[오디오북,요약북] 결심을 실천으로 바꿔주는 타임 전략

[Triple H]

- 결심을 실천으로 바꿔주는 -

타임 전략

앨릭 매켄지 지음

리더스북 / 2006년 1월 / 360쪽 / 13,000원

▣ 저자  앨릭 매켄지 Alec Mackenzie

세계적으로 그 권위를 인정받고 있는 시간관리 전문가이다. 30여 년간 40개국에서 수백 차례의 세미나를 열었으며, 『Investing Time for Maximum Return』, 『Managing Your Goals』, 『Time for Success : A Goal - Getter‘s Strategy』 등의 저서를 집필했다. 전 세계에서 만난 수십만 비즈니스 리더들과의 인터뷰를 통해 시간에 대한 고민과 문제는 대부분 비슷하다는 결론을 얻었고, 이를 20가지로 요약해 전파하기 시작한 것이 벌써 33년 전이다. 이 책 『타임 전략 : 결심을 실천으로 바꿔주는』은 1972년에 초판이 발행되어 33년간 100만 부 이상이 팔리며 전 세계 비즈니스맨의 필독서로 자리를 잡았으며, 또한 이 책에 대한 앨릭 매켄지의 강의는 수많은 강연장에서 사람들을 매료시키고 있다.

▣ 역자  이진원

홍익대학교 영어영문학과를 졸업하고, 서울대학교 대학원에서 영어영문학 석사학위를 취득했다. 과학기술원정책연구소(STEPI) 조교, 코리아헤럴드 기자, 재정경제부 해외경제 홍보담당으로 일했고, 이후 로이터통신사의 국제금융팀 기자를 거쳐, 현재는 프로덕션 에디터 겸 금융팀 소속 기자로 일하고 있다. 비즈니스 분야의 전문번역가로 활동하면서 『미래 기업의 조건』, 『바바라 민토, 논리의 기술』, 『경영은 시스템이다』, 『마케팅 플레이북』, 『100년 기업의 조건』, 『기업들의 전쟁』, 『펑키 비즈니스』, 『고성장 엔진을 가동하라』, 『성장의 비밀 열정경영』, 『검색으로 세상을 바꾼 구글 스토리』, 『워렌 버핏 실전 투자』 등 다수의 책을 번역했다. 지은 책으로는 『영어로 밥먹고 사는 사람들』이 있다.

▣ Short Summary

누구에게나 똑같은 하루 24시간이 주어지지만 여유 있게 시간을 활용하는 사람도 있는 반면, 대부분의 사람들이 시간에 쫓기며 하루하루를 보낸다. 나름대로 바쁘게 움직이며 정신없이 일에 전념했던 하루였지만 퇴근길에 드는 생각은 “내가 오늘 무슨 일을 했지?” “그러고 보니 기획안 제출이 모레까지인데 아직 초안도 못 잡고 있네. 어쩔 수 없이 내일은 또 야근을 해야겠군.” 등의 답답한 푸념들이다. 우리는 왜 제시간에 일을 마무리 하지 못하고 늘 시간에 쫓기며 사는 것일까? 좀더 생산적이면서 보람되게 시간을 활용할 수 있는 방법은 없을까?

피터 드러커는 “시간을 유효하게 관리하지 않으면 그 밖의 아무것도 관리하지 못한다.”고 했다. 시간관리가 성공으로 가는 가장 기본적인 자세임을 강조하고 있는 것이다. 더구나 본격적인 주5일 시대가 되면서 각 개인이나 기업의 효율적인 시간관리야 말로 기업경쟁력을 좌우하는 중요한 열쇠가 되고 있다. 시간을 효율적으로 관리하게 되면 일의 생산성을 높일 수 있고, 스트레스를 줄일 수 있고, 삶의 균형을 찾을 수 있고, 목표 달성에 집중할 수 있다. 결국 시간관리는 곧 자기관리이며, 시간관리의 진정한 목적은 삶을 풍요롭게 가꾸는 데 있다.

이 책을 통해 자신의 시간 낭비 요인이 무엇인지 깨달았다면, 본격적인 시간관리에 돌입해보자. 머지않아 효율적으로 시간을 활용하며 여유 있게 일하고 있는 모습을 보게 될 것이다. 이는 단순히 직장에서의 일에만 국한되지 않고 삶 전체에 영향을 미칠 것이고, 지금보다 더욱 풍요로운 삶을 살아갈 수 있을 것이다. 어쩌면 다시 또 시간관리에 대해 얘기하는 것은 새삼스러울 수도 있다. 하지만 효율적인 시간관리를 위해 나름대로의 고민과 계획을 세우기만 하고 그 결심을 제대로 실천하지 못하고 있기 때문에 끊임없이 시간관리의 중요성이 얘기되고 있는 것이다. 그런 의미에서 이 책은 결심을 실천으로 바꿔주고 보다 나은 성공적인 미래를 위해 꼭 한번 읽어볼 필요가 있는 책이다.

▣ 차례

시작하는 글 - 어떻게 하면 나의 시간을 온전히 지배할 수 있을까?

