체육대회 성공을 위한 동창모임의 활성화 방안
1 . 동창들의 인적사항 파악
우리가 졸업 30주년을 치루고 축척된 노하우중 하나가 동창들의 대략적인 인적사항을 파악
하고 있다는데 있다. 이러한 기반을 바탕으로 체육대회를 준비하면 큰 어려움이 없으리라
사료되나 문제는 한번의 큰 대회를 치루고 나서의 해이함 이다. 이러한 문제점은 동창회 모
임에서 여실히 들어나는데 이는 관리자들이 한번의 성공에 만족하고 추후에 그 만족한 결과
에 대하여 관리를 하지 않은 실수를 했기 때문이다. 그렇다고 30주년 행사의 관리자들에 대
하여 문제를 삼자는 게 아니다. 나또한 같은 결과를 초래 한다는것을 잘 알고 있기 때문에
무어라 할말이 없지만 지금이라도 재정비하여 동창들의 결속력을 심도높게 요구하는 상황이
벌어졌기 때문에 지나간 과거는 버리고 새로운 마음으로 다시한번 뭉치자는 의미로 하는 말
이다. 전에는 파악하기 힘들었던 친구들의 모습이 어느정도 윤곽이 들어나 있기 때문에 전
보다는 한층 쉽게 접근하리라 예상되지만 그래도 체육대회는 몇 명의 인원으로 치룰 수 없
기 때문에 동창들에 대한 결속력을 위하여 자료로 활용하기 위한 기초준비 단계로서 필수
이다.
2 . 동창 모임들의 연락처 및 인적사항 파악
동창들에 대한 자료가 집결되면 그 동창들 중에서 모임을 하고 있는 단체가 분명히 있다. 우
리는 그 동창들 하나하나와 개별접촉 하면서도 그 모임에 대하여 집중관리 하면서 체육대회 참
석을 유도해야 한다. 특히 개인적으로 후원금은 어려우나 모임의 성격으로는 후원금이 나오는
확률이 높으므로 반드시 모임의 인원수와 명단의 입수가 필요하다.
3 . 동창들에 대한 지속적인 연락체계 구축
동창들에 대한 인적사항의 파악이 되면 바로 연락체계를 구축한다.
나중에 한꺼번에 연락하려고 하지 말고 연락이 되는대로 연락망을 구축하여 지속적인 관리를
해줘야 하며 이는 어느 한 개인의 힘으로서는 어려우니 체육대회 진행요원이 확보되고 하면
우선적으로 진행되어야 한다. 연락방법은 매월 우편으로 진행사항에 대한 정기적인 보고를 해
주되 전달에 결정된 사항과 이번달에 진행된 사항 그리고 익월에 진행될 사항들을 꼼꼼히 정
리하여 참석하지 않은 동창들이라고 해도 우리가 하고 있는 사항에 대하여 지속적으로 알수
있도록 하면 바로 참석하지 못하는 친구들도 쉽게 동화되어 모임에 참석할 수 있도록 유도해
야 한다. 일반적으로 내가 모르면 남의것 이고 내가 알면 내것이듯이 모임에서 진행되고 있
는 상황을 알면 모임의 참석도 불안해 하지 않고 참석할 수 있는 여지가 많아진다. 내가 모
임에서 진행하고 있는 사항을 모르니까 참석하기가 어려워지고 나중에는 등을 돌리게 되는
사항이 벌어진다. 여기에 있는 친구들도 한번 생각해보면 알수 있듯이 내가 일의 진행상황을
알면 발언할 수 있는 기회도 있도 그 진행상황에 관하여 다른 각도로 생각해볼 수 있는 여러가
지도 있으니까 참석의 확률이 높아지며 모임에 대한 적극성을 가지고 임할 수 있어 여러모로
유리하다.
4 . 체육대회 규모와 비용의 확인
우리는 지금까지 다른 기수에서 하는 체육대회만 보고 있었지 실제적으로 직접 체험해본 적
은 없다. 2010년 우리가 직접 체육대회를 운영하려면 기본적인 사항을 알고 시작해야 한다.
몇 명이 참석하며 자금은 얼마가 소요되며 소모되는 자금의 수입은 어떻게 충당하며 지출은
어떻게 처리하는지 모르고 있다. 이러한 것을 알려면 사전에 준비가 필요하며 몇 번의 가상
실험을 하여 데이터를 확보해야만 나중에 차질없이 진행을 할 수가 있다. 지금 우리는 하얀
백지를 얼마나 알차게 채우느냐 하는 출발점에 서 있다는것을 명심하고 준비해야 한다.
