일본어로 전화하기!

[응도]

#전화

電話の對應徹底マニュアル
일본어로 전화하기, 안심(安心) 매뉴얼

일본어를 어느 정도 마스터했다고 자신해도 막상 전화로 대화를 나누려고 하면 어렵게 느껴지는 법이다. 상대방의 얼굴이 보이지 않는 전화 상의 대화는 특히 실수하기쉬우므로 기본매너와 매뉴얼을 확실하게 익혀 원활한 커뮤니케이션을 할 수 있도록 하자.


일본어로 전화걸기 핵심 매뉴얼

상대방의 회사명을 확인한다 ·일반적으로는 전화를 받은 쪽에서 회사명을 밝힌다.
못 알아들었을 경우에는 반드시 확인하고 넘어간다.

자신의 회사명과 이름을 밝힌다 ·「○○ 會社の と申します．」(○○회사의 ××라고 합니다). 그 다음에는 전화를 누가 받든 「いつもお世話になっております．」(항상 신세지고 있습니다)라는 인사말을 꼭 하자.

통화하고 싶은 사람과의 ·통화하고자 하는 사람의 부서를 확실하게 말한다
연결을 부탁한다 「恐れ入りますが， 課の さん[肩書]をお願いいたします」
(죄송합니다만, ○○과의 ×× 씨[직함]를 부탁합니다)

인사를 한다 ·상대방과 연결되면 용건을 말하기 전에「いつもお世話になっております．」 (항상 신세지고 있습니다)라는 인사부터 하도록 한다.

용건을 말한다 ·전화를 걸기 전에 말할 내용의 요점을 정리해 둔다.
５Ｗ１Ｈ(①언제②어디서③누가④무엇을⑤어떻게⑥왜)에 맞춰 용건을 정확하게 말한다.

상대방이 이해했는지 여부를 확인한다.
よろしいでしょうか」(좋습니까)，「いかがでしょうか」(됐습니까) 등의 말로 전달 여부를 꼭 확인한다.

간단히 복창한다. 만일을 대비해 중요 사항을 반복해서 말한다.
끝인사를 한다. 용건을 마친 후에는 정중하게 인사한다.
수화기를 내려놓는다. 조용히 수화기를 내려놓는다.

1. 電話をかける - 전화 걸기

한국무역의 김과장은 일본상사의 다나카 씨에게 전화를 걸고 있다. 언뜻 보기에는 아무 문제없이 통화를 하고 있는 것 같지만, 김과장은 몇 가지 실수를 했다. 김과장의 통화 내용 중 어디가 잘못되었는지 생각해 보고, 올바른 전화응대법을 알아보자.

잘못된 응대

女子社員: 日本商事でございます．
일본상사입니다.

金 : 韓國貿易の金と申します． ①田中課長お願いします．
한국무역의 김이라고 합니다. 다나카 과장님 부탁합니다.

女子社員: 恐れ入ります． 田中は二人おりますが， どの部署の田中でしょうか？
죄송합니다. 다나카는 두 명 있습니다만, 어느 부서의 다나카인지요?

金 : 營業部の田中課長をお願いします．
영업부의 다나카 과장님을 부탁합니다.

女子社員: はい， かしこまりました．
營業部の田中でございますね． ただいまおつなぎいたしますので， 少 お待ちください．
네, 알겠습니다. 영업부의 다나카 말씀이시죠.
지금 곧 연결해 드리겠사오니 잠시만 기다려 주십시오.

(잠시 후)

女子社員: 申し譯ございません． ただいま田中は席をはずしております．
あと30分ほどで戾ると思いますが， ご傳言を承りましょうか．
죄송합니다. 지금 다나카는 자리를 비웠습니다.
30분 정도 후면 돌아올 것 같습니다만, 전하실 말씀 있으십니까?

金 : ②いいえ． 結構です．
아니오. 괜찮습니다.


올바른 응대

女子社員: 日本商事でございます．
일본상사입니다.

金 : 韓國貿易の金と申します．
①いつもお世話になっております． 恐れ入りますが， 營業部の田中課長お願いします．
한국무역의 김이라고 합니다.
항상 신세지고 있습니다. 죄송하지만, 영업부의 다나카 과장님 부탁합니다.

女子社員: はい， かしこまりました．
營業部の田中でございますね． ただいまおつなぎ致しますので， 少 お待ちください．
네, 알겠습니다.
영업부 다나카 말씀이시죠. 지금 곧 연결해 드리겠사오니, 잠시만 기다려 주십시오.

(잠시 후)

女子社員: 申し譯ございません． ただいま田中は席をはずしております．
あと30分ほどで戾ると思いますが， ご傳言を承りましょうか．
죄송합니다. 지금 다나카는 자리를 비웠습니다.
30분 정도 후면 돌아올 것 같습니다만, 전하실 말씀 있습니까?

