하루의15분 정리의 힘 ＜윤선현＞저

[양홍석(관리과장)]

하루의15분, 정리의 힘 

□ 마감시간에 자주 쫓기는 편이다
□ 한 주에 절 반 이상은 야근한다
□ 한 가지 일에 집중을 못한다
□ 종일 피로를 느낀다
□ 메일 확인과 업무 전화로 오전이 다 지나간다

혹시라도 위 리스트에 2가지 이상에 “예”라고 대답했다면 지금 당장 당신의 시간 정리력을 점검해야 봐야 합니다.. 자칫 잘못하면 인생의 마지막 순간에도 “정작 중요한 건 하나도 못 했다”며 땅을 치며 후회할 수도 있기 때문입니다.

직장인에게 꼭 필요한 정리의 힘 1 <책상편>

지금 자신의 책상을 한번 살펴보자. 어떤가?

뭔가 어지럽고 지저분해 보인다면 아래 항목 중 자신은 어디에 해당되는 지 생각해보자.

 책상 정리 못하는 사람의 유형

변명형 : 일도 바빠 죽겠는데 정리할 시간을 낼 수 있겠는가.

창고형 : 서류부터 택배 박스까지 모든 물건을 책상에 쌓아놓거나 서랍에 쑤셔넣는다.

불평형 : 책상만 더 컸어도, 책꽂이만 하나 더 있었어도 정리할 수 있을 텐데.

과시형 : 어지러운 책상으로 업무력을 보여주려 한다.

꾸밈형 : 책상 가득 각종 문구와 소품으로 꾸미는 데 치중한다. 

당신이 책상 정리를 어려워하는 이유 

‘오늘은 퇴근 후에 꼭 치워야지...’  마음을 굳게 먹지만

늘 숨 돌릴 틈 없이 일하며 퇴근 시간조차 불확실한 요즘,

직장인들에게 하루 날 잡고 책상 정리를 한다는 것은 불가능에 가깝다.

그러니 날 잡고 정리한다는 생각은 버리자. 날마다 15분씩 나눠서 하는 게 훨~씬 효과 있다.

책상을 생산적인 공간으로 바꿔주는 간단한 방법을 알아보자.

책상 정리 3단계

1. 사물의 유효기간을 적는다

책상의 목적을 염두에 두고 있는가? 책상이란 바로 성과를 내기 위한 공간이다. 자신의 책상 위 물건들이 성과를 도와주는 도구인지 한 번 둘러보자. 한 유명 주얼리 브랜드의 대표는 텅 빈 책상을 사용하며 “일할 때는 한 가지 일거리만 꺼내서 처리하고, 다음 일거리를 책상 위에 올려놓는다”고 한다. 당신의 책상은 성과를 내는 공간인가, 아니면 업무가 쌓이는 공간인가?

사용하지도 않는 물건이 오랫동안 책상에서 방치되는 이유는 유효기한이 없기 때문이다. 서류를 프린트할 때 날짜가 표시되게 설정하거나 손으로라도 날짜를 적는 것이 좋다. 사놓고 한 달 이상 사용하지 않은 문구, 다 읽은 책, 쓸모없는 자료 등 모든 물건에 대해 마지막으로 사용한 때와 앞으로 사용할 때를 지정하면 책상 위에 쓰지도 않는 물건이 쌓이는 걸 막을 수 있다.

2. 출근 후, 책상 먼저 닦는다

업무 시작 전, 책상을 닦는 습관을 만들자. 애리조나대학교의 미생물학자 찰스 거바(Charles Gerba) 박사에 따르면, 책상 위 마우스, 전화기, 노트북에서 화장실 변기보다 400배나 많은 세균이 검출된다고 한다. 아침마다 책상을 닦으면 차분히 마음이 정리되면서 상쾌한 기분으로 업무 모드에 돌입할 수 있다. 건강한 직장생활을 위해서도 이런 습관을 들이는 게 좋다. 과연 이게 효과가 있을까? 의문이 든다면, 지금 당장 책상을 한번 닦아보자. ‘의외로 기분이 좋은데?’ 이런 생각 들 것이다.

