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6. 아파트 관리업무 분담
투명한 관리를 위해서는 관리비의 계획·집행·감사기능이 제대로 작동될 수 있도록 관리 시스템이 정립되어야 한다. 그러나 우리의 현실은 입주자대표회의와 관리사무소의 업무구분마저 모호하며, 책임한계 또한 불명확한 실정이다. 그리고 관리비 부과제도도 대부분의 아파트 단지는 위탁관리든 자치관리든 사후정산 부과제도를 채택하고 있다. 그래서 위탁관리와 자치관리의 장점을 전혀 살리지 못하고 혼합관리 형태를 취하고 있다. 그러므로 관리비의 사전 통제제도인 관리비 예산제도나 도급관리 형태가 발달하지 못하고 있다. 이는 관리비의 방만한 사용으로 이어져 관리비의 낭비와 부정·비리 발생의 한 요인이 되고 있는 것이다. 마지막으로 관리비의 배부원칙인 사용자 부담원칙과 공평부담원칙을 공동주택의 특성과 수혜자 기준에 따라 관리비 비목별로 합리적인 배부방법을 규약으로 정하여야 한다. 그럼에도 불구하고 다수결의 원칙이나 단독주택 사고방식으로 배부방법을 결정함으로써 많은 아파트 단지에서 입주민간에 갈등과 분쟁을 야기 시키고, 서로 반목하여 참여의식과 공동체의식을 저하시키고 있다. 따라서 이와 같은 요인을 시급히 개선해야 투명한 관리를 할 수 있다.
1. 관리업무영역 구분
(1) 입주자대표회의의 위상과 역할
① 동대표의 위상
동대표는 현행 법령에서 대통령, 국회의원, 지방자치단체장, 지방의원과 함께 주민의 직선으로 선출하도록 되어 있는 명실공히 법적인 주민의 대표이다. 그리고 동대표는 아파트 단지의 대표권과 의결권을 모두 갖고 있는 중요한 자리이다. 그러나 아직 아파트 문화가 제대로 정착되지 못해 동대표가 그 위상을 제대로 찾지 못하고 있다. 동대표를 해본 사람은 잘해야 본전이라는 생각을 하게된다. 누구도 선뜻 동대표를 하겠다고 나서질 않는다. 그래서 많은 아파트단지에서는 악화가 양화를 구축한다는 그레샴의 법칙과 같이 질낮은 동대표가 과반수 이상을 점유하고, 양질의 소수 동대표를 몰아내는 기현상이 벌어진다. 이제부터는 선한 의지를 가진 깨어있는 입주자들이 동대표로 직접 나서야 하고, 그와 같은 사람을 적극 추천하여 과반수 이상 선출하여야 한다. 그래서 일부 개인적 이권을 챙기기 위하여 나선 동대 표를 도태시켜야 한다. 그래야만 투명한 관리를 시작할 수 있을 것이다.
② 동대표의 역할
동대표는 아파트 단지의 대표권과 의결권을 모두 갖고 있는 중요한 역할을 하는 사람이다. 법적으로는 주촉법, 공동주택관리령 등과 단지관리규약에 그 역할이 명문화 되어 있다. 동대표는 공동주택의 관리방법을 주민들의 과반수 이상 서면동의를 얻어 결정하고, 관리업자 선정을 그 구성원의 과반수 이상 찬성으로 제안하며, 관리업무 전반에 관한 감사·감독권과 의결권을 가지고 있다. 자치관리의 경우 소장과 관리직원의 임명권을 가진다. 그러나 대다수의 아파트단지 동대표회의는 물탱크 청소용역 보일러 세관공사용역 등 집행기능을 직접 관장하기도 한다. 이는 집행기관인 관리사무소와의 마찰을 일으키고, 업무한계와 임무한계를 모호하게 만들고 있다. 따라서 투명한 관리에도 걸림돌이 되고 있다.