- 체육대회의 규모
- 체육대회 비용
- 체육대회 참가인원
- 체육대회 준비 운영비용
5 . 초청 대상자 규모와 인적사항 파악 및 사전작업
일반적으로 우리가 체육대회를 하면서 전반적으로 무사히 잘 치뤘다고 하면 필히 첨부되는
사항이 바로 초청인사의 명성 이다. 동네 이장을 초청해도 초청 했다고 하지만 이번 12회 선
배들의 초청자 명단을 보면 우리는 느꼈으리라 본다. 우리도 12회 선배님들의 그러한 점은
본받아야 하며 기왕이면 보다 많은 유명인사들을 초청하여 대내외적으로 우리 13회의 저력을
과시해봄도 좋다. 여러 가지 측면에서 이해할 수 있지만 가장 중요한 점은 우리가 사회적 동
물 이라는 관점에서 출발한다. 우리 친구들은 지금 사회에서 나름대로 중요한 역할을 하며
생활하고 앞으로도 더욱 중요한 사회의 일원이 될것이기 때문에 대내외적인 지명도가 필요하
며 이러한 지지기반은 우리의 앞날에 보다 유리하게 작용되기 때문이다. 그리고 기왕이면 잘
나가는 13회 라는 소리를 들어보는 것도 좋다고 생각한다.
6 . 체육대회 당일 필요한 운동종목 & 레크리에이션 & 진행순서 정립과 시간의 배정
우리는 체육대회때 마다 관조자 입장에서 바라보고 수동적으로 그날을 보냈다. 그러나 지금
우리에게는 관조자가 아닌 직접 체육대회를 운영해야 하는 주관자의 입장에 서 있다. 시간은
많지 않으며 우리는 지금 당장 체육대회에 필요한 준비를 해야 한다는 마음을 가지고 있다.
서두르지 말고 하나한 정리를 해보자
- 운동종목 : 일반적으로 쉽게 접할수 있는 종목으로 선택하며 체력의 안배를 위해 시간을
최대한으로 줄인다.
- 레크리에이션 :체육대회때 보면 동문들만 오는것이 아니며 가족으로 오는 경우가 의외로
많은것을 감안해야 한다. 기왕이면 보다 많은 사람들이 참석하면 좋다고 생각하
며 여러군상을 대상으로 각종 오락게임을 준비하면 좋다. 어린이를 위한 게임 ,
주부들을 위한 게임 , 가족을 위한 게임등 다른 기수에서 시도해보지 않았던 프
로그램을 운용해 보는 것도 좋다.
- 진행순서 : 지금까지 선배들이 해온 체육대회를 보면 완벽한 진행을 하기가 어렵다는 생각
이 든다. 여러군데의 모임에 가 보면 많은 인원을 보다 효율적으로 통제하기가
상당히 어려워 진행팀에서 고생하는 경우가 많이 있어 항상 아쉬움이 많이 남
는다. 이러한 것을 최대한으로 줄이려면 레크리에이션이나 행운권 추첨을 중간
중간에 삽입하여 통제를 하는것이 좋다. 또한 경품은 많을수록 인원의 통제가
용이하고 마지막까지 남아있는 인원이 많아진다. 체육대회는 참석한 인원들이
즐거운 마음으로 함께 하루를 보내며 동문에 대한 정을 나누는 축제의 마당으
로 인식할수 있도록 중간중간에 주입시키는 작전이 필요하다. 주지해야 할것은
마지막까지 얼마나 많은 인원이 남아 있어 유종의 미를 거둘수 있는냐가 중요
한 관건이다.
7 . 체육대회 홍보에 관한 내용
우리가 체육대회를 하는데 홍보는 대회의 성패를 가름할 수 있는 중요한 관건이 된다. 이러
한 홍보의 중요성으로 인하여 일반적으로 사업을 하는 경우에 홍보에 많은 노력을 기울이는
데 홍보를 하는 방법은 여러 가지 방법이 있다. 우선은 동문회에서 발행하는 신문인데 동문
들이 볼수 있다는데서 우선적으로 홍보가 가능하다. 그 외에 홍보의 방법을 생각해야 하는데
메스컴을 통한 홍보방법이 있는데 돈을 들이지 않고 하는 방법이 있으면 활용 하는것도 좋
다. 신문 같은데서 무료로 홍보를 하는 난이 있으면 활용하고 공중파 에서는 하루전에 무료
홍보가 가능한걸로 알고있다. 그 외에 우리가 중점적으로 각 동문회 모임이나 기수별로 홍보
하는 방법이 있다.
8 . 체육대회 개최시 스폰서 작업
체육대회를 개최하면서 업체별로 홍보하는데 이로 인한 자금의 확보가 쉽다는 잇점이 있다.
