기업의 업무(혹은 공정) 프로세스를 표현하는 방법은 목적에 따라 다양하게 표현할 수 있다. 예를 들면, 소설체의 스크립트로 표현할 수도 있고, Flow Chart 로 그릴 수도 있고, pert-CPM과 같은 표준화된 공정표로 그릴 수도 있다. 이러한 문서를 작성함에 있어서는 다음과 같은 두가지 원칙을 지켜야 한다.
1. Cost/Benefit 룰에 적합한가?
작업자가 업무를 수행함에 있어서, 적절한 관리수준을 유지할 정도로 추상화레벨이 적정한가를 검토하여야 한다. 지나치게 프로세스를 자세히 설명할 경우는 투입된 비용에 대비, 효과가 뛰어난지를 판단하여야 한다. 관리자가 보는 프로세스맵과 실무자가 사용하는 프로세스 맵의 수준도 차이가 있을 것이다. 그러므로 Level 1, 2 정도의 두단계 추상화 레벨을 설명하는 프로세스맵이 필요할 수 있다.
2. 책임소재와 시간한계를 설명할 수 있는가?
프로세스 맵이 단위 활동의 순서와 책임소재를 분명히 설명하여 주지 못하고, 시간한계도 명확하지 않다면 적절히 정의되었다고 할 수 없다. 이를 위하여 필자가 주로 사용하는 양식은 "Function-Activity Chart"이다. 특히 생산라인이 아닌 일반기업의 비즈니스 프로세스는 이것보다 효율적인 것을 아직 보지 못하였다. Function이라 함은 "기능"이란 뜻으로 결국 조직의 특정 부서(정확한 표현은 특정사람)를 의미하고, Activity라 함은 해당인이 수행하는 업무활동을 의미한다.
아래 그림은 채널(유통협력사)의 여신관리를 위하여 필자가 디자인한 실제 Function-Activity Chart의 유형이다. 보시다 시피, 어떠한 활동을 누가 어떠한 시간 한계에 마쳐야 하는지가 분명히 설명되는 것이 이 챠트의 장점이 된다. 업무지연의 병목현상(Bottleneck)을 어떤부서의 어떤활동이 발생시키고 있는지 확인(Trace 혹은 Walk through)하기도 용이하다.
상기 그림을 그릴 때 유의할 사항은 다음과 같다.
1. 왼쪽 컬럼에 업무에 관련된 모든 부서(사람)을 위치시킨다. 이경우 고객에 가까운 쪽이 맨 위에 놓이도록 한다.
2. 진행되는 화살은 상하와 우측으로만 그려야 한다. 좌측(예전시간을 의미)으로 되돌아가는 화살표는 적절치 않고, Flow Chart에 있는 것과 같은 반복되는 루핑(Looping)도 있어서는 안된다. 오로지 우측 방향으로 전진만이 있을 따름이다. 왜냐하면 FA 챠트는 Best Practice를 기입하는 것이 원칙이라서 예외를 쓰지 않는다. 예외사항을 다 기재하려 한다면 문서는 이해하기 쉽지 않은 복잡한 네트워크 그림이 되기 쉽다.
3. 각 활동에 관련된 문서의 양식이 있다면, 밑에 양식의 종류와 색인(index)을 기재하는 것도 효과적이다.