동대표회의는 의결기능과 감사기능을 강화시키고 집행기능은 최소한 제한하여야 한다. 예를 들면 집행금액이 일금200만원 이상인 공사나 용역 등 관리비 집행은 3인 이상의 특위를 구성하여 해당공사 용역관련 정보를 수집하고, 주민의견을 수렴하여 민주적 입찰 절차를 거쳐 합리적으로 투명하게 결정될 수 있도록 제도적 장치를 만드는데 그쳐야 한다. 그리고 의결기능에 있어서도 민주적 기본회의절차 등을 철저히 지키고, 합리적인 토론문화와 합의에 도달할 수 있도록 회의 규정을 만들어 효율적인 의결기능을 수행하고, 회의록을 철저히 공개하여야 한다. 또한, 관리비의 예산회계 제도를 도입하여 차년도의 관리비 비목별 예산편성과 총액관리비의 통제를 할 수 있도록 예산심의 기능을 발전시켜야 한다. 감사기능으로는 관리비 감사 점검표를 만들어 정기적으로 감사한다. 예를 들면, 월별감사, 분기감사, 년말 결산감사 및 수시감사 등을 철저히 실시하여야 한다. 그리고 감사 기법을 계속 개발하여야 한다. 이와 같이 동대표회의는 작은 지방자치단체의 지방회의의 기능과 유사하다.
(2) 관리사무소의 역할
관리사무소는 집행기관이며, 관계법령에서 정하고 있는 전문직업인들로 구성되어 있는 투명한 관리의 최일선에서 업무를 수행한다. 아파트 관리업무는 법률적·경제적(경영·회계)·기술적 측면을 포괄하는 종합과학적 성격을 가진 서비스업이다. 그리고 관리업무의 수장인 관리사무소장의 역할을 지자체의 단체장의 역할과 유사하다. 따라서 관리소장은 전문직업인으로서 전문가다워야 한다. 전문가답다는 것은 관리업무 전반에 관하여 연구하는 자세와 미래에 대한 확신을 가지고 개선해 나가는 적극적 사고방식과 전문가들로서의 자긍심을 가져야 한다. 특히 투명한 관리에 있어서 관리비 총액 통제의 지름길인 사전예산편성 기법을 자세히 숙지하고 실천할 수 있어야 한다. 그리고 관리비 집행기능에서 대원칙인 총액주의 원칙과 공개주의원칙, 그리고 견제주의 원칙을 철저히 지켜 나가야 한다. 총액주의 원칙이란 회계학의 기본원칙중 하나이며, 순액주의 또는 감액주의에 대응하는 원칙이다. 관리외수입이 있을 경우 전액을 잡수입으로 계상하고, 동대표운영비 등 공적인 비용은 일반관리비, 동대표운영비 세목에 총액으로 표시하는 방법으로 회계의 대원칙이다. 그러나 우리의 아파트 단지에서는 관리외수입에서 동대표운영비 또는 부녀회운영비 등을 감액한 차액만을 잡수입으로 계상하는 순액주의를 많이 발견하게 된다. 이는 공적회계의 기본원리를 무시하는 비합리적인 비자금 문화의 소산이다. 이로 인하여 아파트 관리비의 특명성을 의심받게 되는 것이다. 공개주의 원칙이란 관리소장은 동대표회의와만 상의하지 말고 주민들이 참여할 수 있도록 관리업무의 많은 사항들, 특히 고액의 외부공사·용역 업무사항들은 모든 것을 공개하여야 한다는 원칙이다. 얼마전 A아파트에 들릴 일이 있었는데 주민게시판이 텅 비어 있는 것을 보았다. 남이 보더라도 게시판에 공고문이 가득차 있는 것과 텅 비어 있는 것은 차이가 있다. 회계감사를 받아 비리가 나타나지 않고 관리소장이 청렴하고 성실하게 업무에 임한다고 투명하다고 볼 사람은 없다. 입주민들이 궁금하지 않게 모든 것을 관리비 내역서 뿐만 아니라 게시판이고 반상회에 모두 알려주는 것이 필요하다는 것이다. 이것이 바로 투명한 관리와 아파트 관리 서비스의 질적 향상의 척도가 되는 것이다. 견제주의 원칙이란 조직이란 정체되고 안주하려는 속성이 있으며, 그 구성원들은 견물생심과 타성에 젖어 이기적이 되기 쉽다. 그래서 공적업무를 수행하는 모든 조직은 업무처리 과정이 투명하고, 서로 견제되도록 조직을 구성하는 원칙을 말한다. 예를 들면, 급료명세서를 작성하는 사람과 급료를 봉투에 넣는 사람 그리고 장부에 기장하는 사람이 서로 다르게 해야 한다는 것이다. 또는 외부공사나 용역업무에 있어서는 입찰예정가격 결정팀과 입찰집행팀 그리고 공사검사팀을 서로 달리 구성하여야 투명성이 확보된다는 원칙이다. 이외에도 관리사무소의 역할은 하자문제, 환경문제, 안전문제 등 기타 주거생활문화의 제문제들과 같이 다양하다. 특히 관리소장은 연구소의 연구원이 아니다. 행동하는 전문 직업인이다. 그러므로 입주자의 참여의식과 공동체의식 그리고 공대표의 우상과 역할 등에 대하여 지속적으로 교육할 수 있어야 한다. 그리고 살기 좋은 아파트마을을 만들기 위한 아파트 주거생활문화의 전도사가 되어야 한다.