제1장 왜 우리는 늘 시간관리를 해야 하는가

왜 우리는 늘 시간이 부족한가

시간관리를 방해하는 인간의 본성들

시간 낭비의 모든 원인은 자신에게 있다

시간의 발목을 붙잡고 있는 오래된 문제들

시간관리를 어렵게 하는 결정적 오해들

시간관리는 곧 자기관리다

제2장 왜 우리는 시간관리를 해야 하는가

시간관리는 윤택한 삶을 위한 것이다

시간을 관리하면 스트레스도 관리된다

시간을 관리하면 일중독에서 벗어날 수 있다

시간을 관리하면 생산성을 높일 수 있다

시간을 관리하면 목표를 달성할 수 있다

시간관리를 잘해야 하는 진정한 이유

제3장 효율적인 시간관리를 위한 일일 계획의 수립

시간관리에서 일일 계획이 중요한 이유

계획의 수립은 목표에서 출발한다

단기별로 목표를 설정하는 방법

효율적인 목표 수립의 조건

목표들의 우선순위 정하는 방법

이상적인 하루를 위한 일일 계획 수립

시간관리를 위한 3가지 기본 원칙

제4장 변화를 시작하기 위한 시간기록표의 작성

왜 시간기록표를 만들어야 하는가

구체적인 시간기록표 작성법

자신의 시간기록표 분석하기

제5장 시간 낭비를 없애고 집중력을 높이는 20가지 전략

1. 잘못된 위기관리

2. 수시로 걸려오는 전화

3. 계획 수립의 부재 및 실패

4. 일에 대한 과도한 욕심

5. 불청객의 방문

6. 위임을 하지 않기

7. 산만하게 일하는 습관

8. 자기 규율의 부족

9. 거절하지 못하는 습성

10. 해야 할 일을 뒤로 미루기

11. 비효율적인 회의

12. 과도한 서류 작업

13. 일을 미완성으로 남겨두기

14. 잘못된 직원 관리

15. 불필요한 사교 활동

16. 혼란스러운 책임이나 권한

17. 허술하거나 부족한 의사소통

18. 불충분하거나 부적절한 통제

19. 불완전하거나 틀린 정보

20. 비생산적인 출장

제6장 시간관리에 성공한 사람들의 핵심 아이디어

1. 시간관리의 가장 큰 목적은 '나만의 시간'을 확보하는 것이다

2. 다른 일을 하며 동시에 머릿속으로 생각을 정리하는 습관을 가져라

3. 목표를 달성하기 위해 주위 사람들의 협력을 적절히 활용하라

4. 제한된 시간 내에 달성할 수 있는 한계를 넘기 위해 노력하라

5. 긴급하고 중요한 일부터 단계적으로 처리하는 습관을 가져라

6. 디지털기기를 적극적으로 이용하되 완전히 의존하지는 마라

7. 자신의 능력을 과대평가하지도 무능력을 합리화하지도 마라

8. 먼저 목표를 정하고, 그 다음엔 목표를 달성하는 데에 집중하라

9. 일을 할 때는 무섭게 집중하되 휴식을 위한 시간도 충분히 확보하라

10. 언제나 지금 현재 최우선순위의 일이 무엇인지를 잊지 마라

제7장 시간문제 해결을 위한 구체적인 행동 계획

시간문제의 개선을 위한 행동 계획 세우기

행동 계획을 실천에 옮기기

행동 계획의 실행에 대한 점검 및 보강

개인과 조직 모두를 위한 시간 계획

- 결심을 실천으로 바꿔주는 -

타임 전략

앨릭 매켄지 지음

리더스북 / 2006년 1월 / 360쪽 / 13,000원

제1장  왜 우리는 늘 시간관리에 실패하는가

우리는 곧잘 “시간이 부족해서”라는 핑계를 대곤 한다. 하지만 그것은 웃기는 소리다. 시간이 부족하긴 뭐가 부족한가. 남들에게도 똑같이 하루 24시간, 분으로 환산하면 1,440분만이 주어져 있을 뿐이다. 그런데 왜 유독 당신은 자주 “시간이 부족해서”라는 핑계를 대는 걸까? 그것은 시간 자체가 부족해서가 아니라 시간을 관리하는 기술이 부족하기 때문이다. 사실 알고 보면 ‘시간관리’는 그리 새로운 문제가 아니다. 1972년에 이 책의 초판을 찍을 무렵에도 시간관리에 대한 정보는 이미 차고 넘칠 정도였다. 지금까지 이토록 치열하게 시간과 싸워왔건만, 우리는 아직까지도 시간을 갉아먹는 수많은 함정에서 빠져나오지 못하고 있다. 시간 관리에 관한 넘쳐날 만큼 많은 정보와 획기적인 신종 도구들을 갖고도 우리는 여전히 시간관리 문제로 신음하면서 “나는 왜 이렇게 늘 시간이 없는 거야.”라며 투덜댄다. 왜 그럴까? 대답은 간단하면서도 복잡하다. 그것은 인간이 갖고 있는 본성 때문이다.

시간과 관련된 대부분 문제들의 근본 원인은 인간이 지닌 몇 가지 보편적 성향에서 찾아볼 수 있다. 실질적으로 말해서 시간관리의 모든 규칙은 인간의 모든 본성과 상충된다고 해도 과언이 아니다. 게다가 이를 알면서도 개선하지 못하는 것 또한 인간의 본성 때문이다. 타인을 즐겁게 해주려는 욕구, 무례함에 대한 두려움, 새로운 도전에 대한 두려움, 궁금증, 불안, 자기 과신, 타인에 대한 질투, 야심, 완벽주의. 이러한 모든 것들이 인간의 본성이며, 우리가 시간을 효율적이면서도 현명하게 쓰려고 할 때 치명적인 방해물로 다가온다. 만약 당신이 시간관리를 제대로 하고 싶다면 이처럼 강력한 방해물들에 대해 이해하고 스스로의 행동을 조절하는 법을 배워야 한다. 이러한 방해물들을 완전히 없애버릴 수는 없지만 적어도 통제하는 것은 가능하다. 사람들이 이러한 통제를 제대로 하지 못한 것이 지난 20년간 수많은 정보와 도구를 접해왔음에도 불구하고 여전히 시간관리의 중요한 문제들을 해결하지 못하고 있는 결정적인 원인이다.

시간관리에서 가장 큰 문제는 시간과 관련된 대부분의 문제들이 바로 자기 자신에게서 비롯된다는 점을 인정하지 못한다는 것이다. 이 역시 인간의 본성과 관련이 있는데, 누구나 자신의 약점을 공개적으로 드러내기보다는 다른 사람에게서 문제의 원인을 찾으려는 경향이 있기 때문이다. 사람들은 자신이 겪은 시간의 문제들을 언급하면서 자신의 힘으로는 어쩔 수 없는 불가항력이었다고 말하기 일쑤다. 아니면 갑작스러운 전화나 불청객, 불필요한 회의나 서류 업무, 혹은 컴퓨터의 고장 등과 같이 충분히 예측이 가능하고 얼마든지 피할 수 있었던 일들을 변명거리로 둘러댈 때도 많다. 그러나 시간을 낭비하게 만드는 주요 원인들 대부분은 자기 자신에게 있다.

