공문서의 처리

[초야]

1. 공문서의 처리 원칙

▶ 즉일 처리
문서의 내용 또는 성질에 따라 그 처리 기간이나 방법이 다를 수 있으나 효율적인 업무 수행을 위하여 당일 또는 즉시 처리하는 원칙을 말하며 최소 3시간, 최대 10일 이내에 처리한다.
▶ 법령 적합 처리
공문서는 법령의 규정에 따라 일정한 요건을 갖추어야 함은 물론 권한 있는 자에 의해 작성, 처리되어야 한다는 원칙을 말한다.
▶ 책임 처리
공문서 처리시 관계 규정을 준수하고 책임 범위 내에서 신속, 정확하게 처리하는 원칙을 말한다.
▶ 행정 계통 처리
문서의 발송, 접수, 경유, 인계 등이 지휘계통에 따라 이루어져야 하는 원칙을 말한다. 　

2. 문서의 기안

• 기안이란 기관의 의사를 결정하기 위하여 작성하는 것으로 결재를 받아 보관하게 됨
• 일반 기안 : 어떤 하나의 안건을 처리하기 위해 정해진 기안 용지에 작성하는 것
• 수정 기안 : 수신한 문서를 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신한 문서와 다른 색깔로 수정하거나 필요한 사항을 추가하여 기안함
• 공동 기안 : 둘 이상의 행정 기관장의 결재를 받아야 하는 문서는 공동 명의로 기안함
• 일괄 기안 : 문서의 내용이 서로 관련이 있는 문서로서 동일한 기안 용지에 일괄 기안할 수 있다고 인정될 때 제1안, 제2안 등으로 기안함
• 서식 기안 : 기안할 경우에는 기안문을 따로 작성하지 아니하고 간이 결재인으로 기안에 갈음할 수 있음

3. 문서의 성립(결재)

• 문서는 당해 문서에 대한 결재(전자 서명에 의한 결재 포함)가 있음으로써 성립한다.
• 결재는 행정기관의 장 및 위임전결규정에 의하여 행정기관의 장으로부터 결재권을 위임받은 자의 결재를 받아야 하며 만약 직무를 대리하는 자가 결재하였을 경우 사후 보고해야 한다.

문서의 간인 결재권자는 다음에 해당하는 2장 이상으로 이루어진 문서를 결재할 때는 간인용 결재인으로 기안문에 간인하여야 한다. 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서 사실 또는 법률 관계의 증명에 관계되는 문서 허가·인가 및 등록 등에 관계되는 문서 다만, 민원 서류를 발급하는 경우에는 간인에 갈음하여 천공 방식으로 할 수 있다. 전자 문서의 간인은 행정 자치부령이 정하는 면 표시 또는 발급 번호 기재 등의 방법으로 할 수 있다.

4. 문서의 시행

-. 기관의 의사를 외부에 표시하며, 문서의 효력을 발생하는 단계
-. 외부 기관으로 발송하거나 관보에 게재, 공고하는 방법이 있음
-. 문서를 시행하는 날부터 '통제'를 받음
-. 단순 업무에 관한 지시, 단순한 자료 요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 정보통신망을 통하여 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 봄

1) 시행문의 작성

• 결재 받은 문서 중 발신해야 할 문서에 대해 수신자별로 시행문 작성
• 시행문에는 처리 담당자의 소속 부서, 성명과 전화번호를 기재
• 전자문서는 별도의 시행물을 작성하지 아니하고 결재한 문서를 시행문으로 변환하여 시행함

2) 문서의 심사

• 행정기관의 장 또는 합의제 기관의 명의로 발신하는 문서는 문서 심사관의 심사를 받아야 한다. 문서 심사관은 그 처리과의 장이 된다.
• 문서 심사 결과 미비된 사항이 있는 경우 문서 심사관이 기안자에게 통보하여 보완하도록 한다.
• 심사가 완료된 때는 기안문에 심사일 및 심사자를 표시하여야 한다.

문서의 심사 사항 결재권자의 결재 여부 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충 여부 기안문과 시행문의 일치여부 분류 번호, 보존 기간, 시행문상의 처리 담당자 기재 여부 등 정형화된 기재 사항의 정확 및 누락 여부 전결·대결 구분의 표시 및 착오 여부 첨부물의 첨부 여부 발신 방법의 지정 여부

3) 문서의 발송
시행문은 처리과에서 발송하되, 정보 통신망에 의한 발송을 원칙으로 하고, 업무의 성격 및 기타 특별한 사항이 있을 경우에 인편, 우편, 모사 전송, 전산망을 이용해 발송한다.

• 우편에 의한 발송 : 우편에 의하여 문서를 발송하느 s때는 행정 자치부 장관이 정하는 행정 사무용 봉투에 넣어 발송한다.
• 인편에 의한 발송 : 문서 발송 대장을 작성하여 해당란에 수령자의 서명 또는 날인을 받아야 한다.
• 모사 전송 발송 : 모사 전송의 경우 통신 보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 시행문을 그 기안문과 함께 보관한다. 수신기관은 수신된 문서의 내용을 알아보지 못하는 경우 재송신을 요청하여야 한다.
• 전자 우편 발송 : 전산망을 이용하여 전자우편 방식으로 문서를 발송하는 방법으로 가장 빠르고 경제적인 방법이다.

