1. 행사일시 ① 일시(9월~10월중 토요일이 주류) ② 행사일시에 따른 필요한 장소 대관 현황 ③ 날씨를 고려한 일시 선정 ④ 관련업체(대행사 및 시스템사 등)의 상황 고려 ⑤ 행사대상의 최적 참여가능 일자 ⑥ 앞으로 남은 준비기간을 고려하여 적절한 날짜 결정
2. 행사장소 ① 실내, 실외 ② 이동시간을 고려한 장소 선정 ③ 우천시를 대비한 실내 공간 유무 확인 ④ 준비한 프로그램을 무리없이 진행할 수 있는 인원수용 면적 ⑤ 주변시설 및 환경(전기, 식음시설, 화장실, 주차,....) ⑥ 교통(개인별 / 단체별)
3. 행사내용 ① 체육대회를 하고자 하는 분명한 목적 ② 참여와 흥미를 고려한 내용 및 의식 ③ 안정성 지향(안전사고 또는 실패 가능한 프로그램 배제) ④ 실패 또는 사고 발생시 대처 안 ⑤ 행사 후 기대효과 여부 ⑥ 행사진행에 따른 적절한 예산 산출(예비비 포함)
4. 행사진행 ① 대행사 선정 또는 TF팀 구성 ② 실시 절차(시간) ③ 기획서 및 운영 매뉴얼 ④ 시나리오 또는 큐시트(공식행사 / 전체 진행 프로그램) ⑤ 진행일정표 ⑥ 체크리스트 ⑦ 대내외 광고 / 홍보 계획(필요시) ⑧ 행사장 디스플레이 계획 ⑨ 의상(유니폼) 계획 ⑩ 관련 장비 운영 및 운송 계획 ⑪ 식사, 음료(전반적인 식음) 계획 ⑫ 기념품 및 상품 계획
Ⅱ. 가을 체육대회 준비
매년 연례행사로 진행하고 있는 한마음 체육대회! 이미 지난 봄에 체육대회를 가진 기업이나 단체들은 한시름 걱정을 놓겠지만 이번 가을에 체육대회를 준비하는 기업 또는 단체의 행사담당자 여러분은 적지 않은 부담감을 가질 것이라 여겨집니다. 이미 몇 차례에 걸쳐 체육대회나 다른 행사를 준비하셨던 담당자는 기존과는 다른 새로운 내용에 대한 부담감으로, 또한 처음 행사를 준비하는 담당자는 어디서부터 어떻게 해야할지 무척 난감하실 것입니다. 이에 저희는 체육대회에 관련한 몇 가지 도움이 될만한 사항을 공유하고자 합니다.
가을 체육대회를 이렇게 준비하자!
- 체육대회를 진정한 우리들의 축제로 만들자!
1. 날짜 정하기 올해는 9월 18~10월 29일 사이 본격적인 가을 체육대회가 개최될 전망입니다. 물론 주로 주말(금,토,일)에 체육대회를 개최하니까 기업들마다 경쟁률이 높은편. 많은 기업과 단체가 이미 날짜를 정해놓고 어디서 행사를 할 것인가 고민하고 계시겠죠! 아직까지도 날짜를 결정하지 못하신 분은 빨리 서두르셔야 될 듯...
2. 행사장소 정하기 물론 가깝고 행사하기 좋은 곳을 찾는 것이 최상. 그러나 그런 곳은 이미 많은 기업 및 단체에서 선점하고 있을 가능성이 90%! 특히, 최근에는 잔디가 구비된 운동장이 매우 중요한 장소 선택 요소로 부각되기 때문에 꽤 알려진 녹색 그라운드를 찾는 다는 건 그리 쉬운 일이 아닐 게 분명! 실내체육관 등의 장소 역시 신속하게 섭외 해야 될 듯... 일단, 장소를 참고하신 후 결정하시는 것이 우선. 장소가 결정되면 꼭 답사를 하셔서 꼼꼼하게 현장상황에 대해 체크하세요. 장비 배치계획 / 동선계획 / 주차계획 / 식음계획 등을 세우셔야 겠죠.
