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출처: 주택관리사 성심회 원문보기 글쓴이: 미라클
공동주택 회계처리지침
Ⅰ. 회계처리요령
1. 회계처리기준
공동주택 관리사무소의 회계처리는 관계법령 및 공동주택관리 회계처리지침에서 특별히 규정한 것을 제외하고는 기업회계기준에 따른다.
가 . 아파트 회계란 ?
아파트 입주자들의 편익을 제공하기 위하여 개소된 관리사무소에서 그 단지를 관리하는 데 소요된 “돈”을 입주자들로부터 갹출하게 되는데 그 돈의 수지를 장부에 적절히 반영하고, 그 내역을 일정한 규칙에 맞추어 간단 명료하게 정리하는 것을 의미한다.
즉, 아파트 회계는 매월 집행된 운영자금을 토대로 결산재무제표(대차대조표, 손익계산서)를 작성하고, 관리비부과내역서와 전산고지서를 산출하여 입주자들에게 관리비를 수납하는 모든 절차를 시간의 흐름에 따라 정리 정돈하는 절차를 말한다.
나 . 아파트 회계의 업무진행 절차
다 . 복식부기 원리
아파트관리사무소의 회계는 복식부기를 채택하여 처리하여야 한다.
1) 복식부기 란 ?
모든 거래를 원인과 결과라고 하는 두 가지 측면에서 기입하여 항상 차변과 대변에 동시에 같은 금액이 발생되도록 전표를 작성하며(= 거래의 이중성) 전표작성시 차변의 합계금액과 대변의 합계금액이 일치되도록(= 대차평균의 원리) 처리한 분개전표를 근거로 시작하기 때문에 분개하는 과정에서 잘못된 경우가 있더라도 장부를 마감하여 합계잔액시산표(재무제표)를 만들게 되면 잘못된 부분이 발견되는 자기 통제적 기능을 갖고 있는 회계방식을 말한다.
※ 부기(재무제표)의 구성요소
2) 거래 란 ?
부기에서 말하는 거래는 일상생활에서 말하는 거래와는 조금 달리 어떤 원인이던 자산, 부채, 자본 등이 증가 또는 감소하는 모든 현상을 막라하여 거래라 한다. 예를 들면, 보관중인 현금이나 비품을 도둑 맞은 경우에도 자산의 감소 현상이 발생하므로 거래라 한다.
※ 거래의 8요소 : 기업에서 일어날 수 있는 각종 거래를 8개의 요소로 분류해 놓은 것으로 거래의 발생 시 다음의 8요소들을 적절히 응용하여 분개하면 편리하다.
3) 분개 란 ?
어떤 계정에, 어느 변에, 얼마의 금액을 기입할 것인가를 결정하는 절차를 말하며, 아파트회계에서 분개를 잘하기 위해서는 아파트에서 사용되는 계정과목을 익히고, 거래의 성격에 따라 해당 계정과목을 올바르게 선택하는 것이 가장 중요하다.
※ 올바른 분개처리(전표작성) 요령
부기상의 거래인가를 확인 ? 구체적인 계정과목 결정 ? 차변?대변 계정 결정 ? 기입금액 확정
라. 아파트 회계의 전표제도
1) 아파트 회계처리는 아파트 유지관리를 위하여 소요되는 거래에 대하여 전표를 작성하면서 시작하며, 전표의 작성과 동시에 분개장이 형성된다. 특히, 아파트 회계에서는 별도의 분개장을 작성하지 않고 전표를 분개장으로 대용하여 사용할 수 있다.
※ 전표 ? 거래가 발생하면 그 내용에 알맞는 계정을 선택하고 금액을 기입한 후 결재권자의 승인을 받기 위해 한 장의 표에 일목 요연한 절차에 의해 전표를 작성하게 되는데 전표는 그 정리하는 방식이나 용도에 따라 다음과 같이 구분된다.
※ 전표의 종류는 다음과 같이 1위식, 3위식, 4위식 3가지 형태로 분류되며, 본 회계실무요령에서는 3위식 전표제도를 준용하여 설명한다.
※ 1위식 전표는 간단한 반면 현금 입?출금과 이외의 거래내용이 섞여 있어 수지 파악이 쉽지 않은 관계로 소규모 단지 중 거래금액이 적고 한산한 아파트에서 사용 가능할 것이며, 4위식은 모든 거래가 차변과 대변으로 즉시 구분되어 현금과 비현금의 거래를 신속하게 정리할 수 있으나, 결재권자나 회계와 무관한 사람(입주자)이 체크하기가 어렵고 전표가 누락될 가능성이 높아 아파트에서 사용하기가 어려울 것으로 판단된다. 이에 비해 3위식은 아파트에서 가장 중요한 “ 현금 ”에 관한 회계처리에 초점을 맞출 수 있고 대체전표를 한 장에 끊기 때문에 이해가능성이 높아 가장 효율적으로 사용할 수 있는 방식이다.
2) 3위식 전표체제 ? 현금과 관련된 거래는 입금전표, 출금전표에 기타 현금 이외의 거래는 대체전표 한 장에 기록 정리 ? 권장 방식 : 가장 효율적으로 운용 가능.
가) 현금전표와 대체전표의 사용상 구분
아래 도표와 같이 현금전표는 “돈”이 입?출금 시 회계자의 손을 직접 거치는 경우에 사용하고 대체전표는 회계자의 손을 거치지 않는 모든 비 현금거래에 사용한다.
가. 현금전표의 작성
나. 대체전표의 작성
나) 거래발생과 전표의 기장
원칙적인 기장방식은 각각의 거래가 발생하는 당일 전표를 발생시키고, 장부에 기입하여야 하는 것으로 부득이한 경우 “소급기장”을 하는 경우도 있으나, 가급적이면 “거래당일”에 기장하도록 준수하여야 한다.
( 사례 )
19××년 5월 10일자에 사무용구(볼펜 외 10종)를 문구점에서 구입하고 예금통장(관리 비통장)에서 인출하여 12,000원을 지출함.
。 거래의 발생 : 현금의 지출 12,000원
。 계정의 확정 : 사무용품비(일반관리비)
。 전표의 작성 : 예금인출 - 현금입금전표(대변)
현금지출 - 현금출금전표(차변)
① 현금입금전표 작성
대변전표로 사용하며, 전표작성시 차변의 현금계정은 생략하고 대변의 발생계정만 계정과목란에 기입하여 기록한다.
②현금출금전표
차변전표로 사용하며, 전표작성 시 대변의 현금계정은 생략하고 차변의 발생계정만 계정과목란에 기입하여 기록한다.
③ 대체전표 : 비 현금성 거래가 발생 시 차변과 대변을 1장의 대체전표로 사용
(예) 관리비의 은행수납, 결산시점의 충당금 설정, 미지급금, 선급비용등의 설정, 제공과금(수도, 전기 등)의 은행 자동이체 납부 등
(예) 101호 입주민이 관리비 100,000원을 거래은행에 납부하다.
④ 장부기장
상기 전표를 근거로 보조부에 기장한다.
즉, 회계는 복식부기이고, 복식부기는 대차평균의 원리에 입각하는 것인 만큼 항상 두 번 기장한다.
。 금전출납부 : 현금입금으로 12,000원 기록
。 자산장중 에금계정 : 예금의 출금으로 (대변에) 12,000원 기록
。 손익장중 사무용품비 계정 : 비용으로 (차변에) 12,000원 기록
※ 아파트 회계의 장부기장에 대한 자세한 내용은 바. 아파트 장부의 조직에서 설명한다.
마. 지출자금의 관리
1) 관리사무소 통장관리
아파트 관리사무소의 통장인감은 소장과 대표회장(관리회사)의 이중인감으로 상호 견제가 되어야 할 것이며, 또한 복식부기에서는 불필요하게 통장을 많이 만들 경우 업무하는데 오히려 혼동을 줄 수 있으므로 가급적 통장을 단일화하고, 통상적으로 꼭 필요한 특별수선예치 및 퇴직충당금예치 통장에 대해서는 별도로 관리하도록 한다.
2) 지출자금의 통제
아파트의 관리유지를 위해 소요된 지출자금은 대표회장이 결재권을 행사하며, 관리소장은 지출자금에 대한 사전 심사는 물론 사후 체크에 이르기까지 전반적인 업무를 철저히 수행하여야 한다.
3) 지출결의서 작성 요령
아파트의 관리유지를 위해 소요된 자금을 지출할 때에는 반드시 각 건별(항목별)로 지출결의서를 각각 작성하여야 하며, 다음과 같은 요령으로 작성한다.
(지출결의서 작성 예)
(예제) 관리소에서 사용할 문구류를 구입하기 위해 15,000원을 지출하다.
바. 아파트 장부의 조직
1) 아파트 장부조직의 개요
아파트의 장부조직은 크게 총계정원장과 보조부로 구분되며, 보조부에는 금전출납부(현금출납장), 자산장, 부채장, 자본장, 손익장으로 세분할 수 있으며, 우리 아파트의 현실과 회계처리 능력에 따라 보다 효율적인 방식이 있다면 그 방식으로 하는 것이 현명한 일일 것이다.