21세기는 환경의 시대이며, 유지관리의 시대이다. 또한 작은 것이 아름다운 시대라고도 한다. 관리소장의 역할은 작을 수도 있다. 그러나 아름답다. 왜냐하면 우리 후손의 고향마을을 가꾸는 일이기 때문이다. 따라서 관리소장의 역할은 영원할 것이다.
(3) 위탁관리업자의 역할
관리방법에는 자치관리와 위탁관리방법이 있다. 특히 위탁관리방법을 결정한 아파트단지는 위탁관리업자를 선정하여, 관리권을 인계하여 대행시키고 있다. 그러나 위탁관리계약을 도급계약이 아니라 위임에 의한 계약을 하고 있으므로 위탁관리의 장점을 지대로 살리지 못하고 여러 가지 부작용을 일으키고 있다.
첫째, 도급계약이라면 관리비총액으로 계약이 되므로 관리비의 과다집행이 계약시점에서 한번 제동이 걸리는 효과가 있으나 위임에 의한 계약이 대부분인 현실에서는 자치관리와 대동소이하다.
둘째, 위탁관리업자에게 지급하는 위탁관리 수수료는 아파트관리 업무에 대한 대행보다는 컨설팅업무에 준하므로 실질적으로 관리비 절감이나 부정·비리에 대하여 소극적으로 대응하여 자치관리와 별다른 차이가 없다.
셋째, 위탁관리업자 변동시 관리소 직원들의 승계문제가 심각하게 대립되며, 노동법상 사각지대화 되고 있다. 관리소 직원들의 직업의 안정성에 심각한 피해를 야기시키고 있다. 따라서, 현행 위탁관리제도를 폐지하고, 공동주택 관리업무에 관한 컨설팅 업무를 명문화해야 한다. 아니면, 실질적으로 위탁관리의 장점을 살릴 수 있도록 도급계약의 표준안을 제시해주고 권장하여야 한다. 또는 관리업자가 관리비의 사건 예산편성을 제시하도록 하고, 관리업자에게 관리비 감사의무와 하자보수 점검의무 등을 명문화하고, 위반시 벌칙을 강화하여, 형식적인 위탁관리가 아닌 실질적인 위탁관리가 되도록 관계법령을 개정하여야 할 것이다. 개정전이라도 위탁관리업자는 실질적 위탁관리가 되도록 노력하여야 할 것이다.
2. 관리비 부과제도
(1) 사후정산 부과제도
현행 대부분의 아파트단지에서 시행되고 있는 관리비 부과제도이다. 이는 관리비의 사전통제가 거의 불가능한 점이 최대 약점이다. 따라서 관리비 절약이나 부정비리에 있어서는 집행기관의 도덕심과 직업의식에 의존할 수밖에 없다.
