴얼이 완성되며 주변 동료들과도 정보와 지식을 공유할 수 있다.

3. 평생 보조 바인더 무한 확장이 가능하다. 

일반적으로 묶여진 수첩은 분리하거나 편집할 수 없을뿐더러 링타입의 다이어리 형태라 하더라도 1권으로 끝나는 경우가 대부분이다. 그러나 15년 전부터 써왔던 100여권의 보조 바인더는 그 분야별로 다양한 매뉴얼이 되었다. 때문에 지식의 확장이 무한대로 이루어지며 지식과 노하우의 공유도 가능해진다.

나의 보조바인더의 제목은 다음과 같다.

영역	구분	보조바인더 제목, 종류 및 내용
업무영역	이랜드	영업 -의류 영업 분야 지식 물류 -물류 관리 지식 특판 -특판 노하우 및 업무 기록 상권 -의류상권에 대한 지식 매장관리 -매장 정보 및 관리사항 전략적 의사결정①② -경영자급 컨셉 교육 F․S -정리,정돈,청소,생활화,초관리 매뉴얼 E․S -기업 이념 강의 및 강의 매뉴얼 본부 -푸마 본부장시 본부 스탭 업무 보고 기획 -푸마 본부장시 기획 자료, 기획부서 업무 디자인 - 푸마본부장시 디자인 업무 보고 MKT - 푸마 본부장시 마케팅 업무 광고 - 푸마 본부장시 광고 업무 푸마경영 - 경영 관련 업무 구매 - 구매 업무 및 노하우 경영계획 - 경영계획 자료 및 작성 경영평가 - 경영 평가 자료 및 작성 강의 - 교육시 강의 수강내용 정리 독서노트①~④ - 독서 후 리포트 수집 본부장바인더 - 본부장 자료 및 업무 노트 해외사업부 - 해외사업부서장 업무 및 노하우 주간계획92~98년 - 주간계획표 수집 용품사업부 - 용품사업부서장시 업무 지식 승진교육 - 승진 교육 내용 사장님강의 - 최고 경영자 강의 수집 거래처상담 - 거래처 상담 기록
	푸르덴셜생명	푸르덴셜 -보험 영업 업무 당시 메인바인더 계약자 - 계약 고객 자료 가망고객 - 계약 가능성이 있었던 고객 자료 재테크1,2 - 고객을 위해 수집했던 재테크 자료 강의 -각종 사내 강의 자료 교육 - 신입 및 각종 교육시 자료 MDRT - 매년 MDRT회의 참석시 강의 및 자료 고객관리 - 고객관리 기법 및 노하우 Sales professional -보험영업 관련 원서 번역 주간계획99~2001년 - 주간 스케쥴 수집 프로스펙팅 - 영업시 만날 고객 pool Manpower - 각 종 인맥 관리, 연락처 등
	(주)마인드에이스,3P	질병 - 질병에 대한 스터디 식생활 - 건강을 위한 식생활 요법 스터디 건강 - 건강 관련 자료 Cancer - 암 관련 스터디 R&D - 직원들과 했던 자기계발 자료 Biz Time①② - 비즈니스잡지 스크랩 수집 3P Project - 바인더 프로모션 프로젝트 주간계획2002~05년 - 주간계획표 수집 마인드에이스전략 -건강식품 사업 전략 건식 - 건강식품 시장 및 경쟁사 해로수1000 -건강음료‘해로수’사업 관련자료 경영․매니지먼트 - 회사 경영,관리 자료 3PBinder - 바인더 사업 관련 자료 웰키토에이스 - 키토산사업 관련 자료 참고강의 - 강의 자료 Lutein -루테인 사업 관련 자료 Natural 사업부 -천연농약 사업 관련 자료
개인 및 기타영역	공통	Health concept - 건강 관련 강좌 수강내용 中國 - 중국 관련 자료 수집 India - 인도 관련 자료 수집 스리랑카 - 스리랑카 관련 자료 수집 CBMC 전국대회기획 -대회 기획자료 7Habit - 7가지 습관 강좌 수강 자료 손수건 가델 -CBMC 부부모임 교재,매뉴얼 역삼ycbmc①② - 기독실업인회 조찬시 노트 cbmc유럽대회 - 대회 참가시 노트 이랜드비즈니스스쿨①② - 스쿨 강의,자료 수련회메세지모음 - 각종 수련회 참석 메시지 수련회가이드북 - 각종 수련회 가이드북 수집 수련회work.shop - 수련회시 워크샵 자료 주일메세지①~④-10여년간 주일메시지 기록 후원 - 각종 사회복지 시설 후원 자료 Bible study - 성경 공부 내용 QT - 아침 경건의시간 기록 Basic - 신앙생활노트(성경읽기표,기도노트 등)

4. 1년짜리 수첩. 다이어리, 플래너 VS 평생짜리 바인더.

대개 비즈니스맨들이 사용하는 수첩․다이어리 종류는 안 쓰는 것보다는 쓰는 것이 낫다. 그러나 1년 단위로 제한되어 연말이 되면 고민하기 시작한다. 중요한 기록이나 메모, 전화번호를 신년도 수첩에 옮겨 적을 것인지, 복사해 오려붙일 것인지 고민하다가 2~3권을 동시에 쓰는 경우도 허다한 실정이다. 로얄티를 줘야하는 외국의 라이센스 수첩의 경우에도 결국 1년 단위로 내용물 전체를 바꿔 끼우는 형태이기 때문에 기존의 수첩보다 기능상 약간 나온 정도이나 가격대비하면 대동소이하다.

