회의진행 법

[대유]

저가 집필하고 있는 회의진행법을 올려드리오니 좋은 말씀을 부탁드림니다.

회의진행법

會議 進行法

大 惟

目 次

Ⅰ. 회의란 무엇인가 (서 론)------------------- 3

Ⅱ. 회의의 규칙 ----------------------- 4

1. 회의규칙 개념 ------------------------- 4

2. 회의규칙 장점 ------------------------- 4

3. 회의의 활용과 효과 ----------------------- 4

Ⅲ. 회의의 원칙과 진행방법 ------------------- 8

1. 회의의 원칙 -------------------------- 8

2. 회의의 준비 -------------------------- 10

3. 회의의 진행 순서 ------------------------ 11

Ⅳ. 의사진행의 방법 ------------------------ 12

1. 의사일정 ---------------------- 12

2. 의사진행 과정 ---------------------- 12

3. 의사진행의 기본수칙 ------------------ 13

4. 토론 -------------------------- 14

5. 표결과 그 발표 --------------------- 15

6 의장의 역할 -------------------- 16

Ⅴ. 의사진행법의 기본 개념 ------------- 17

1. 발언 ---------------------- 17

2. 동의 ---------------------- 19

3. 질문 ---------------- 22

Ⅵ. 존경받는 회의 리더가 되려면 ----------- 24

부 록 --------------------------- 27

회 의 진 행 법

李 鳳 浩 撰

Ⅰ. 회의란 무엇인가?

고대 그리스 국회에서도 280:220으로 소크라데스의 사형이 결정되었을 때 “악법도 법이니 다수의 결정에 승복할 수밖에 없다”라고 하면서 독배를 마신 것이 2400년(BC399)년전의 일이다. 회의가 얼마 중요한가를 일께워주는 일이다. 그러나 여러 사람이 모이면 나라도 세운다는 말도 있으니, 전체의 의견을 모이게 하는 것이 회의 이고 보면 회의는 얼마나 어마 어마한 위력있는가. 우리가 속하고 있는 민주주의 사회는 무엇보다 다양성을 그 전제로 삼는다. 더구나 소수의 의견이 존중외고 다수의 의견이 중요되기 위해서는 무엇보다 활발한 의견의 교환이란 무질서한 자기의 고집 피우기와는 그 근본 부터 다르다 여기에서 회의라는 개념을 이야기 하고 싶은 것은 조직체가 가야할 방향을 먼저 설정해두고 그 지향 위해서 나와 반대되는 의견에도 귀를 기울이면서 나의 의견을 설득력 있게 나아가는 방법을 의미 한다. 과거에는 소수의 사람들이 일방적으로 정책을 결정했으나 오늘날에는 전 구성원의 다양한 의사교류를 통하여 여론을 수렴하는 방향으로 이어가는 것이 일반적이다. 그에 따라서 새로운 리더십을 추구하려는 민주사회일원, 단체의 일원, 나아가 국가의 일원으로써 그 어느 때보다 회의와 토론에 대해 관심과 중점을 두어야만 한다. 왜냐 하면 민주주의는 ‘각인의 상호절충의 장’ 또는 ‘상호 토론의 장’을 그 특징으로 하고 있기 때문이다. 회의가 능률적이고 원활하게 진행되기 위해서는 회의규칙과 절차 그리고 회의 예절이 지켜져야만 한다, 모든 회의 참석자는 회의에 참여하기 전에 이를 위한 사전준비에 만전을 기해야만 한다. 이러한 기본적 구성요건을 제대로 갖추었을 때에만 회의는 다양한 의견들을 창출되고, 참여자들은 바라는 바의 목적을 달성할 수 있게 될 것이다. 우리는 이 회의를 통하여 자기의견을 발표하고 남의 의견을 귀담아 들어 다시 생각 하면서 더욱 좋은 생각과 결론을 이루어 낼수 있는 힘을 길러 내야 할 것이다. 이와 같이 회의진행법을 훈련에 의해 얻어지는 하나의 기술이며 결코 선천적으로 타고난 재능은 아니다. 장차 민주주의 국민으로써 리더십을 갖추려는 국민이 되려면 무엇보다도 먼저 회의와 그 진행에 관한 여러 가지 사안들에 대한 식견부터 갖추어 나가야만 한다.

Ⅱ. 회의의 규칙

1) 회의규칙의 개념

일반적으로 회의규칙 이라함은 조직의 통일된 의사를 결정하는 방법과 절차에 대한 규정한 것을 의미 한다. 여기에서 회의규칙 이란 1876년 로버트(Rober's Rules)가 제창한 회의법이 만국공통의 회의법 이라 한다. 즉 회의규칙이란 회의에서 적용하고 따라야 될 제반원칙과 방침을 말한다. 국회, 행정기관, 기업, 단체등은 물론이고 작은 소모임이라 할지라도 나름대로 회의규칙이 있고, 이를 통해 의사결정이 이루어진다. 현재 민주주의는 크고 작은 회의체계로 구성되었다고 할 수 있을 정도로 회의의 중요성이 부각 되고 있다. 따라서 현재의 모든 조직은 의사결정수단 으로써 회의가 가지는 중요성을 분명하게 인식해야 할 필요성이 있으며 특히 조직을 이끌어 가는 리더는 회의 그 자체에 대해 깊이 새겨 둘 필요가 있다. 조직이 민주적인 의사결정과 강력한 집행력을 동시에 겸비하기 위해서는 회의를 규칙에 따라 공정하게 진행해야 한다.

2) 회의규칙의 장점

회의규칙을 올바르게 정립하고 이를 숙지하며 반복훈련을 통해 회의규칙이 정착될 수 있도록 하는 것은 조직운영에 있어서 필수적이다. 특히 조직의 임원은 회의규칙에 의거 회의진행을 함으로써 민주적인 의사결정과 효율적인 회의진행이 이루어질 수 있도록 노력해야 한다. 조직의 임원은 회의규칙을 숙지하고 이를 반복 함 으로써 지도자가 갖추어야 될 필수 요소에 대한 훈련을 하게 되며 다음과 같은 이점을 얻을 수 있다.

① 정보와 지식 : 토론을 통해 폭 넓은 정보와 지식을 얻게 된다.

② 표현력 : 제한된 시간에 자기의 뜻을 효과적으로 남에게 이해시키고 설 득시킬 수 있는 능력을 훈련을 하게 된다.

③ 판단력 : 찬반 토론 및 표결에서의 자기 표결 참여 결과에 따라 보편적 판단력에 대한 다각적 훈련이 가능하다.

④ 결단력 : 표결 과정에서 재빠른 찬, 반 어느 쪽이든 참여해야 함으로써 결단력 훈련이 가능해진다.

⑤ 사업추진력 : 다양한 의안의 심의를 통해 어떤 일을 추진 할 때에 필요 한 세부사업을 파악하게 되고 이것은 곧 어떤 일을 진행할 때에 부수 적인 세부 업무의 준비를 가능케 한다.

⑥ 회의진행 훈련 : 여려 사람이 다양한 의견을 빠른 시간 내에 가장 효율 적인 방법으로 하나의 방향으로 결론 짓는 기술을 익히게 된다.