퇴근 전 15분은 업무의 마무리와 함께 책상을 마무리하자. 그날 처리한 업무 관련 서류, 컴퓨터 파일, 사용한 문구류 등을 제자리에 넣자. 더 이상 필요 없어진 서류는 과감히 버리도록. 책상이 깨끗해지는 것은 물론 퇴근 후에도 자꾸 회사 일이 떠오르는 악몽에서 벗어나는 좋은 습관이다. 다음날 출근해서 책상을 만나면, 상쾌한 인사가 절로 나올 것이다.

3. 집게, 지퍼백, 고무줄을 이용한다

책상 정리 도구는 집게, 지퍼백, 고무줄이면 충분하다. 책상 위에 쌓이는 대표적인 물건인 서류를 정리할 때는 클리어 파일 등 비싸고 부피가 큰 도구보다는, 집게를 이용해 서류를 묶자. 오래 보관할 서류라면, 3공 바인더를 이용하는 것도 좋다. 그 밖의 자잘한 물건은 고무줄과 지퍼백으로 분류해주면 깔끔히 정리할 수 있다.

직장인에게 꼭 필요한 정리의 힘 2 <컴퓨터 파일 편>

지금 자신의 컴퓨터 모니터를 들여다 보자. 바탕 하면에 아이콘이 몇 개 정도 깔려 있는가?

평소 파일 하나 찾을 때 최소 1분 이상 소요되는가? 그렇다면 아래 항목 중 자신은 어디에 해당되는 지 생각해보자.

컴퓨터 파일 정리 못하는 사람의 유형

창조형 : 기존 자료를 수정하기보다는 새 파일로 저장하여 세포분열시킨다.
다운로드형 : 사진, 영화, MP3 등 취미 활동으로 다운로드를 많이 하고 모아놓는다.
지레걱정형 : 파일을 하나라도 지우면 큰 문제가 생기는 줄 안다.
얼리어답터형 : 파일을 정리하기보다는 차라리 외장하드를 산다.
정신산란형 : 파일은 무조건 눈에 보여야 안심이라 바탕화면에 가득 띄워놓는다.

컴퓨터 파일 정리를 해야 하는 이유 

처음 구입했을 때 애지중지 아끼던 컴퓨터가 1년 정도만 지나면 속도가 느려진다.

컴퓨터 속도가 느려지는 데는 하루에도 수십 개씩 습관적으로 만들고, 다운받는 파일도 영향을 준다.

하지만 더 중요한 것은 파일명에 대한 규칙을 정하지 않으면 컴퓨터 속도는 둘째 치고, 필요한 파일을 찾는 데 엄청난 시간을 낭비하게 될 것이다.

컴퓨터 파일만 제대로 정리되어도 업무의 효율을 높일 수 있다.

믿기지 어렵다면 오늘 당장 바탕화면부터 정리해보자!

컴퓨터 파일 정리 3단계

1. 파레토의 법칙을 적용하자

컴퓨터로 파일을 만드는 목적은 무엇일까? 바로 정보를 효율적으로 사용하기 위함이다.

여기서 놓치기 쉬운 두 가지 키워드는 ‘정보’와 ‘사용’이다. 책상 위 물건에도 유효기간이 있듯이, 정보에도 반드시 유효기간이 존재한다.

파레토의 법칙을 파일 정리에 적용해보자면, 파일 중 약 80%는 이미 유효기간이 지난 파일이다.

다른 사람과 더 이상 공유할 일 없는, 앞으로 업무에 활용할 수 없는 자료는 유효기간이 지난 것이니 과감히 삭제하자.
파일은 사용하기 위한 정보인데 보관하려는 태도로 접근하는 직장인이 많이 있다.

파일은 와인처럼 시간이 지날수록 숙성되는 것이 아니다.

‘나와 회사가 원하는 정보를 빠르게 찾겠다’는 태도로 파일 정리에 접근하는 것이 좋다.

2. 파일명은 명확하게, 날짜를 포함시켜 만들자

컴퓨터 파일 정리가 안 되는 이들을 보면, 기존 자료를 업데이트하면서도 ‘다른 이름으로 저장하기’ 기능을 사용해 비슷한 내용의 파일을 계속 만든다.

정리가 힘든 이유는 폴더의 이름과 위치를 정하는 원칙이 전혀 없기 때문이다.
파일명을 명확하게, 날짜를 포함시키는 습관을 만들자. 파일명만 봐도 어떤 문서인지 알 수 있도록 만든다면 파일 찾는 속도가 훨씬 향상될 것이다.