金 : ②いいえ． 結構です． のちほどまたお電話させていただきます． 失禮いたします．
아니오. 괜찮습니다. 나중에 다시 전화드리겠습니다. 실례하겠습니다.


♧ 틀린 부분 체크

① 김과장의 가장 큰 실수는 다나카(田中) 과장이 어느 부서의 사람인지를 분명히 말하지 않았다는 점이다. 비즈니스 전화에서는 간결하고 요령있게 용건을 전하는 것이 중요하므로, 걸기 전에 말할 내용을 미리 생각해 두자. 또한 전화를 받는 직원에게도 인사를 하는 것이 좋다.

② 끝인사를 하지 않았다. 용건을 전한 후에는 반드시 「どうも， ありがとうございました」(대단히 감사합니다), 「よろしくお願いいたします」(잘 부탁드립니다), 「失禮いたします」( 실례합니다) 등의 끝인사를 하도록 한다. 그리고, 상대방이 끊은 것을 확인한 후에 수화기를 내려놓는 것이 매너이다.


2. 電話を受ける - 전화받기

일본상사의 다나카 씨가 한국무역의 김과장에게 전화를 했다. 그런데 김과장은 지금 다른 전화를 받고 있는 중이다. 이런 경우에 전화를 받은 사람은 어떻게 응대를 하면 될까?

잘못된 응대

女子社員: 韓國貿易， 海外營業部でございます．
한국무역, 해외영업부입니다.

田中 : いつもお世話になっております．
日本商事の田中と申しますが， 海外營業部の金課長はいらしゃいますでしょうか．
항상 신세지고 있습니다.
일본상사의 다나카라고 합니다만, 해외영업부 김과장님 계십니까?

女子社員: ①金課長でございますね． 少 お待ち下さいませ．
김과장님 말씀이시죠. 잠시만 기다려 주십시오.

(잠시 후)

女子社員: 申し譯ございません． ②金課長はただいま電話中です．
죄송합니다. 김과장님은 지금 통화 중입니다.

田中 : そうですか． では， のちほどこちらからお電話いたします．
그렇습니까. 그럼, 나중에 이쪽에서 전화드리겠습니다.

女子社員: ③日本商事の田中樣ですね． かしこまりました．
일본상사의 다나카 님이시죠. 알겠습니다.

田中 : 失禮いたします．
실례하겠습니다.

女子社員: 失禮いたします．
실례하겠습니다.


올바른 응대

女子社員: 韓國貿易， 海外營業部でございます．
한국무역, 해외영업부입니다.

田中 : いつもお世話になっております．
日本商事の田中と申しますが， 海外營業部の金課長はいらしゃいますでしょうか．
항상 신세지고 있습니다.
일본상사의 다나카라고 합니다만, 해외영업부 김과장님 계십니까?

女子社員: ①田中樣でいらっしゃいますね． いつもお世話になっております．
海外營業部課長の金でございますね． ただいまおつなぎしますので， 少 お待ちくださいませ．
다나카 님 되시죠. 항상 신세지고 있습니다.
해외영업부의 김과장 말씀이시죠. 지금 곧 연결해 드리겠사오니 잠시만 기다려 주십시오.

(잠시 후)

女子社員: 申し譯ございません． ②課長の金はただいま他の電話に出ております．
こちらからお電話を差し上げたいと存じますが…．
죄송합니다. 김과장은 지금 다른 전화를 받고 있습니다.
저희 쪽에서 다시 전화를 드렸으면 합니다만….

田中 : では， お願いします． 日本商事の田中と申します．
그럼, 부탁드립니다. 일본상사의 다나카라고 합니다.

女子社員:③日本商事の田中樣でいらっしゃいますね． かしこまりました．
念のため， お電話番號をお願いいたします．
일본상사의 다나카 님 되시죠. 알겠습니다.
만일을 위해서 전화번호를 부탁드립니다.

田中 : 03-1234-5678です．
03-1234-5678입니다.

女子社員: ③かしこまりました． 日本商事の田中樣で， お電話番號が03-1234-5678ですね． それでは電話が終わり次第， こちらからお電話を差し上げます． わたくし海外營業部のパクと申します． 失禮いたします．
알겠습니다. 일본상사의 다나카 님 되시고, 전화번호가 03-1234-5678이시죠.
그럼, 전화통화가 끝나는 대로 저희 쪽에서 전화를 드리겠습니다. 저는 해외
영업부의 박이라고 합니다. 실례하겠습니다.

田中 : それでは， どうぞよろしくお願いします．
그럼 잘 부탁드립니다.