3. 회의의 활용과 효과

1) 회의의 활용

회의란 동일한 목적을 가진 사람들이 한자리에 모여 서로 의견과 정보를 교환함으로써 목적을 달성을 위한 최선의 결론을 이끌어내는 민주적과정이다. 회의는 조직의 리더가 계획을 세우거나 지시를 충실히 이해 주지시키거나 통지해야 할 경우에 그리고 특정한 문제에 대해 관계자간에 조정을 할 경우 관리기능의 모든 국면에서 전원의 의견을 통합하는 결론에 도달하는데 있어 가장 효과적인 수단이 된다. 더구나 훌륭한 회의는 리더로 하여금 그 구성원들과 대화하게 함으로써 좋은 신뢰 관계 구축에 크게 공헌할 수 있다. 회의는 단순히 의사소통의 자리일 뿐 아니라 참석 구성원의 각각의 의견을 발표하는 과정에서 새로운 생각이나 결론을 만들어내게 하는 힘을 발휘하도록 촉구하는 자리인데, 이것이 바로회의가 지닌 지적인 측면인 것이다. 그런데 회의는 때로 그러한 지적 측면 아니라 참석 구성원의 감정이나 심리적 태도를 교환하는 자리 또는 정신적 대립을 해소시키는 자리가 되기도 한다. 그런 점에서 회의는 감정 정리의 자리가 될 수 있다. 그리하여 자기중심적인 사고방식이나 착각에 빠져 있던 구성원들의 회의를 통하여 보다 고차적인 조직 목표나 과제를 지향하는 태도나 의욕을 일으키는 일도 나타날 수 있다. 이처럼 정리 통합하는 자리로써의 의미를 회의는 가지고 있는 것이다.

2) 회의의 효과

① 정보나 지시를 철저하게 이해시킬 수 있다.

② 의견의 교환능력을 통하여 집단의 지식이나 경험을 통합 할 수 있다. ③ 실행의욕이 높아진다.

④ 많은 사람의 지식이나 경험에서 나온 의견에 의하여 보다 좋은 계획 을 세울 수 있고 문제의 해결을 꾀 할 수 있다.

⑤ 많은 사람을 참여시킴 으로서 사기를 높이고 귀속의식을 강화 할 수 있다.

⑥ 자기계발. 상호계발의 기회가 된다.

4. 회의의 3 요소 (의제, 구성원, 회의리더)

1) 의제

회의의 목적 사항을 말 한다. 회의의 그날 할 일 이라고 도 할 수 있 다. 이에 대해 아래와 같은 것을 고려해야 한다.

① 회의에 반드시 상정해야 될 성질의 것인가?

② 회의에 내걸기 적합한 것인가?

③ 회의에 상정할 만 한 이유를 가지고 있는가?

④ 문제의 해결에 기여 할 수 있는 의제인가?

단) 리더는 아직 상황이 충분히 무르익지 않은 의제 문제의식 공유 되어 있지 않는 의제는 시기를 기다려야 한다는 것을 잊어서는 안 된다.

2) 구성원

회의에 참가할 수 있는 자격이 되는 지가 구성원의 조건이다.

① 의제에 관하여 직접적인 권한을 가지고 있는 사람.

② 의제에 관하여 관련된 지식, 경험을 가지고 있는 사람.

③ 의제의 결과에 관하여 실시와 관계가 있는 사람.

④ 의제와 흥미와 관심을 갖고 있는 사람.

단) 리더는 ‘적절한 참가자수’에 관해서도 고려해야 한다.

3. 회의 리더 (의장, 임시의장, 진행자, 사회자)

회의의 리더는 다음과 같이 사전 지식을 알고 회의에 임해야 하고 회의 가 원만히 진행할 수 있도록 최대한 노력해야 한다.

① 리더는 제시된 의제(회의에 의논할 사항 및 목적 사항)에 대해 식견 을 가지고 회의에 임해야 한다.

② 리더는 참가자의 생각을 존중하고 발언을 신중히 들어야 하며 신뢰 감이 있어야 한다.

③ 리더는 참여와 이해의 분위기를 조성 하여야 한다.

④ 리더는 질문에 의하여 전원에게 동기부여나 격려를 한다.

⑤ 리더는 결론을 정리, 결정하는 역할을 한다.

4. 회의의 리더 역할과 의무

1) 리더의 임무

① 참가자 전원에게 골고루 발언의 기회를 준다.

② 발언의 질을 향상시켜 토의를 원활하게 리드 한다.

③ 토의가 의제에서 이탈되지 않게 항상 유의 한다.

④ 적당한 중간요약을 실시한다.

⑤ 의제에 충실한 토의가 진행되도록 한다.

⑥ 최종으로 의제가 의결, 중지를 모이도록 유도 한다.

2) 리더가 해서는 안 될 일

① 회의참가자의 사고를 지배하려 하는 것.

② 자기 혼자만이 너무 많이 발언 하는 것.

③ 논쟁에 개입하는 것.

④ 신뢰 잃는 언동을 함부로 하는 것.

⑤ 보기 흉한 버릇을 보이는 것.

3) 리더의 자질

① Head --- 자질 ② Hand--- 기능

③ Heart --- 태도 ④ Health---건강

⑤ Honor--- 명예 ⑥ Humor--- 익살

⑦ Humanity-인간성 ⑧ Humbless -겸손

이상과 같은 것은 서론 부분입니다.

Ⅲ. 회의의 원칙과 진행방법

1. 회의의 원칙

1) 회의에서 구성원의 권리

① 동의(의안)제출권

회의에 의안을 제출 할 수 있는 권리.

② 토론발언권

안건에 대해 의견을 발언할 수 있는 권리.

③ 결정참여권

안건결정을 위한 표결에 참여 할 수 있는 권리 이때 경우에 따라 회의에 참석해서 발언 할 수 있는 권리는 부여되지만 결정권이 없 는 구성원이 있을 수 있다. (예 : 이사회 시 감사)

2) 회의에 사용되는 용어의 정리

① 개회 : 회의의 시작

② 폐회 : 회의의 종료

③ 휴게 : 회의도중 잠깐 쉬는 것

④ 정회 : 휴게하기 위한 회의의 일시 정지

⑤ 속계 : 정회를 끝내고 다시 개의하는 것

⑥ 유회 : 회의가 공식적으로 성립하지 못하는 것

⑦ 동의 : 자기의 의견을 어떤 일정한 형식에 의거 회의에 제의 하는 것

⑧ 재청 : 동의의 제안자 이외의 또 다른 찬성자

⑨ 부의 : 동의를 검토, 수정, 보완하여 의안으로 채택하는 것

결론을 명확히 한다.

⑩ 의안 : 회의에서 심의되어야 할 안건

⑪ 의사통칙 : 그때 그대에 운영에 관해 의결로서 정해 놓은 회의 규칙

3) 회의에서 지켜야 할 원칙

1. 발언자유의 원칙

회의 구성원은 자유롭게 발언 할 수 있다.

① 민주주의는 비판, 토론, 반대의 자유를 가진다.

② 발언 회수와 시간은 제한을 받으며 의장의 허가를 받아야 한다.

③ 발언권은 찬. 반 의견이 교대로 발표되도록 부여 되어야 한다.