(2) 사전 예산 편성제도
사후정산 부과제도와 배치되는 제도로 관리비의 에산편성과정에서 관리비의 비목별 총액을 사전에 통제할 수 있는 장점이 있다. 그러나 합리적인 예산편성지침을 만들어야 하고, 전문성을 필요로 하는 작업이다. 지자체별로 표준 예산편성지침을 만들어 보급하고, 전문성 제고를 위해 동대표 교육을 정례화해야 한다.
(3) 위탁관리업자의 도급계약제도
실질적 위탁관리제도의 장점을 살리려면 위탁관리업자의 수수료를 포함한 위탁관리금액을 총액으로 도급계약을 맺어야 한다. 이는 고도의 관리업무의 전문성을 요하는 제도로 손해배상책임제도와 표준관리비제도 그리고 표준공사별내역서 등을 정비한 연후에 실시하여야 부작용을 최소화시킬 수 있다.
과도기적으로 현행의 위임에 의한 계약상태에서도 운영의 묘를 살려 관리업자에게 사전예산편성제시와 관리비감사의무 그리고 하자보수점검의무 등을 명문화하여 강제함으로써 소기의 목적을 달성하는데 기여할 수 있을 것이다.
3. 관리비 배부원칙
종전 공동주택관리령 제15조(관리비등) 1항 단서에는 "관리비의 새대별 부담액산정방법은 사용자부담 및 공평부담의 원칙에 따라 관리규약으로 정한다."라고 되어 있었다. 그러나 98년 12월 31일자 개정령에서는 이 단서조항을 모두 삭제하였다.
이는 관리비의 세대별 부담액산정방법을 가지고 많은 공동주택에서 갈등과 분쟁이 일어나고 있는 현실에서 사유재산이라는 이유와 자율이라는 미명하에 행정기관의 지도·감독권과 적극적 행정행위의지를 스스로 포기한 어리석음이라 아니할 수 없다.
따라서 공동주택의 특성과 이념 그리고 철학에 입각하여 공동주택관리관련법령을 일원화하여 공동주택관리에 관한 법률(가칭)을 제정하여야 한다. 우선 공동주택관리령을 개정하여 관리비부과원칙을 부활시키고, 지자체별로 공동주택관리에 관한 조례를 제정하여 실시할 수 있도록 하여야 할 것이다.
(1) 공평부담원칙
공동주택의 특성상 공평부담원칙은 필연적이다. 특히 우리나라는 대단위 공동소유사유지형태이므로 공평부담원칙을 적용해야 할 관리비 비목이 더욱 많을 것이다.
공평부담원칙이란 단독주택에서와는 달리 공동주거생활을 함으로써 세대별로 관리비의 수혜받는 정도를 측정하기 곤란한 경우에 분양면적이나 전용면적으로 공평하게 관리비를 배부하는 대원칙이다. 이 원칙이 제대로 인식되지 않아 혼란을 가중시키는 비목으로는 수선유지비이다. 벽속이나 바닥속의 배관이 누수될 때, 특히 바닥 난방관의 미세한 누수를 아래층 천정에서 물방울이 떨어질 때의 보수공사비의 비용부담문제이다. 서울시 준칙에서도 계량기 위치기준으로 판단하도록 함으로서 더욱 혼란을 가중시키고 있다. 이는 단독주택 사고방식으로 공평부담원칙을 잘못 해석한 결과로 사료된다. 왜냐하면 공동주택의 특성상 사용자가 직접 사용하지 않는 시설과 세대에서 혜택을 보고 있다 하더라도 벽속이나 바닥속의 배관은 공유부분으로 보는 것이 통설이다. 이는 건교부의 구 표준관리규약에도 나타나고 있다. 따라서 난방비와 계량기 등 세대내의 노출된 열량계 또는 밸브에 대한 보수공사비는 사용자부담원칙에 따라 해당세대에서 부담하여야 한다. 바닥 속 난방관은 공유부분으로 그 보수공사비는 공동수선유지비로 공평부담원칙에 따라 부담되어야 한다.
(2) 사용자부담원칙
이는 단독주택사고방식과 같이 적용되는 관리비부담원칙으로 수혜자가 명백하거나, 측정이 계량기 등에 의하여 가능한 경우에 적용하는 원칙이다.
