`주52시간`에 줄어든 근무시간…공간효율 높여 생산성 키워라

[P N C]

스마트오피스 도입한 한국MS, 1인당 30% 추가 업무시간 확보농어촌공사, 지원 공간 늘리니 1인당 노동생산성 8% 향상출근직후 개인 좌석서 워밍업…중요 업무는 몰입공간서 처리회의는 라운지서 자유롭게…북카페도 휴식위한 좋은 공간

주당 최대 52시간 근무제 정착과 대응을 위한 기업들의 움직임이 분주하다. 유연근무제로 업무 상황에 따라 탄력적으로 근무시간을 적용하는 곳이 있는가 하면 야근을 원천 봉쇄하기 위해 PC 셧다운 제도를 도입한 곳도 있다. 업무량은 그대로인데 근무시간이 줄면서 업무 생산성은 그 어느 때보다 중요해졌다. 회의시간 제한, 집중 근무시간제 도입 등 제한된 시간에 생산성을 극대화하기 위해 조직 차원에서 직원들의 노동시간을 관리하기도 한다.
시간관리 못지않게 업무 효율을 높일 수 있는 환경을 만드는 것 또한 중요하다. 보고서 작성, 자료 정리, 회의 등 업무 형태는 다양하고 업무 형태에 따라 필요한 환경도 달라진다. 지금은 고정적인 자리에서 벗어나 어디서든 업무를 할 수 있는 시대다. 각각의 공간이 갖는 기능과 역할도 이에 맞춰 점차 다양하고 유연하게 진화하고 있다. 한국마이크로소프트는 공간 혁신을 포함한 스마트오피스 환경 구축 이후 개인당 15~30%의 추가 업무시간이 확보된 것으로 나타났다. 한국농어촌공사는 혁신도시 이전과 함께 회의실 수를 크게 늘리고 지식창조 공간 등 다양한 지원 공간을 마련한 결과 1인당 노동생산성이 8% 증가했다고 밝혔다. 공간이 곧 개인과 기업의 경쟁력이 되는 시대다. 창의적이고 효과적인 공간 활용에 참고할 수 있도록 각 업무 유형에 적합한 공간을 소개하고자 한다. 

첫째, 출근 직후 워밍업 단계는 개인 고정 좌석에서 시작하는 것이 좋다. 아침 일찍부터 집중력을 발휘하는 사람들도 있지만, 대부분은 출근 직후 워밍업이 필요하다. 이때 본격적인 업무에 앞서 계획을 점검하고 구체적으로 정리하면 하루를 알차게 준비할 수 있다. 이후 진행할 중요 업무를 위해 자료 정리 등 준비 작업을 하거나 잡무를 처리하는 것도 좋다. 개인 고정 좌석은 현재 관리하고 있는 자료와 작업 문서들을 가장 편하게 이용할 수 있고, 팀원들과 필요한 내용들도 공유할 수 있어 이러한 업무 유형에 적합하다. 비지정좌석제라면 그날 주요 업무의 성격에 따라 공간을 선택할 수 있다. 오늘 업무에 팀 업무 비중이 높다면 팀 단위로 자리가 배치된 팀워크 형태의 공간에서 동료들과 함께 업무를 시작하는 게 좋다. 개인 업무 비중이 높다면 부서 상관없이 다양한 인원이 찾는 개방형 공유좌석에서 동료들과 대화를 하며 가볍게 하루를 시작해보자. 자연스럽게 동료들과 친밀도도 높이고, 유용한 정보와 새로운 아이디어도 얻을 수 있다. 

둘째, 중요 업무는 몰입 환경을 이용한다. 내 자리가 파티션으로 주변과 완벽히 차단되는 큐비클과 같은 형태라면 이미 어느 정도 몰입에 유리한 환경이라고 볼 수 있다. 하지만 정말 중요한 업무라면 별도의 몰입 공간을 이용하는 것이 좋다. 생산성 전문 컨설팅회사인 프로덕티비티프로의 로라 스택 회장은 "집중해야 할 때는 빨간 모자를 쓰는 등의 방식으로 주변에 신호를 보내라"고 조언한다. 동료의 업무 협조 요청과 외부 전화가 빗발치는 상황에서 절대적 몰입을 기대하기는 어렵다. 흔히 포커스룸으로 불리는 독립된 1인 몰입 공간에서 근무하면 외부 방해요소를 차단할 수 있고 그 자체로 현재 집중 업무 중임을 알리는 무언의 신호가 돼 동료들의 협조도 구할 수 있다. 