④ 회의리더는 발언 하고자 하는 구성원에게 찬. 반 중 어느 편인가 물 어 직전 발언내용에 반대되는 내용의 발언 신청자에게 발언권을 부 여 한다.

2. 정족수의 원칙

회의가 공식적으로 성립하고 의결하기 위해서는 반드시 일정 수가 참 석 해야 한다.

① 의사 정족수 : 회의 개최(성립)에 필요한 최소의 참여수 회의 도중 참석자의 변동이 발생할 수 있으므로 의장은 표결에 들어가지 전에 반드시 의사 정족수를 확인하고 이를 참석자들에게 주지 시켜야 한 다.

② 의결 정족수 : 공식적인 의결을 하는데 필요한 최소의 참여수

③ 정족수 미달인 경우에도 의결이 가능한 사항

폐회결정, 휴게(정회)결정, 차기회의의 일시와 장소 결정

정족수 미달 확인 이전의 의결은 합법적인 것으로 인정되며 이후부터는 정족수 미달인 경우에도 다룰 수 있는 사항만을 다루어야 한다.

3. 일사부재의의 원칙

회의의 규칙과 올바른 절차에 따라 정당하게 결정된 문제는 절차상의 과오가 없는 한 그 회의 중에 다시 의제로 상정하지 않는다는 원칙.

4. 회의 불계속의 원칙

의사일정에 올라 있었지만 시간이 없거나 어떤 부득이한 사정으로 회 의를 중도에서 폐회함 으로써 미처 심의하지 못한 의안들은 어떤 특별 한 조치를 취하지 않는 한 이 이 회의의 폐회와 함께 모두 폐기 된다.

5. 한 번에 한 사람씩 발언하는 원칙

회의에서는 타인이 발언하고 있는 중 이라면 발언할 수 없으며 부득이 발언하여야할 경우 기존의 발언자는 중단하고 앉아야 한다.

6. 의장(리더)은 공정해야 한다는 원칙

의장은 회의 진행 책임자 일 뿐 편파적이어서는 안 된다.

7. 평등보장의 원칙

회의에서는 누구나 똑같은 권리나 의무를 가진다. 모든 구성원은 1인1 표의 표결권과 기타 모든 권리를 똑같이 향유 한다.

8. 소수인의 의견을 존중하는 원칙

소수파의 의견을 공정한 입장에서 존중함으로써 다수결의 원칙이 보다 합리적일 수 있도록 해야 한다.

9. 인격존중의 원칙

회의에서는 어떠한 경우라도 타인에 대한 폭력, 욕설, 비방, 인신공격, 감정적인 발언, 인권을 훼손하는 발언 등은 절대로 인정 되지 않는다.

2. 회의 준비

1) 회의개최의 검토

1. 회의의 목적사항이 의미와 목적이 분명한가?

2. 회의의 목적사항이 자기 책임 권한 범위 안에서 처리 할 수 있는가

① 자기 혼자 처리 할 수 있는가?

② 상사와의 상담이 필요한가?

③ 참모(스텝)들과 상담할 필요는 없는가?

④ 부하에게 맡길 수는 없는가?

⑤ 같은 부분의 다른 사람들이나 다른 부분의 사람들과의 연락은 가 능한가?

3. 회의의 목적사항을 다른 방법으로 처리 할 수 없는가?

① 문서 연락으로 끝낼 수 없는가?

② 전화나 팩시밀리 이메일로 끝낼 수 없는가?

③ 개인적인 대화로 끝낼 수 없는가?

④ 기록이나 보고서를 제출하거나 읽게 해도 되는가?

4. 회의의 목적사항이 의미와 목적사항이 회의에 상정하는 경우 일반적 기술 (회칙, 규정, 정관, 규약등)에 맞는 것일까?

① 많은 사람들이 관계 되는가?

② 많은 사람의 지식, 경험, 협력이 필요한가?

③ 많은 사람에게 알릴 필요가 있는가?

④ 규칙, 규약, 정관, 회칙이나 관행에 따라 회의에 상정토록 되어 있 는가?

⑤ 많은 방면과 분야의 문제를 동시에 해결할 필요성이 있는가?

2) 회의의 사전추진 계획

1. 회의의 전개방법은 어떻게 해야 하는가?

2. 의견의 도출을 위한 질문법 활용은?

3. 회의를 진행할 때 어떤 점을 분명히 해야 하는가?

4. 정보와 데이터등 미리 준비해 둘 것은 무엇인가?

5. 회의 소요시간은 얼마나 필요한가?

6. 상사의 의견이나 생각을 사전에 체크해 둔다.

3) 회의의 리더 진행자의 사전준비

1. 회의리더는 필요한 자료와 데이터를 정비하여 구성원에게 통지 한다.

① 설명을 위해 필요한 자료, 실물, 사진, 그림 등의 데이터를 충분히 갖추어 둔다.

② 갖자 에게 배포할 자료를 인원수를 감안하여 충분히 준비하고 미 리 배포하여(통지서 발송시 동봉) 의제에 대해 사전에 읽어 생각해 보고 연구하여 참석하도록 당부해 둔다.

③ 참석자들에게 미리 개최일, 시각, 장소등을 연락하고 철저히 주지 시켜 둔다.

④ 필요에 따라 자료, 노트, 필기도구등을 지참하도록 전달해 둔다.

2. 회의장(곳)

회의하는 장소의 환경에 따라 많은 영향을 받게 되므로 다음 사항에 유의하여 장소를 마련하는 것이 필요 하다.

① 장소 : 참석자수에 따라 마련하는 것이 필요 하다.

② 좌석의 배치 ; 가능한 회의장에 집중식으로 배치한다.

③ 채광과 환기상태 : 실내온도, 공기유통 등을 고려한다.

④ 회의설비의 준비와 배치 : 의사일정, 의사봉, 필기도구, 회의자료, 필요하면 명패등

⑤ 전원이 대화하기 쉽고 듣고 보기 쉽고 침착하게 토의에 집중할 수 있도록 한다.

⑥ 출입이나 기타 실내 동작이 토의를 방해하지 않도록 레이아웃해 둔 다. 의자, 테이블, 음향기기, 빔프로잭트등은 정비해 둔다.

3. 회의(會議)와 의사(議事)

얼핏 회의와 의사는 같은 내용이다. 그에 따라 회의는 의사를 포함 할 수두 있고 의사가 회의를 포함할 수도 있다. 그러나 엄격히 말하면 회 의는 의사는 포함하는 포괄적인 개념이고 의사는 회의 중에 내포되는 요소적인 개념이란 점에서 구분되고 있다.

2) 회의 진행 순서

1. 개회선언

의장은 개회 전에 미리 회의장에 나와 개최 예정 시각에 의사정족수 가 되면 곧 개회를 선언 한다. 그러나 구성원이 의사정족수에 미달될 경우에는 개회를 연기하고, 이것이 장시간 지속되는 경우에는 유회를 선언 한다.

① 의사정족수 : 회의가 성립하기 위한 최소한의 참석 회원수로서 통 상회원의 과반수를 지칭 한다.

② 의결정족수 : 회의의 의결이 유효하기 위한 즉, 가결되기 위한 최소 한의 참석 회원수를 지칭 한다.