사람들이 시간관리에 실패하는 두 번째 이유는 오래된 습관들 때문이다. 시간관리에 대한 여러 가지 훌륭한 정보와 지식, 정교한 교육 프로그램과 첨단의 도구들이 맥을 추지 못하는 이유는 바로 사람들의 몸에 밴, 시간을 낭비하게 만드는 오래된 습관들 때문이다. 아무리 뛰어난 시간관리 기술도 자신의 습관 자체를 바꾸지 않는 한 아무런 효과도 발휘할 수 없는 것이다. 시간을 좀더 효율적으로 사용하고 싶다면, 혹은 시간을 낭비하게 만드는 문제들을 개선하고 싶다면, 자신의 오래된 습관을 객관적으로 바라보고 바꾸기 위한 노력을 해야 한다. 습관이란 건 정말로 무섭다. 자신이 어떤 식으로 어떤 일을 하는지에 대해 합리적으로 설명할 수 있는 사람은 그리 많지 않다. 그저 아무 생각 없이 습관적으로 그렇게 해온 경우가 대부분이다.

사람들이 성공적으로 시간관리를 하지 못하는 세 번째 이유는 시간관리 자체의 난해함 때문이다. 시간관리의 과정은 많은 것들이 서로 복잡하게 얽혀 있기 때문에 어떤 경우에는 어디서부터 손을 대야 할지 모를 정도로 복잡하다. 자신이 처한 상황을 정리하면서 시간 낭비 요인이 무엇인지 분명하게 파악하는 일은 다소 벅찬 일일 수 있다. 시간에 대한 잘못된 습관들을 개선하기 위한 과정에 착수하기도 전에 이처럼 복잡한 문제들 때문에 미리 좌절할 수도 있다. 그렇다고 포기해서는 안 된다. 다행스럽게도 서로 복잡하게 얽혀 있는 문제들의 해결책이라는 게 의외로 간단할 때가 많다. 필자의 경험에 의하면 대부분의 사람들이 자신의 문제를 개선하기 위한 행동 계획을 세우고 지속적으로 실행에 옮김으로써 긍정적인 결과를 얻었다.

시간관리를 어렵게 하는 문제점 중 네 번째 이유는 대부분의 사람들이 시간관리가 무엇이며, 그것이 어떤 효과를 가져오는지에 대해 잘못된 인식을 갖고 있다는 점이다.

- 나는 약속을 표시해둔 달력과 해야 할 일에 대한 목록만으로 충분하다 : 대부분 사람들은 해야 할 일에 대한 목록을 정리하는 것만으로 자신이 시간을 잘 관리하고 있다는 착각에 빠진다. 하지만 해야 할 일의 목록 자체는 시간을 줄여주지 못한다.

- 시간관리는 자유를 구속한다 : 진정한 자유는 절제로부터 나온다. 갑자기 일주일 동안 휴양지에 있는 친구 집에서 머물 수 있는 기회가 생겨서 이틀 내에 출발해야 한다고 가정해보자. 이때 당신은 업무 일정을 조정해서 휴가를 떠날 수 있을 것인가? 평소에 시간을 잘 관리해왔다면 가능할 것이고, 아니라면 그 반대일 것이다. 결국 자유는 스스로를 통제함으로써 얻을 수 있는 것이다.

시간관리에 대한 생각만큼 오해가 많은 것도 없을 것이다. 시간은 관리될 수 없다는 오해가 그 중 대표적이다. 시간이 최소한 다른 자원처럼 관리될 수 없다고 생각하는 것이다. 비즈니스는 자본, 물질, 인력, 정보, 시간이라는 5가지 자원을 현명하게 관리하는 문제와 관련되어 있다. 처음 4가지는 여러 가지 방법으로 관리가 가능하다. 그러나 보이지 않는 자원인 시간은 유한하기 때문에 그러한 자원들과는 다르다. 시간은 양이 정해져 있기 때문에 무엇을 하든 그것을 더 얻을 방법이 없다. 따라서 시간을 관리한다는 개념은 잘못된 것일 수도 있다. 엄격하게 말하면 우리는 시간을 관리할 수 없기 때문이다. 시간에 맞춰 우리 자신을 관리할 수 있을 뿐이다. 다시 말해 우리는 시간의 양을 통제할 수는 없고, 시간을 사용하는 방법을 통제할 수 있을 뿐이다. 즉 우리가 시간을 쓸지 안 쓸지를 결정할 수는 없고, 다만 시간의 사용 방법만을 통제할 수 있다. 시간을 낭비하면 시간은 사라져버린다. 그리고 사라진 시간은 영원히 되돌아오지 않는다.

제2장  왜 우리는 시간관리를 해야 하는가

우리는 생활에 지친 부모님과 밀린 업무에 치여 있는 동료들, 그리고 만성피로에 시달리는 친구들에 둘러싸여 있다. 당신과 당신 주위에 있는 모든 사람이 시간의 부족 때문에 힘들어하고 있다. 안타까운 점은 시간의 부족 때문에 허덕이는 많은 사람들이 시간 관리의 중요성과 그 핵심을 인식하지 못하고 있다는 것이다. 효과적인 시간관리 기술 덕분에 하루에 한두 시간 정도를 절약할 수 있다고 치자. 진짜 중요한 문제는 시간의 절약 그 자체가 아니라 그렇게 절약한 시간을 갖고 과연 무엇을 할 수 있는가에 있다. 또 다른 프로젝트에 집중할 것인가, 아니면 다른 일을 하면서 또 정신없이 분주해질 것인가? 우리가 시간관리를 해야 하는 진정한 이유는 시간의 통제가 아니라 시간을 제대로 활용함으로써 삶의 여러 가지 문제를 개선하는 데 있다. 시간관리를 해야 하는 4가지 이유를 살펴보면서 우리는 시간을 잘 사용함으로써 삶이 윤택해진다는 데에 시간관리의 진정한 가치가 있음을 알게 될 것이다.

