1. 100만원 이상 공사 또는 지출건에 대하여
1) 계약서 작성 필수
2) 계약서는 발주를 받은 업체 서식으로 계약 체결
3) 관리실장은 계약서를 1차적으로 면밀히 살펴야 하며, 스위트홈의 유불리를 파악하여야 함
4) 100만원 이상 지출 공사 또는 용역에 있어서 계약서 체결전에 진행한 작업에 대하여 인정하지 않으며, 계약서 체결전에 진행하여 발생하는 비용에 대하여서는 스위트홈은 비용을 지불하지 않으며, 업체의 손실은 업체와 관리실장이 법원에서 민사소송으로 해결해야 할 사항임. 스위트홈 대표에게 구두로 보고하였을 경우라도, 관리단 대표는 계약체결을 전제로 생각하고 보고를 받는 것이기에 계약서를 체결하지 않고 대표에게 구두보고한 사항에 대해서는 보고로 인정하지 않음. 계약의 체결은 관리단 대표의 최종 검수를 받은 후 체결함.
5) 공사 건에 대해서는 시공전 후 사진을 시공업체에서 문서로 작성해서 스위트홈에 제출하여야 함
6) 100만원 이상 공사 또는 지출 건의 계약금액은 10% 이하임
7) 하자보수등과 같은 A/S 이행 각서(변호사 사무실, 법무사 사무실에서 공증받은 문서이어야 함) 또는 하자보수이행보증보험 증권을 제출해야만 대금 지급
2. 30만원 이상 100만원 미만 공사 또는 지출 건에 대하여
1) 견적서 필수(견적서를 계약서로 갈음함)
공사의 경우 견적서는 업체 도장이 날인이 된 원본이어야 함.
2) 공사 건은 A/S 이행 각서(공증하지 않아도 됨) 및 사전사후 시공내역(사진포함)서 포함
3) 계약금 없이 후불결제로 진행함.
4) 매월 정기적으로 결제해야 하는 건에 대해서는 100만원 미만이라 할찌라도 계약서를 체결하여야 함
3. 30만원 미만
1) 소모품등의 구입에 대하여서는 견적서 없이 선불 또는 후불 결제 진행
2) 용역 또는 공사에 대해서는 30만원 미만이라 할지라도 견적서가 있어야 하며 선불 또는 후불 결제 진행. 단, 스위트홈과 협약 또는 정기계약을 체결한 업체의 경우 견적서없이 사전사후 시공내역서(또는 거래명세서)만으로도 대금결제 가능
4. 대금의 지급은
1) 100만원 이상 공사 또는 지출건에 대하여서는 업체에서 제출해야 할 서류를 모두 수령 후 24시간 이내 대금 결제
2) 100만원 미만 공사에 대하여서는 공사 또는 용역 완료후 7일 이내에 대금 결제