WBS(Work Breakdown Structure)

[해오름]

WBS(Work Breakdown Structure) 목표달성 위한 프로젝트, WBS로 관리하라

하나의 프로젝트를 진행하기 위해서는 여러 가지 고려해야 할 사항들이 많다. 첫 단추를 잘 꿰는 것이 중요하듯, 프로젝트 또한 처음을 어떻게 시작하느냐에 따라 그 결과는 달라진다. 프로젝트를 체계적으로 관리하고, 목표 달성을 위한 업무를 명확하게 정의할 수 있는 방법 중 하나가 바로 WBS(Work Breakdown Structure), 즉 작업분할구조도이다.

목표 달성을 위한 프로젝트를 수행하다보면 종종 ‘프로젝트의 범위는 어디까지인가?’, ‘이것도 해야 하는 것인가?’, ‘방향성을 제대로 잡고 있는가?’라는 질문을 많이 갖게 된다. 이것은 프로젝트가 체계적으로 관리되지 못하고 있다는 것을 의미한다. 즉 목표 달성을 위한 프로젝트를 시작할 때 구체적으로 해야 할 일을 명확하게 정의하지 않은 경우 발생하는 것이다. 만약 목표 달성에 요구되는 사항을 명확히 해석해 그에 대한 작업을 규성하고, 이를 수시로 점검했다면 과업의 누락이나 불필요한 업무는 발생하지 않게 된다.

이때, 프로젝트에서 해야 할 일들을 체계적으로 정의하는 도구로 ‘작업분할구조도(WBS: Work Breakdown Structure)’를 사용한다. WBS의 사전적인 의미는 프로젝트의 범위와 최종산출물을 세부요소로 분할한 계층적 구조도다.

WBS, 프로젝트 진행에 유용한 툴

그렇다면 WBS의 역할은 무엇일까.
어떤 프로젝트를 시작할 때 대부분의 조직에서는 킥오프 미팅(kick-off meeting)을 한다. 그러나 WBS를 바탕으로 프로젝트를 시작하기 위해서는 우선 프로젝트 관리자를 먼저 임명해야 한다. 임명된 프로젝트 관리자는 프로젝트의 모든 예산을 수립하고, 이러한 예산은 요구사항에 근거해 프로젝트 작업 범위로 산출한다. 작업의 종류와 범위는 프로젝트 관리자가 WBS에 근거하여 업무를 식별한 후에야 파악이 가능하게 된다.

프로젝트를 진행하다보면 예상치 못한 일로 업무가 지연되거나 비용이 발생하기도 한다. 이는 프로젝트를 대충 산정해 진행했기 때문이다. 따라서 누락된 작업은 결국 일정에 차질을 주고, 지연된 일정을 만회하기 위해 더 많은 공수를 투입하다보면 예상치 못한 비용이 지출되는 결과를 가져온다. 이를 예방하기 위해 WBS는 프로젝트의 작업에 대한 일정이나 원가를 산정하는 기초자료를 제공한다.

WBS는 작업 자원을 배정하기 위한 툴로써도 유용하다. 즉 어떤 일을 누가, 무엇을 가지고 할지 정해야 하는 것을 도와준다. 직무할당표도 사용되기도 하지만 작업에 대한 자원, 즉 공수를 배정하는 것은 WBS가 효과적이다.
프로젝트 생산성 통제를 위한 툴로서도 WBS는 적합하다. 물론 WBS가 프로젝트의 생산성을 완벽히 통제할 수 있다는 것은 아니다. 다만, 통제의 기반이 되는 작업의 종류와 규모를 나열하기에 생산성을 예측하고 프로젝트 중간에 변경이 발생하면 이를 통제할 수 있다는 것입니다. 즉, 범위의 변경은 WBS의 변경으로 통제되는 것이다.

WBS는 각 작업에 대한 세부작업과 담당자를 쉽게 식별할 수 있도록 표현되기 때문에 프로젝트의 범위 변경 즉, 요구사항의 변경발생시 가장 먼저 체크해 보아야 한다. 따라서 WBS는 고객과의 의사소통을 위한 기본적인 수단이 되기도 한다.

프로젝트 팀원들과 함께 하는 WBS 작성

① 상위 수준의 WBS 작성 

WBS 작성을 위해서는 먼저, 프로젝트 매니저를 중심으로 업무를 하향식(Top-down)으로 전개한다. 이때 과거 유사한 프로젝트의 자료를 살펴보거나, 유사 프로젝트의 경험자에게 조언을 들어볼 필요가 있다. 이러한 기초 정보를 바탕으로 프로젝트 팀장과 팀원은 해당 프로젝트의 목표를 재확인하고, 프로젝트의 전체 개요적인 수준으로 WBS를 작성한다.

② WBS에 대한 공감대 형성 

상위 수준의 WBS가 작성되면 함께 프로젝트를 진행하는 구성원들과 이에 대한 공감대를 형성해야 한다. 여기서는 작성된 WBS에 대해 중복된 업무나 누락된 업무는 없는지 검토하고, 타당성에 대한 논의를 통해 지속적인 수정 보완을 해나간다. 최종적으로는 프로젝트 스폰서의 승인을 확보해야 한다.

③ 상세 WBS 작성 

상위 수준의 WBS를 기초로 각 수준별로 상세한 내용을 채워나간다. 보통 대규모 프로젝트에서는 이러한 상세 WBS는 프로젝트 팀원들 각자가 담당하는 부분을 정하여 해당 부분에 대하여 세부적으로 작업을 분해해 내려간다.

④ 완료된 WBS 공유 

팀원들 각자가 작성한 상세 WBS와 상위 수준의 WBS를 합쳐 프로젝트의 WBS를 완성한다. 완성된 WBS는 프로젝트를 함께 진행하는 모든 팀원들과 공유해야 한다. WBS를 작성하는 데 있어서 일반적으로 준수해야 하는 원칙은 있지만, 이러한 원칙은 단지 일종의 작성 지침일 뿐, 깨뜨릴 수 없는 법칙은 아니다.

출처 : 한국능률협회컨설팅