비전자 문서 정리 방법

[김민회]

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■ 비전자기록물의 편철 및 정리(일반문서류)

비전자로 생산되어 업무관리시스템에서 수동 등록한 기록물 중에서 업무가 진행 중에 있거나 또는 업무에 활용중인 문서는 진행문서파일에 위에서부터 아래로 사안의 발생순서에 따라 편철‧관리

종이문서류 형태로 분리등록한 첨부물의 경우 「공공기록물법시행규칙」 제8조 [별표 1]에 따라 등록하고, 관련 문서관리카드 본문(업무관리시스템)을 출력하여 분리등록한 첨부물과 함께 보관[업무관리시스템에서 출력한 문서는 반드시 원본대조 확인(원본대조필 날인)을 하여야 함]

전자 기안문에 비전자 붙임문서가 있는 경우, 전자기안문을 출력하여 비전자 붙임문서 앞면에 부착하여 편철‧관리

※ 기안문 제목과 붙임문서의 제목이 다른 경우가 많아 기안문과 붙임문서간의 연계‧유지를 위한 편철 관리 필요

수동등록 할 때는 반드시 비전자기록물을 스캔하여 이미지파일을 첨부해야 하며, 이때 원본기록물은 비전자기록물이므로 반드시 진행문서파일에 넣어 관리해야함

업무가 종결되면 진행문서파일의 기록물을 꺼내어 「공공기록물법시행규칙」 제8조 [별표 2]의 기록물철표지 및 [별지 제1호서식]의 색인목록을 출력한 다음 문서를 순서대로 배열하여 편철한 후 보존용표지를 씌움