다른 이에게 전달받은 자료라도 자신만의 규칙으로 파일명을 변경시켜야 언제든 쉽게 찾을 수 있다.

예를 들어 ‘기획서_20110920_체인지업 프로그램’ ‘자료_홍길동 대리_2010년 프로모션 현황’처럼 말이다.

3. 업무별 [폴더]를 활용하라

파일 정리에 가장 효과적인 도구는 ‘폴더’이다. 파일을 정리하기 전에, 현재 하고 있는 업무에 대한 파악부터 명확하게 해야 한다.

자신의 업무를 중요도와 우선순위, 진행순서별로 분류해보자.

 예를 들어, 마케팅 담당자라면 기획, 자료조사, 회사 문서, 개인 관련 등 큰 업무별로 분류한 후 폴더를 만들자. 큰 업무 안에 속하는 세부 업무 역시 폴더로 만들면 좋다. 기획 폴더 안에 시장조사, 기획서, 진행, 보고 등 업무순서에 따라 만들거나, A사, B사, C사 등 프로젝트별로 분류하자.
컴퓨터 바탕화면에 ‘진행중’이라는 폴더를 만들고 현재 진행하고 있는 업무관련 파일을 보관하는 것도 좋은 방법.

그러다 업무가 마무리되면 업무별로 분류된 폴더로 이동시키면 깔끔해진다.
단, 컴퓨터에 가득한 파일을 날 잡고 정리하려면 한 달 내내 해도 불가능할 수 있다. 새롭게 폴더를 만들면서 정리를 시작하도록 하자.

기존 폴더에 있던 문서를 사용할 때마다 새로 만든 폴더에 이동시킨 후 보관하면 된다.

그렇게 하나씩 정리하면서 일정한 기간(6개월~1년)이 지나 기존 폴더에 남아 있는 파일만 따로 정리하면 된다.

예전에 일하면서 만든 파일도 정리하고 싶겠지만 그보다 새로 만들어지는 파일을 정리하는 게 더 중요하다는 사실을 명심하자.

직장인에게 꼭 필요한 정리의 힘 3 <이메일 편>

 평소 정리 잘하기로 소문난 사람들조차 쉽게 간과하는 것이 있다. 바로 이메일 정리다. 

지금 당장 자신의 메일함을 열어보자. 혹시  보낸 편지함 / 받은 편지함 / 정크 메일  이렇게 3개로 단촐하게 구성되어 있는 건 아닌지....

아래 항목 중 자신은 어디에 해당되는 지 생각해보자.

이메일 정리를 못하는 사람의 유형

넝마주이형 : 메일이 곧 정보라고 생각하며 모든 광고 메일을 수신 동의한다.
다다익선형 : 포털사이트마다 메일을 하나씩 사용하고 있어 로그인하는 것만도 일이다.
메일의존형 : 하루 업무는 늘 메일로 시작해서 메일로 끝난다. 메일 보내고 받기 위해 출근하는 듯하다.
기브앤테이크형 : 메일 서비스에는 ‘받은 편지함’과 ‘보낸 편지함’만 있는 줄 안다.

이메일을 정리 해야 하는 이유 

세계적으로 하루에만 2940억 통의 이메일이 전송된다고 한다.

이메일을 정리하기 어려운 이유는 단순하다. 전화와 다르게 소리 없이 밤낮으로 때를 가리지 않고 계속 쌓이기 때문이다.

업무의 중요한 도구이지만, 잘못 사용하면 업무의 가장 큰 방해물이 될 수 있는 이메일 정리에 대해 알아보자. 

이메일 정리 3단계

1. 메일의 노예가 되지 말라

많은 직장인들이 이메일을 보내는 것 자체를 '일하는 것'으로 착각한다.

하지만 이메일은 단지 업무의 도구일 뿐, 도구를 오래 사용한다고 성과가 나는 것은 아니다.

시간 관리 소프트웨어 전문 기업인 레스큐타임(RescueTime)의 조사에 따르면

직장인은 하루에 평균적으로 이메일을 50번씩 확인한다고 한다. 그만큼 이메일이 직장인의 시간과 집중력을 빼앗아간다는 뜻이다.
결국, 메일을 지나치게 많이 보내고 많이 받는 게 문제다. 메일의 노예가 되지 말라.