☞ 여기서 잠깐! 그렇다면 체육대회 행사를 총무과나 기타 부서가 단독으로 준비하나? 아주 머리 아픈 일이죠? 어떻게 하면 될까요? 물론 한시름 걱정은 놓으셔도 될 듯! 체육대회를 대행해줄 이벤트 전문 대행사를 선정해 보세요 50%는 진척이 된거나 마찬가지예요.
보통 경험이 많은 기업(단체)의 경우에 기본 프로그램까지 구상하고 대행사를 선정하는 경우가 있고 어떤 기업은 날짜만 정하고 아무것도 준비되지 않은 상태에서 여러 기획사에 기획서를 요구하는 경우도 있습니다. 또한 규모가 작은 사내 체육대회나 행사 경험이 많은 직원들이 있는 경우에 자체적으로 준비는 물론 진행까지 하는 사례도 있구요. 물론 자체 진행은 준비하는 임직원간에 나름대로의 조직력과 단합심이 싹트기도 하지만 한번 이상 준비해본 사람이면 얼마나 복잡하고 어려운 일인지는 잘 알 수 있을 것입니다. 그런 준비시간에 기업은 영업이나 내부 업무에 보다 더 힘쓰고, 대행사와는 이미 업부분장된 업무 수행에 만전을 기하는 것이 훨씬 효율적이지 아닐까요? 어째든 기업의 입장에 따라 다른 것이기 때문에 기업의 상황과 환경에 맞는 대행사를 선택하는 것이 가장 좋은 방법!
3. 규모 정하기 실제 운영상에 있어 가장 중요한 요소라 할 수 있는 요소! 날짜나 장소가 정해지면 사내 임직원에게 체육대회를 공지하고 참가 규모 정하기에 들어갑니다.
- 행사당일 참가인원 : 최소한의 인원을 제외하고 전임직원이 참가하도록 공지 프로그램 및 예산과 관련해서 아주 중요한 사항. 팀을 몇 팀으로 나누어야 할지도 고려할 것 팀은 최대 4팀 이하로 구성해야 운영이나 재미가 있음 - 행사장소까지의 이동수단 : 단체버스 또는 대중교통 / 자가용 등 거리 및 주차장 상황에 따라 공지 보통 체육대회에는 음주가 뒤따르기 때문에 단체 버스를 이용하는 것이 일반적 방법! - 먹거리 : 행사장소의 식당을 이용할 것인지 도시락으로 할 것인지 아니면 출장 부페팀을 부를 것인지는 예산 및 행사장소에 따라서 선택.. 보통 시원한 생맥주 서비스 또는 막걸리 서비스가 함께 있는 곳으로...
- 기념품 : 참가 임직원에게 증정하는 선물 하나가 기쁨에 가득 찬 멋진 유종의 미를 장식하기도... 기본 기념품인 수건에서부터 생필품 세트 까지 다양...
4. 행사프로그램 그 옛날(?) 약 20~30년 전쯤의 초등학교 운동회 날을 기억해보자구요! 새 고무신 신고 설레이는 마음으로 새벽을 달려 학교에 가던 날! 점심 무렵 엄마가 준비해온 진수성찬을 먹으며 온가족 및 이웃이 함께 하던 정겹던 날! 학년별, 반별 운동회를 끝마치고 마지막 무렵에 하는 줄다리기와 이어달리기를 하며 모든 학생들과 가족들이 하나되어 축제를 벌이던 그 순간! 이제 기업체육대회도 좀더 순수하고 참가한 임직원들이 축제임을 느끼게 하는 그런 프로그램으로 만들어 보면 어떨까요? 아주 신나고 잼있는 축제가 되지 않을까요?