2) 분개장
거래를 발생순서대로 분개하여 기록하는 장부를 말하여, 아파트회계에서는 전표를 분개장 대용으로 사용하는 사례가 많아 별도의 분개장을 작성하지 않아도 된다.
3) 총계정원장
총계정원장은 금전출납부와 각종의 보조장부로부터 합계잔액시산표를 만들어 내고, 대차대조표와 손익계산서를 작성하기 위한 “요약하여 정리한 장부”라 하며, 일계표의 금액이 매일 매일 총계정원장으로 전기되는 것이 장부의 흐름상 가장 이상적이라 할 수 있다. 그러나, 아파트 회계와 같이 매일의 장부마감(금전출납부는 제외)이 그다지 필요하지 않는 곳에서는 월계표로부터 전기되어 와도 전혀 문제될 것은 없을 것이다.
4) 금전출납부
아파트에서 관리하는 자금이 들어오고 나가는 것을 통제하는 가장 중요한 장부중의 하나로 금전출납부에는 모든 거래를 점검할 수 있도록 소액현금과 각종의 운영수지가 포함되어 정리되어야 하는데 금전출납부가 잘 정리되어 있으면 이 보다 더 편리하고 유용한 장부는 없다.
아파트 관리사무소에서 “돈이 들어오고 나가고”하는 것은 크게 두 가지로 구분되며, 그 첫째가)「소액현금」의 출입이고, 두 번째가 「운영자금」의 출입으로 통상 은행에서 직접 송금하거나) 인출과 동시에 납부하게 되는 것을 의미한다.
※ 착안사항
① 분개 예제
전월 미지급한 전기요금 5,000,000원을 지급할 때
? 분개요령
현금 5,000,000원 / 예금 5,000,000원
미지급금 5,000,000원 / 현금 5,000,000원
② 위 분개와 같이 예금에서 인출되어 지급되는 경비에 대하여 현금계정으로 정리할 시 금전출납부에 모든 현금과 관련된 거래가 일목요연하게 표시되어 회계를 잘 모르는 사람도 금전출납부 한 권만 보면 아파트의 현금수지에 대한 검토가 가능하게 되므로 금전출납부를 잘 정리하는 것이 효율적인 경리업무의 기본이 된다.
③ 위 분개에 대하여 전표작성 시 유의할 사항은 예금에서 돈을 인출할 때 “현금입금전표에 예금계정을 설정하고”, 인출된 돈을 경비로 지출할 때 “ 현금출금전표에 미지급금계정을 설정한다.” 관리비(현금)가 통장에 예입될 시에는 반대로 “현금출금전표에 예금계정을, 현금입금전표에 관리비미수금계정을” 기록한다.
④ 위 사항들을 종합해 보면, 관리사무소에서 운영하는 관리구좌에서 자금을 집행할 때는 모든 입?출금자금에 대하여 현금입금 및 출금전표를 통하여 분개전표를 작성하므로 거래내역을 금전출납부만으로 확인할 수 있을 것이다.
5) 자산장, 부채.자본장
아파트관리사무소의 경우 규모에 불구하고 자산장과 부채, 자본장으로 구분하여 대차대조표 계정을 기록해 나가는 것이 효율적이며, 다음과 같이 대차대조표 항목을 참고로 제시한다.
6) 손 익 장
손익계산서 작성을 위한 손익장에는 다음과 같은 계정이 기장된다.
7) 결산작업
앞에서의 모든 절차를 종합하여 결산 재무제표를 작성하고 오류를 검증한다. 발견되는 오류는 수정하여 최종적으로 결산 재무제표를 완료하고 그 결산을 토대로 관리비부과내역서를 작성하여 전산작업후 각 세대에 관리비고지서를 발부한다.
거래발생
?
전표발생 ? 일계표 및 보조장 작성 ? 총계정원장 작성 ? 합계잔액시산표
?
대차대조표
손익계산서
이익잉여금처분계산서
2. 재무제표의 작성 및 주석
가. 대차대조표의 자산 및 부채 . 자본의 과목 및 분류는 별첨 서식을 준용한다.
나. 손익계산서의 수익 및 비용의 과목 및 분류는 별첨 서식을 준용한다.
다. 합계잔액 시산표는 예비 정산표로서 별첨서식을 준용한다.
라. 재무제표에 대한 주석으로 표시할 기타 사항
1) 규정에 위배되는 사항 :
공동주택관리령 및 규칙, 공동주택관리회계처리지침 및 관리규약 등의 규정에 위배되는 사항을 기재한다.
2) 관리비의 본 회계처리지침서에 위배되는 사항 :
관리비의 과목별 부과내용이 본 회계처리지침서의 부과기준에 위배되거나 예외일 경우 그 부과기준 및 단위면적(평)당 관리비 부과방법 및 부담액을 기재한다.
3) 관리비 수입 이외의 수입금액 내용 :
수입이자, 연체료수입, 곤도라사용수입, 기타수입의 종류별 금액, 부과기준 수입방법 등 을 기재한다.
4) 중요 계약사항 :
당해 회계년도중 관리주체가 행한 도급 등 기타 중요 계약에 대한 계약명, 계약방법, 계약금액, 계약조건 등의 내용을 기재한다.
5) 재고자산에 관한 사항 :
재고자산의 종류별 평가방법, 재고조사 내용을 기재한다.
6) 보험가입의 내용 :
자산에 대한 부보내용, 보험의 종류, 보험금, 년간보험료, 보험기간 및 보험회사 등을 기재한다.
7) 각종 충당금 및 적립금의 내용 :
특별수선충당금, 퇴직급여충당금 등 기타의 충당금 및 예치금(적립금)의 기초잔액, 당기 증가액, 기말잔액과 기말현재의 동 충당금의 예치액, 설정방법 또는 기준, 설정이 요구되는 금액 및 설정 과부족액 등을 기재한다.
단, 특별수선충당금에 대하여 당기 감소액의 내용을 기재한다.
8) 차입금에 관한 사항 :
차입처, 차입금액, 이자율, 상환조건, 차입목적, 담보내용 등을 기재한다.
9) 건의사항 등 :
수정사항 및 관리운영에 관한 건의사항 등
마. 부속명세서
다음 각호의 부속명세서를 작성하여야 한다.
1) 예금거래 집계표
2) 월 자금 집행현황표
3) 월 미수관리비 잔액명세서
4) 월 선급비용 잔액명세서
5) 월 집기비품 명세서
6) 월 미지급금 잔액명세서
7) 월 가수금 "
8) 월 예수금 명세서
9) 월 충당성 계정 잔액명세서
10) 월 당기순이익 명세서
3. 자산의 평가방법
가. 유가증권 : 원가법중 총평균법 또는 이동평균법
나. 재고자산 : 선입선출법
다. 기타자산 : 기업회계 기준에 준하되 계속성을 유지한다.
4. 자본적 지출과 수익적 지출의 기준
고정자산의 내용년수를 연장시키거나 가치를 실질적으로 증가시키는 지출은 자본적 지출로 하고 당해 고정자산의 상태를 회복시키거나 능률유지를 위한 지출은 수익적 지출로 한다.
Ⅱ. 재무제표 계정별 거래 분개방법
1. 자 산
회사의 영업활동에 필요한 현금이나 예금, 건물, 토지 등을 말하는 것이며 구체적으로 다음과 같은 것이 있다.
? 현금 : 통화, 자기앞수표, 타인발행 당좌수표, 가계수표, 우편환증서 등
? 예금 : 당좌예금, 보통예금, 정기예금과 적금, 양도성예금 등
? 대여금 : 거래고객이나 매출처 등에 대한 대여금
? 미수금 : 상품이외의 물품에 대한 매출 미수금(관리비미수금 등)
? 건물 : 영업활동을 위하여 소유하고 있는 점포나 창고 등의 부속설비
? 차량운반구 : 영업활동을 위하여 사용중인 자동차 등
? 비품 : 영업활동을 위하여 소유하고 있는 금고, 책상, 의자, 컴퓨터 등으로 내용연수가 1년 이상인 것
? 공기구 : 영업활동을 위하여 보유하고 있는 공기구
가. 유동자산 - 단기간내(1년내) 현금화 될 수 있는 유동성 자산
1) 현금 : 통화가 타인 발행 당좌수표, 자기앞 수표, 통화대용 증권
(거래 분개요령 예시)
가) 현금 시재용 자금으로 보통예금통장에서 200,000원을 인출하다.
나) 관리직원 근무복 10벌 ( ⓐ15,000)구입하고 현금으로 지급하다.
다) 1월분 전기요금 1,500,000원이 관리비 보통예금에서 한전으로 자동이체되어 납부되다.
2) 제예금 : 예치금으로 분류하지 아니한 당좌예금, 정기예금, 정기적금, 보통예금 등 시중 금융기관의 예금을 의미하며
(거래 분개요령 예시)
가) 관리직원 1월분 급료 8,000,000원을 보통(제)예금에서 인출하여 지급하다.