최근에 보험조차도 종신보험이 시장을 거의 석권했다. 기존의 보험이 5~10년 길어야 20년을 보장하던 보장기간이 종신으로 바뀌며 그야말로 보험시장의 블루 오션을 창출했었다.

기록과 지식의 관리도 마찬가지다. 기존의 1년 단위 근시안적 관리로는 절대 한계가 있을 뿐 아니라 지식경영은 꿈도 꿀 수 없다. 지식의 기술자가 되지 말고 지식의 전문가가 되어야 한다. 기술자는 이론이 없는 대신 곤조를 가지고 있다. 기술자는 3~4년이면 될 수 있다. 반면 전문가는 겸손하되 이론(형식지)을 가지고 있고 최소 10년이 걸린다고 한다.

아주 단순한 영역도 25,000개의 패턴(지식의 덩어리)이 필요하며 복잡한 영역은 100,000개의 패턴이 필요하다. 기술자는 3~4년이면 전문가의 패턴 98%를 습득한다고 한다. 그렇게 자신감이 붙을 때 독립을 하지만 사실은 나머지 2% 때문에 한 방에 무너지는 경우가 대부분이다. 그래서 어느 영역이든 사업 성공률은 5%를 넘지 않는 것이다. 태권도도 파란띠일 때가 제일 무섭다고 한다.

자기관리와 업무관리를 1년 단위로 하는 것은 개인과 회사, 국가를 위해서도 매우 큰 낭비며 소모가 된다. 자신의 몸값을 올리려면 1년짜리 관리가 아닌 평생짜리 관리로 전환해야 한다. 1학년을 6번 다닌다 해도 여전히 1학년이다. 6학년이라고 떼쓰면 안된다. 이제 자기관리와 지식관리에 검은띠를 매야한다. 수첩의 블루오션을 찾자는 말이다.

5. 자기관리의 블루오션 - 메인 바인더의 비밀

필자의 자기관리 시스템은 메인 바인더와 서브(보조)바인더로 구분된다. 서브 바인더는 사무실이나 집에 보관하고 메인 바인더는 항상 휴대한다. 나의 메인 바인더를 열면 크게 2가지 섹션으로 나눠진다.

1) 프리섹션 = 비즈니스 영역

기존의 수첩, 다이어리, 플래너에는 개인관리나 메모 기능은 있지만 비즈니스를 관리할 방법이 별로 없다. 그러나 3P 바인더는 8가지 영역의 업무를 원하는 분야별로 만들 수 있다. 부서마다 회사마다 분야가 당연히 다르고 같은 부서라 해도 개인 업무가 다르기 때문이다. 거래처와 상담을 하거나 영업을 할 때, 프리젠테이션을 할 때 꼭 필요한 각종 자료와 홍보자료, 사업자 등록증, 제품사진, 거래처 리스트, 원가자료, 가격 리스트, 회사소개, 목표관리, 중장기 Plan, 마케팅 Plan, 자금계획, 인원현황,.... 등을 정할 수 있다. 8가지 영역이 정해지면 각 영역에 필요한 자료들을 칼라나 흑백으로 축소 복사해서 끼우면 된다. 필요에 따라 수시로 추가하거나 뺄 수도 있어 편리하다.

<프리섹션 사례 1 : 사업가(CEO)의 경우>

①목표와 전략, ②고객, ③마케팅, ④자금, ⑤상품, ⑥거래처, 

⑦업계동향, ⑧맨파워(인사관리)

<프리섹션 사례 2 : 라이프 플래너의 경우>

①목표와 전략, 회사소개 ②상품정보, ③고객관리, ④업계,

⑤지급사례, ⑥재테크 정보, ⑦고객 비즈니스, ⑧기타

<프리섹션 사용 예-이미지>

② 고정섹션 = 자기관리 영역

고정섹션도 8가지 영역으로 정해져 있으며 15년의 현장 검증을 거쳐 누구나 쉽게 쓸 수 있도록 디자인 했다. 아울러 철학이 녹아있는 여러 양식들을 통해 시간관리, 목표관리, 지식관리 등 자기관리의 최적 시스템을 구축했다.

1) 계획(Plan) : 평생계획, 연간계획, 월간계획

2) 주간계획(Weekly) : 주간단위 시간관리를 위한 1년치 Weekly

3) 회의관리(Meeting) : 미팅, 회의, 상담계획

4) 지식관리(Knowledge) : 강의, 독서, 웍샵, 세션 등의 기록

5) 아이디어, 노트(Idea/Note) : 아이디어를 기록할 수 있는 프리노트

6) 개인정보(Personal) : 교육이수, 직무경력 등 자기관리와 개인정보

7) 금전관리(Money) : 금전출납부, 차량주유기록, 차량정비기록

8) 주소, 전화(Phone/Add)

프리섹션은 물론이고 고정섹션이라 하더라도 개인의 취향에 맞게 얼마든지 양식을 수정하거나 자체적으로 만들어 사용할 수 있다. 그야말로 맞춤형 바인더이며 필자 자신도 업무의 변경에 따라 다양한 양식을 개발해 사용하고 있다. 아울러 메인바인더와 서브바인더는 각자 독립적으로 사용하거나 또는 상호 호환이 가능하도록 했다.   

출처 - 강규형[3P 자기경영연구소 대표]

[갑부 이건희]

잘읽었습니다. 고맙습니다 ^.^ 앞으로 체계적으로 구체적으로 정리하도록 하겠습니다