♧ 틀린 부분 체크

① 일본은 우리와는 달리 자신이 소속된 집단의 구성원에 대해서는 존경표현을 쓰지 않는다. 즉, '사장'이라고 해도 사외(社外) 사람 앞에서는 경칭을 쓰지 않는다. 따라서 경칭의 뜻이 담겨 있는 「課長」를 이름 뒤에 붙여 말하기보다는 단순한 직함이라는 의미의 「課長の金」(과장인 김, 김과장)이라고 표현하는 것이 좋다.
그리고, 연결을 원하는 사람의 이름을 확인한 후에는 「ただいまおつなぎいたしますので…」(지금 곧 연결해 드리겠사오니…)라는 말을 해 주면 상대방에게는 훨씬 정중하게 느껴진다.

② 상대방이 찾는 사람이 통화 중일 경우에는 일반적으로「ただいま他の電話に出ております」
(지금 다른 전화를 받고 있습니다)라고 말한다. 그러나 이 말만 하면 너무 딱딱하므로 '죄송하다'는 말과 함께, 「こちらからお電話を差し上げたいと存じますが…」(저희 쪽에서 다시 전화를 드렸으면 합니다만…)라는 뜻을 전하도록 하자.

③ "○○ 씨 되시죠"하고 상대방을 높여서 부를 때에는 「○○ですね」라고 하지 말고 「○○でい
らっしゃいますね」를 사용해서 표현하도록 하자.
연락을 해야 할 상대방의 성함·회사명·전화번호 등을 확인했으면, 나중에 다시 전화를 드리겠다는 요지를 전한다.

「念のため， お電話番號をお願いいたします」(만일을 위해서 전화번호를 부탁드립니다),
「それでは電話が終わり次第， こちらからお電話を差し上げます」(그럼 전화통화가 끝나는 대로 저희 쪽에서 전화를 드리겠습니다)라는 표현은 자주 쓰이는 표현이니 잘 익혀 두자.
또한, 나중에 착오가 생기지 않도록 만일을 위해 전화를 받은 사람은 이름을 밝혀 둔다.


普通の言葉(일반적인 말)

だれですか． (누구입니까?)
今， 席にいません． (지금 자리에 없습니다.)
どんなことですか． (무슨 일입니까?)
わかりました． (알겠습니다.)
ちょっと待ってください． (잠깐 기다려 주세요.)
どうですか． (어떻습니까?)
急ぐんですか． (급합니까?)
電話があったと言っておきます．(전화가 왔었다고 말해 두겠습니다.)
すみませんが， もう一度言ってください．(미안합니다만, 다시 한번 말해 주세요.)


丁寧な言葉(정중한 말)

失禮ですが， どなた樣でいらっしゃいますか．(실례입니다만, 누구십니까?)
ただいま席を外しております． (지금 자리를 비웠습니다.)
どのようなご用件でございますか． (무슨 일이십니까?)
かしこまりました． ／ 承知いたしました． (알겠습니다.)
少 お待ちください． (잠시만 기다려 주십시오.)
いかがでしょうか． (어떠신지요?)
お急ぎでいらっしゃいますか． (급한 일이십니까?)
お電話があったことを傳えておきます．(전화하셨다고 전해 드리겠습니다.)
恐れ入りますが， もう一度お願いいたします． (죄송합니다만, 다시 한 번 부탁드립니다.)



일본어로 전화받기 핵심 매뉴얼

회사명 또는 부서명을 댄다 ·「 會社 部でございます」(○○회사 ××부입니다)
비즈니스 통화에서는 「もしもし」(여보세요)란 말은 사용하지 않는다.

상대를 확인하고 인사한다 ·「 樣でいらっしゃいますね」(○○ 님 되시죠)
직접 아는 사람이 아니더라도 「いつもお世話になっております」(항상 신세지고 있습니다)라고 반드시 인사한다.

당사자가 전화를 받을 수 없는 경우, 상황을 전하고 전할 말이 있는지 묻는다
「 はただいま他の電話に出ております」 (○○은 지금 다른 전화를 받고 있습니다.)
「課長の金はただいま外出しております」 (김과장은 지금 외출중입니다.)
「ご傳言を賜りましょうか」(전하실 말씀이 있으십니까?)

용건과 상대방의 ·맞장구를 치면서 책임지고 용건의 요점을 메모하고, 정보를 메모한다.
연락 착오가 없도록 상대방의 연락처를 메모해 둔다.
「かしこまりました． 念のため， お電話番號をお願いいたします．」
(알겠습니다. 만일을 위해서 전화번호를 부탁드립니다.)

중요사항을 복창하고 ·일시·장소·회사명·물품명 등, 전해 받은 내용을 확인한다
주의해서 확인하되, 잘못 알아들은 것이 없는지 반드시 복창한다.

용건을 대신 전해 받을 경우에는 자신의 이름을 밝혀둔다.

끝인사를 한다.
「ありがとうございました」(감사합니다),「失禮いたします」(실례하겠습니다),
「かしこまりました」(알겠습니다), 「よろしくお願いいたします」(잘 부탁드립니다)

수화기를 내려놓는다. 상대방보다도 나중에 수화기를 내려놓는 것이 예의이다.