나) 관리비를 납부기한내에 납부하지 않았던 입주자중 2세대가 관리비 165,000원과 이에 대한 2%연체료 3,300원을 초과부담하여 관리비 보통(제)예금계좌에 총 168,300원을 납부하다
3) 유가증권 : 시장성이 있는 일시 소유의 주식, 사채 및 국?공채등 유가증권 간혹 관리사무소가 주체적으로 보수공사를 실시하던가 장비구입 등에 의하여 국가나 지방단체가 발행하는 국채나 공채 또는 상하수도공채 등을 구입하고 국공채를 할인하지 않고 보유할 경우 사용한다.
(거래분개요령 예시)
가) 보일러 증설 검사시 상수도 공채 50,000원을 매입하고 보통예금에서 인출하여 매입 대금을 지급하다.
나) 보유중인 매입가 100,000원의 공채를 120,000원에 매각하고 매각대금을 보통(제)예금에 입금시키다.
4) 미수출연금 ; 선수관리비인 관리비출연금을 체납하고 있는 것을 의미한다.
최초 입주시 소유자인 주민이 아파트관리를 위하여 출연하여야 할 선수관리비총액을 차변에 미수출연금(자산)으로 계상하고 동금액을 대변에 관리비출연금(자본)으로 대체계상처리하여 입주자들이 입주하면서 납부하면 미수출연금(자산)대변에 납부액 만큼 차감 계상하여 결산한다.
(거래분개요령 예시)
가) ○○아파트의 관리사무소를 개소하면서 총 입주대상 400세대의 관리비선수금
40,000,000원을 입주민에게 고지하고 전표처리하다.
나) 상기아파트의 입주대상 세대 중 10세대가 관리비출연금 1,000,000원을 관리사무소에서 개설한 보통예금에 납부하고 관리사무소에서 납부확인 후 입주하다.
5) 미수관리비 ; 관리비미수금을 의미하며 관리사무소가 아파트 관리운영에 소요된 자금을 주민에게 부과하여 받지 못한 돈(관리비의 미수액)을 말한다. 입주민에게 관리비를 고지하는 시점에 차변에 당월분 총부과액을 미수관리비(자산)로 설정한다.
(거래분개요령 예시)
가) 1월분 사용 관리비용 발생액 20,000,000원을 부과시점에서 정산한 결과 부과금액이 20,150,000원이 되어 부과차액 15,000원 발생되다.
나) 1월분으로 세대 고지된 관리비중 5세대분 250,000원이 보통예금으로 입금되다.
6) 미부과 관리비 ; 당월관리비 발생총액(당월에 발생한 집행자금 및 미지급금, 충당성자금)
(거래분개요령 예시)
가) 1월분 발생된 비용계정총액 15,000,000원을 관리비 수입 a/c으로 정산 대체하다.
나) 1월분 사용 관리비용발생액 15,000,000원을 부과시점에서 정산한 결과 부과금액이15,150,000원이 되어 부과차이 150,000원이 발생되다.
7) 미수연체료 ; 관리비를 납기내에 수납하지 않은 세대가 관리규약에서 정한 일정액의 연체금을 부담하는데 관리비 미납세대의 연체료 총액을 차변에 계상하여 미수금계정으로 설정하고 차후 미납된 관리비를 납부하면 대변에 상계하여 차감처리 한다.
(거래분개요령 예시)
가) 1월분 관리비부과금액 중 10세대가 관리비 450,000원을 납부하지 않아 5%에 해당하는 연체료 미수금 22,500원이 발생하여 정산 대체하다.
나) 1월분 관리비 55,000원을 납부 지연한 세대가 연체료 5%에 해당하는 2,750원을 추가 부담하여 보통예금 통장에 입금하다.
8) 선급비용 : 아파트 회계에서의 선급비용은 “일정기간”과 관련된 비용을 결산시점까지 경과된 부분과 아직 기간이 도래하지 않은 부분으로 구분하여 이미 경과된 비용은 당기비용으로 처리하여 당월에 부과하고 미경과된 비용은 선급비용으로 처리하여 다음 달로 넘겨 부과할 때 사용한다.
또한, 일시적으로 발생하는 거액의 공사비 지출 시 거액으로 인한 갑작스런 관리비부과액의 증감을 억제하고 관리비를 균등히 부과하기 위해 차변계정에 선급비용으로 계상한 후 월결산시 당월부과분 만큼을 대변으로 차감하여 비용과 대체처리하게 되는데, 통상 선급비용의 회계처리는 다음과 같이 한다.
가) 화재보험료, 산재, 고용보험료 등 1년 이상의 보험기간동안 발생되는 1년치보험료를 선납하고 공평부담을 위해 매월 분할하여 관리비 부과시 계상
(거래분개요령 예시)
① 00.3.1부터 01.2.28기간에 대한 1년분 화재보험료 1,000,000원을 보통예금에서 지출하여 보험가입하다.
② 상기에서 선납된 보험료 중 12개월로 분할 산출하여 00. 3. 1부터 00. 3. 31기간중의 보험료 83,333원을 3월분 부과분으로 결산조정하여 비용처리하다.
나) 지출된 공사비를 일정기간 동안 관리비로 균등히 부과하고자 할 때
① 승강기보수에 소요된 공사비 2,000,000원을 보통예금에서 전액지출하고, 3개월간 분할하여 관리비에 부과하기 위해 선급비용 처리하다.
② 상기에서 선급지출한 승강기 공사비중 당월 부과분(1회차) 666,667원을 승강기유지비로 비용계상하여 결산조정하다.
다) 기타 중요한 금액을 지출하고 일정기간 동안 관리비로 균등 부과하고자 할 때
① 7월 15일에 관리직원 21명이 착용할 하복 21벌을 1벌당 50,000원에 주문하여 수령받고 그 대금 1,050,000원을 보통예금에서 인출하여 지급하고 6개월간 균등부과를 위해 선급처리하다.
② 7월 31일에 7월 부과분을 결산하면서 상기에서 지출된 피복구입비 1,050,000원중 6개월 분할부과를 위해 계산된 7월부과분 175,000원을 피복구입비용으로 선급비용에서 차감하여 회계처리하다,
(7월부과분 산출방법 = 1,050,000원 ÷ 6개월 = 175,000원)
9) 가지급금 ; 미결산계정의 하나로 정리되지 않은 계정을 의미한다.
즉, 관리사무소에서 임시로 지출하여 입주민들에게 관리비로 부과할 수 없을 때 차변에 가지급금계정을 기입하고 지출계정이 확정되거나, 그 금액을 환수 시 대변에 대체기입하여 소멸시킨다. 통상 가지급금은 다음과 같은 경우 사용한다.
가) 직원 연말정산시 발생되는 소득세 환급금을 아파트관리자금에서 우선 지급시
나) 고용보험료 1년분 중 직원부담분을 아파트관리자금에서 우선지급시
다) 직원들의 급여 등을 일시 가불할 때
(거래분개요령 예시)
① 직원들의 99년도분 갑근세 및 주민세 환급세액 400,000원을 보통예금에서 인출하여 우선 환급하다.
② 2000년 2월분 급료를 지급하면서 예수잡았던 직원의 세액공제액 120,000원을 관할세무서에 전액공제 신고하고 상기에서 입주민들이 가지급한 금액을 대체하여 일부 환수처리하다.
③ 당아파트의 2000년도분 고용보험료 2,000,000원를 산출하여 개산신고하면서 입주자부담분 1,000,000원은 관리비 균등부과를 위해 선급비용처리하고, 나머지 직원부담분 1,000,000원은 가지급금으로 처리하고 보통에금에서 인출하여 입주자들이 우선조치하여 납부하다.
④ 상기에서 가지급금 처리된 2000년도분 직원부담 고용보험료를 1월분 급료 9,500,000원을지급하면서 고용보험료 직원부담분으로 공제한 85,000원을 대체 환수처리하고 나머지 9,415,000원을 보통예금에서 인출하여 급료로 지급하다.
10) 저장품 : 아파트 회계에서의 저장품은 통상적으로 중앙집중식 난방방식에서 벙커C유, 경유등의 재고자산을 관리하는데 주로 사용하며, 수선용 자재, 청관제 및 기타 물품의 미사용 잔액을 확인하기 위하여도 사용한다. 저장품은 선입선출법으로 먼저 구입한 것을 먼저 쓰고 실제 사용한 만큼을 당월에 비용처리하여 관리비에 부과한다.
(거래분개요령 예시)
가) 11월 10일 난방용 경유 20,000리터(리터당 단가 : 350원)를 구입하고, 대금은 계약체결에 따라 익월에 지급키로 하다.(20,000리터×350원 = 7,000,000원)
나) 11월 23일 난방용 경유 25,000리터(리터당 단가 : 330원)를 구입하고, 대금은 계약체결에 따라 익월에 지급키로 하다.(25,000리터×330원 = 8,250,000원)
다) 상기에서 입고한 경유를 11월 한 달간 아파트난방을 위해 38,000리터를 사용하고 관리비에 부과시키기 위해 11월 30일자 결산하여 비용처리하다.