1) 시간을 관리하면 스트레스도 관리된다

모든 생각과 행동에는 시간이 필요하다. 그리고 시간을 필요로 하는 모든 생각과 행동은 시간을 낭비할 소지를 갖고 있다. 어떤 일을 하는 데 예상했던 것보다 더 많은 시간이 걸렸다면 그건 시간을 낭비한 것이다. 또한 낭비한 시간 때문에 그날 오후에 해야 할 다른 일에 필요한 시간이 부족해진다면 갑자기 엄청난 스트레스를 받게 된다. 따라서 모든 시간 낭비 요인은 잠재적인 스트레스 유발 요인이라 할 수 있다. 스트레스를 관리하기 위한 여러 가지 방법 중에 시간을 효율적으로 관리하는 방법만큼 효과가 큰 것도 없다. 따라서 시간관리는 좀 더 고차원적인 스트레스 관리법인 셈이다. 물론 스트레스를 완전히 없앤다는 건 불가능하다. 그리고 모든 스트레스의 원인이 시간과 관련되어 있는 것도 아니다. 그러나 스트레스를 유발시키는 요인들 가운데 상당수는 시간과 관련이 있으며, 그러한 요인은 시간을 잘 관리함으로써 얼마든지 치유가 가능하다.

2) 시간을 관리하면 일중독에서 벗어날 수 있다

어떤 이유로든 단순히 장시간 일하는 것과 일중독에 빠진 것의 차이점은, 일중독은 알코올중독이나 마약중독 혹은 도박이나 다른 중독처럼 그 행위가 강박적이라는 데 있다. 일중독자들은 말 그대로 일에 중독되어 있는 것이다. 그들은 반드시 바빠야 하고, 엄청난 서류 더미에 파묻혀 살아야 한다. 결과가 회사에 도움이 될지는 별로 고려하지 않은 채 너무도 일상적이고 소모적이기까지 한 일에 목숨을 건다. 사람들이 일중독에 빠지는 이유는 실로 다양하다. 일중독자가 되지 않으려면 삶의 다양한 면들을 균형 있게 이루고자 하는 목표를 세우고, 이 목표를 달성하기 위해 시간을 효율적으로 잘 사용하는 방법을 배우는 것이다. 시간은 우리에게 문제를 인식할 수 있는 단서와 함께 해결책의 열쇠를 제공해준다. 모든 일중독자들은 장시간 일을 하는데, 시간을 관리하다보면 자연스럽게 자신이 일중독자라는 사실을 깨닫게 되고, 또한 무엇이 문제인지도 알게 된다. 그리고 일중독에서 벗어나려는 시도 역시 시간을 잘 관리하는 법을 통해서 이루어지게 된다.

3) 시간을 관리하면 생산성을 높일 수 있다

산업심리학 분야에서는 오래전부터 조직의 관리자들이 그들에게 주어진 시간 중 30퍼센트만을 효율적으로 사용하고 있다는 주장이 제기돼왔다. 다양한 비즈니스 현장을 경험한 필자는 이 주장에 전적으로 동감한다. 많은 사람들이 실제로 사무실에서 보내는 시간 중 3분의 1에 해당하는 시간에만 효율적으로 일하기 때문이다. 물론 모든 사람이 주어진 시간을 100퍼센트 활용해서 일해주리라고 기대하는 것은 무리다. 그러나 사람들이 가진 시간의 3분의 2만 제대로 일한다면 아웃풋을 지금보다 즉각 2배로 늘리는 게 가능하다. 다시 말하면 이틀에 할 일을 하루면 끝낼 수 있다는 것이다! 만일 시간관리를 좀더 잘하기 위해 필요한 충분한 노력을 기울인다면 누구나 하루에 2시간을 더 확보할 수 있고, 이것을 1년 단위로 환산하면 3개월의 근무시간을 추가로 갖게 되는 것과 같다. 만일 팀의 구성원들 모두가 1년에 15개월간 일하는 효과를 얻을 수 있다면 그 결과가 어떠할지 상상해보라.

4) 시간을 관리하면 목표를 달성할 수 있다

인간은 원래 어떤 일이든 그것을 성취하고자 하는 구체적인 목표를 정하지 않으면 어영부영 시간을 허비하는 경향이 있다. 반면에 몇 가지 목표를 세워놓으면, 그 목표를 달성하기 위해서 해야 할 일들에 집중하면서 엄청나게 많은 일들을 이룰 수 있다. 즉 목표를 가짐으로써 우선순위를 알게 되고, 우선순위를 알게 되면 좀더 집중할 수가 있게 된다. 매일 부족한 시간 때문에 허덕이는 사람들 중에는 명확한 목표가 없는 경우가 많다. 목표를 갖고 있지 않다는 것은 시간에 대해 문제의식을 느끼지 않는다는 의미도 된다. 목표가 없으면 시간의 부족함도 느끼지 못하는 것이다. 결국 목표를 성취하기 위해서는 시간이 필요하고, 시간관리와 관련된 중요한 걸 얻기 위해서는 목표가 필요하다. 목표의 설정과 시간관리의 관계는 성공적인 시간관리를 위한 매우 중요한 요인으로서 아무리 강조해도 지나침이 없다.

