문서화 및 기록 관리가 원활하지 않은 경우

[최인권]

ISO 인증을 받은 기업에서 문서화 및 기록 관리가 원활하지 않은 경우, 체계적인 방법으로 개선하는 것이 중요합니다. 

1. 문서화 및 기록 관리 시스템 정비

✅ 문서 및 기록의 기준 정의
ISO 요구사항에 따라 필수적으로 유지해야 할 문서 및 기록 항목을 정리합니다.
예) 품질 매뉴얼, 절차서, 작업 지침서, 교육 기록, 내부 감사 보고서 등

✅ 문서 관리 프로세스 수립
문서 작성, 검토, 승인, 개정, 폐기 프로세스를 명확히 정의합니다.
각 문서에 대해 담당자(Owner)를 지정하여 관리 책임을 부여합니다.

✅ 문서 버전 관리
개정된 문서의 버전 번호 및 개정 이력을 체계적으로 관리합니다.
최신 버전만 사용하도록 통제하고, 폐기된 문서는 별도로 보관합니다.

✅ 문서 접근 및 보관 정책 설정
전자문서 시스템 (DMS, SharePoint, Google Drive 등) 을 활용하여 접근성을 높이고 분실을 방지합니다.
보안이 필요한 문서는 접근 권한을 부여하여 관리합니다.

2. 기록 관리 체계 구축

✅ 기록 보관 정책 설정
ISO 요구사항에 맞춰 기록 보관 기간을 설정하고 문서 폐기 프로세스를 정립합니다.
예) 내부 감사 기록 3년, 교육 기록 5년, 고객 불만 기록 2년 등

✅ 자동화 및 디지털 기록 활용
수기로 작성된 문서를 디지털화하여 관리 부담을 줄입니다.
클라우드 기반 관리 툴(예: Notion, Trello, Confluence, ERP 등)을 활용하여 자동 기록 기능을 적용합니다.

✅ 정기적인 문서 및 기록 점검 (Document Audit)
담당 부서별 월간/분기별 점검을 진행하여 기록 누락을 방지합니다.
내부 감사 시, 문서 및 기록 관리의 일관성을 확인하고 개선점을 도출합니다.

3. 담당자 교육 및 문화 정착

✅ 문서화 및 기록 관리 교육
직원들에게 기록의 중요성과 관리 방법을 교육합니다.
실무자들이 쉽게 이해할 수 있도록 체크리스트나 템플릿을 제공합니다.

✅ 표준화된 문서 템플릿 사용
모든 기록을 일정한 형식으로 유지하도록 템플릿을 제작하여 배포합니다.
예) 품질 점검표, 내부 감사 기록, 교육 이수 기록 등

✅ 책임자 지정 및 모니터링 체계 구축
각 부서별로 문서 및 기록 관리 담당자 (Document Controller) 를 지정하여 책임감을 부여합니다.
경영진이 정기적으로 문서화 상태를 검토하고 피드백을 제공합니다.

✅ ISO 유지관리 회의 도입
월 1회 이상 ISO 문서화 상태를 점검하는 내부 회의를 운영하여 지속적인 유지관리를 합니다.