※38,000리터를 사용한 경우 유류난방비의 계산방식은 아래와 같이 선입선출 으로 계산함.
⇒ 20,000리터 × 350원 = 7,000,000원
18,000리터 × 330원 = 5,940,000원 ⇒ 총액 : 12,940,000원을 관리비부과함.
(11) 기타 유동자산 : 전 각급에 속하지 아니하는 유동자산
나. 투자와 기타자산 - 투자성을 띠거나 타용도로 전용되어 사용할수 없도록 별도계정으로 묶어 관리함과 동시 주로 장기적(1년이상)인 목적을 띤 유동성 자산을 의미한다.
1) 특별수선충당예치금 : 준공된지 1년이 지나는 시점부터 특별(장기)수선계획에 의거 특별수선충당금으로 확보된 재원을 별도로 관리하기 위한 예금이며, 법령이나 관리규약에 의해 강제적으로 별도 통장으로 관리하게 되어 있고, 그 사용에 있어서도 투명한 방법으로 하도록 규정하고 있으므로 그 내용을 충분히 이해하여야 한다.
(거래분개요령 예시)
가) 7월 31일에 7월분 관리비부과를 위해 특별수선충당금으로 600,000원을 대체분개하여 결산하다.
나) 8월 5일 상기에서 부과한 특별수선충당금 600,000원을 보통예금에서 인출하여 특별수선충당예치금 계좌에 예입시키다.
다) 특별수선충당예치금통장에 상반기 예금이자 55,800원이 예입되다.
※ 특별수선충당예치금처럼 별도 통장관리로 발생되는 예금이자수입의 경우 수입이자로만 계상해 놓고 가만히 두면 특별수선충당금의 재원으로 마련한 특별수선충당예치금에 대한 발생이자가 일반 이익잉여금으로 처리되어 다른 목적으로 처분될 수 있어 그 이자부분에 대한 재원은 있으나 충당금 자체가 없는 기현상이 발생하여 특별수선충당금과 동 예치금의 잔액이 일치하지 않을 수 있다. 그러므로 아래와 같이 충당금계정에 전입하여 예치금잔액(자산)과 충당금잔액(부채)이 일치하도록 조정하여야 할 것이다.
2) 퇴직급여충당예치금 ; 퇴직급여의 재원 확보를 명확히 하기 위하여 별도 통장을 마련하여 퇴직금을 별도로 관리하기 위한 예금계정을 의미하며, 이자수익에 대해서도 별도관리 하여야 한다.
(거래분개요령 예시)
가) 7월 31일에 7월분 퇴직급여충당금 450,000원을 관리비부과를 위해 계상하여 회계처리하다.
나) 8월 5일에 상기에서 충당한 퇴직급여 450,000원을 보통예금에서 인출하여 퇴직급여충당예치금통장에 예입시키다.
다) 12월 31일에 직원1명이 퇴직하여 퇴직금 2,000,000원을 상기의 퇴직급여충당예치금통장에서 인출하여 지급하다.
3) 전화가입권
가) 관리사무소에서 전화를 가설할 때 보증금으로 낸 금액을 말한다. 전화가입권은 향후 전화기를 반납할 때 돌려받을 수 있으므로 별도의 계정으로 처리하고 가설비는 일반관리비로 당월관리비에 부과하여 처리하며 전화기 구입대금도 역시 사무용품비로 당월관리비에 부과한다.
(분개예시)
관리소를 개소하면서 전화 1대를 가입하고 전화가입비 242,000원과 설치비 8.000원 및 가입수수료 400원을 보통예금에서 지급하다.
나) 전화기를 사업주체에서 기증받은 경우의 처리는 “자산수증익”으로 처리하여 관리외수익으로 계상한다.
(거래분개요령 예시)
관리소를 개소하면서 전화 1대를 사업주체인 건설회사로부터 무상 기증받고 가입보증금 250,000원을 이익금으로 회계처리하다.
다. 고정자산 - 1년이상 사용하는 토지, 건물, 자동차, 기계 등을 말한다.
이중 토지를 제외하고는 시간이 지남에 따라 가치가 감소하게 되는데 이를 감가상각이라는 방법을 통하여 나타내게 된다. 아파트회계에서는 “관리비의 균등부과 및 수익자 부담원칙”을 지키기 위해 사용기간이 1년 이상 되는 모든 유형자산은 그것이 사용되는 기간동안 정확한 금액의 감가상각비를 계산하고 그 계산된 감가상각비는 일반관리비에 포함하여 관리비에 부과하게 된다.
이처럼 유형자산은 감가상각을 통하여 관리비에 부과하며, 감가상각방법은 매월 일정액을 감가상각하는 정액법을 사용하면 무난할 것이다.
유형자산을 효율적으로 감가상각 처리하기 위하여 다음과 같이 몇 가지 방안을 제시하니 아파트별 특성에 맞추어 나름대로 유형자산 관리규정을 마련하여 회계처리하기 바랍니다.
1) 토지 : 대지, 임야, 전답, 잡종지 등
2) 건물 ; 건물 및 건물의 부속설비
3) 구조물 : 교량, 담벽, 정원설비, 굴뚝 및 기타의 토목설비 또는 공작물 등
4) 기계설치 ; 보일러, 냉동기, 인양기와 기타 부속설비
5) 차량운반구 : 자동차 및 기타의 육상 운반구
6) 공기구 비품 : 탁자, 교자, 사무용기기 및 기계공구 집기비품 등 내구성 공구
(거래분개요령 예시)
가) 10월 4일 전기실 작업에 필요한 공구 5종을 350,000원에 구입하고 그 대금을 보통예금에서 인출하여 지급하다.
나) 10월 17일 관리소의 행정업무를 위해 복사기 1대를 1,200,000원에 구입하고 그 대금을 보통예금에서 지급하다.
다) 10월 31일자에 결산하면서 상기와 같이 10월중에 구입한 공기구, 비품을 관리비의 균등부과 및 수익자 부담원칙에 의거 12개월로 분할하여 부과하고자 아래와 같이 정액법으로 10월분 감가상각비 129,166원를 계산하여 관리비에 부과시키다.
※ 감가상각비 계산 : 정액법으로 산출
난로 : 350,000원 ÷ 12월 = (월) 29,166원
복사기 : 1,200,000원 ÷ 12월 = (월) 100,000원 (계 : 129,166원)
※ 감가상각비는 공기구 또는 비품에 대한 항목을 통합하나 감가상각누계액은 각 항목별 각각 처리함을 주의한다.
※ 참고 : 감가상각누계액에 대한 대차대조표 공시요령
간혹 감가상각누계액을 부채에 갔다 놓는 경우가 있는데 이는 잘못 표시하는 것으로 상기에서와 같이 감가상각누계액은 기업회계처리기준의 개정에 따라 부채성충당금 계정이 아니라 자산에서 차감되는 형식의 계정임에 주의하여야 한다.
7)기타의 고정자산 : 전 각호에 속하지 아니하는 고정자산
* 상기 고정자산에 대하여는 (6)항외는 공동주택 관리부분상 발생되는 사항이 거의 없으나 필요에 따라 상기 자산을 입주자 관리비에 부과하여 구입하였을 경우 일반관리비에 부과시키고 부외 자산으로 별도 관리를 하여야 한다.
2. 부 채
가. 유동부채 - 단기성(1년내) 변제되는 채무
1) 매입채무 : 과거의 외상매입금을 일컬으며, 아파트회계에서는 재고자산인 난방용 유류구입 시 구입대금을 물품구입과 동시에 지급하지 않고 특정한 약정으로 미루어 지급할 때 사용하며 미지급금과 별도로 관리한다는 취지에서 매입채무로서 나타낸다.
(거래분개요령 예시)
가) 10월 4일날 구입한 경유 20,000리터 구입하고, 그 대금 6,800,000원을 계약서에 의하여 익월 10일자에 지급하기로 하다.
나) 11월 10일에 상기 유류구입대금 6,800,000원을 보통예금에서 인출하여 지급하다.
2) 미지급금 or 미지급비용
가) 미지급금 : 매입채무와 미지급비용을 제외한 기타의 미지급채무를 의미한다. 약품대금이나 유형자산 등 자산을 구입하고 대금을 지급하지 않은 경우를 미지급금으로 처리함이 타당하다.
나) 미지급비용 : 발생된 비용으로서 지급되지 않은 것을 의미한다. 아파트회계에서는 각종 용역대가를 지급하지 않은 경우 미지급비용으로 처리함이 타당하다.
아파트 회계에서는 상기에서와 같이 미지급비용과 미지급금을 분리하여 별개의 계정으로 사용할 경우 혼동을 일으킬 수 있고 흔히 관리소에서 많이 사용하는 미지급금계정을 선택하여 사용하도록 한다.