4) 문서의 접수

• 문서는 처리과에서 접수하여야 하며 우편으로 접수한 경우 발송 기관의 요구가 있을 때에는 공문서 발송 영수증을 보내주어야만 한다.
• 인편 접수의 경우에는 서명 또는 날인하여 영수의 표시를 하여야 하며 모사 전송(전신접수)인 경우에는 당해 문서를 복사하여 접수하여야 한다.
• 문서과에서 직접 받은 문서는 문서 배부 대장에 기록한 후 지체없이 처리과에 이를 배부하여 접수하게 한다.
• 접수된 문서는 문서 처리인을 찍고, 접수일시 및 번호를 기재한다.
• 문서처리인은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍어야 한다.
• 처리과는 중요한 내용의 문서에 대해서는 보조기관 또는 보좌기관의 공람을 거치기 전에 결재권자의 선람을 받아야 한다.
• 선람을 하는 결재권자는 문서의 처리 기한 및 처리 방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리 담당자를 따로 지정할 수 있다.

5) 문서의 등록

• 문서는 당해 문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재 일자순에 따라 문서 번호를 부여하고 처리과별로 문서 등록 대장에 등록하여야 한다.
• 문서 등록 번호는 연도별 일련번호로 하고, 내부 결재 문서인 때는 문서 등록 대장의 수신처란에 "내부 결재" 표시를 하여야 한다.
• 문서 등록 대장에 등록할 문서 : 당해 부서에서 기안하여 결재를 받은 모든 문서, 기안문 형식외의 방법으로 작성하여 결재권자의 결재를 받은 문서, 결재권자의 결재를 받지 아니하여 문서로서 성립하지 아니하였으나 처리과의 장이 중요하다고 인정하는 것

5. 문서의 배포

• 문서가 둘 이상의 보조기관 및 보좌기관과 관련되었으며, 관련성의 정도가 높다고 판단되는 곳에 배포
• 경유문서를 접수한 때는 경유 표시인의 경유란에 결재권자의 그 직급 하급자의 서명을 받은 후 두문의 경유 기관명에 관인을 찍어 수시기관으로 보냄
• 문서접수대장의 비고란에 발송일자 등을 기재함
• 처리과는 문서과로부터 소관이 아닌 문서를 인계받았을 경우 지체없이 문서과에 반송해야 하며, 문서과는 당해 문서를 즉시 재배부하되, 문서과의 장이 지정하는 처리과로 보내야 함

처리과와 문서과의 역할 처리과 : 문서의 수발 및 사무관리, 시행문 발송, 문서 접수 문서과 : 행정기관 내 공문서의 분류·배부·수발업무 지원 및 보존, 직접 받은 문서는 처리과에 인계, 인편 또는 우편 발송시 처리과를 지원함

6. 보고

1) 보고의 의미

• 하위 기관에서 상급기관에 해당 직무에 관해 문서나 구두로 일정한 사항을 전달하는 것
• 보고의 종류는 정기 보고와 수시 보고가 있고 중앙 행정 기관 상호간의 보고 기일은 5일이다.

2) 보고의 종류

• 수시 보고 : 해당 조직에서 상급기관이 하급기관으로부터 1회에 한해 받는 보고로, 동일한 업무 내용에 관해 1년에 3회 이하의 보고도 수시 보고에 포함된다.
• 정기 보고 : 해당 조직에서 상급기관이 하급기관으로부터 일정한 기간을 두고 정기적으로 받는 보고를 말한다.

3) 보고의 독촉

• 보고 요구 기관의 장은 보고가 기일 내에 도달되지 아니한 때에는 총리령이 정하는 독촉장을 발부할 수 있다.
• 독촉장을 받은 보고 기관의 보고 심사관은 그 독촉장에 당해 기관의 장의 선결을 받은 후 당해 보고가 지체 없이 행하여지도록 필요한 조치를 취하여야 한다.
• 1차 독촉 : 보고 기일 후 5일이 경과할 때까지 보고가 도달되지 않을 때 발부하는 독촉장
• 2차 독촉 : 1차 독촉장에 명시된 보고 기일 후 5일이 경과할 때까지 보고가 도달되지 않을 때 발부하는 독촉장
• 3차 독촉 : 2차 독촉장에 명시된 보고 기일 후 5일이 경과할 때까지 보고가 도달되지 않을 때 발부하는 독촉장

공문서 처리 관련 용어 문서과 : 행정기곤 내 공문서의 분류, 배부, 수발업무 지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 과, 담당관 또는 계 처리과 : 문서의 수발 및 사무 처리를 주관하는 과·담당관 또는 계 발의자 : 기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 뜻함 보고자 : 결재권자에게 직접 보고하는 자