(1) 일반정족수 : 재적회원 과반수의 출석과 출석회원 과반수의 찬성 으로 의결 한다. 가부동수인 경우는 통상 부결된 것으로 본다.

(2) 특별정족수 : 재적회원 과반수의 출석과 출석회원 3분의2이상의 (또는4분의3이상) 찬성으로 의결 한다. 또는 총 회 원 3분의2이상의 찬성으로 의결 한다.

2. 국민의례

3. 단체의례 (강령낭독등)

4. 의장인사

5. 전 회의록 승인

6. 사항 보고

임원보고, 재정보고, 상임위원회보고, 특별위원회보고, 특별일정보고등

7. 의안제출 및 심의

① 의안제출

② 제안이유 설명

③ 토론

④ 의결

8. 기타토의

발전및 앞으로 나아갈 방향등 제시

9. 폐 회

Ⅳ. 의사진행의 방법

1. 의사일정

의사일정이란 개회의 일시와 회의의 안건 및 순서를 말한다. 의장은 의 사 일정을 미리 정하여 회원에게 통지하는 것이 바람직하다. 구성원은 의장 에게 예고하지 않은 의안도 회의 중에 동의로써 제출할 수 있다. 의사일정대로 회의가 진행하고 있지 않으면 참석자가 발언중이더라도 의사일정 이외의 동의를 제출하여 의사이정 이외의 도의를 제출하여 의 사일정대로 회의가 진행되도록 하여야 한다. 그리고 의사일정을 변경하 여 회의를 진행하고자 한다면, 의사일정 변경동의를 제출하여 참석자 3 분의2이상의 찬성으로 가결되어야 한다.

2. 의사진행 과정

1) 의제의 도입

① 회의장의 분위를 부드럽고 친숙하게 하도록 한다.

② 회의의 목적을 이해시키고 진행방향을 제시 한다.

③ 의안을 제출하여 의제를 채택하고 제안이유에 대해 설명을 듣는다.

④ 의제에 대한 여려 사정을 설명하고 그에 따른 정보를 전달한다. ⑤ 의제에 대한 설명등 받는다.

2) 의견의 전개 (토론)

① 회의의 목적 맞는 토론을 진행 시킨다. 즉 의제에 대한 의견을 발표 교환하며 필요에 따라 질문을 받는다.

② 토론내용을 구체적으로 정리하여 제시 한다.

③ 회의의 주체를 벗어나거나 개인적인 의견을 고집하여서는 안 된다. ④ 참석자 전원이 주제를 중심으로 토론될 수 있도록 노력 한다.

3) 결론의 유도

도입된 의제에 대하여 충분한 의견이 전개(토론)가 있은 후 결론을 유 도하여야 한다.

4) 총괄 종합

① 의사진행의 전 과정을 정리하고 결정된 방향을 참석자 모두에게 확 인 시켜 준다.

② 결정된 사항을 실행하기 위해여 실행책임자 및 실행계획을 결정 한 다.

③ 해결되지 못한 부분에 대해서는 그 처리방법을 정리해 둔다.

④ 참가자 전원에게 감사의 인사를 나눈다.

이상은 의제도입 과정을 설명 했습니다.

3. 의사진행의 기본수칙

1) 참석자의 기본수칙

① 소수의견을 존중한다.

② 자신의 의견을 지나치게 강조하지 않는다.

③ 질문을 존중 한다.

④ 의장의 진행에 따른다.

⑤ 시간을 엄수 한다.

⑥ 표결은 부드럽게 한다.

2) 바람직하지 못한 참석자의 형태

바람직하지 못한 회의 참석자의 형태를 분류해 보면

① 자기중심형 (자부형)

② 타인 의존형

③ 적대형

④ 피해 망상형

3) 회의시 금구(禁句) 사항

회의에서는 다음과 같은 발언(말)은 삼가야만 원만한 회의를 이룰 수 있다.

① “잘 모르겠으니 적당히 결정 하십시오”라는 말로써 회의를 경시하 는 사람은 아에 회의에 출석하지 않는 것이 바람직하다.

② “그런 것도 모르십니까”라는 말로써 아는 체하는 사람은 결코 남에 게 좋은 인상을 줄 수 없는 법이다.

③ “결정사항을 납득할 수 없으니 나름대로 하겠습니다”라고 고함치는 사람은 그런 결정을 내린 회의가 회의리더 혼자서 행한 것이 아니 라는 것을 명심 확인 시켜준다.

④ “갑씨 어떻게 생각해”라는 식으로 남의 호칭을 마구 부르고 반말 하는 일은 회의 예의상 서로 피해야 한다.

⑤ “그건 틀렸어요”라고 남의 발언을 무안 하게 하는 어투도 피해야만 한다.

⑥ “알아서 그냥 하십시오”라고 자신은 별로 중요치 않다는 식의 행동 도 바람직하지는 않다.

4. 토론(討論)

토론이란 상정된 의안을 심의 처리하는 과정에서 타인을 설득시킬 목적 으로 해당 의안에 대한 자신의 견해를 밝히는 것이다.

1) 토론의 목적

① 토론이란 상정한 의안의 이유에 대해 질의를 하게 함으로써 이해를 깊게 하고

② 회원 각자의 의견을 발표하게 하며

③ 상호간 의견을 분석 비교 하고

④ 좋은 의견으로 수정, 통합하게 하여서

⑤ 제일 좋은 의견을 전체의사로 결정하기 쉽게 하도록 하는데 있다.

2) 토론시 발언 요령

① 발언권을 얻을 것.

② 타인의 발언 중에는 삼가 할 것.

③ 의장의 발언제안에 따를 것.

④ 의제의 범위를 벗어나지 않도록 할 것.

⑤ 발언은 의장(리더)에게 할 것.

⑥ 타인(他人)의 발언 내용에 유의할 것.

⑦ 메모(Memo)를 이용하여 기록 하여 타인의 발언 특히 나와 반대의 견에 대하여 요점을 파악 할 것.

⑧ 의제에 대해 연구할 것.

⑨ 감정에 흐르지 않도록 할 것.

⑩ 경어(높임말)를 쓰고 타인에 대한 폭력, 욕설, 비방, 인신공격은 하 지 말 것.

5. 표결과 그 발표

1) 표결의 의미

의안에 대한 토론이 끝나면 회의의 전체의사를 결정하기 위해 표결에 들어가게 된다. 표결은 회원이 회의의 의제에 대하여 찬성과 반대의사 를 표시하고 그 수효를 집계하여 가부를 결정하는 중요하고 유일한 방 법이며 절차이다.

2) 표결의 방법

① 만장일치에 의한 표결 : 제출된 의안에 대해 이의가 제기 되지 않을 때 의장은 이를 전반적 동의 혹은 암묵적 동의로 해석하여 의안 통 과를 선포 할 수 있다.

② 점호에 의한 표결 : 참석자가 의장의 호명에 따라 “예”라고 대답하 면 “찬성” “아니요”라고 대답하면 기권으로 처리 된다.

③ 행동에 의한 표결 : 거수 혹은 기립에 의한 방법이 있으며 아무런 행동을 취하지 않을 경우 기권으로 처리 된다.