(거래분개요령 예시)
① 8월 31일자에 8월분 관리비부과를 위해 8월중 발생된 아래비용에 대하여 미지급금으로 계상하여 회계처리하다.
전기료 : 5,000,000원
상하수도료 : 2,500,000원
위탁수수료 : 500,000원
청소용역비 : 2,000,000원
승강기유지관리비 : 450,000원
전기안전관리대행료 : 220,000원
주민부담분 의.보, 국.연 : 150,000원 (합계 : 10,320,000원)
② 9월 5일자에 상기에서 미지급하였던 청소용역비 2,000,000원과 위탁관리수수료 500,000원, 승강기유지관리비 450,000원, 전기안전관리대행료 220,000원을 보통예금에서 인출하여 지급하다,
3) 예수금 : 직원들이 부담하여야 할 갑종근로소득세, 주민세, 의료보험료, 국민연금료, 고용보험료 등을 급료지급시 먼저 공제하여 해당기관에 납부할 때까지 임시로 보관할 때 사용하는 계정이다. 예수금을 보다 효율적으로 관리하기 위해서는 예수금 장부 대변에 기장할 때 각 명세별로 금액을 적어놓으면 편리할 것이며, 예수금도 미지급금과 마찬가지로 “ 전월 예수금 = 당월 납부액, 당월 예수금 = 다음 달 납부액 ”등으로 매월 일치하도록 치밀한 관리가 되어야 한다. 단, 퇴직자 발생에 따른 예수금 환급액은 원인불명인 관계로 잡익 처리하여 차액을 조정한다.
(거래분개요령 예시)
가) 8월 31일에 8월분 급료 19,000,000원을 지급하면서 아래와 같이 직원부담 원천공제액 980,000원을 공제하고 18,020,000원을 보통예금에서 인출하여 지급하다.
( 원천공제액 내역 : 갑근세 100,000원, 주민세 10,000원, 국민연금 450,000원, 의료보험료 350,000원, 고용보험료 70,000원 계: 980,000원 )
※ 흔히 관리소에서는 급료를 지불할 때 급료 19,000,000원을 전액 보통예금에서 인출하여 원천공제액 980,000원을 재입금하는 방법으로 회계처리를 하는 사례가 있는데 이는 시정해야할 비효율적인 회계처리 방법이므로 상기에서와 같이 급료지급시 예수금을 차감한 잔액만을 보통에금에서 인출하고 원천공제액은 보통예금에 계속 예수시키다 각각의 납부일에 인출하여 지출하도록 한다.
나) 9월 10일 상기와 같이 원천공제 예수잡았던 갑근세 100,000원, 주민세 10,000원, 국민연금 450,000원, 의료보험료 350,000원을 해당기관에 납부하기 위하여 입주민부담분 의료보험료350,000 과 국민연금 450,000원을 합산한 총 1,710,000원을 보통예금에서 인출하여 은행에 납부하다.
4) 가수금 ; 가지급금과 같이 미결산계정에 해당하며, 돈이 들어왔으나 누가 어디서 어떠한 명목으로 넣었는지 알 수 없는 경우 대변에 임시로 적어 놓았다가 그 내용이 확인되면 즉시 확인된 계정으로 처리하여야 한다. 예로 은행착오 입금분, 입주자의 관리비 이중납부분, 원인불명으로 입금분 등이 있으며, 회계처리자가 입금된 금액에 대하여 명확히 처리하지 못하는 경우 사용하면 편리하다.
(거래분개요령 예시)
가) 9월 27일자 8월분 관리비 수납기간중에 관리비통장에 타아파트 관리비 150,000원이 입금되다.
나) 10월 2일 상기 금액을 확인한 결과 인접단지아파트의 관리비로 잘못 입금된 것을 확인하고 보통예금에서 인출하여 돌려주다.
다) 8월 29일에 원인불명의 예금 55,000원이 보통예금에 입금되다
라) 상기 금액을 확인한 결과 1동 110호가 관리비자동이체를 신청하여 자동납부하였음을 모르고 동 금액을 무통장입금시켜 이중으로 납부한 것으로 확인하여 9월 4일자에 보통에금에서 인출하여 환불하다.
5) 수선충당금 ; 각종 법규정에서 정한 아파트 시설물을 유지관리의 일환인 승강기검사, 정화조청소, 물탱크청소, 보일러세관 등을 하는데 필요한 상당액을 매월 균등부과를 목적으로 처리하는 계정을 의미한다.
※ 상기 지출될 금액은 예산안 또는 계약에 의하여 추산하고 매월 균등액을 관리비에 부과하게 되며 지출될 사항이 발생되면 수선충당금계정에서 사용하면 된다.
(거래분개요령 예시)
가) 2000년도중 실시할 정화조청소에 소요될 예산 1,200,000원을 추산하여 관리비 균등부과를 위해 12개월간 분할 부과하기로 결정하여 1월 31일 결산일자에 1월분 부과분 100,000원을 수선충당금으로 전입시키다.
나) 2000.12.10일에 정화조청소를 실시하고 그 대금 1,200,000원을 보통예금에서 인출하여 지급하고 수선충당금 계정에서 사용하다.
2. 고정부채 - 장기(1년이상)성 상환경우
1) 퇴직급여충당금 ; 결산일 현재 1년이상 근무한 직원이 모두 퇴직할 경우 지급하여야 할 퇴직금 총액(추계액)을 추정하여 균등부과를 위해 분할 산출한 월정액을 매월 결산시점에 부채성충당금으로 계상하여 대변에 회계처리하고 이 금액을 관리비에 부과하게 된다.
※ 퇴직금 산출방법(근로기준법 제34조)
(퇴사자의 퇴직전 3개월간 임금총액 ÷ 퇴사자의 퇴직전 3개월간 총일수× 30일)× 퇴사자의 입사부터 퇴사까지 총일수 ÷ 365일
(거래분개요령 예시)
가) 1999년 12월중 2000년도 예산을 세우면서 현재 근로하고 있는 직원에 대한 퇴직금 지급 규모를 예상해 본 결과 12,000,000원으로 추정되어 매월 1,000,000원씩을 관리비에 부과하기로 결정하여 2000.7월분 퇴직금 월정추계액 1,000,000원을 7월 31일 결산시점에 퇴직금충당금으로 전입하여 관리비에 부과시키다.
나) 관리직원중 홍길동이가 2년간 근로하다 퇴직하게 되어 퇴직금지급액을 계산한 결과 2,800,000원으로 산출되어 이에 퇴직소득에 대한 세액 38,000원을 공제하여 예수잡고 공제차액2,762,000원을 보통예금에서 인출하여 퇴직금으로 지급하고 퇴직급여충당금에서 사용한 것으로 회계처리하다.
2) 년차 충당금 : 근로기준법 제59조에서 정한 1년이상 근로한 직원에게 지급하는 년차휴가를 아파트 여건상 휴가를 보내지 못하여 급여로 보상하기 위해 년간 소요금액을 예상하고 그 금액을 분할하여 월정액을 추산한 것으로 관리비에 균등히 부과시키기 위해 매월 결산시점에 부채성충당금으로 대변에 회계처리한다.
(거래분개 요령) ; 퇴직급여충당금과 동일한 방법으로 분개
3) 특별수선충당금 ; 공동주택관리령 제23조의 규정에 의거 당해 공동주택의 공용부분과 입주자의 공동소유인 부대시설 및 복리시설에 대하여 장기수선계획에서 정한 월정추계액을 특별수선충당금으로 정하며, 매월 결산시점에 특별수선충당금계정의 대변에 전입하여 관리비에 부과시킨다.
※ 앞에서도 밝힌바와 같이 특별수선충당금은 입주자대표회의 명의로 입주자대표회의에서 지정한 금융기관에 예치하여 별도로 관리하여야 한다.
(거래분개요령 예시)
가) 장기수선계획에 의하여 매월 800,000원씩을 특별수선충당금으로 적립하기로 결정함에 따라 8월 31일자 결산시점에 8월분 특별수선충당금 800,000원을 전입시켜 관리비에 부과시키다.
나) 상기와 같이 부과시킨 8월분 특별수선충당금 800,000원을 법규정 및 규약에 의거 보통예금에서 인출하여 별도 예금에 예치시키다.
다) 아파트의 사용연수가 5년이 지나 장기수선계획에 의거 외벽도색공사를 실시하기로 대표회의에서 결정하여 공사를 시행하고 그 대금 30,000,000원을 특별수선충당금으로 별도 예치한 예금에서 인출하여 지급하다.
3. 자 본
가. 관리비출연금 - 개인이나 비영리법인과 같은 곳에서 기본운영을 위하여 각 구성원으로부터 갹출한 자금을 출연금이라 하는데 아파트의 관리주체인 관리사무소에서 아파트 관리운영상 필요한 운영자금의 확보를 위해 최초 입주시 소유자인 주민들에게 한달치(추정) 관리비를 먼저 출연받는 선수관리비를 관리비출연금이라 한다.
