정비사업 조합 점검 지적사항 4번 항목 이사회회의록 (시정명령)

[106동 오순주]

안녕하세요~
조합원님들 오늘은 이사회의사록에 대해 저의 사견을 적어보자 합니다.
(카페에 정관 및 이사회의록 기준으로 작성함)
이번 정비사업 조합 점검 지적사항 4번 항목에 해당되며 시정명령 내려진 사항이기도 합니다.
 
자~~ 먼저 의사회이록이 무엇인지 부터 알아보겠습니다.
 
1) 이사회의사록이란이사회의사록은 의사회의에서 나온 회의 내용과 결과를 기록한 문서를 말하는 것입니다.
의사록은 회의내용의 기록보존 및 공표, 또는 반포에 목적이 있으며 이를 통한 의사공개를 원칙으로 하며 이사회는 의사에 관하여 의사록을 작성하도록 되어 있고 의사의 과정 및 결과를 기재하고 의장과 감사의 기명날인이 있어야 합니다.
이사회의사록은 이사회의의 과정 및 결과에 대한 증거가 되고 결의에 참가한 이사는 의사록에 이의를 재기하지 않는 한 그 결의에 대해 찬성한 것으로 간주하며 의사록은 통상적으로 본점에 배치하는 것이 원칙입니다.
 
2) 이사회의 의사결의이사회는 이사들이 참석하여 의제에 대해 논의하고 출석이사는 과반수의 찬성으로 결정된다. 각 이사의 의결권은 각 1개로 평등하게 나누어 행사하게 되며 이사회에서는 주주총회와는 다르게 3자에게 이사회 출석과 의결권을 위임 할 수 없으며 전화나 서면에 대한 의결권 행사 또한 허용되지 않습니다.
의안과 관련되는 특별한 이사가 있을 경우 그 사람은 결의에 참가할 수 없으며 이를 특별한 관계인으로 판단하여 출석이사의 수에 포함되지 않습니다.
 
3) 이사회의사록 작성의사회를 하게 되면 그 진행사항 및 결과에 대한 의사록을 작성해야 합니다.
의사록에 내용을 모두 기입했으면 출석한 이사와 감사에게 서명을 받아야 하고
이사회 결의에 반대한 이사는 그 내용을 의사록에 기재하여 두어야 합니다.
그렇지 않을 경우 결의에 찬성한 것으로 추정을 받아 책임을 질 수 있으며 의사록 작성은 의장의 의무입니다.
작성된 이사회의사록의 원본은 본점에 비치하도록 하는 것이 좋으며 조합원들은 자신이 원할 때 의사록을 열람 및 복사할 수 있습니다.
 
4) 회의과정을 빠짐없이 기록이사회를 개최하는 경우 반드시 이사회의사록을 작성해야 하며 의사회의사록에는 이사회를 개최한다는 취지와 부의 안건의 결정사항, 이사회를 폐회한다는 취지 등 의사 진행의 과정과 그 결과를 빠짐없이 기록해야 합니다.
결의에 반대하는 이사가 있다면 그 반대하는 이유를 기재하여야 하며 출석한 이사 및 감사가 기명날인 하거나 서명을 하여야 합니다.
 
다음은 은행주공아파트 정관 및 의사회의록을 보겠습니다.
 
정관

제 31 조 ( 의사록의 작성 및 관리 )
조합은 총회 · 대의원회 및 이사회의 의사록을 작성하여 청산 시까지 보관하여야 하며, 그 작성기준 및 관리 등은 다음 각 호와 같다. 다만, 속기사의 속기록일 경우에는 제 1 호의 규정을 적용하지 아니한다.
2. 의사록은 조합사무소에 비치하여 조합원이 항시 열람할 수 있도록 하여야 한다.
3. 임원의 선임 또는 대의원의 선출과 관련된 총회의 의사록을 성남시장에게 송부하고자
 
 
 

 
 
2018년 ~ 2023년 까지 의사록을 보면 안건만 목차순으로 기재하여 회의진행에 따른 의사결정 내용이 올바르게 반영되었는지 여부 등을 판단하기 어렵습니다.
그리고  9차 이사회의 의사록을 보면 전원회의참석으로 되어있으나 이사 두명에 대한 서명이 미기재 된 것을 볼수 있습니다.
 
