ZDNET 4. 품의서 작성의 한가지 구결

[도미니크]

필자가 생각하건대 비즈니스맨들이 작성하는 문서 중에 가장 힘들게 느끼는 문서가 사업 품의서라고 생각합니다.  매일 매일의 업무상 증빙을 남겨야 하는 다양한 신청서나 리포트 등의 문서는 회사에서 표준 양식을 인쇄하여 비치하여 놓거나, 디지털 양식을 공용 DB에 보관하여 유용하게 사용할 수 있습니다.  그러나, 품의서는 대개 정형화되어 있지 않으며, 표준화된 양식도 없기 때문에 작성자는 많은 어려움을 느낌과 아울러서 또한, 창의성을 발휘할 수 있는 좋은 문서가 되기도 합니다.   

품의서라 함은 의사결정권자를 설득하여 경제적 자원(시간, 사람, 돈, 기회비용)을 투자하도록 요구하는 문서이기 때문에, 품의자가 역량 있는 관리자로서 성장할 수 있을지 판단하는 아주 좋은 MOT(Moment of Trust)가 되기도 합니다.  아래의 내용은 특별한 대안이 없이 품의서를 작성하거나 검토할 경우에 기본 형식으로 참조할 틀을 제공하여 줄 것입니다.

필자는 품의서를 평가하고 승인하여야 할 경우 해당품의서가 잘 되어있는지를 “BOGSAT(보그셋)”이라는 구결로 평가하고 있습니다.  품의서에 꼭 들어가야 할 내용을 순서대로 B(Background: 사업배경), O(Objective:사업목적, G(General Outline:사업개요), S(Specific Tasks: 세부과제), A(Administration: 관리 및 지원 체계), T(Timeline: 실행일정)의 6가지 이니셜로 외우고 업무에 활용하고 있습니다.

B에서는 사업의 필요성과 자사의 Pain에 대하여 설명하고, O에서는 계량 가능한 To-be 모델을 설정하고, G에서는 사업전반의 레벨 1의 개요를, S에서는 레벨 2에 대한 활동과제를, A에서는 프로젝트 추진을 위한 조직 및 설비 등의  투자 내역을, T에서는 전반적인 과업의 시작과 완료시점을 Gantte 차트(간혹 Pert CPM 차트)로 요약하게 됩니다.   추상화레벨이 깊은 레벨 3, 4의 상세 데이터나 근거 데이터는 별첨으로 돌리는 것이 적절합니다.

품의자가 가져온 문서를 상기의 6가지 관점에서 살펴보게 되면, 포함될 어떤 사항이 누락되어 있는지, 어떤 사항이 잘못된 부분에 포함되어 있는지 등이 한눈에 보이게 됩니다.  IT업계의 신참 전문가들이 본 구결을 외우고 훈련한다면 상급자로부터 훌륭한 기획자의 자질이 있다는 칭찬을 받을 수 있을 것입니다. 

잊지 말 것은 BOGSAT의 앞장에 전체내용을 요약한 Executive Summary를 넣어, 최고결정권자에게 요점과 급소만을 설명하기를 권고하고 싶습니다.  BOGSAT의 각 장의 한글 제목은 적절히 변경되어도 좋겠습니다.

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