관리비출연금의 금액은 입주자가 바뀌어도 변동되어서는 안되며 자산계정인 차변의 미수출연금과 대체분개하여 대변에 자본계정인 관리비출연금으로 계상처리한다.
관리비출연금은 아파트 관리소개소시점에 입주예정 전세대가 부담하여야 할 총 선수관리비를 자본계정에 설정한다.
(거래분개요령 예시)
1) 300세대인 00 아파트의 각 입주예정자들이 세대당 100,000원씩 관리소에 납부하여 예치시켜야 할 관리비출연금 총 30,0000,0000원을 8월 1일 관리소개소와 동시에 자본으로 설정하고 미수처리하다.
2) 8월 10일에 상기에서 미수처리된 관리비출연금중 60세대가 입주하면서 각 세대당 100,000원씩을 관리소 보통예금(은행)에 납부하고 입주증과 열쇠를 불출받다.
나. 이익잉여금 - 회계상 잉여금에는 자본잉여금과 이익잉여금이 있으나, 아파트회계에서는 이익잉여금만 나타나므로 이익잉여금에 대한 회계처리요령을 익혀야 한다.
이익잉여금은 당기의 관리수익(관리외수익 포함)과 관리비용(관리외비용 포함)의 차액인 당기순이익이 전기말 미처분된 이익잉여금 잔액(당기초 잉여금잔액)에 포함된 것을 의미하며 이를 처분전이익잉여금이라 한다.
이러한 처분전이익잉여금은 다음 회계연도에 효율적인 자금운용을 위해 어디에 어떻게 사용할 지를 입주자대표회의에서 결정하게되며, 그 사용처가 결정된 잉여금은 사용처가 결정된 이름으로, 사용처가 결정되지 않고 다음 회계기간으로 이월되는 잉여금은 차기이월이익잉여금으로 나타나게 된다.
이러한 모든 절차를 이익잉여금 처분이라 하며, 아파트에서 이익잉여금을 처분할 때에는 다음 서식에 작성하여 입주자대표회의에 결정을 거쳐 처분하며 그 사용처로는 보편적으로 퇴직적립금, 특별수선적립금, 수선적립금 등의 용도로 많이 사용한다.
이익잉여금처분계산서(예)
제 X 기 년 월 일부터
년 월 일까지
처분확정일 : 년 월 일
(거래분개요령 예시)
1) 당 회기말에 당기순이익이 2,200,000원이 발생하여 아파트 입주자대표회의결정으로 이 중 수선활동에 사용하기 위해 2,000,000원을 적립하고, 나머지 200,000원은 처분하지 않고 다음 회기로 이월시키다.
2) 8월 20일 아래와 같이 처분된 잉여금에서 수선공사를 실시하고 그 대금 8,000,000원을 기 적립되어 있던 보통예금에서 인출하여 지급하다.
(잉여금 처분내역) 수선적립금 : 11,000,000원, 특별수선적립금 : 20,000,000원
4. 수 익
가. 관리수익
아파트회계에서 관리수익은 관리비수입이 전부이며, 수익의 인식기준에서 실현주의에 의하여 매월 말일(부과기준일)에 미수관리비로 처리하였다가 미수관리비가 회수(관리비를 납부)하게 되면 실제 “돈”으로 처리된다.
※ 참고사항
◎ 현금주의 : 실제 현금(돈)이 들어오는 것만을 실제 수익으로 잡는(인식하는) 회계처리 방법 ⇒ 관리외수익의 경우 채택
◎ 실현주의 : 실제 현금(돈)과는 무관하지만 “내 것으로 보는 모든 수익”에 대하여 수익으로 잡아주는 방법 ⇒ 관리비수입의 경우 채택
관리비 수입 : 공동주택관리령 제15조 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 입주자가 당해 공동주택의 유지, 관리를 위하여 매월 사용한 금액을 그 달에 관리비로 부과하게 되는데 이 관리비로 받기로 한 부과금액의 합계액을 의미한다.(미부과관리비의 분개요령과 동일)
(거래분개요령 예시)
2000. 3. 31일에 2000년 3월 한 달간 아파트 유지, 관리에 소요된 각 경비를 결산 조정한 결과 25,000,000원으로 계산되어 관리비 수입 계정으로 정산 대체한다.
나. 관리외수익 - 관리비로 부과된 관리수익 이외에 발생된 수입금액을 말하며, 아파트에서 발생하는 관리외수익의 종류는 다음과 같다.
통상적으로 아파트회계에서의 관리외수익은 실제 현금(돈)이 들어오는 것을 잡는 현금주의로 회계처리한다.
※ 관리외수익의 종류 : 연체료수입, 수입이자, 곤도라수입, 주차료수입, 임대료수입, 잡수입, 자산수증익 등
1) 연체료 수입 : 매월 부과된 관리비를 납부 기한내에 납부하지 않은 세대에 발생한 연체총액을 의미한다.(미수연체료분개와 동일)
(거래분개요령 예시)
가) 1월분 관리비 부과금액 중 10세대가 관리비 450,000원을 납부하지 않아 5%에 해당하는 연체료 미수금 22,500원이 발생되어 정산 대체하다.
2) 곤도라수입 : 아파트의 입주세대가 이사짐 운반 등을 목적으로 곤도라를 사용하고 관리규약에서 정한 일정금액의 사용료를 부담하게 되는데 이 사용료를 곤도라수입으로 회계처리한다.
(거래분개요령 예시)
101동 102호에 거주하던 입주자가 타아파트로 전출하기 위해 이삿짐을 곤도라를 이용하여 운반하고 관리규약에서 정한 사용료 20,000원을 관리소에 수납하여 그 대금을 보통예금에 입금시키다.
※ 참고사항
상기와 같이 곤도라사용료를 사용하기 전에 선불로 납부하고 사정이 있어 사다리차를 이용한 경우 선불로 받은 곤도라사용료를 돌려주고 회계처리를 하여야 하는데 이 경우 회계처리는 적자(붉은색 글씨)로 전표를 발행하고 장부에도 적자로 표시하여 금액을 조정하도록 한다.
(돈을 돌려 줄 경우의 분개)
(차) 보통예금 XXX (대) 곤도라수입 XXX ⇒ 전표에 적자(붉은색 글씨)로 표기
3) 수입이자 : 관리소에서 거래중인 각종 금융기관의 통장으로부터 생기는 이자를 통틀어 말하며, 현금주의를 택하여 회계처리함이 바람직하다.
그러므로, 수입이자는 통장에 입금된 순이자 수입(소득세 등을 차감한 금액)만을 입금된 당일에 수입이자로 회계처리 한다.
(거래분개요령 예시)
① 6월 30일에 ○○통장에 소득세를 공제하고 13,000원의 이자가 입금되다.
4) 주차료수입 : 아파트에서 주차 난을 해소하기 위한 수단의 일환으로 1세대 1차량 초과분에 대하여 관리규약으로 일정금액을 정하여 징수하는 것을 말한다.
통상 관리비에 부과하는 경우가 많은 데 그 분개요령은 다음과 같다.
(거래분개요령 예시)
부과하기 위한 결산 시(매월 결산일 처리)
8월 31일 결산일에 8월분 주차료 납부대상세대 30세대에 대하여 1대당 15,000원의 주차료를 관리비에 부과하기 위해 계상하여 회계처리 하다.
5) 잡수입 : 상기 관리외수익 이외의 잉여금 및 검침, 징수대행료 등의 수입액(검침수수료, 기타 등)
(거래분개요령 예시)
① 아파트 전기기사가 전기검침을 실시한 검침수수료를 한전에서 보통예금에 70,000원을 입금시키다.
6) 부과차이 : 관리비 발생금액과 부과금액의 차이액(항상 관리비 부과시점에 발생) 분개요령은 미부과 관리비 계정과 동일
※아파트의 성향에 따라 미부과 관리비와 부과차이 계정과목을 사용하지 않고 바로 미수관리비 계정에 포함시켜 처리하는 경우도 있음.
5. 비 용
가. 관리비용
관리비용은 관리비에 부과하기 위해 발생된 제비용을 말하며, 실제 현금으로 지출된 비용과 지출은 되지 않았으나 지출하기 위해 준비중인 비용을 의미한다.
1) 일반관리비 : 관리사무소를 운영하는데 발생하는 각종의 비용을 통틀어 말하며, 그 종류는 다음과 같다.
가) 급료(기본급여, 제수당) : 급료는 그 달 급료를 그 달에 주느냐, 다음달로 이월하여 주느냐에 따라 회계처리가 달라지며, 급료를 지급할 때에는 반드시 소득세 등 원천징수금을 공제한 금액을 예수처리하고 나머지 공제차액을 근로자에게 지급하여야 한다.
(거래분개요령 예시) : 그 달 급료를 그 달 말일에 지급하는 경우
8월분 급료 25,000,000원을 8월 31일자에 보통예금에서 인출하여 지급하면서 소득 원천징수금 2,000,000원을 예수처리하고 그 차액을 해당 근로자의 통장으로 자동이체 시키다.