이 원칙마저도 다수결의 원칙을 내세워 적용하지 않아 갈등과 분쟁을 일으키는 사례도 있다. 대표적인 사례는 같은 단위안의 복도식동과 계단식동이 혼재되어 있을 때, 동출입구의 경비인건비 배부에 있어서 공평부담원칙을 적용하는 경우이다. 이는 2명의 직접경비서비스를 복도식인 경우에는 30∼40세대가 제공받는 반면 복도식인 경우에는 60∼120세대가 제공받기 때문에 수혜자가 명백하므로 해당 동 2명의 직접경비인건비는 사용자부담원칙에 따라 해당동 세대에 직접배부하여야 한다.
승강기유지보수비와 승강기전기사용료는 구분하여 유지보수비는 공평부담원칙에 따라 전세대에 부담시키고, 전기사용료는 1∼3층과 같이 사용하지 않는 세대에게는 사용자부담원칙에 따라 부과하지 않는 것이 합리적이다.
4. 관리비 결산서 보는 법
아파트 관리비는 공동주거 형태라는 아파트 단지의 특성 때문에 발생하는 공통경비를 관계 법령에서 정한 규정을 적용하여 각 세대별로 배분한 금액으로 세대수와 평형 규모에 따라 아파트 단지별로 금액의 차이는 있다.
관리비 예산은 대개의 경우, 월 1억∼2억원 규모로 연간 10∼20억원을 웃돌고 있는 무시 못할 거금이므로 효율적으로 관리를 잘 한다면 많이 절감할 수도 있다.
그러면 효율적 관리를 위해 관리비 결산 검사와 감사는 어떻게 할 것인가?
대부분의 아파트 단지는 공인회계사의 감사를 일년에 한번 받는다. 그러나 이는 기업회계 규정에 의한 감사로 장부기장의 적정성과 충당금 설정의 적정성 등 회계 원칙에 따라 감사하기 때문에 관리비 과다 사항이나 관리부정 또는 증빙의 사실 유무 등을 확인하기는 어렵다. 그러므로 관리비 절감 차원의 감사와 관리부정 또는 증빙의 가공유무 등을 확인하는 실질적 감사는 당연히 동대표들과 입주자들이 해야 할 것이다.
매년 정기적으로 작성되는 관리비 결산서는 동대표들이나 입주자들이 실질적 감사를 하기 위한 기본자료가 되기 때문에 관리비 결산서를 어떻게 보며, 어떠한 시각으로 볼 것인가 는 매우 중요하다.
아파트 관리비 결산서는 대차대조표(B/S), 손익계산서(P/S), 합계잔액시산표(T/B) 등으로 이루어져 있으며, 해당 아파트 단지의 자산과 부채가 각 과목별로 나타나 있고 통상적으로 관리외수입인 곤돌라 수입 등 잡수익 해당액이 이익 잉여금으로 자본지부에 나타난다.
(1) 대차대조표 검토사항
① 자산, 부채의 모든 과목이 해당 장부 결산기말 잔액과 맞는가 확인하고, 과목별 잔액 명세를 요구한다.
② 실제 잔액이나 실물 또는 예금통장 등과 금액이 맞는지 확인한다. 예를 들면 예금 과 목 잔액이 통장금액과 일치하는지 확인하는 것이다.
③ 퇴직급여충당예치금 또는 특별수선충당예치금 등이 특정예금으로 별도 입금되어 있는 지를 확인한다.
④ 부채지부에 있는 선수금은 입주 초 미리 선납한 관리비 선수금 합계액을 나타낸다. 이는 잔액으로 통장에 항상 그대로 남아있는 것이 아니고 관리비의 현금지출에 충당 되는 것이기 때문에 유동적이다. 그러므로 어느 한 통장에 특정예금으로 따로 나타나는 것은 아니다. 다만 입주 초 관리비 통
장에는 선수 금액이 나타나 있어야 하며 그 후 자금 흐름이 어떤지는 추적할 수 있어야 한다.
⑤ 자산지부의 미수금과 부채지부의 미지급금에 대한 명세와 그 원인을 증빙 등을 통하여 확인한다.