④ 투표에 의한 표결 : 기명 혹은 무기명투표에 의한 방법이 있으며 배 부된 투표양식에 맞추어 찬성 혹은 반대를 표시 할 수 있다. 무기명 투표는 비밀을 지킬 수 있는 장점이 있고 기명투표는 가부의 표결 을 기록에 남겨 그 책임을 명백히 할 수 있는 장점이 있다. 임원선 거에서는 무기명투표가 주로 쓰인다. 투표에 참석하지 않으면 기권 으로 처리되며 정해진 기표양식에 어긋날 경우 무효표로 처리 된다.

3) 표결절차

① 한 개의 의안심의에 있어 복수의 의견이 제출되어 이를 표결 처리 하고자 할 때 맨 나중에 상정된 의견부터 표결 처리 한다.

(첫째 : 재개의안→ 둘째 : 개의안 →셋째 : 원안)

② 찬, 반 표결인 경우 찬성을 먼저 묻고 다음 반대를 묻는다.

③ 가부 동수인 경우 의장이 결정권을 가진다.(의장이 표결에 불참한 경우)

4) 득표수의 계산

의장은 표결 전에 반드시 가결에 필요한 표수를 확인 하여야 한다.

① 의사정족수 확인 : 회의(표결)성립 여부

② 의결정족수 확인 : 표결결과 승인 여부

주의) 회의도중 구성원의 이탈로 참석자수의 변동이 발생할 수 있으므로 의장은 표결 전에 반드시 의사정족수와 의결정족수를 확인하고 이를 참석자에게 주지 시켜야 한다.

5) 의 사 봉

① 의사봉의 필요성 : 회의의 한 단계 한 단계가 끝날 때마다 의사봉을 두드려서 그 결정사항과 표결결과를 참석자들에게 확실하게 널리 알림으로써 회의의 원만한 진행을 도모한다.

② 의사봉은 개회, 폐회, 휴게, 정회, 속개, 의안상정, 의안의결정의 시 기에 사용한다.

③ 타봉횟수 : 일반적으로 3회를 타봉 한다.

6. 의장(리더)의 역할

1) 의장의 임무

① 예정된 시간에 개회를 선언 한다.

② 회의의 질서를 유지 한다.

③ 손서 있게 진행하도록 한다.

④ 적절한 시기에 표결 하도록 한다.

⑤ 표결결과도 큰 소리로 분명히 발표 한다.

2) 의장의 태도

① 의장으로써 품위를 유지 한다.

② 성실하게 직무를 수행 한다.

③ 회원들의 인격을 존중해야 한다.

④ 인내심을 가지고 온화하게 회의를 진행해야 한다.

⑤ 공정심을 가지고 절대적인 회원들의 신임을 획득해야 한다.

⑥ 적당한 유머로 긴장된 분위기를 조절하고 상호간 화합을 도모해 야 한다.

⑦ 친절한 태도로 회원들을 격려하여 적극적으로 토론에 참여하도록 유도 한다.

3) 회의 중 의장의 역할

① 개회의 선언

② 정족수 확인

③ 발언 질서유지

④ 발언 내용의 조정 (요약, 보충, 결말)

⑤ 재청 유무 확인

⑥ 질의의 반대 의견의 구분 제지

⑦ 발언권유

⑧ 불편부당한 위치

⑨ 의제의 초점파악

⑩ 가부동수 결정권

⑪ 폐회 선언

3) 의장의 직권

① 부당한 제안의 거부

회의의 목적에 반하거나, 정관, 내부규정, 법에 위배되는 의견에 대 해서는 거부 할 수 있다.

② 발언의 중지

의안에 벗어난 발언의 경우나 질서를 어지럽히는 발언, 발언권 없이 하는 발언은 이를 중지시킬 권한이 있으며, 또한 질서를 어지러운 경우에는 이를 바로 잡을 때까지 발언을 중단시킬 수 있다.

③ 방해자의 퇴장

회의 진행에 현저한 방해활동을 하는 자는 다른 참석자의 원만한 회의 진행을 하기 위하여 퇴장시킬 수 있다.

Ⅴ. 의사진행방법의 기본 개념

1. 발언

1) 발언의 신청

① 발언하고 싶은 회원은 “의장”하고 발언 신청 한다

② 의장은 특별한 사정이 없는 한 발언 희망자에게 “갑 회원 발언해 주십시오”라고 발언을 허가 한다.

③ 발언권을 얻은 사람은 얼어 서서 자기가 발표하고자 하는 의견을 발표 한다.

④ 발언자가 발언을 마치면 다음희망자가 같은 방법으로 다시 발언을 신청해야만 한다. 앞의 발언이 채 끝나지 않았는데 손을 들거나 일 어서서 발언하는 행위는 삼가야만 한다.

2) 발언에 대한 의장의 역할

① 발언권을 얻지 않고 발언하려는 사람보다 비록 발언신청은 늦게 했 더라도 발언희망자가 정식으로 요구 하였다면 그 사람에게 발언권 을 주어야 한다.

② 앞의 발언이 채 끝나지 않았는데 손을 들고 일어서서 발언하는 사 람에게는 발언권을 주지 않아도 무방하다.

③ 두 사람 이상의 발언 요구자가 동시에 요구할 때에는 보다 적게 발 언을 한 사람에게 먼저 발언권을 준다.

④ 찬성 발언이 계속되고 있을 때에는 반대발언을 하려는 사람에게 그 리고 반대발언이 계속되고 있을 때에는 찬성발언을 하려는 사람에 게 먼저 발언권을 준다.

반대 ⇒ 찬성 ⇒ 반대 ⇒ 찬성씩으로 한다.

⑤ 발언 중인 사람에게 발언을 방해하는 사람이 있으면 “발언중”이라 고 하여 그 사람을 제지 하여야 한다.

⑥ 의장은 의사진행상 필요하다고 인정할 때에는 발언중이라도 발언에 대한 주의를 주거나 발언을 중지시킬 수 있다.

3) 발언을 하는 방법

① 자신이 생각하는 의견을 낸다.

② 반대를 위한 반대의견은 금물이다.

③ 찬성인지 반대인지 확실히 한다.

④ 반대의견은 이유를 분명히 하여야 한다.

⑤ 자가 도취적인 의견은 금물이다.

4) 발언(의견)을 듣는 방법

발언자의 의견을 듣는 방법은 대략 다음 네 가지이다.

① 진지하게 듣는다.

② 요약해서 듣는다.

③ 메모(기록)하면서 듣는다.

④ 단점에 대한 대책도 제시 한다.

위의 경우 특히 발언자가 사실 (A는 B다), 추론(A는 B이니까 C임 에 틀림없다) 평가(좋다, 나쁘다 / 맞다, 틀린다), 제안 (A는 B 하는 것이 어떻습니까?) 주장 (A는 B이어야 한다.) 가운데서 무엇을 말하 는 지를 잘 구별해서 들어야만 한다. 그리고 회의의 구성원들은 무 엇 보다 발언자를 격려 하면서 그 의견을 듣는다는 자세를 견지해 야 만 할 것이다.

5) 발언시 주의사항

① 자기의 주장을 정확히 전달한다.

② 근거를 제시하고 요지를 정리 한다.

③ 효과(능률)를 표시 한다.