(거래분개요령 예시) : 그 달 급료를 익월 10일에 지급하는 경우
① 8월 31일에 8월분으로 지급될 급료로 25,000,000원을 산출하여 관리비에 부과하기 위해 비용으로 발생시키다.
② 9월 10일에 상기에서 미지급된 8월분 급료 25,000,000원를 지급하면서 소득원천에수금 2,000,000원을 공제하고 그 차액을 보통예금에서 인출되어 해당 근로자에게 자동이체되다.
나) 퇴직급여충당전입액 : 퇴직급여는 1년 이상 근로한 근로자가 퇴직 시 지급하는 것으로 퇴직 시 일시적으로 발생되는 급여를 관리비의 균등부과를 위해 매월 일정금액을 분할 산출하여 충당금으로 설정하고자 발생시키는 비용이다.
※ 퇴직급여충당전입액 산출기준 : 그 달에 산출된 기본급, 제수당, 식대, 상여충당전입액, 년차충당전입액의 합계액을 12월로 나누어 발생한 금액.
(거래분개요령 예시)
8월 31일에 8월분 급료에 대한 퇴직급여를 계산하여 1,100,000원을 산출하고 비용으로 전입하여 관리비에 부과하다.
다) 상여충당전입액 또는 상여금 : 상여금은 지급하는 방법에 따라 회계처리가 달라진다.
(방식 1) 년간 300%의 상여금을 매월 급료지급시 분할하여 지급할 경우
○○아파트의 월 지급되는 기본급여가 15,000,000원일때
9월분 상여금지급액 산출 : 15,000,000원 × 300% ÷ 12월 = 3,750,000원
(거래분개요령 예시)
9월분 상여금 3,750,000원을 급료를 지급할 때 보통예금에서 인출하여 함께 지급하다.
(방식 2) 년간 300%의 상여금을 4개월에 100%씩을 급료지급시 분할하여 지급할 경우
○○아파트의 월 지급되는 기본급여가 15,000,000원일때
9월분 상여금지급액 산출 : 15,000,000원 × 300% ÷ 12월 = 3,750,000원
(거래분개 예시)
① 9월분 상여금 3,750,000원을 산출하여 9월 30일 결산시점에 충당금으로 전입시켜 비용처리하고 관리비에 부과시키다.
② 12월 31일에 4분기 상여금 100% 15,000,000원을 4개월간 상여금을 충당해 둔 보통예금에서 인출하여 지급하다.
라) 연차수당충당금전입액 또는 연차수당 : 연차수당은 1년 이상 만근한 근로자에게 유급휴가를 주지 못한 것에 대한 보상적급여로 연차수당의 연간예상액을 기준으로 매월 분할부과하는 방식으로 퇴직급여와 같은 요령으로 회계처리하면 된다.
마) 복리후생비 : 직원에게 지급되는 식대 및 각종 보험부담금(의료보험, 국민연금, 고용보험, 산재보험 등 주민부담분) 등 격려나 복리적 목적으로 지급되는 제비용을 일컫는다.
(거래분개요령 예시)
① 8월 31일에 급료를 지급하면서 중식보조비 800,000원을 보통에금에서 인출하여 지급하다.
② 8월 31일에 주민부담 보험료(의료보험료 200,000원, 국민연금료 250,000원) 450,000원을 지급하지 않고 부과하기 위해 비용으로 회계처리하다.
③ 2000년 3월 9일에 2000년도 고용보험료 2,000,000원을 보통예금에서 인출하여 납부하고 그 중 주민부담분 1,300,000원은 선급처리하고, 직원 부담금 700,000원은 임의 대납처리하다.
사) 피복비 : 근무직원의 동복 및 하복 구입을 위하여 소요된 비용을 말하며, 6개월동안 균등부과 되도록 조정하는데 주의한다.
(거래분개요령 예시)
① 10월 15일에 직원 8명에 대한 동복을 한 벌당 50,000원씩을 주고 구입하며 그 대금을 보통예금에 인출하여 지급하고 6개월간 분할하여 관리비에 부과하기 위해 선급회계처리하다.
② 10월 31일에 결산하면서 상기의 지급액에 대한 10월분 부과분 66,667원을 계상하여 비용처리하고 관리비에 부과시키다.
아) 사무용품비 : 관리실에서 행정업무를 수행하는데 소요되는 소모성 용품을 말한다.(볼펜, 종이, 장부, 등) 사무용품비는 당해 거래가 발생되면 바로 회계처리하고 관리비에 부과한다.
(거래분개요령 예시)
9월 5일에 볼펜 등 10여가지의 행정 소모용품을 구입하고 그 대금 11,000원을 보관중인 소액현금에서 지급하다.
자) 소모품비 : 사무용품 이외의 소모성용품을 구입하는 것을 의미하며, 회계처리 요령은 사무용품비와 동일하다.
차) 도서인쇄비 : 각종 책자 및 서식인쇄, 복사 등에 소요되는 경비를 말하며, 회계처리 요령은 사무용품비와 동일함.
카) 교통통신비 : 관리직원들이 업무를 수행하는데 소요된 교통비와 관리소 전화요금, 우편요금 등 통신사용료를 말한다. 회계처리 요령은 사무용품비와 동일함.
타) 교육훈련비 : 관리직원들이 업무와 관련된 각종 교육을 수강하는데 드는 비용. 회계처리 요령은 사무용품비와 동일함.
파) 광열비 : 관리소 난방에 소요되는 경비. 회계처리 요령은 사무용품비와 동일함.
하) 제세공과금 : 주민세 등 제세 공과금
갸)업무추진비(판공비) : 관리소장의 업무활동에 소요되는 경비를 말하며, 통상적으로 아파트의 경우 매월 일정금액을 급료를 지급하면서 판공비개념으로 지급하고 있다. 회계처리 요령은 사무용품비와 동일함.
냐) 감가상각비 : 유형자산에 대한 원가배분 절차로서 아파트회계에서는 취득한 유형자산에 대한 지출자금에 대하여 관리비로 부과하여 징수하는 절차로 이용한다.
아파트회계에서 감가상각비를 관리비로 부과하기 위해 감가상각하는 방법으로 정액법을 많이 사용한다. 이 정액법으로 감가상각비를 계산하기 위해서는 먼저 취득가액이 결정되어야 하고, 그 취득가액을 감가상각 할 기간을 결정하여 감가상각비를 계산하여 관리비에 부과한다.
(거래분개요령 예시)
① 5월 10일 관리실에서 업무용으로 사용할 컴퓨터 및 주변기기를 2,500,000원에 구입하고 그 대금을 보통에금에서 인출하여 지급하다.
※ 감가상각비 결정 : 12개월
※ 매월 관리비 부과금액 산출 = 2,500,000원 ÷ 12월 = 208,333원
② 5월 31일 상기에서 구입한 비품을 12개월로 감가상각을 실시기로 하고, 5월분 감가상각비 208,333원을 계상하여 관리비에 부과시키기 위해 결산 조정하다.
댜) 지급수수료 : 간단한 용역(서비스)을 제공받고 지급하는 수수료.
(전기안전관리대행료, 정화조관리대행료 등)
랴) 보험료 : 아파트 관리와 관련된 주택화재보험, 승강기보험, 곤도라보험을 말하며, 통상 보험료의 경우 1년분 보험료를 선지급하고 관리비에는 12월로 분할하여 부과하므로 보험료 지출 시 선급비용으로 처리하여 회계처리한다.
(거래분개요령 예시)
※ 5월 10일 1년분 주택화재보험료 지출(선급비용 처리) : 3,000,000원
※ 12개월 분할 부과 결정 (월부과액 산출) : 3,000,000원 ÷ 12월 = 250,000원
5월 31일 상기와 같이 지출된 화재보험료중 5월분 부과분 화재보험료 250,000원을 계상하여 관리비에 부과시키기 위해 결산 조정하다.
먀) 잡비 : 상기 이외의 간헐적으로 발생되는 일반 경비.
2) 청소비 ; 청소비는 청소원을 직접 채용하여 운영하는 직영과 전문용역회사에 청소를 맡기는 용역의 형태로 구분되며 용역시에는 용역금액으로 하고, 직영시에는 청소원 인건비 및 피복비, 청소용품비 등 청소에 직접 소모된 비용을 말한다.
(거래분개요령 예시) : 청소업무를 용역에 맡긴 경우
※ 청소용역계약 체결 : 월 1,750,000원 지급
지급시기 : 익월 5일 지급
가) 5월 31일 상기 청소용역계약서에 의거 5월 청소용역비 1,750,000원을 다음 달 5일에 지급하기로 하고 관리비에 부과시키기 위해 결산조정하다.
나) 6월 5일 상기에 미지급된 5월분 청소용역비를 보통예금에서 인출하여 지급하다.
(거래분개요령 예시) : 청소업무를 직영으로 운영하는 경우
다) 6월 30일 6월 청소원 인건비 2,000,000원을 보통예금에서 인출하여 지급하다.