메일은 도구라는 것을 명심하고 메일을 통해 어떤 성과를 낼 것인가를 명확히 하라.

2. 하루에 1~2회씩만 확인하자

습관적으로 또는 새 메일 알람이 울릴 때마다 당장 확인하고 싶어 안달하지 말자.

오전과 오후로 나눠 하루에 1~2회씩만 확인하자. 특히 스마트폰의 메일 알람은 꺼두는 것이 좋다.

특별히 급하게 처리해야 할 게 아니라면 그걸로 충분하다.

때론 이메일보다 직접 전화하는 게 훨씬 일처리가 빠르다는 걸 명심하라. 

3. 계정은 분리하고, 보관함은 적극 활용하자

날마다 날아오는 각종 광고 메일 때문에 골치가 아프다면 계정을 분리해서 사용하자.

주 메일에는 오로지 업무와 관련된 중요한 메일만 올 수 있게 하고,

불필요한 메일이 날아오면 수신거부를 하거나 다른 이메일 계정으로 받을 수 있게 수정하자.

이것 하나만 제대로 해도 이메일에 쏟는 시간과 집중력의 낭비를 대부분 방지할 수 있다.
두 번째로는 휴지통과 보관함을 활용하자. 받은편지함에 메일을 보관하지 말고 휴지통이나 보관함을 사용하라.

굳이 보관할 필요가 없는 메일은 과감하게 휴지통에, 꼭 필요한 것은 보관함으로 보내면 된다.

받은편지함은 읽거나 처리하지 않은 메일만 남아있도록 만들자.
세 번째로 활용할 것은 임시보관함이다. 바로 회신하지 않아도 되는 메일은 임시보관함에 저장한 뒤

급한 업무를 먼저 처리하고 나서 여유 시간이 날 때 회신하도록 한다.

직장인에게 꼭 필요한 정리의 힘 4 <명함 편>

명함, 평균 사이즈 가로 9cm, 세로 5cm의 작은 종이에 불과하지만, 이 조그마한 명함 한 장에서 모든 비즈니스는 시작된다.

그럼에도 제대로 명함을 관리하고 있는 직장인은 의외로 드물다.

쌓여만 가는 명함들, 아래 항목 중 자신은 어디에 해당되는 지 생각해보자.

명함 정리 못하는 사람의 유형

농사형 : 열심히 뿌리고 열심히 거둬들이지만 그게 끝이다.
폐지수집형 : 명함철에 차곡차곡 모으다 쓸모없는 종이로 만들고 만다.
숨바꼭질형 : 받은 명함이 여기저기 흩어져 있어서 중요한 순간에는 찾을 수가 없다.
난독증형 : 명함에 적힌 연락처와 SNS는 단순한 글자일 뿐, 결코 연락할 줄 모른다.
스마트형 : 1000개가 넘는 스마트폰 주소록을 자랑하지만 누군지도 모르는 이름이 태반이다.

명함을 정리 해야 하는 이유 

예전에 수년간 쌓아둔 명함을 한꺼번에 정리한 적 있다.

수백 장이 넘는 명함을 모았는데 정리하다 보니 놀랍게도 필요 없는 명함이 80% 이상이었다.

버린 명함의 대부분은 명함 주인이 이직했기 때문이었다. 평균 7년에 한 번씩 직장이 아닌 직업이 바뀐다고 하던데,

실제로 확인하니 더욱 충격적이었다.

명함을 정리해야만 명함 속 사람을 진정한 내 인맥으로 만들 수 있다.

명함 정리 3단계

1. 명함에 대한 '생각'부터 바꾸자

사실 명함이라는 것이 너무 흔해져서 단순한 종이라고 느끼는 사람들이 많은데 이런 마인드부터 바꿔야 한다.

최근 영국에서 실시한 한 설문조사에 따르면, ‘인생에서 가장 후회되는 10가지’ 중 하나가

‘사람들과의 인연을 소중히 하지 못한 것’이라고 한다.

명함을 정리한다는 것은 사람들과 좋은 관계를 시작하기 위한 첫걸음이 된다.