3차~9차까지 회의록에 대한 반복되는 의사록 오류에 대한 지적사항에 대하여 조합원 이의제기를 한 댓글을 확인할수 있습니다.
진관수 총무에 답에서 회의참석자 명부를 별로로 관리한다고 기재 하였습니다
 
 

 
 
굳이 회의참석 하여 의사록에 사인하면 되는데 명부를 따로 관리한다는 것에 의문을 제기할 수밖에 없습니다. 무슨이유로.....???
(조합원님 이사 회의참석 비용이 10만원인건 알고 계시죠?)
 
제10차 회의부터는 서명날인을 삭제하고 참석자 확인.개회 및 폐회시간마저 삭제되어 조합원 알권리를 보장하는 의사록이라 보기 힘들고 정관에 기재된 의사록 작성 및 관리라 보기 힘듭니다.
 
또한 은행주공아파트 이사회회의는 녹음으로 회의록을 대체하는 것으로 알고 있으며
이 또한 많은 조합원들이 모르는 상황입니다.
 
녹음을 해둔 상태에서 조합원이 정보 공개 요청시 속기록을 작성하는 방법으로 진행하며 시간은 2~3시간이지만 내용은 10분이라… 외부적으로 보이기 위한 형식만 취한다고 판단됩니다. (사견)

 
이사회의 안건 및 그에 따른 내용 그리고 최종 결정 및 결과를 대의원 및 조합원들이 쉽게 볼 수 있게 공개하여 사업전반적인 진행 사항 그리고 이를 토대로 안건 결정에 많은 도움이 될 것이라 판단되지만 위와 같은 회의록은 안건 및 의사정족수,충족여부 및 회의 의사결정 내용이 올바르게 반영되었는지 여부 등을 판단하기 어려워 알권리를 반영 할 수 없는 회의록이라 아쉬움이 남습니다.
 
앞으로는 회의목적과 의미를 한번 더 생각해보고 조합원들이 사업진행에 따른 정보를 쉽게 볼수 있도록 개선 부탁드립니다.
 
위의 모든 내용은 조합원의 알권리를 위해 작성 하였으며  개인적인 사견입니다.
 

 
 
*여기서 녹음을 주체로한 회의란
 
도정법 제125조 제1항에서 청산 시까지 보관해야 하는 대상을 규정하며 동법 제124조제1항에 따른 “서류 및 관련 자료”와 “속기록ㆍ녹음 또는 영상자료”를 별도로 구분하고, 속기록ㆍ녹음 또는 영상자료는 모든 회의가 아닌 총회 또는 중요한 회의가 개최되는 때에만 만들도록
하는 점.
 
도시정비법 제124조제1항 및 같은 항 제3호에서는 추진위원장 또는 사업시행자가 공개해야 하는 대상으로 정비사업의 시행에 관한 추진위원회ㆍ주민총회ㆍ조합총회 및 조합의 이사회ㆍ대의원회의 “의사록”과“관련 자료”를 규정하고 있는바,
일반적으로 “의사록”은 회의가 진행되는 과정 및 결과, 참석자들의 안건에 대한 의사 등을 기록한 것 (각주: 법제처 2011. 9. 1. 회신 11-0324 해석례 참조)이므로,
조합의 이사회ㆍ대의원회의 녹음자료가 그 자체로 해당 회의의 의사록에 해당한다고 볼 수 없다고 보여집니다.
 
의사.의결정족수 및 조합원의 의사결정 내용이 올바르게 반영되었는지 등을 판단하기 위해 확인해야 할 필수적 자료로서 참석자명부와 서면결의서 등을 의미한다는 점에 비추어볼때 녹음자료가 확인자료로서의 의미를 가진다고 보기가 어렵습니다.
(각주: 대법원 2012. 2. 23. 선고 2010도8981 판결례 참조)