3) 오물수거비 : 오물(쓰레기)을 처리하는데 소요되는 비용으로 청소비와 동일한 방법으로 회계처리 한다. (음식물 처리비)
4) 소독비 : 보건위생법 제40조에 의거 년 3회이상 세대 및 공용부분의 소독을 하는데 소요되는 비용으로 통상 용역을 맡겨 실시한다. 회계처리 방법은 계약내용에 따라 매월 지출하여 관리비에 부과하는 방식과 매월 적립하여 소독을 실시한 날에 일시에 지불하고 관리비에 부과하는 방식이 있다.
(거래분개요령 예시) 소독여부와 상관없이 매월 소독비를 지불하는 경우
(소독계약내용) 년 4회 소독실시, 계약금액 : 년간 1,200,000원, 매월 분할지급 약정 시
5월 31일 상기 계약내용에 의거 5월분 소독비 100,000원을 보통에금에서 인출하여 용역업체에 지불하다.
(거래분개요령 예시) 소독을 실제 실시한 달에 소독비를 지불하는 경우
이 경우 관리비의 균등부과를 위해 앞에서 설명한 바 있는 매월 결산시점에 충당금으로 처리하여 관리비에 부과하고, 실제 소독을 실시하고 그 대금은 충당된 금액에서 인출하여 지급한다.
(소독계약내용) 년 4회 실시. 계약금액 : 1회 300,000원, 소독하는 날 대금 지불약정
가) 6월 30일 상기계약내용에 따라 소독은 실시하지 않았으나, 관리비의 균등부과를 위해 6월분 예상액 100,000원을 충당시키고 결산조정하여 관리비에 부과시키다.
나) 8월 21일 상기 계약내용에 의거 용역업체에서 소독을 실시하여 그 대금 300,000원을 소독비가 적립되어 있는 보통예금에서 인출하여 지급하다.
5) 승강기 유지비 : 아파트에 설치된 승강기를 유지 . 관리하는데 소요되는 제비용을 말하며, 통상 설치회사나 전문관리회사에 용역으로 관리한다.
승강기유지비에는 월 관리대행료와 고장시 공사비 , 승강기검사비 등이 있다. 승강기검사비의 경우는 1년에 정액을 매월 분할 적립하는 방식으로 관리비에 부과하고 회계처리 하여야 한다.
(거래분개요령 예시)
가) 6월 30일 6월 한 달간 승강기 유지, 보수관리한 승강기관리업체에 대행수수료 1,000,000원을 보통예금에서 인출하여 지급하다.
나) 6월 30일 당해 승강기 검사에 사용될 비용으로 추정된 1,200,000원중 6월분 100,000원을 충당시키기 위해 결산조정하여 관리비에 부과시키다.
다) 12월 31일 승강기검사를 실시하고 그 대금 1,200,000원을 그 동안 충당시켜둔 보통에금에서 인출하여 지급하다.
6) 난방비 : 중앙집중식 난방방식에서 난방 및 급탕에 사용된 유류원가를 선입선출법으로 산출하여(유류대, 동력전기료) 급탕비를 공제한 금액을 의미하며, 지역난방방식의 경우에는 계측량에 의해 계산된 금액으로 산출된 난방비에서 급탕비를 공제한 금액을 말한다.
(거래분개요령 예시)
12월 31일 입고된 경유저장분중 12월 한달간 난방에 사용된 경유 20,000리터(단가 450원 : 금액 9,000,000원)를 난방에 사용한 전기료 3,200,000원과 결산하여 관리비에 부과시키다. (금월 급탕비는 3,400,000원임)
7) 급탕비 : 급탕용 유류대, 동력전기료, 급탕용수비를 ㎥당 단가로 산출하여 각 세대별 계측기로 실제 사용한 양에 대해 금액으로 환산한 것으로 세대 온수사용량에 따라 관리비에 차등 부과된다. (단, 용수비는 냉수사용량에 합산하여 부과하고 순수 연료비만 부과함) 급탕비는 난방비와 연계하여 상기와 같이 회계처리 한다.
8) 수선유지비 : 공동으로 이용하는 시설의 유지. 보수에 사용되는 자재 및 직영인건비, 정화조 청소비, 물탱크 청소비, 소화기 충약비, 보일러 세관비, 제반 검사비와 동 유지보수 용역시에는 용역금액을 의미한다. 이 중 년간 실시하는 유지. 보수비는 매월 균등부과를 통해 분할 충당으로 회계처리 한다. 회계처리요령은 수선충당금 계정 참조 할 것)
(거래분개요령 예시) : 일반적 수선. 보수용 자재 구입시
8월 20일 아파트 계단등 교체를 위해 전구 60개(개당 2,000원)를 구입하고 그 대금 120,000원을 보통예금에서 인출하여 지급하다.
9) 전기료 : 아파트 각 세대에서 사용하는 전기와 공용시설부분에서 사용되는 전기를 계량기 검침량을 기준으로 한전에서 고지하는 금액을 의미하며, 관리비부과시에는 실제 한전에서 고지된 금액을 부과하고, 사용기간 시점의 일치에 각별히 주의한다.
(거래분개요령 예시)
가) 7월 31일에 7월분 결산을 하면서 한전과 8월 5일자로 자동이체 약정된 6.15-7.15기간에 사용한 7월분 전기료 6,700,000원을 관리비에 부과시키기 위해 미지급금으로 처리하고 비용으로 계상하다. ※ 관리비 부과 시 한전에서 고지한 사용기간과 아파트에서 검침한 사용기간을 일치시킴.
※ 7월분 전기료 고지내용
납부기한 : 8월 5일 (자동이체 약정 체결)
사용기간 : 6.15-7.15(1개월) 전기요금 : 6,700,000원
나) 8월 5일에 상기의 미지급한 7월분 전기료 6,700,000원을 보통예금에서 자동인출되어 지출되다.
10) 수도료(상하수도료) : 수도료도 전기료와 같은 방법으로 관리비에 부과하며, 관리비 부과 시에는 수도사업소에서 고지된 요금에 대한 사용기간과 아파트 관리사무소에서 검침한 기간의 산출기간이 일치되도록 주의하여야 한다. 특히 수도료를 부과 시 수도사업소에서 고지되는 금액과 아파트 관리사무소에서 각 세대별 검침량을 계측하여 산출한 금액의 차이액에 대하여 관심을 가지고 확인해 보아야 한다.
※ 공동수도료 ? = 상수도사업소 고지수도료 - 아파트 세대별사용 수도료 합계액
상기의 공동수도료의 발생이 과다하게 많을 경우 회계책임자와 관리소장은 계량기의 오작동이나 누수, 산출시점의 차이를 의심하고 필히 자체 점검이나 전문기관에 의뢰하여 원인규명을 신속히 처리하고 공동수도료의 발생을 최소(적정한 금액)로 억제시켜야 한다. 통상 상기사항으로 인해 관리소홀로 책임추궁을 당하는 사례가 더러 있음에 각별히 주의하자.
(거래분개요령 예시): 전기료와 동일
가) 7월 31일에 7월분 결산을 하면서 수도사업소과 8월 25일자로 자동이체 약정된 6.15-7.15기간에 사용한 7월분 수도료 3,150,000원을 관리비에 부과시키기 위해 미지급금으로 처리하고 비용으로 계상하다.
※ 7월분 수도료 고지내용
납부기한 : 8월 25일 (자동이체 약정 체결)
사용기간 : 6.15-7.15(1개월)
수도요금 : 3,150,000원
※ 관리비 부과시 사업소에서 고지한 사용기간과 아파트에서 검침한 사용기간을 일치함.
나) 8월 5일에 상기의 미지급한 7월분 수도료 3,150,000원이 보통예금에서 자동인출되어 지출되다.
나. 관리외비용
아파트 관리와 관련하여 비용이 소요되었으나 “관리비로 부과되지 않는 비용” 또는 “부과될 수 없는 비용”을 말한다. 이는 결산 시 수익-비용대응의 원칙에 의해 손실이 발생되는 것으로 나타나며, 다음의 경우에 회계처리 한다.
1) 무상으로 수증받은 유형자산에 대한 당기순이익을 조정 시
(거래분개요령 예시)
가) 5월 10일 관리소가 개소되면서 비품(시가 2,000,000원)을 시공업체로부터 무상으로 기증받다.
나) 상기에서 받은 비품을 감가상각을 통해 당기순이익을 조정시키다.
2) 각종 지출이나 수선활동에 소요되는 자금을 지출하고 입주자대표회의의 결의로 관리비에 부과하지 않는 경우
(거래분개요령 예시)
가. 7월 20일에 수선보수비 1,000,000원을 보통예금에서 지출하고 대표회의의 결의로 관비에 부과하지 않는 것으로 결정하다.
3) 전기에 발생된 오류를 수정할 경우
(거래분개요령 예시)
가. 기초 미지급금의 장부상 잔액은 15,000,000원 이었으나 실제 지급된 금액이 15,150,000원으로 발생되어 확인한 결과 전기에서 수도요금 150,000원이 과소하게 잡힌 것으로 확인되어 결산조정하다