동문들을 찾아다니며 업체의 홍보를 부탁하고 스폰서 자금을 확보한다. 물론 이러한 사항은
별도의 전담팀이 있어야 가능하며 선배 동문들에게 요청하여 미리 확보하는것이 유리하다. 임
박하면 자금의 유동성 때문에 하려다가 미루는 경우가 있으니 주의해야 한다. 이러한 스폰서
이외에 소위 잘나가는 선후배들을 통하여 협찬을 부탁하여 자금을 확보하는것도 하나의 방법
이다.
9 . 체육대회 개최시 필요한 경품의 종류와 금액
체육대회를 진행하면서 참석자들의 마음을 끌수있는 상황중의 하나는 행운권 추첨이다. 여러
가지 종류가 있지만 우리는 물품을 잘 선정하여 홍보의 일환으로 삼고 참석자들의 발걸음을
끝까지 붙잡아야 한다. 만약 상품의 종류가 많지않고 소규모라면 흥미유발성에는 감점이니 다
양한 상품을 준비하고 되도록 많은 사람들이 행운권에 추첨되어 즐거움을 느낄수 있도록 준
비를 해야한다. 이러한 준비를 위해서 다양한 상품군을 마련하고 준비하며 이에 따른 경비를
미리 염두에 둬야 한다. 개중에는 특별한 상품을 준비 하는것도 좋다.
10. 체육대회 당일 행운권의 추첨시간과 경품시상자 선정
행운권을 추첨하는데 오전에 일찌감치 해버리면 진행에도 도움이 안되고 참석자들이 빠져나
가는 상황이 발생하는 경우가 있다. 이러한 폐단을 막기 위하여 행운권의 추첨에 운영의 묘
미를 살려야 한다. 사람들이 가장 지루한 시간대와 웅성거리는 시간대에 군중의 이목을 집중
시키는 효과적인 수단으로 활용하도록 하며 여러번에 걸쳐 분산 시상 하는것이 좋다. 한번에
시상을 끝내버리면 흥미유발에 대한 잇점을 버리는것이 되며 상당한 자금을 들여 마련한 것
이 졸속으로 끝날 수 있기 때문에 행운권의 추첨시간대를 유효적절하게 활용하여 진행에 도
움이 되도록 한다.
11. 체육대회 진행에 관한 사회자 선정
체육대회를 하면서 시기 적절하게 운용을 할 수 있는 적당한 사회자가 필요하다. 외부에서
끌어 올수도 있고 우리 동문 중에서 말솜씨 있고 행사진행을 해본 경험이 있는 진행자가 필
요하다. 사회를 맡아서 하는것이 단순히 용기만 가지고서는 할 수 없으며 목소리가 좋다고
할수 있는것은 아니다. 커다란 행사에서 사회를 맡아본 경험이 있고 말주변도 좋아야 하며
하루종일 서있을수 있는 강인한 체력을 가지고 있어야 하기 때문에 사전에 확보하는것이 중
요하다. 지금 확보되지 않았으면 미리 사회자를 선정하여 트레이닝 시켜서 당일날 사회를 볼
수 있도록 하는것도 좋다.
12. 체육대회시 식사의 종류와 인원수에 대비한 물량의 확보와 비용
체육대회를 하면서 먹는 즐거움을 빼놓을 수 없다. 하지만 그 먹는 즐거움도 맛이 있어야만
즐거움을 느끼는것 이며 만약 맛이 없다면 먹는 즐거움은 사라져 버리고 대회운영에서 한 축
이 사라진다고 봐야 한다. 일반적으로 많이 애호하는것이 육개장이며 기타 과일이 편승한다.
우리는 우리에게 맞는 식사의 종류를 확보하고 중요한것은 대회에 참석하는 인원수를 대략적
으로 산정하는 것이다. 일반적인 개념에서 전의 대회때 몇 명이 왔었으며 이번 대회때 몇 명
이나 올것인지 확인을 하는것이 중요하다. 지속적으로 선후배들에게 홍보를 하며 참석 인원에
대하여 질의를 하고 예상치를 뽑아 활용토록 한다.
13. 체육대회시 필요한 인력과 조직도
우리는 체육대회를 위해 지금부터 준비해야 한다. 그 중에서 필요한 인력의 확보를 위하여 조직도를 만들 필요성이 있다. 임박해서 조직도를 만들고 활용해야 한다. 인력의 효율적인 활용을 위하여 미리 조직을 만들고 운영하며 준비해야 한다. 조직기구에서 모든 사항을 점검하며 미흡한 부분을 보완하는 작업이 필요하고 수시로 미팅하여 보다 효율적인 면에 대하여 논의될 수 있어야 한다.
대회 고문
조직 위원장
부 위원장
홍보 팀장
홍보 팀
운영 위원장
운영 위원
운영 총무
재정 총무
대외 협력팀장
대외 협력팀
주방 팀장
주방 팀
경기 진행팀장
경기 진행팀
심판 팀장
심판 팀
지역별 위원장