④ 단점에 대한 대책도 제시한다.

⑤ 예상되는 반론에 대해서도 언급해 둔다.

⑥ 회의의 주제에서 벗어나지 않도록 한다.

⑦ 서투른 발언이 되지 않도록 한다, 특히 목소리가 너무 작지 않거나, 시종일관하지 못한 경우, 그리고 혼자만 익살을 부리거나 추상적인 표현은 삼가야만 한다.

⑧ 언어를 사용할 때 주의한다, 특히 어휘선택에 주의하며 상대방을 곤 궁에 빠뜨리는 말은 피한다, 또 끝말은 좋게 하며, 가끔 유머를 섞 는 것이 좋다

2. 동 의 (動 議)

1) 동의의 의의(뜻)

사전적 의미로서는 뜻은 : (動議)[―/ ―이]【명사】【~하다|타동 사】회의 중에, 출석자로부터 예정 이외의 의안을 제출함. 또는 그 의 제 (議題). 이고,

동의는 회의에서 예정되어 있던 의안 이외의 사항은 의제로 하기 위해 회원들로부터 제출되는 발의(發議)를 지칭한다. 이는 곧 회의의 목적을 명확히 하고 회의의 절차를 완수하기 위해 회원들로부터 제출되는 제안 을 의미한다. 그런 점에서 동의는 잡다한 의견 중에서 하나의 의견을 명 시하는 것으로써 어떠한 행동을 취할 것을 스스로 구상하여 다른 사람 에게 이에 따르도록 권유 하려는 주장을 말한다. 특히 동의는 ‘~ ~를 하자’며 어떤 행동을 취할 것을 다른 회원에게 주장한다는 점에서, 단순 히 ‘ ~ ~ 라고 생각 한다’는 것과 구별 된다. ‘회의는 시작부터 끝날 때 까지 무수히 많은 동의로써 움직인다.’ 라고 말해도 이는 결코 과언이 아니다. 그 때문에 아무리 훌륭한 의장을 모셔 왔다고 하더라도 회의 구 성원들의 적당한 동의를 제출하지 않는다면 회의의 진행은 정지 되지 않을 수 없는 법이다. 이처럼 동의는 회의의 목적을 부여하고 회의의 교통정리의 구실을 완수 하며, 개인이나 부재자 또는 다수의 권리를 보 호하고 나아가 회의 자체를 보호하는 역할을 담당 한다.

2) 동의의 분류

① 본 동의(원안)

어떤 문제를 제출하는 가장 근본이 되는 동의이다. 이 동의는 제일 우선성이 없는 동의로써 수정될 수 있으며 그에 따라 보조동의나 임시동의가 나오게 된다.

② 수정동의(보조동의)

본동의가 상정되어 있을 때 그 동의에 한하여 수정 및 새로운 조치 를 취하기 위해 제출되는 수정(보조)동의이다. 수정(보조)동의는 본 동의보다 우선적으로 처리 하여야 한다.

③ 부대동의(임시동의)

의제의 순서와 절차에 관한 것으로써 회의 중 다른 동의가 존재하 고 있을 때, 우연히 일어난 상황에서 발생하는 동의이다. 부대(임시) 동의가 제출되면 다른 의제는 진행 시키지 말고 즉시 처리 하여야 한다.

④ 긴급동의

다른 동의에 구애 받지 아니하고 독립적으로 제출할 수 있는 참가 자의 권리에 관한 동의이다. 일반적으로 회의가 의사규칙에 위반되 고 있는 것을 지적하는 의사진행에 관한 동의가 많으며 특히 긴급 을 요하는 의제를 제안하는 경우에 사영한다.

⑤ 잡 동의(번안 동의)

위의 네 종류의 동의에 속하지 않는 동의로써 일단

가결된 의안을 재심의하자는 번안동의가 이에 속 한다.

3) 동의의 성립

① 동의의 성립 의의

의장으로부터 발언권을 얻은 발언자는 “나는 ~ 할 것을 동의합니 다”라고 동의를 제출한다. 동의는 오해와 혼란을 막기 위하여 반드 시 긍정형으로 하여야 한다.

② 동의의 성립

의장은 동의를 받아 “지금 ~ 와 같이 동의가 제출 되었습니다, 이 동의에 찬성지지(재청) 하시는 분계십니까?”라고 묻는다. 참가자중 1명 이상이 “찬성(재청)있습니다‘라고 하면 동의가 성립한다. 그러 나 아무런 응답이 없으면 동의는 즉시 취소되어 성립하지 못한다.

③ 동의의 철회

동의의 제안자가 동의중 취하(취소)하고자 할 때에는 “ ~ 에 대한 동의를 철회하고자 하니 허가해 주시기 바랍니다”라고 하고 의장은 재청자의 의견을 물어 재청 토론 없이 동의를 철회한다.

④ 동의의 성립과 동의의 결정

동의가 제출되고 찬성 지지자(재청)가 있으면 동의가 성립되었지만 아직 동의사항이 결정된 것은 아니므로 반드시 토의를 거친 후에 가결 되어야만 결정이 이뤄진다.

4) 동의의 종류와 그 의미

① 다음 회의의 의결 동의

다음 번 회의의 개회여부 및 일시와 장소를 결정하는 동의이다. 의 장은 폐회하기 전에 직권으로 또는 제출을 받아 참석자들에게 다음 번 회의의 개회여부를 물을 수 있다. 이 동의는 재청이 필요하며 과 반수의 찬성으로 결정하나 정족수가 되지 아니하여도 결의할 수 잇 다.

② 폐회동의와 휴회 동의

폐회 동의는 회의를 끝내자는 동의이고 휴회(정회)동의는 회의를 일 시 중지하자는 동의이다. 이 동의는 재청이 필요하며 과반수의 찬성 으로 결정하지만 정족수가 되지 않아도 결의할 수 있다. 특히 식사 를 위해 또는 투표결과를 기다리는 동안과 같은 단시간의 휴회 동 의는 긴급동의로 제안하여야 한다. 휴회시간이 끝나면 의장은 회의 속개를 선언하고 휴회 전에 처리하지 않은 의제를 재개해야 한다.

③ 수정동의

원동의에 대한 수정을 하자는 동의이다. 수정동의는 원동의가 토론 중이어야 하고 원동의와 같은 문제에 대한 것이어야 한다. 원동의와 같은 성질의 것인지 여부는 의장이 판단 한다. 수정의 방법으로는 일부의 삭제, 일부의 추가, 일부의 변경이 있을 수 있다. 수정동의는 재청이 필요하며 토론의 대상이 되고 과반수의 찬성으로 결정 한다.

④ 긴급동의

회의에서 일어나는 긴급한 문제를 처리하기 위하여 제출되는 동의 이다. 회의장 혼란시 질서회복, 문서의 부정변경, 의사진행 규칙위 반, 회의의 명예, 권위, 인권에 영향을 미치는 긴급문제를 최우선적 으로 처리하기 위한 동의이다. 긴급동의는 재청이나 토론을 거칠 필 요가 없으며, 의장은 그 권한으로서 이를 표결에 부칠 수 있다.

