회사의 비즈니스 목적상 회사의 자산을 회사의 공간 외로 이동하여야 하는 경우는 다음의 두가지이다.
1. 사전 영업등의 테스트를 위하여 고객 및 파트너에게 대여하는 경우(일종의 임대행위임)
2. 회사 외의 환경에서 업무를 처리하여야 하는 경우(프로젝트의 목적에 따라)
위와 같은 경우, 회사 자산은 철저히 관리하지 않으면 분실되는 경우가 발생할 수 있다. 이를 위하여 자산의 이동에 대한 신청을 한 사람과 자산의 관리를 책임질 사람이 분명하여야 한다. 회사 자산의 분실 방지를 위한 내부통제를 위하여 첨부와 같은 업무양식을 사용하는 것을 권고한다.
필자의 경우 모 회사의 M&A의 준비 위원으로 참여한 적이 있었는데, 이러한 내부 통제 절차를 제대로 관리하지 않아, 장부에 있는 기계가 어느 고객에게 있는지 파악이 불가능한 경우도 보았다. 모두 주먹구구식으로 구두로 처리한 결과이다. 당시에 M&A와 함께 회사를 떠났던 관리자들을 알고 있었는데, 그들을 Resepct 할 수 없었던 것은 당연한 일이다. 비록 회사가 합병되면서 다른 회사로 취직을 도모 하더라도, 과거 관리자들의 이러한 관리행태는 몰상식한 일이라 생각되었다.