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전화 통화의 매너 1. 상대의 이름을 단번에 알려면 6. 찾는 본인이 부재중일 때 2. 전화가 잘 들리지 않을 때 7. 부재중 걸려왔던 전화의 회신 3. 통화 중 '되묻는 말'의 표현 8. 오래 기다린 상대에게 사과할 때 4. 복창으로 확인하는 것이 에티켓 9. 담당자에게 전화를 돌려줄 때 5. 전화가 잘못 걸려오면 10. 전화를 끊을 때의 인사 1. 상대의 이름을 단번에 알려면...... "Who's calling, please? Will you spell your name, please?" 「누구시라고 합니까? 성함의 철자를 말씀하여 주시겠습니까?」 영어회화에 자신이 있는 사람도 전화로 말을 하고 듣는 것은 그리 쉬운 일이 아니다. 그러므로 상대방의 이름을 확인하기 위해 몇 번이고 되묻는 경우가 있는데 이것은 실례가 된다. 따라서 "Will you spell your name, please?" 라고 하여 철자 하나 하나를 말하도록 하면 정확한 이름을 알 수 있다. 영어회화는 상대의 이름을 불러 주면서 대화를 이끌어 가는 것이 중요하다. 즉 "Good morning!"하는 것보다 "Good morning, Mr. Lee" 하고 끝에 이름을 붙여 주는 것이 좋다. ♣♣♣ 메시지를 받는다 A: Would you like to leave a message? B: Yes, please. A: All right, sir. May* I have your name again? B: Yes, Scott. S-C-O-double T. Fred Scott. My company's name is Steelcrete. That,s S-T-double E-L-C-R-E-T-E. A: And your number, please? ** Could you spell name, please? (성함을 철자로 말씀해 주십시오.)** A: 메시지를 남기겠습니까? B: 네, 그렇게 하죠. A: 좋습니다. 이름을 다시 한 번 불러 주시겠습니가? B: 네, 스콧. S-C-O 더블 . 프레드 스콧입니다. 저희 회사 이름은 Steelcrete.... A: 전화번호를 말씀해 주시겠습니까? ♣♣♣ 걸려온 전화는 어떻게 하지? 1) 직통 전화로 걸려올 때 "Brown Co., Miss Edwards." (브라운 회사 에드워즈입니다.) ※ 회사명 + 받는 사람 이름 2) 교환을 경유해서 걸려온 전화 "Advertising Department, Miss Edwards speaking." ※ 부서명 + 수화자명 3) 자기 전용 전화로 걸려왔을 때 "Miss Edwards." 또는 "Good morning, Gala Edwards speaking." ※ 인사말 + 본인 이름 4) 타인의 전화로 걸려왔을 때 "Mrs. Brown's office, Gala Edwards speaking." 2. 전화가 잘 들리지 않을 땐 어떻게 할까? "I can't hear you very well. Please speak a little louder." 「전화가 잘 들리지 않습니다. 조금 크게 말씀하여 주시죠.」 ♣♣♣ 전화가 잘 안 들릴 때 1) 말을 천천히 하라고 할 때 Please speak little solwly. (조금 천천히 말씀하십시오.) 2) 말을 크게 하라고 할 때 Please speak little louder. (조금 큰 소리로 말씀하십시오.) 3) 말이 안 들릴 때 Can you hear me? (제 말이 들립니까?) Will you speak up! Louder! (좀더 큰 소리로 하시오. 안 들려요.) Listen to me! (내 말을 들으시오!) 3. 통화중 '되묻는 말'의 표현 "I beg your pardon?" 「한 번 더 말씀하여 주십시오.」 통화중 어느 대목에서 이해를 못한 말이 있을 때에는 이를 되물어야 하는데, 이때 실례가 되지 않는 표현으로는 "I beg your pardon?" 하고 말 끝에서 억양을 높여묻는다. "Once more." 라고 하거나 "Say it again." 이라고 되묻는 것은 명령조의 말이어서 실례가 된다. 'Pardon'은 비단 전화 대화에서만 사용할 수 있는 것이 아니라 일반 회화에서도 사용할 수 있으며 "I beg your pardon?"으로 말을 다 하는 경우도 있지만 끝말 "Pardon?" 또는 "Beg pardon." 