5. 프로그램 제안 - 공식행사 : 인사말씀부터 시상식 및 결의형태의 결의식이 포함 * 공식행사 전에 고적대나 군악대를 초청하여 분위기도 올리고 페이스페인팅이나 삐에로, 회사 캐릭터(동물 캐릭터)등을 이용하여 축제 느낌을 팍팍! * 공식행사시에는 주요 순서에서 멋진 특수효과를 동원하여 참가 임직원에게 짜릿한 감동도 주면 더 좋겠죠. - 구기경기 * 공식행사가 끝나면 보통 3~4 종목의 구기종목 경기 진행 - 점심식사 * 점심식사 후 약 30~40분 정도 재미있는 놀이마당을 진행하여 무료한 점심시간이 되고 있는 임직원에게 놀거리를 제공하면 아주 재미있습니다. 그리고 종목마다 작은 상품도 주면 더더욱 신나는 점심시간, 놀이마당을 만들 수 있겠죠. - 명랑운동경기 * 보통 점심시간이 끝나면 구기종목 결승과 전 임직원이 뛰면서 참여할 수 있는 명랑운동경기가 있습니다. 명랑운동경기에서는 무조건 달리고 뛰는 종목보다도 볼거리가 있는 다양한 장비나 Tool을 사용하면 훨씬 흥미있는 명랑운동경기가 되겠죠. - 단합의 시간 * 레크리에이션과 게임, 사내 장기자랑 형태가 일반적 그렇지만 게임 상품이나 장기자랑팀의 수준(사전 준비/의상연출 등)에 따라 분위기는 완전히 달라지죠. 또한 각 기업의 분위기에 적합한 초대 연예인(MC / 가수 등)을 활용하는 것도 기억에 남는 체육대회를 만드는 요소가 될 수 있겠죠. 단, 단지 웃긴다고 해서 잘나가는 개그맨 등을 섭외하는 것은 예산뿐만 아니라 자칫 축제 분위기를 망치는 결과를 초래할 수 있으니 대행사 등과 충분히 상의하시기 바랍니다.(대부분의 연예인이 대본없이 진행되는 프로그램은 제대로 소화하기 어려움) - 폐회 * 체육대회 시상식 * 행운권 추첨 * 폐회사 * 체육대회 후 행사장을 잘 정리하는 것은 최고 회사라면 기본이겠죠.
<제안 프로그램> - 체육대회 행사 인원이 약 500명 이하라면 전원이 참여할 수 있는 전략게임을 해보면 어떨까요? 한 2시간 정도 소규모 인원(약 15명 이하)이 각 포스트를 돌며 2개 팀이 대결하는 게임인데 머리도 적절히 써야되고 단합된 힘을 활용할 수 있다는 면에서 추천하고 싶은 프로그램입니다.
행사장 분위기도 2000년대에 맞게 화끈하게 바꿔보기도 하고...
6. 행사장비 및 Display - 작년과 다른 행사 분위기를 원하신다면 축제장소를 멋지게 바꿔 보세요. 다양한 POP물과 멋진 무대로 임직원의 시선을 확 잡으세요. 마케팅적 측면에서 보면 내부 직원도 고객이 아닙니까? 기업에 대한 확실한 어필을 행사장 디스플레이를 통해서 해보세요. 기분이 달라지며 한층 격조 높은 행사가 될 것입니다. - 경우에 따라서는 행사장 주위에 텐트를 쳐서 햇빛을 막아야 됩니다. - 하늘에는 멋진 행사타이틀과 회사로고가 새겨진 애드벌룬을 띄어 보세요. 또 다른 공간 연출이 됩니다. - 가장 중요한 행사장비는 뭐니뭐니 해도 음향이죠! 빵빵하게 울려 퍼지는 음악이 하루의 기분을 좌우 하니까 가급적이면 전문 오퍼레이터가 있는 음향팀을 섭외하세요. 물론 대행사가 있으면 섭외를 대행해 줍니다. 아참, 음향 리허설(특히, 공식행사 리허설)을 꼭 하세요.
7. 기타 - 체육대회나 타 이벤트에 관하여 궁금하신 사항이 있으면 연락주세요. 017-605-3927