⑤ 의사일정(회의순서) 변경동의

의사일정(회의순서)을 바꾸어 회의를 진행시키자고 할 때 제출되는 동의이다. 의사일정 변경동의는 다른 참석자 발언 중에도 제출할 수 있어나 참석자 3분의2이상의 찬성을 얻어야 한다.

⑥ 의사진행 이의동의

의사진행이 규칙대로 되지 아니하거나 또는 그릇된 조치를 취한 경 우에 그것을 바로잡기 위하여 제출되는 동의이다. 참석자가 “의사 진행에 이의 있습니다”또는 “의장 규칙 입니다”라고 발언하면 의장 은 우선적으로 그 발언자에게 “이의를 말씀해 주십시오”라고 발언 을 허락 하는 것이 일반적이다. 이 때 의장은 그 이의가 정당한지를 결정할 권한이 있다.

⑦ 의장결정 이의동의

참석자가 승인하지 않은 것을 의장이 독단적으로 결정한데 대하여 이의를 제기하는 동의이다. 의장은 표결에 부쳐서 가결되면 결정된 것이고 부결되면 폐기된 것으로 처리 하여야 한다. 의장은 표결에 참석할 수 없으며 가부동수인 경우 이를 회장이 결정 한다. 이 동의 는 다른 참석자의 발언 중에도 제출할 수 있다.

⑧ 심의반대 동의

원동의 및 긴급동의가 토의에 들어가기 전에 심의를 반대하는 동의 이다 참석자의 3분의2이상의 찬성을 필요로 하며, 다른 참석자의 발언 중에도 제출할 수 있다.

⑨ 심의연기 동의와 재상정 동의

지금 심의되고 있는 원동의에 대하여 좀 더 충분히 생각해볼 시간 을 부여하기 위하여 일정한 일시까지 또는 무기한으로 심의를 연기 하고자는 동의이다.

⑩ 토론종결 동의와 토론제한 동의

지금 심의되고 있는 동의에 대한 토론을 종결하고 곧 표결에 붙이 고자고 요구하거나(토론 종결동의) 토론의 시간이나 발언자의 인원 수등에 대하여 제한을 가하자고(토론 제한동의)하는 동의이다. 이 동의는 재청이 필요로 하다. 토론과 수정을 하지 못하며 참석자의 3 분의2이상의 찬성이 있어야 가결 된다.

⑪ 인준 동의

회장 등이 회(會)의 이름으로 권한 이외의 일을 하였을 때 총회가 그 일을 추후에 승인해 주는 동의이다.

3. 질문

1) 질문 할 때의 유의사항

① 한 번에 한 가지 질문만 하여야 하며 동시에 두 가지 이상의 질문 은하지 않는다.

② 질문은 간단하고 명료하게 해야 하며 ‘왜’ ‘어떻게’를 물어 상대방의 사고를 촉진 시키는 것이 효과적이다.

③ 같은 질문을 두 번 이상 반복하지 아니한다.

④ 시간을 놓치지 않는다.

⑤ 방향을 정확히 하며 유도 심문은 하지 않는다.

⑥ 회의의 주제에서 벗어나지 않는다.

⑦ 상대방의 기분을 상하지 않도록 감정적인 질문을 피한다.

2) 의장의 질문

(1) 질문의 내용에 따른 분류

① 사실질문

② 의견질문(사고촉진 질문)

③ 회답강요 질문(유도 질문)

④ 과제지향 질문

(2) 질문의 대상자에 따른 분류

① 전반에 대한 질문 : 의장이 “ ~ ~ 에 대하여 여러분의 의견은 어떠 하십니까?” “~ ~ 에 대하여 의견이 있으신 분은 말씀해 주십시오”, 지금 제의하신 의견과 다른 의견을 가지신 분은 없으십니까? 와 같 이 참석자 전원에게 던지는 질문이다.

② 지명질문 : 답할 사람을 지명하여 그 에게 던지는 질문이다. 이는 자기의 의견을 잘 말하지 않는 회원과 사안(안건) 대해 전문적 지 식이나 경험을 가진 회원에게 의견이나 정보를 발표할 수 있도록 하는데 효과적이다.

③ 릴레이 질문 : 의장이 토의분위기를 조성하기 위해 어느 회원에게서 나온 의견을 다른 참석자에게 릴레이식으로 던지는 질문이다.

④ 반전질문(反戰質問) : 의장이 구성원으로부터 질문을 받았을 때 그 에 답하는 대신 그 문제를 반대로 질문자에게 되짚어 던지는 경우 이다. 특히 의장을 난처하게 만드는 질문에 대한 답변방식으로써 “역시 좋은 질문입니다.” 그렇다면 질문자께서는 “그 문제에 대해 어떻게 생각하십니까?”라고 질문으로 답변하는 그것이 바로 이 방 법이다.

(3) 답변시 유의사항

① 정성껏 진지하게 당당하게 답변한다.

② 질문의 내용에 맞게 답변한다. 회피하거나 누락이 없도록 답변 한 다.

③ 질문자를 무시하지 않고 답변한다.

④ 질문도중에 답변하지 아니한다.

⑤ 알기 쉽고 납득하기 쉽게 답변한다.