앞에서 시간관리를 잘하면 하루에 2시간 정도를 아낄 수 있다고 했다. 그렇다면 이쯤에서 이런 질문을 던져보자. “그 2시간을 어디에 사용할 것인가?” 이러한 질문을 던지는 것은 시간관리를 통해 얻은 여유시간을 어떻게 활용할지에 대해 미리 계획을 세워놓지 않으면 그 여유시간은 아무런 의미가 없기 때문이다. 시간관리의 진정한 의미는 ‘몇 시간을 절약했는가’가 아니라 그 시간을 갖고 ‘무엇을 성취했는가’에 있는 것이다. 앞에서 이야기 했듯이, 우리가 시간관리 기술을 배워야 하는 이유는 삶을 더욱 풍요롭게 가꾸는 것과 관련이 있다. 주어진 시간을 효율적으로 활용하는 법을 배우게 되면 가족과 더 많은 시간을 보낼 수 있고, 스트레스를 덜 받고, 개인적인 생산성을 높이고, 더욱 성공적으로 목표를 달성할 수 있게 된다. 다른 한편으로 시간을 관리한다는 것은 다른 사람이 아닌 바로 ‘나 자신’의 문제에 정면으로 맞선다는 것을 의미한다. 그렇기 때문에 내 몸에 밴 오래된 습관들을 없애거나 변화시키는 어려운 작업이 필요하다. 이것은 쉬운 일은 아니지만 그만한 노력을 들일 가치가 있다. 그만큼 얻는 게 많기 때문이다.

제3장  효율적인 시간관리를 위한 일일 계획의 수립

일일 계획을 수립하는 것은 시간관리라는 퍼즐에서 가장 중요한 하나의 조각이다. 일일 계획의 수립은 다음과 같은 절차를 밟는 게 좋다.

1. 장기적인 목표와 그와 관련된 단기 목표를 세운다.

2. 장기적인 중요도와 단기적인 긴급함을 기준으로 장단기 목표사이에 우선순위를 정한다.

3. 자신의 신체 리듬을 파악하고 컨디션이 가장 좋은 때를 기준으로 ‘이상적인 하루’를 설계한다.

4. 목표, 우선순위, 이상적인 하루라는 3가지 기본 원칙에 기초해서 하루의 계획을 세우고 이를 종이에 적는다.

이처럼 시간을 좀더 잘 관리하려면 구체적인 계획을 글로 적어놓는 것이 중요하다. 계획을 세워두지 않으면 다른 사람들에게 휘둘리며 시간을 허비하게 된다. 반대로 계획이 있으면 자신이 현재 어디에 있고, 또 앞으로 어디로 가야 할지를 항상 파악할 수 있기 때문에 그때그때 발생하는 새로운 일들을 언제 어떻게 처리해야 할지 알게 된다. 또한 자신의 시간이 다른 사람에 의해 좌우되는 일도 일어나지 않는다.

목표를 세우는 게 왜 이처럼 어려울까? 그것은 실패에 대한 두려움 때문이다. “목표를 세우면 최선을 다해야 하는데, 만일 실패하면 어떻게 하지?”라는 생각이 드는 것이다. 또 목표를 어떻게 성취해야 할지 몰라 느끼는 불확실함이나 잘 모르는 것에 대한 두려움, 위험에 대한 걱정 등이 문제일 수도 있다. 이런 것들은 우리 모두가 매우 흔하게 느끼는 감정이다. 그러나 그러한 감정 때문에 좌절해서는 안 된다. 시간을 효율적으로 사용하기 위해 시간관리를 방해하는 본성들을 잘 억제해야 하는 것처럼 이러한 감정들도 잘 조절할 수 있어야 한다. 개인적, 직업적으로 인생에서 이루고자 하는 중요한 것들에 대한 목표를 세웠다고 해서 손해를 보지는 않는다. 오히려 목표를 세우지 못하면 더 많은 손해를 볼 수 있다. 따라서 성공할지, 아니면 표류할지 스스로 결정할 수 있다. 목표를 갖는 것만으로 삶은 크게 달라질 수 있기 때문이다.

목표 설정 작업은 장기적이면서도 구체적인 목표를 설정하는 데서 시작한다. “5년 내에 내 사업을 하겠다.”라는 목표처럼 말이다. 그런 다음 미래로부터 현재로 거슬러 올라와서 그 시간 동안에 뭘 할지 신중하게 생각하면서 단기적인 목표들을 잡아나가야 한다. 다시 말하면 큰 목표를 정한 다음 그 목표를 좀더 구체적이면서도 실행이 가능한 목표들로 쪼개나가는 게 필요하다는 뜻이다. 이런 식의 충고는 누구나 한번쯤 들어봤을 것이다. 중요한 목표는 다소 원대하면서도 거리가 좀 떨어져 있는 목표일 수 있다. 반면 단기적 목표는 좀더 실현 가능한 목표일 수 있다. 따라서 이처럼 단기적인 목표를 성취하는 데는 별다른 두려움이 느껴지지 않는다. 뒤집어 말하면 이는 결국 더 큰 목표 달성에 성공할 가능성이 높아진다는 의미다.

많은 사람들이 ‘장기 목표’와 ‘단기 목표’를 크게 다르지 않게 생각하는 경향이 있는데, 실은 엄연히 다른 종류의 목표다. 장기 목표는 멀리 보고 정하는 목표로, 목표 달성에 걸리는 시간이 직업, 산업, 그리고 개인적 상황에 따라서 상당히 다르다. 나무를 가꾸는 데 50년이 걸릴 수도 있기 때문에 토목 산업에서의 장기 목표는 대부분의 다른 산업의 목표와 다른 것과 같은 이치다. 단기 목표는 말 그대로 짧은 시간을 두고 장기 목표를 이루기 위해 중간에 성취하고자 하는 목표다. 장기 목표와 단기 목표 어느 것이나 미리 결정된 최종 결과라는데 공통점이 있다. 여기서 ‘미리 결정된’이라는 말이 중요하다. 총부터 쏜 다음에 목표를 맞췄다고 말해서는 안 된다. 먼저 목표 지점을 정해놓고 그곳을 향해 총을 쏴야 한다.