셋째, 각종 협업 업무는 성격에 따라 형태와 방식도 다양한 만큼 이를 충분히 고려해야 한다. 공동 작업이 필요하다면 라운지가 좋은 공간이 될 수 있다. 서로 마주 본 상태에서 수시로 의사를 교환하고 같이 내용을 검토할 수 있어 효율적인 협업이 가능하다. 딱딱한 업무 공간과는 다른 편안한 분위기가 유연한 사고와 창의적 발상에도 도움을 준다. 

회의는 목적과 필요한 도구에 따라 적절한 공간을 선택해야 한다. 대한상공회의소 조사에 따르면 우리나라 직장인들은 기업 내 회의 문화에 대해 효율성(38점), 소통성(44점), 성과(51점) 등 3개 부문에서 낮은 평가를 내렸다. 많은 직장인이 한없이 길어지고 결과는 나지 않는 비효율적인 회의가 많다고 느끼고 있다. 공식적이고 정형화된 형태의 개실형 회의실은 리더 중심의 회의 진행으로 팀원들의 적극적인 참여가 저해되며, 결과적으로 긴 회의로 이어지는 경우가 많다. 이 때문에 자유로운 아이디어 공유가 필요한 브레인스토밍이나 몇 명만 참여하는 소규모 회의는 라운지나 개방형 캐주얼 미팅 공간을 활용하는 것이 좋다. 자유로운 분위기가 직원들의 적극적인 참여와 소통을 유도해 압축적이고 내실 있는 회의를 할 수 있다. 자료를 보고, 때때로 즉흥 작업도 필요하다면 6~8인 규모의 멀티미디어 회의 공간을 사용해 회의 집중도도 높이고 빠른 업무 처리를 할 수 있도록 한다. 

넷째, 휴식이나 가벼운 업무도 전략적이고 창의적인 접근이 필요하다. 일본의 기업가이자 유명 강연가인 시오나기 요스케는 저서 `완벽하게 쉰다는 것`에서 완전히 긴장을 놓는 것보다 일과 연관성을 유지하는 `적극적 휴식`이 재충전에 더욱 도움이 될 수 있다고 말한다. 책으로 꾸며진 북카페는 이러한 발전적 휴식에 적합한 공간이다. 일에서 완전히 떠나 쉬는 것도 좋지만 가끔은 독서를 하거나 가볍게 책 구경을 하는 동안 지적 자극을 받으며 생산적으로 쉬는 것도 좋은 방법이다. 우연히 업무적으로 갖고 있는 고민이나 해결되지 않은 과제에 대한 영감을 얻을 수도 있다. 

북카페는 편안한 분위기에 다양한 자료를 접할 수 있어 자료 탐색이나 아이디어 발상에도 좋은 공간이다. 인터넷 자료 탐색이라면 동료들과 교류하거나 간단한 업무도 가능한 라운지를 이용할 수 있다. 자유롭고 유연한 분위기가 창의적인 탐색을 돕고, 우연히 만난 동료와 방금 찾은 자료나 아이디어에 대한 의견을 교환할 수 있다.
 

공간은 생산성에 대한 기업의 고민을 해결해 줄 또 하나의 전략적 요소다. 여기서 중요한 것은 얼마나 많은 비용을 투자해 얼마나 다양한 공간을 제공하느냐가 아니다. 각각의 공간이 충분한 기능을 제공하고, 직원들 또한 실질적이고 자발적으로 공간을 활용하도록 하는 것이다. 이를 위해서는 직원의 자율성을 보장하는 기업 문화와 함께 실제 그들의 니즈와 업무 행태에 부합하는 공간을 구축해야 한다.

[출처] [2018/07/13][MK][Biz Times][Biz Focus] `주52시간`에 줄어든 근무시간…공간효율 높여 생산성 키워라|작성자 쭌