Ⅵ. 존경받는 회의리더가 되려면

회의 리더가 회의를 통해 결론을 이끌어 갈 때에는 참가자 전원이 참여할 수 있도록 질문을 활용하지 않으면 안 된다. 특히 토의를 결론으로 원만하게 이끌어 가려면 리더는 참석자들이 문제의 핵심에 눈을 돌리게 하고, 불필요한 부분을 베제하며 탈선을 방지하는데 힘을 쏟아야만 한다. 개인적인 감정에 치우치지 않게 하며 토의의 진행에 대해 때때로 요약하거나 통합하여 설명하는 수고를 아끼지 않아야만 한다. 그리고 구성원들의 의견이나 생각, 경험 등을 참가자 전원이 함께 평가하고 돌고 하면서 결론을 서둘지 않고 회의를 이끌어 내도록 해야만 할 것이다. 또한 리더는 회의의 목적을 확인 하면서, 참가자가 자주적으로 상호 평가할 수 있도록 이끌어 가야만 한다. 특히 토의를 마무리 지울 때 리더는 토의의 과정을 요약하고 확인하는 절차를 거쳐야 하며 그를 바탕으로 결론을 재구성하고 요점을 강조하여 구성원들로 하여금 실행의욕을 갖게 하여야만 한다. 이렇게 얻어진 결론에 대해서는 모든 사람들이 납득하고 참여의 만족감과 실행의욕이 우러나오게 된다면 그 회의는 성공했다고 할 수 있겠다. 그러나 어떠한 것이든 회의에는 평가와 반성이 따르기 마련이다. 무엇보다 리더는 그 회의운영에 대해 반성하면서 결정방법에 대해 고뇌에 찬 평가를 내리지 않으면 발전이 없는 법이다. 리더는 회제만 산발적으로 나왔을 뿐 깊이가 없었거나 소수의 사람들이 회제를 독점했다는 등의 비판은 겸허히 수용하면서 팀 전원이 함께 평가하도록 하면서 결론을 서둘지 않고 진의(眞意)를 이끌어 내도록 해야만 할 것이다. 또한 회의의 목적을 확인 하면서 참가자가 자주적으로 상호 평가할 수 있도록 하고 이끌어 가야만 한다. 특히 토의를 마무리 지을 때 리더는 토의의 과정을 요약하고 확인하는 절차를 거쳐야 하며 그를 바탕으로 결론을 재구성하고 요점을 강조하여 구성원들로 하여금 실행의욕을 갖게 하여야만 한다. 이렇게 얻어진 결론에 관해서는 모든 사람이 납득하고 참여 만족감과 실행의욕이 우러러 나오게 된다면 그 회의는 성공했다고 할 수 있겠다. 그러나 어떠한 것이든 회의에는 평가와 반성이 따르기 마련이다. 무엇보다 리더는 그 회의 운영에 대해 반성하면서 결정방법에 대해 고뇌에 찬 평가를 내리지 않으면 발전이 없는 법이다. 리더는 회의가 화제만 산발적으로 나왔을 뿐 깊이가 없었거나 소수의 사람들이 화제를 독점했다는 등의 비판을 겸허히 수용하면서, 팀 전원의 이해와 동의 아래 원만히 이루어지는 결정에 대해 들어야만 할 것이며 특히 ‘마음을 편하게 유쾌하게 진행되었다’는 평가보다 성과도 있었고 보람도 있어 전 구성원이 마음으로부터 열심히 참여했다는 응답이 유도될 수 잇도록 노력해야만 할 것이다. 그러나 모두 하나가 되어 어떤 것을 만들어 낸다는 것, 따위는 관심이 없었거나 좋은 일에는 서로 찬동했지만 굳은 일이나 분명하지 않는 일에 대해서는 토의를 하지 않은 회의는 반성이 따르기 마련이다. 더구나 비 건설적으로 보이는 발언이나 태도가 있었거나 자신들이 하고 있는 일 가운데서 무엇을 어떻게 개선해야 할 것인가를 끊임없이 반성하지 못한 회의에는 여운이 남기 마련이다, 그러므로 리더는 항상 상황에 따라 회의를 운영할 수 있는 노하우를 갖추어야 할 것이다. 그는 내성적인 참가자가 있어서 참가자들이 발언이 저조할 경우에도 모두에게 흥미 있는 화제를 제공하고 사례와 비유를 인용하면서 흥미와 관심을 불러 일으켜야만 할 것이다. 그러나 구성원이 탈선했거나 의견이 충분히 나오지 않을 경우에도 리더는 문제보다 더 깊이 파헤칠 것을 요구하면서 다시 불분명한 점을 지적 해야만 할 것이다. 심지어 회의에서 분규가 생길 경우 잠시 방치해 두었다가 시선을 보내어 컨트롤을 시도해야만 한다. 특히 참가자 가운데서 영향력 있는 사람에게 질문을 던져 쟁점이 된 내용을 조정할 수 있는 발언을 하도록 유도함으로써 그 문제를 다른 관점에서 문제를 생각하도록 하는 방법도 선택할 수 있다. 그 밖에 회의의 일 때문에 참가자들이 동요하거나 토의에 열이 식었을 경우 이를 회의의 지도에 역이용하여 토의의 분위기를 조성하는 역할을 담당 해야만 한다. 이처럼 회의의 리더로 자리 잡기 위해 참석자(구성원)의 질문을 요령껏 사용해야만 한다. 특히 회의를 결론으로 이끌어 갈 때 참가자 전원이 참여할 수 있도록 질문을 활용하지 않으면 안 된다. 이 경우 토의를 결론으로 원만하게 이끌어 가려면 회의 구성원들로 하여금 문제의 핵심에 눈을 돌리게 하거나 불필요한 부분을 배제하는데 힘을 기울여야만 한다. 때때로 토의 결과를 요약하거나 토의진행을 요소별로 분석하거나 생각이나 의견을 목적에 부합 하도록 하고 통합하는 특히 리더는 참가자들이 자주적으로 상호 평가할 수 있게 이끌어야만 토의의 전체를 마무리 지울 수 있다. 이처럼 토의과정을 요약하고 결론을 재구성하여 요점을 강조하며 실행의욕을 갖게 하여 전원이 납득하고 참여의 만족감과 실행의욕이 우러나오게 된다면 그 회의는 성공했다고 할 수 있을 것이다. 그 때문에 회의 평가는 필요하며 특히 리더의 평가는 필수적이라 하겠다. 특히 회의 리더의 행동을 그 동기와 심리적 태도에서 다음의 내용이 평가될 필요가 있겠다. 그룹의 요구에 세심한 주의를 기울었나? 자기행동이 그룹으로부터 지원을 받았나? 화제에만 관심이 기울이지 않았는가. 편중된 행동은 없었으며 그룹을 지배하려는 행동은 하지 않았는가? 이와 같이 자기 점검은 자기평가에도 사용되며 제3자의 관찰을 통해서도 그 결과를 검토할 수 있다.리더는 그룹전체의 움직임에 신경을 써야 하기 때문에 자기의 행동에는 여간해서 신경이 쓰여지지 않는다. 따라서 리더에 대한 관찰은 제3자에게 부탁하여 분석 하는 것도 자기개선에 필요하다. 이처럼 회의를 진행하면서 자기 통제를 의식적으로 할 수 있게 된다면 리더의 회의진행 능력은 일단 향상되었다고 평가 할 수 있다. 그처럼 리더의 능력은 토론 내용을 어떠한 방향으로 이끌어 가느냐의 기법과 동시에 참가자 각자가 지금 어떤 심리상태에 놓여 있으며 이에 대해 리더로써 어떠한 행동을 취할 것인가라는 변화하는 상황에 따라 알맞은 반응을 나타내는 능력이 그것이다.

참고문헌 : 1. 인터넷자료(다음카페) 등 다수

부록

리더의 자기 평가표

순번	년 월 일	수	우	미	양	가
1	회의진행상 필요한 모든 준비를 하였다.
2	정시에 회의를 시작했다.
3	모든 참가자에게 의견을 구하고 방관하는 사람이 하나도 없도록 회의를 잘 진행시켰다.
4	참가자를 자연스럽게 토론에 유도했으며 결코 무리하게 이끌지 않았다.
5	회의를 언제나 테마에서 벗어남이 없이 순조롭게 진행시켜 목표 에 한걸음 한걸음 접근해 갈 수 있었다.
6	회의 도중에 개인적인 의견이나 훈계적 설교 또는 강요하는 말 을 하지 않았다.
7	어디까지나 공평한 입장에 섰으며 결코 사람을 차별하지 않았 다.
8	참가자로부터 질문이 나오면 그에 대한 대책을 즉시 말하지 않고 모든 사람이 생각할 수 있도록 마음을 썼다.
9	쉬운 말로 되도록 간결하게 말을 이어갔다.
10	중간중간 토의를 정리하는데 마음을 썼다.
11	칠판이나 도표 등을 효과적으로 이용했다.
12	사전에 세운 예정대로 중요사항에 관해 또 그 적용에 관해 충분 하게 연구를 진행시켰다.
13	회의결과의 총정리를 모두 함께 하면서 회의를 끝냈다.
14	예정한 시간내에 회의를 끝마쳤다. 첨부파일1부 가 會議 進行法 (집필) 최종분 2011-12-03.hwp