우선순위라는 개념에는 ‘장기적인 중요성’과 ‘단기적인 긴급함’이라는 2가지 측면이 포함되어 있다. 장기적으로 중요한 업무란 1년 뒤 지나온 날들을 상기할 때 그것이 꼭 시간을 투자해야 할 중요한 일인 게 맞았다는 생각이 드는 그러한 업무다. 반면에 단기적으로 긴급한 일이란 중요도와 상관없이 즉시 해야 하는 일이다. 이처럼 중요도와 긴급함이라는 두 요소의 상이한 면들을 계량화해서 숫자로 묶은 다음 업무의 중요도와 긴급함을 따져 전체적인 순위를 매겨 볼 수 있다. 필자가 활용할 시스템은 중요도나 긴급함이 높을 경우에는 1점, 중요도나 긴급함이 중간 정도면 2점, 중요도나 긴급함이 낮으면 3점을 매길 것이다. 이제 우선순위 매트릭스를 활용해서 숫자들을 더해보면서, 각 업무에 대한 점수가 몇 점인지 확인해보자. 이렇게 체크하다 보면 첫 번째로 해야 할 일이었던 것이 우선순위가 가장 낮은 일로 판명날 때도 있다. 이러한 일은 맨 마지막으로 미뤄놓아야 한다.

우선순위를 정하는 가장 중요한 목적 중 하나는 한정된 에너지이면서 가장 소중한 에너지인 시간을 어디에 얼마나 사용해야 할지를 알기 위한 것이다. 이 책에 소개된 내용들을 모두 잊어버리더라도 “첫 번째 우선순위를 파악해서 그것을 먼저 하라!”는 원칙 하나만은 꼭 기억해두길 바란다.

다음으로 며칠간 자신의 신체 리듬 변화에 대해 살펴보라. 당신은 천천히 일을 시작하는 사람인가, 아니면 출근하자마자 최고의 효과를 내면서 일하는 사람인가? 자신의 신체 리듬이 어떤지 살펴본 다음에 거기에 맞춰서 하루 일과를 짜보라. 컨디션이 가장 좋을 때 해야 할 핵심 업무들에 대한 스케줄을 먼저 짠 다음에 나머지 시간에 해야 할일을 배치하면 된다. 이렇게 해서 당신만의 ‘이상적인 하루’를 설계하는 것이다. 이상적인 하루는 당신이 일일 계획을 수립할 때 ‘본보기’ 역할을 한다. 이 본보기는 중요한 활동 영역들에 필요한 시간들을 알려준다. 이러한 이상적인 하루에 대한 개념은 정말로 강력한 시간관리 도구다. 이 개념이 계획 수립에 충분히 반영될수록 그 효과 또한 높아질 것이다. 따라서 첫 번째로 해야 할 일은 일상적 주요 업무를 기록한 다음 그 일들에 적절한 시간을 배정하는 것이다. 나중에 자세히 다루겠지만, 일단 여기에서는 이상적인 하루의 계획표에 반드시 조용한 시간이 포함되어야 한다는 점을 기억해두자.

미국경영자협회의 회장을 맡았던 래리 애플리는 이렇게 말했다. “무엇을 말하고 행하든지 간에 중요한 것은 우선 목표를 정하고, 그곳에 도달하기 위한 최고의 계획을 세우고, 그 계획에 따라 일어나는 일들을 통제하는 것이다.” 필자가 지금까지 경험한 방법 가운데 가장 효율적인 방법 중 하나는 목표와 계획과 통제를 일주일 단위로 반복하는 것이다. 즉 7일간 매일 매일의 목표, 약속, 해야 할 일을 각각 기록하고, 이 가운데 중요한 활동은 진한 글자로 표시하는 것이다. 그런 다음 전화, 회의, 이메일 쓰기 등의 일상적 업무를 할당하면 된다. 이렇게 정리된 표를 늘 옆에 두고 계획대로 일이 처리되었는지를 체크함으로써 자연스럽게 목표와 계획과 통제가 선순환을 하게 된다. 그리고 중요한 것은 목표와 계획을 수립할 때는 반드시 종이 위에 기록을 해야 한다는 것이다. 문서로 작성된 일일 계획은 가장 강력한 시간관리 도구임에도 불구하고 이를 실천에 옮기고 있는 사람은 그리 많지 않은 것 같다. 그들은 여전히 “대체 하루를 어떻게 보낸 거지?”라는 식의 불평을 늘어놓으면서 집으로 돌아간다.

제4장  변화를 시작하기 위한 시간기록표의 작성

사람들은 곧잘 “도대체 시간이 어떻게 가는지를 모르겠어.”라고 말한다. 하지만 분명한 것은 시간은 마술처럼 사라지거나 하지 않는다는 것이다. 그렇다면 시간이 어떻게 가는지를 알아봐야 할 것이다. 시간은 당신이 말하는 방향이나 흘러가게 내버려두는 방향 혹은 다른 사람들이 마음대로 쓸 수 있게 허용하는 방향으로 움직인다. 시간이 어디로 가는지 모른다면 그것을 어떻게 관리할 수 있겠는가? 시간 낭비 요인들을 가려내기 위해서는 먼저 자신이 하루를 어떤 식으로 보내는지를 점검해봐야 한다. 즉 시간을 효율적으로 사용하기 위한 첫 번째 단계는 현재 시간을 어떻게 사용하고 있는지를 알아보는 것이다. 이를 위한 가장 적절한 도구는 바로 ‘시간기록표’다. 시간기록표란 하루 일과를 시간대별로 상세히 기록한 것을 말한다. 그렇다면 왜 이렇게 시간의 사용을 구체적으로 기록하는 일이 중요하다는 것일까? 그것은 자신의 잘못된 시간 사용 습관을 변화시키기 위해서는 다른 사람의 경험이 아닌 바로 자신의 경험에서 배워야 하기 때문이다. 즉 자신의 습관에 어떤 문제가 있는지를 알려면 자신의 습관을 정확히 알아야 하는 것이다. 대부분의 사람들이 시간 기록표를 작성해보고 나면 자신이 엄청난 분량의 시간을 허비하고 있다는 사실을 발견하고, 이를 통해 커다란 자극을 받는다. 변화가 필요할 때 이보다 더 도움이 되는 자극은 없다.

다음은 구체적인 시간기록표 작성법이다.

1. 오늘 날짜를 적어라. 오늘 달성할 3~6가지 핵심 목표, 즉 오늘 이뤄야만 하는 일들을 적어라. 각 목표에 대해 데드라인을 정하라.

