ISO 심사 중 어떻게 정보를 수집할 수 있나?

[최인권]

ISO 심사 중 어떻게 정보를 수집할 수 있나?

심사 중에 수집된 정보는 심사원에 의해 검증된 후에 심사 증거로써 고려 되어질 수 있다.

정보는 다음과 같은 출처를 통해 얻어질 수 있다

1) 인터뷰

2) 활동에 대한 관찰, 주변 업무환경 및 상태의 관찰

3) 방침, 목표, 계획, 절차서, 지침서, 인허가 서류, 시방서, 도면, 계약서, 주무서 등의 문서

4) 검사기록, 회의록, 고객 불만사항 및 외부 이해 관계자들의 해당 의사소통에 대한 보고서 혹은 기록서, 심사 보고서, 모니터링 일정 및 측정 결과성들의 기록

5) 고객 피드백, 외부 보고서 및 벤더 공급자 등의 기타 출처 보고서

심사원은 방침, 목적, 공정 및 8개 품질 경영 원칙 간에 관계를 염두 해 두어야 한다.

심사는 각 분야나 부서내의 활동, 예를 들어 문서관리, 구매 등의 활동에 기초하여야 하는 데 이것은 그 부서의 효과성을 세우기 위함이다. 심사는 또한 조직의 업무 흐름을 따라 특정 제품 혹은 프로젝트를 기본으로 진행되어야 한다.

심사 증거는 식별되어 기록되어야 한다. 심사 중에 수집된 증거는 이용 가능한 정보의 샘플로만 활동될 것인데 이것은 제한된 기한에 제한된 자원으로 심사가 수행되었기 때문이다.

그러므로 모든 심사는 본래의 불확실성의 요소가 있고 심사 결론을 내리는 자들은 이러한 불확실성에 주의를 기울어야 한다.

인터뷰는 정보의 수집을 위한 중요한 수단이며 상황이나 그 사람에 알맞은 방식으로 인터뷰가 진행되어야 한다.

단, 심사원은 다음의 사항들을 고려하여야 한다.

1) 각기 다른 계층 부서사람, 특히 고려되고 있는 활동이나 업무를 수행중인 자와의 인터뷰

2) 가능하면 인터뷰 받고 있는 자의 평소 업무시간, 평소 업무 장소에서 인터뷰가 수행되어야 한다.

3) 인터뷰를 시도할 때는 인터뷰를 시작하기 전에 인터뷰를 받는 자를 편하게 해주어야 한다.

4) 인터뷰를 진행하는 이유와 인터뷰 내용의 기록에 대해서 설명하여야 한다.

5) 인터뷰는 인터뷰 받는 자의 업무를 설명하도록 요청하는 것으로부터 시작될 수 있다.

6) 인터뷰 결과는 요약되어야 하며 가능한 경우 인터뷰 받는 자와 발견 사항들에 대해 확인하여야 한다.

7) 유도 질문은 피하여야 한다.

8) 인터뷰 받은 자에게 인터뷰에 응해 주고 협조해 준 데 대해 감사를 표한다.