명함을 잘 정리하기 위해서 가장 먼저 필요한 것은 사람에 대한 애정과 관심이다.

2. 스마트폰을 적극 활용하자

주기적으로 명함을 꺼내 필요와 불필요를 구분하는 습관을 만들자.

필요한 명함은 현재 하는 업무와 관련한 이들의 것으로 연락해도 ‘뻘쭘하지’ 않은 명함이다.
불필요한 명함은 업무 관계로 한두 번 만난 후 오랜 기간 연락이 끊겼고, 지금은 무슨 일을 하는지 불확실한 명함이다.

불필요한 명함에 해당하는 것은 과감히 쓰레기통으로 보내자.

혹시 확인이 필요하거나 이래저래 망설여지는 명함이 있다면 따로 분류해 중간 지대에 모아두도록.

맛있는 김치도 숙성이 필요하듯 명함도 시간이 지나면 판단 기준이 명확해진다.
명함을 받으면 일주일 이내에 정리하는 습관을 들이자.

명함 채로 가지고만 있으면 활용하기 어렵다. 모든 명함을 이메일 주소록에 입력하고 스마트폰으로 연동해 만난 사람의 특성에 맞게 그룹을 정하고 메모란에 그 사람을 기억할 수 있는 기록을 남기는 게 좋다.

3. 회전식 정리함을 활용, 딱 '150장'씩만 넣는다

주소록을 입력하고 난 뒤 종이 명함은 어떻게 해야 할까?

추천하는 도구는 '롤로덱스'라는 회전식 명함 정리함이다. 명함을 쉽게 넣고 뺄 수 있으며 인덱스가 돼 있어 찾기도 쉽다.

그 뿐만 아니라 이 도구를 이용한 명함 정리의 원칙이 있으니, 바로 150장의 명함만 정리하는 것이다.

한 사회학자가 조사한 결과에 따르면 한 사람이 친밀하게 관리할 수 있는 인맥은 150명뿐이라고 한다.

이 정리함을 돌려 한 장씩 보며 그동안 소원한 이들에게 문자나 전화를 하면 된다.

새로운 명함 한 장을 추가해야 한다면 무조건 한 장을 빼자. 그래야 명함도 정리되고 인맥도 정리된다.

직장인에게 꼭 필요한 정리의 힘 5 <하루 일과 편>

분명히 아침에 계획을 세우고 온종일 책상에 앉아만 있었는데도

퇴근할 때가 되면 도대체 하루가 어떻게 지나갔는지 모르겠다는 이들이 생각보다 많다.

아래 항목 중 자신은 어디에 해당되는 지 생각해보자.

하루 일과 정리 못하는 사람의 유형

긴급조치형 : 늘 시간에 쫓기며 업무를 제시간에 끝내는 건 하늘이 도와주는 날만 가능하다.
야근필수형 : 근무 시간 8시간은 법정 노동 시간에 불과하다. 야근은 선택이 아니라 필수!
겉만스마트형 : 스마트폰, 태블릿 PC 등 디지털 제품으로 무장했지만 업무 성과로 연결된 적이 없다.
원시부족형 : 해 뜨면 출근하고 해 지면 퇴근한다. 어차피 관리도 안 되는 거 본능대로 산다.
심사숙고형 : 5분이면 할 수 있는 일도 무조건 미루고 본다.

하루 일과 정리를 해야 하는 이유

사람에게는 시간을 지배하고 싶다는 욕망이 있게 마련이다. 하지만 아직 누구도 시간을 거스르는 데 성공하지 못했다.

스티브 잡스는 이렇게 말한 바 있다.

“최고의 부자로 무덤에 묻히는 것은 내 관심 밖의 일이다.

매일 밤 잠자리에 들며 ‘오늘 우리가 정말 놀라운 일을 해냈어’라고 말하는 것, 내겐 이것이 전부다.”

스티브잡스는 ‘하루’라는 시간 동안 자기 자신과 하고 있는 일에 대해 진정한 기쁨을 느꼈다.

하루 시간을 제대로 정리하는 것은 그 무엇보다도 행복과 관련 있다.

늘 미루기만 하던 사람도 실천할 수 있는 하루 일과 정리에 대해 알아보자.