2. 하루 동안 하는 일을 각각 기록하라. 한 가지 일에서 다른 일로 관심을 전환할 때마다 바뀐 일이 무엇인지 적어라. 아무리 사소해도 적어라. 모든 방해에 대해 그 원인과 출처를 파악하기 위해서는 이런 방식이 필요하다. 되도록 자세하게 적어라.

3. 시간을 기록하라. 각 항목별로 시간을 얼마나 썼는지를 그때그때 자세히 기록하라. 사용 시간은 그때그때 기록하지 않으면 나중에 다시 기억을 떠올리는 것이 거의 불가능하다.

4. 모든 항목에 우선순위를 매겨라. 우선순위를 매기는 이유는 하루 일과를 마친 다음 되돌아보면서 높은 우선순위를 매긴 일에 얼마나 시간을 투자했는지 알아보기 위해서다.

5. 스스로 평가하라. 평가란에 앞으로 어떻게 하면 더 잘할 수 있을지에 대한 자신의 생각을 적어보라.

시간기록표의 장점은 시간 활용과 관련해서 자신이 갖고 있는 진정한 문제가 무엇인지 파악할 수 있다는 데에 있다. 이를 통해 현실의 문제점들과 대면하게 되고 의미 있는 방식으로 적절한 행동을 취할 수 있게 된다. 그러나 이외에 엄청난 추가 혜택이 있는데, 그것은 바로 스스로 자기 교정이 일어난다는 것이다. 즉 매일 매일 시간기록표를 적어가다 보면 자신의 잘못을 수시로 파악하게 되고 그때마다 즉시 바로잡을 수 있게 되는 것이다. 이는 의식적인 노력에 의해서라기보다는 거의 자동적으로 이루어진다. 앞에서도 말했듯이 문제를 알아야 해결도 할 수 있는데, 수시로 문제를 접하게 되면 자신도 모르게 그 문제를 해결하기 위한 방향으로 습관을 바꿔나가게 되는 것이다. 다음으로 할 일은 자신의 시간기록표를 엄격하게 평가하는 것이다. 이때 중요한 것은 자신에게 정직해야 한다는 사실이다. 그렇지 않으면 시간기록표를 꾸준히 작성하려는 노력이 아무 의미가 없다.

제5장  시간낭비를 없애고 집중력을 높이는 전략

잘못된 위기관리

진정한 의미의 위기관리는 이미 일어난 위기를 처리하는 것이 아니다. 위기를 다루는 최선의 방법은 먼저 위기가 일어나지 않게 하는 것이다. 그러기 위해서는 어떤 위기가 일어날지를 미리 예상하면서 되도록 그런 일이 일어나지 않게 하거나, 아니면 일이 일어났을 경우를 대비해 그 충격을 완화하기 위한 계획을 수립하는 것이다. 간단히 말해서 이것이 시간 낭비 요인 제1번인 위기관리의 문제를 해결하는 방법이다. 위기가 언제 일어날지 예측하는 것은 불가능하지만 신중한 계획 수립을 통해서 위기가 발생했을 때 최소한 그 충격을 완화시킬 수는 있다. 경우에 따라서는 위기를 예방할 수도 있다. 따라서 “여기서 뭐가 잘못될 수 있지?”라는 식의 질문을 던지는 습관을 가져라. 그런 다음에 “그 외에 또 뭐가 잘못될 수 있는 거지? 아니면 또 뭐가?” 등등의 질문을 계속해서 던져라. 중요한 업무일수록 문제가 발생할 소지를 예측하는 것이 더욱 중요하다. 

수시로 걸려오는 전화

다행히 전화라는 시간 낭비 요인은 해결이 가장 쉽다. 일단 문제를 인식하고 있으면 그렇다. 대부분의 사람들은 자신이 전화로 인해 많은 시간을 소비하고 있다는 인식을 하지 못하고 있으며, 그래서 걸려오는 전화는 무조건 받아야 한다는 생각을 갖고 있다. 걸려온 전화를 반드시 받아야겠다는 사람들에게 필자는 “지금 당장 받아야 합니까? 그렇다면 그렇게 길게 통화해야 하나요?”라고 묻곤 한다. 전화로 인한 업무 방해의 가장 근본적인 원인은 바로 안 받아도 되는 걸 꼭 받기 위해서 억지로 뭔가 중요한 전화라는 식으로 합리화를 시키는 행위다. 이 문제에 대한 첫 번째 해결법은 걸려온 전화를 받는 일이 자기가 하던 일에 집중하는 것보다 더 중요하다는 생각을 떨쳐버리는 것이다. 전화 방해의 기본적인 해결법은 전화벨이 울릴 때마다 하던 일을 중단하지 않도록 가급적 전화를 받지 않는 것이다. 그런 다음에 편리한 시간에 전화를 걸어주면 된다.

계획 수립의 부재 및 실패

수립한 계획을 꾸준히 밀고 나가기 위해서는 그것을 어딘가에 적어둬야 한다. 종이에 정리된 일일 계획이 있어야만 시간을 통제할 수가 있다. 그것이 없으면 하루하루는 사소한 위기와 방해와 정체로 인해 뒤죽박죽되면서 좌절감만을 안겨줄 것이다. 성공적인 시간관리의 열쇠는 다른 일을 모두 제쳐두고서라도 가장 중요한 일에 전력을 다하는 것이다. 일일 계획은 그것을 억지로라도 따르게 만든다. 이것이 계획을 수립하는 핵심 이유다. 하루 동안 해야 할 일들의 우선순위를 정하고, 우선순위가 가장 높은 일을 제일 먼저 하라. 어떻게 보면 아주 간단한 일인 것 같아도 그대로 실천하기는 무척 어렵다. 우리는 하루를 시작할 때 뭔가 확실한 것을 성취함으로써 성공했다는 느낌을 갖고 싶어서 쉽고 빠르게 결론이 날 수 있는 일부터 하려 하기 때문이다. 일일 계획을 수립할 때에도 긴 안목을 갖는 것이 중요하다. 한 번에 하루의 계획만을 짜는 데 만족해서는 안 된다. 일일 계획이라는 가장 기본적인 도구는 더 큰 다른 계획 시스템, 즉 종합 시간 계획안에서 제 역할을 할 때 더 큰 효과를 발휘한다.