하고 말의 억양을 높여도 같은 뜻이 된다. ♣♣♣ 전화 응답 A: This is the General Affairs Division. B: I'd like to talk to Mr. Lee. My name is Thorne. A: I beg your pardon? May I have your name again, please? B: Thorne. T-H-O-R-N-E. A: Ah, Mr. Thorne. Hold the line, please. A: 총무부입니다. B: 이 선생 부탁합니다. 저는 '손'입니다. A: 죄송합니다만, 성함을 한 번 더 불러주시겠습니까? B: 손. T-H-O-R-N-E. A: 아, 손 씨. 잠깐 기다려 주십시오. 4. 복창으로 확인하는 것이 에티켓 "I want to cancel our schedule." "Do you mean you want to cancel you schedule?" 「스케줄을 취소하고 싶습니다.」 「스케줄을 취소하고 싶다는 말씀인가요?」 전화로 용건을 듣는 경우 자칫 잘못하여 상대의 의도와는 정반대로 알아듣는 실수를 범해 엄청난 결과를 가져오게 되는 수가 간혹 있다. 대화중 중요 부문을 복창으로써 재확인하는 것은 실례가 아니며 오히려 에티켓으로 받아들여지고 있다. "Do you mean∼" 은 상대의 의사를 묻는 어구로서, 일반 회화에 많이 사용되고 있다. 전화 통화를 할 때 또 한 가지 주의해야 할 것은, 말을 부드럽게 하기 위해 I see. I think so, too. Sure. Really? Of course. 와 같은 말들을 자주 사용하면 좋다. 이러한 말이 없으면 상대는 이쪽에서 자기의 말을 제대로 듣고 있는지의 여부를 모르기 때문에 불안하게 생각한다. 전화는 표정의 전달 없이 목소리만으로 대화를 하기 때문에 이 같은 효과는 매우 크게 나타난다. ♣♣♣ 전화로 저녁 초대 A: Listen, are you donig anything on Sunday? B: I don't think so. A: Then how about coming over for dinner? B: Do you mean* you want me to come over for dinner? A: Yes, that's it. * Do you mean∼?으로 상대의 말을 확인한다. *** A: 들어 봐, 일요일에 할 일이 있니? B: 있을 것 같지 않은데, A: 그러면 저녁 먹으러 오지? B: 너, 나에게 저녁 먹으러 오라는 거냐? A: 바로 그것이야. 5. 전화가 잘못 걸려오면... "What number have you dialed? I'm afraid you've dialed the wrong number." 「몇 번에 전화를 걸었습니까? 잘못 건 전화 같습니다.」 잘못 걸려온 전화를 받는다는 것은 결코 유괘한 일은 아니다. 그래서 대개 이러한 전화를 불쾌하게 받는 경우가 많다. 잘못 걸려온 전화에 "You've dialed the wrong number? your call to ××. Could you dial 234-××××, please?" (직통이어서 ××으로 돌려줄 수 없으니 234-××××로 걸어주십시오.) 라고 한다. 반면 전화를 건 후 제대로 전화가 걸렸는지 확인하고 싶으면 "I beg your pardon, but is this 825-1234?" (죄송합니다만, 825-1234번입니까?) 라고 물을 수 있다. 상대가 잘못 걸었다고 하면 "Oh, I'm terribly sorry."(정말 죄송하게 됐습니다.)라고 사과를 한다. ♣♣♣ 잘못 걸려온 전화 A: Hello. Can I talk to Mr. Lee? B: Mr. Lee? There's no one by that name here. A: Oh? Is this 928-7838? B: No, you have the wrong number. This is 928-7837. A: 여보세요. 미스터 리를 불러주십시오. B: 미스터 리 말입니까? 그런 이름의 사람은 이곳에 없습니다. A: 네? 그곳이 928-7838입니까? B: 아닙니다. 잘못 걸었습니다. 928-7837입니다. 6. 찾는 본인이 부재중일 때 "He's out. I'll have him call you as soon as he gets in." 외출하고 안 계십니다. 돌아오는 대로 전화를 걸도록 하겠습니다.」 회의나 외출로 인하여 전화를 받아야 할 본인이 부재중일 때 굳이 부재 이유를 말할 필요는 없으나, 간단히 "He isn't in." 