공문서 작성 방법

[초야]

1. 공문서 작성 원칙

▶ 신속성
내용은 되도록 짧게 작성하며 내용이 복잡할 경우에는 앞부분에 결론을 먼저 작성하고 결론에 대한 이유를 설명한다.
▶ 정확성
6하 원칙에 의해 정확한 문법과 구성으로 내용을 확실히 표현한다.
▶ 경제성
문서의 양식과 용지의 크기를 A4 용지로 통일하며 경제성을 고려하여 1건의 내용을 1매에 끝내도록 한다.
▶ 용이성
수신자가 이해하기 쉬운 말을 사용하며 서식은 통일시키도록 한다.

2. 공문서 작성 형식

구분		효력발생시기	문서번호
법규문서	헌법, 법규, 대통령령, 부령 등	조문 형식	누년 일련번호
지시문서	훈령	조문, 시행문 형식
	지시	시행문 형식	연도표시 일련번호
	예규	조문, 시행문 형식	누년 일련번호
	일일명령	시행문, 회보 형식	연도별 일련번호
공고문서	고시, 공고		연도표시 일련번호
민원문서	민원, 일반문서	시행문 형식	연도별 일련번호
일반문서	회보	회보 형식
	보고서	기안문 형식

조문, 기안문, 시행문 조문 : 조목별로 벌여놓은 글로, 법률 등에서 조항을 표시함 기안문 : 개인이나 기관의 의사 표현을 위하여 작성하는 문서 시행문 : 결재된 문서 중 시행을 위해 수신자에게 발신할 목적으로 작성하는 문서

　

일련번호 누년 일련번호 : 연도의 구분없이 해마다 누적되는 일련 번호 연도별 일련번호 : 연도 표시없이 매해 새로 시작되는 일련 번호 연도 표시 일련번호 : 연도 표시 후 "-"로 연결하여 매해 시작되는 번호 표시

3. 공문서 용지 규정

• 용지의 크기 : 용지의 크기는 한국 공업 규격에서 지정한 A4 용지를 기본 용지로 사용
• 용지의 색상 : 특별한 사유가 없는 한 용지의 색상은 흰색
• 용지의 여백 : 기본적으로 위 30mm, 아래 15mm, 좌 20mm, 우 15mm의 여백을 원칙
• 용지의 지질 및 중량의 결정 기준 : 보존 기간, 활용 빈도, 재활용 여부에 따라 결정

4. 문서 작성시 용어 표기법

• 글자는 간단 명료하게 작성하고 한글 맞춤법에 따라 표준어 가로 쓰기를 한다.
• 숫자는 아라비아 숫자를 사용한다.
• 날짜는 숫자로 표기하되 년, 월, 일의 문자는 생략하고 온점( . )을 찍는다.
  예) 2002년 2월 2일 → 2002. 2. 2
• 시간은 24시각제에 따라 숫자로 표기하며 시와 분 사이는 콜론( : )으로 구분한다.
  예) 오후 3시 → 15 : 00
• 금액은 아라비아 숫자로 표기하고 변조를 방지하기 위해 숫자 뒤에 한글로 기재한다.
  예) 100,000원(십만원)
• 공문서는 한글로 쓰되, 올바른 뜻의 전달을 위해 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있다.

5. 문서 작성시 항목 구분
    문서의 내용을 두 개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음 구분에 의하여 표시한다.

6. 문서의 끝 표시

▶ 첨부물이 없을 경우
첨부물이 없을 때는 본문의 마지막 문자에서 한 자를 띄우고 “끝” 표시를 한다.




▶ 첨부물이 있을 경우
첨부물이 있을 때는 첨부물을 기재한 후 한 자를 띄우고 “끝” 표시를 한다.




▶ 본문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 겨우
본문이 오른쪽측 한계선에서 끝났을 때는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄우고 “끝” 표시를 한다.




▶ 표 내용이 중간에서 끝났을 경우
표 내용이 중간에서 끝났을 때는 표 안의 내용이 끝난 다음 첫 번째 빈칸에 “이하여백”이나 “이하빈칸”이라고 기재하고 “끝” 표시는 생략한다.




▶ 표 내용의 중간이 비었을 경우
표 내용의 중간이 비었을 때는 이음선( - )으로 채운다.

 

▶ 표 내용이 다 채워졌을 경우
표 내용이 다 채워졌을 때는 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄우고 “끝” 표시를 한다.

7. 문서의 페이지 표시

• 공문 작성 중 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 아래 중앙에 전체 페이지 수와 그 면의 일련 번호를 이음표 ( - )로 이어 표기한다.
• 첨부 서류의 경우 각 첨부물별로 해당 면의 표시만 따로 기재하되, 전체 페이지 수는 생략한다.

▲ 4장의 단면 문서	▲ 4장의 양면 문서
▲ 2장의 단면문서와 2장의 첨부물	▲ 2장의 양면문서와 2장의 첨부물

8. 문서의 삭제 및 수정

• 문서의 일부를 삭제 또는 수정할 때에는 원래의 글자를 알 수 있도록 글자 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 서명 또는 날인한다.
• 요한 내용을 삭제 또는 수정할 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 글자 수를 표시한 다음 서명 또는 날인한다.
• 시행문을 정정할 때에는 문서의 여백에 정정한 글자 수를 표기하고 관인을 찍는다.
• 전자 문서를 본문 규정에 따라 수정할 수 없을 때에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행한다.
• 전자문서를 수정할 경우 수정한 내용대로 재작성하여 시행하되, 수정 전의 문서는 처리과의 장이 필요가 있다고 인정하는 경우에 이를 보존한다.