특히 미지급등은 물품대금 중 부가가치세가 포함된 것인데, 그 증빙으로 세금계산서를 확인하고, 세금계산서 중 보고용은 세무서에 제출 보고하였는지 점검하는 것이 필요하다. 이 부분에서 간혹 자료처리를 부실하게 하거나 금품수수 등 부정이 발생하기 때문이다.
(2) 손익계산서(T/B) 검토사항
손익계산서(T/B)에는 회계기간의 총수입과 총지출 금액 합계가 과목별로 나타나 있고, 관리외 수입인 잡수입 등이 당기 순이익으로 나타나 있다.
① 관리비 수입의 월별 명세를 요구하고 월별 통장 입금액을 확인한다.
② 일반 관리비 중 급료. 상여금 등의 월별명세를 요구하고 급료대장 등 월별 금액과 일 치하는지 확인한다. 월별 급료대장 합계금액이 맞는지 계산기로 점검하는 것도 필요하다. 드물지만 월별 합계 금액을 백만 단위 또는 십만 단위 숫자 한 개를 바꾸어 놓고 부정하는 사례도 있기 때문이다.
③ 각 과목의 내용 중 큰 금액에 해당액은 세금계산서 등을 제대로 받았는지 증빙을 확 인하고 세금계산서 중 보고용 1장은 세무서에 보고를 제대로 하였는지를 철저히 확인한다.
④ 난방비의 연료 입고와 소모품비 사용에 대한 월별 명세를 요구하여 수불부와 대사하고, 인근 지역단지의 연료 단가와 월별 난방비 그리고 소모품 사용비를 비교하여 그 원인을 분석한다.
⑤ 청소비, 소독비, 승강기 유지비, 수선유지비 등의 월별 명세를 요구한다. 그리고 용역계약서 상의용역업자 인적사항 등을 파악하여 관리회사의 관계 등을 알아보고 그 금액을 확인한다. 특히 부품값이나 소모품 추가비용은 계약 내용대로 제대로 청구되었는지 수선유지비 증빙과 연관하여 대사 확인한다.
⑥ 급탕비, 전기료, 수도료 등은 계량기 검침대장을 점검하고 사용량 월별 명세와 금액을 영수증과 확인한다.
⑦ 관리외수입으로 곤돌라 월별 사용 명세와 연체료수입 명세 등을 확인한다. 특히, 잡수 입 내용을 자세히 검토하여 광고게재료, 보험료 리베이트, 인근지역 유통업체 기부금 등의 수입 계상 여부를 실제 단지 안의 광고 사항 등과 관련하여 자세히 검토한다.
(3) 합계잔액시산표 검토사항
대차대조표에는 과목별로 결산기말의 잔액만 표시되어 있고, 손익계산서에는 과목별로 회계기간내의 합계금액이 표시되어 있고, 손익계산서에는 과목별로 회계기간내의 합계금액이 표시되어 있는데 반하여, 합계잔액시산표(T/B)에는 대차대조표 과목과 손익계산서 과목 모두에 대해 회계기간 1년 간의 합계와 잔액이 전부 나타나 있는 복식부기의 자기검증표이다.
① 자산에서 가지급금 합계가 많을 때에는 그 원인을 파악해 보아야 한다. 누가 어떤 일로 가지급을 하는지를 알아야 한다. 그리고 자산과 부채과목에서 합계금액과 잔액금액이 다른 것은 당해 회계기간 안의 증감 변동 금액이므로 그 원인을 전표와 증빙을 확인하여 점검하는 것이 바람직한다.
② 퇴직급여 충당금 예치금의 합계와 잔액이 같지 않을 때에는 그 차액은 당해년도 중에 퇴직자에게 지급된 금액이므로 누구의 퇴직금인지 확인하고 세무서에 퇴직소득신고는 제대로 하였는지 점검한다.
이상과 같은 요령으로 관리비 결산서를 검토하는 것은 크게 전문지식을 요하지 않으므로 특히 동대표 감사는 성실히 감사하여 관리업무 집행의 감시·감독 기능을 강화하고 관리비 절감과 부정비리 예방에 기여할 수 있도록 해야 한다.