또는 "He is out" 이라고 한다. 그러나 휴가나 출장으로 장기간 돌아오지 못할 경우에는 '부재중'이라는 말로 그칠 것이 아니라 "He is on a trip." (출장중에 있습니다.)이라 하고 한마디 덧붙여, "I'll have him call you as soon as he gets in." (들어오는 대로 연락 드리도록 하겠습니다.) 하면 더욱 친절한 응답이 될 것이다. 부재도 여러 경우가 있게 된다. 만약 사내 어디엔가 있어 「부재중」일 때는 "He has just stepped out now." (그분은 지금 잠깐 자리를 비웠습니다)가 될 것이며, 점심식사로 부재중일 때는 "He is out for lunch now."가 되고, 단순히 「외출」일 때는 "He is out now."라고 한다. 회의 참석으로 부재중일 때는 "He is in a meeting right now."라 한다. 출근을 하지 않았을 때는 "He is not in today." , 비번으로 출근을 안 했을 때는 "He is off today."라고 한다. ♣♣♣ 부재중일 때 A: I'm sorry, but Mr. Stanley is out of town this week. B: When do you expect him back? A: He is coming back tomorrow afternoon. Would you like to leave a message? B: Yes, please. A: 죄송합니다만 스탠리 씨는 금주에 출장중 이십니다. B: 언제 돌아올 예정입니까? A: 내일 오후에 돌아오십니다. 메시지를 주시겠습니까? B: 그렇게 하죠. 7. 부재중 걸려왔던 전화의 회신 "I'm sorry to have kipt you waiting. Shall I have him call you back?" 「기다리게 하여 죄송합니다. 그에게 다시 전화를 걸라고 할까요?」 잠시 자리를 비웠다가 상대방의 전화를 받지 못할 경우가 있다. 이때 상대방이 전화를 걸어달라고 부탁하였을 때에는 즉시 전화를 걸어주는 것이 예의이다. 그러지 않으면 부탁한 사람은 혹시 피하고 있는 것이 아닌가 하는 오해를 갖게 되는 수가 있으므로 이에 유의해야 한다. ♣♣♣ 회신전화 A: Hello, I'm returning* a call from Mr. Jones.Could I talk to him? B: Speaking. A: Oh, Mr, Jones. I'm sorry, I was out all day. B: That's all right. * 왔던 전화를 받지 못하고 후에 「회답」으로 전화를 거는 것을 return a call이라 한다. A: 여보세요. 존스 씨로부터 전화 왔다고 하기에 거는 전화입니다. 그와 통화를 부탁 합니다. B: 전데요. A: 아, 존스 씨, 미안합니다. 온종일 외출 중 이었습니다. B: 괜찮습니다. 8. 오래 기다린 상대에게 사과할 때 "I'm returning your call." 「전화가 왔었다기에 전화를 걸었습니다.」 상대가 수화기를 들고 대화자가 나올 때까지 오래 기다리게 하는 경우가 있다. 오래 기다리게 하는 것은 실례가 되므로, 응대에도 신경을 써야 한다. 상대가 전화를 들고 오래 기다리게 할 때는 그대로 방치하지 말고 도중에 "I'm sorry to have kept you waiting." 이라고 사과를 하여 아직 본인이 호출되지 못함을 알리는 것이 예의이다. ♣♣♣ 전화를 기다리게 한다 A: Is Mike in his office now? B: Yes, he is, but he is on another line. A: Is it going to be long, do you think? B: I don't think so. Would you like to hold the line or shall I have him call you back? A: I'll wait*. *상대를 기다리게 할 때는 One moment, p;ease. 또는 Hold the line, please. 라고 한 다. A: 마이크 씨 사무실에 계십니까? B: 네, 계십니다만, 통화 중입니다. A: 오래 걸릴 것 같습니까? B: 그렇지는 않을 것입니다. 기다리시겠습니까, 아니면 제가 거시도록 말씀을 드릴까 요? A: 기다리겠습니다. ♣♣♣ 전화 용어 1) 전화를 받았을 때 하는 말 May I help you? Who would you like to talk to? 