하루일과 정리 3단계

1. '계획' '실행' '평가'를 기준으로 하루를 점검하자

시간 정리를 잘하는 사람은 세 가지를 잘하는 사람이다. 바로 계획, 실행, 평가다.

별로 한 것도 없는데 하루가 쑥 지나가버려 난감했던 경험, 누구나 한 번쯤은 다 있다.

그렇다면 점검해 봐야 한다. 터무니없는 계획을 세우지는 않았는지, 계획은 세웠지만 행동으로 옮길 마음이 없던 건 아닌지,

계획대로 되거나 말거나 상관없이 매일 반복적으로 계획만 세우고 있는 건 아닌지...

퇴근 전, 단 15분씩만 이 3가지 기준으로 그날의 일정을 점검해 보도록 하자.

2. 실수 일기를 작성하자

먼저 자신의 습관을 파악하자.

미루는 습관, 몰아서 하는 습관, 과로하는 습관 등, 시간을 효율적으로 쓰지 못하게 하는 자신의 습관을 파악해보자.

그리고 반대로, 시간을 효율적으로 쓸 수 있는 습관을 세 가지 정도로 정해 훈련하자.

연구에 의하면 새로운 회로를 만드는 데는 3주가 걸리고, 완전히 자신의 습관으로 들이는 데는 100일이 걸린다고 한다.

가벼운 것부터 하나씩 시작해 딱 100일 동안만 습관을 만들도록 노력해보자.

두 번째로는 방해물을 제거하는 습관을 가지자.

계획대로 일에만 집중하기 힘든 가장 큰 이유는 방해를 받기 때문이다.

받기 싫은 전화나 갑작스러운 부탁, 아침에는 예측하지 못했던 일 때문에 하루 계획이 다 틀어지기도 한다.

주로 언제, 어떤 태클을 받는지 떠올리고 기록하자. 오후에 전화가 많이 걸려와 업무하기 힘들다면

중요한 업무는 오전에 몰아서 하고 회의조차 잡지 않도록 해보자. 스스로 업무 집중 시간을 만드는 좋은 방법이다.

마지막으로 실수 일기를 작성하라. 하루에 일어난 일 중 한 가지를 반성하자.

하려고 한 업무나 진행한 일 중 실수를 했거나 원하던 목표대로 성과를 내지 못한 일이 분명히 있을 것이다.

또 다른 사람에게 실수한 일도 적어보자. 이렇게 하루를 평가해야 다음 날의 제대로 된 계획을 세울 수 있다.

3. '미팅'과 '할 일' 크게 2개 카테고리로 계획을 세우자

하루 일과 정리의 솔루션으로는 두 가지를 사용하자.

‘To Do List’와 스케줄로 계획하는 것이다.

 매일 아침 이 두 가지를 놓고 하루 계획을 세우자. 단, 할 수 있는 만큼만 일정을 관리하는 게 중요하다.

가능한 계획을 세우기 위해 소요 시간 예측은 필수. 오늘 하루 한 건의 미팅과 세 가지 할 일이 있다면

각각 얼마나 걸릴지 소요 시간을 미리 가늠하도록 하자. 미팅이 1시간이라면 미팅 전후 이동 시간과 준비 시간도 놓치지 말아야 한다.

이때 필요한 것이 자신만의 도구이다.

스마트폰과 태블릿 PC 같은 첨단 디지털 기기에서부터 디자이너가 만든 다이어리까지 참으로 다양한 일정 관리 도구가 있다.

하지만 다른 사람에게 좋다고 해서 당신에게도 좋다는 걸 보장할 수는 없다.

두산그룹 박용만 회장은 2분짜리와 5분짜리 모래시계 두 개를 두고 의사결정을 하는 것으로 유명하다.

비싸고 복잡한 시스템보다 오히려 포스트잇, 주방용 타이머와 같은 단순한 시스템이 자신에게 잘 맞는 도구가 될 수 있다.

[한광화]

비싸고 복잡한 시스템보다 오히려 포스트잇, 주방용 타이머와 같은 단순한 시스템이 자신에게 잘 맞는 도구가 될 수 있다.

좋은글에 감사~~~~~

[백복균]

공연히 바쁜 사람 보면 "정리의 힘" 이 부족한 경우가 많지요
날마다 무얼 찾다가 시간 다 소비하지요
좋은 글 감사합니다^^*