「누구를 불러 드릴까요?」 2) 상대의 신분을 묻는 말 May I have your name? Who's calling, please? 「누구십니까?」 3) 찾는 사람이 통화중일 때 (또는 바쁠 때) Mr. Lee is busy on another line, will you wait? He is tied up at the moment. 「바쁘니 잠시 기다려 주시겠습니까?」 4) 사람을 찾아 달라고 할 때 Can you trace him? Can you reach him? 「그를 찾아 주시겠습니까?」 5) 전화를 본인이 직접 받았을 때 Speaking. This is he (or she). 「본인입니다.」 9. 담당자에게 전화를 돌려줄 때 "Thank you for calling." 「전화해 주셔서 감사합니다.」 걸려온 용건이 타부서 소관사항 이거나, 지신의 소관사항이 아닐 때는 전화를 받은 사람은 담당처를 알아 돌려주는 성의가 요구 된다. 다른 부서 소관이라면 그곳의 전화번호를 알려주어야 하겠으나, 만약 같은 부서 내 다른 동요의 소관사항 이라면, 친절하게 담당자를 찾아 전화를 '인계'해 주는 것이 좋은 에티켓이다. 이때 이제까지 들었던 내용을 동료 담당자에게 들려주어 외부 손님이 다시 반복하여 물어보는 일이 없도록 해야 할 것이다. 담당부서가 다를 때는, "That's handled by our Sales Department. If you like, I'll connect you." (이 일은 판매부에서 취급합니다. 좋으시다면 돌려드리죠.)라고 하며, 만약 담당처를 잘 모르면, "I'm sorry, that's not handled in this department. I'll check with the appropriate persons and ask someone call you back." (그 일은 이 부서에서 취급치 않습니다만 담당자를 찾아보겠습니다. 그리고 그 사람이 선생께 전화를 걸도록 부탁하지요.) 하고 전화 연락처를 묻는다. May I have your number for our contact? ♣♣♣ 전화를 돌려줄 때 A: I'd like to talk to Mr. Kato. B: He's in a meeting now. Shall I try to connect you with him there? A: No, there's no hurry. Just tell him that I called. B: All right, I will. 이에 비해 구미에서는 만났을 때와 헤어질 때의 인사표현이 정확하며, 그것이 습관이 되어 있다. 전화를 끊을 때의 인사로는 "Thank you for calling." 또는 "Thank you, Mr. Smith."가 있는데, '전화를 주셔서 감사합니다.' 라는 표현이다. 전화로 dydan를 말하는 데 대한 우선권은 항상 송화자가 갖고 있다. 아무리 친한 사이라 하더라도 전화를 거는 쪽에서 용무를 끝내도록 하며, 전화를 끊는 것도 거는 쪽에서 먼저 끊는다. 전화에서 미처 상대에게 도움이 되지 못하고 전화를 끊는 경우의 인사말은 "We are very sorry wr couldn't help you, sir." (도움이 되지 못하여 죄송합니다.) 라는 표현이 있으며, 문의사항이 있을 것 같으면 "Please contact me if you have any further inquiries." (더 물어볼 말씀이 있으시면 언제든지 걸어주십시오.) 라고 한다. ♣♣♣전화 에티켓 1. Answer calls promptly. 전화벨이 울리면 늦어도 세 번 울리기 전에 받는다. 2. When leaving your de나, arrange for someone to take your calls. 자리를 비울 때는 대신 전화 받을 사람에게 일러둔다. 3. Keep pad and pencil handy. 메모지와 필기록을 항상 전화 곁에 비치해 둔다. 4. Put the receiver down gently. 어느 경우이건, 화가 났을 때라도 수화기를 거칠게 놓아서는 안 된다. 5. Let the caller hang up first. 전화를 거는 측에서 먼저 끊어야 받는 측에서 끊는다. "Let me transfer this call to the man in charge." 「담당자에게 전화를 돌려드리겠습니다.」 |
출처: jclub 원문보기 글쓴이: jj