일에 대한 과도한 욕심

“나는 모든 걸 할 수 있다.”라는 식의 생각이 바로 과욕의 근본 원인이다. 이런 생각을 하게 되는 원인에는 성과에 대한 욕심, 위임 기술의 부족, 비현실적인 시간 측정, 사소한 일조차 중요하게 처리하는 완벽주의, 자신의 가치를 계속 증명해 보이고자 하는 욕구 등이 있다. 그러면 이러한 과욕이 생겼을 때는 어떻게 털어버려야 할까? 다음과 같은 방법들을 써보라.

- 시간에 쫓겨야 일을 더 잘할 수 있다는 생각을 버려라. 시간에 쫓길 때 일을 더 잘하는 사람은 없다. 그렇다고 착각할 뿐이다.

- 다른 사람들이 제대로 일을 못하기 때문에 끼어들어서 해결해줘야겠다는 생각을 버려라. 그들의 일은 그들의 몫이지 당신의 몫이 아니다.

- 모든 걸 다 해야 한다고 생각하지 마라. 우선순위가 낮은 일을 구분해서 가능하면 그런 일은 무시하라.

- 모든 걸 완벽하게 하려고 하지 마라. 어떤 일은 부가적 노력을 들일 가치가 전혀 없다.

불청객의 방문

불청객은 너무 흔하면서도 거부하기가 힘들다는 점에서 가장 큰 시간 낭비 요인 중 하나다. 불청객들의 공통점은 그들 모두가 어떤 식으로든 당신이 하던 일을 멈추고 자신들에게 관심을 돌려주기를 원한다는 데 있다. 불청객을 거절하기 위해서는 먼저 그들이 당신을 찾아온 이유를 구체적으로 알아봐야 한다. 그런 다음 상황에 따라서 다음 4가지 방법 중 한 가지를 써라.

1. 그들이 묻는 질문을 해결하라.

2. 다음에 만날 시간을 정하라.

3. 다른 적절한 사람을 소개시켜줘라.

4. 스스로 해결책을 강구할 수 있도록 도와줘라.

이것이 가장 기본적인 4가지 대응법이다. 그러나 이런 방법들을 알고 있다고 해도 실제로 어떤 식으로 말하면 좋을지 몰라서 상황이 복잡해지기도 한다. 한마디로 불청객을 품위 있게 거부하는 방법을 모르는 것이다.

위임을 하지 않기

위임을 하지 못하는 사람들을 가만히 살펴보면 자만심에 빠져 있는 경우가 많다. 이런 사람들은 대부분 “내가 그 일을 더 잘할 수 있어.”라는 생각을 쉽게 하곤 한다. 그리고 은근히 “내가 일을 맡긴 사람이 나보다 그 일을 더 잘하면 어떻게 하지?”라는 불안한 생각도 한편으로 갖고 있다. 일을 시작할 때마다 당신 대신 일을 할 수 있는 사람이 있는지 자문하라. 만일 이 질문에 대한 대답이 긍정적이라면 일을 맡겨라. 부하 직원이 일을 잘할 수 있도록 하려면 당신이 위임을 잘해야 한다. 관리자의 역할은 다른 사람들의 노력을 통해 목표를 달성하는 것이다. 다시 말해서 다른 사람들에게 일을 제대로 위임하는 것이다. 업무 위임을 잘하지 못하는 사람은 경영할 자격이 없다. 업무 위임과 관련해서 명심해야 할 점은 위임을 하되, 제대로 하라는 것이다. 다른 사람들이 할 수 있고 또 해야만 하는 일을 당신이 하느라 시간을 낭비할 필요는 없다. 위임은 업무 효율성 면이나 조직의 신뢰성 구축 면에서 매우 중요한 일이다.

자기규율의 부족

자기 규율은 시간을 효과적으로 관리하는 데 있어 가장 중요한 열쇠다. 여러 가지 방해를 차단하고 한 가지 중요한 일에 집중하려면 자기 규율이 반드시 필요하다. 그런데 자기 규율을 고수하기란 여간 어려운 일이 아니다. 자기 규율을 갖는 것은 하나의 습관이며, 따라서 자기 규율이 부족한 것 역시 습관의 문제다. 자신에게 구태의연함과 게으름은 없는지 자문해보라. 만일 그렇다면 계속 게으른 사람으로 남고 싶은지 생각해보라. 자기 규율을 강화하는 가장 중요한 방법 중 하나는 ‘자기와의 대화’다. 무슨 일이든 중구난방으로 처리하면서 “난 어떠한 자기 규율도 없어. 나는 원래 그래.”라고 말하지 마라. 우선순위에 상관없이 닥치는 대로 일하면서 “난 그냥 계속 바쁜 게 좋아.”라고 말하지 마라. 자신을 흥분시켜라. 자기 자신에게 “나는 정해진 규칙에 따라 체계적으로 일하는 사람이며, 해야 할 일은 반드시 해내겠다는 규율을 갖고 있다.”라고 말하라. 규율에 따른 삶을 사는 사람들은 공통점이 있다. 그들은 어중간한 걸 싫어하고, 결국 포기하는 법이 없다. 또한 스스로 어려운 목표를 정하고, 그 목표를 달성할 때까지 계속 노력할 뿐만 아니라 목표를 이루면 더 높은 목표를 다시 세운다.

거절하지 못하는 습성

세상에서 가장 강력한 시간관리 도구는 바로 “아니요.”라는 짧은 한마디라고 한다. 사람들이 다른 사람들의 부탁을 받고 거절하는 데 어려움을 겪는 이유는 다양하다. 그러나 거절을 못할 경우 발생되는 결과는 언제나 같다. 과중한 업무, 초과 근무, 그리고 심각한 스트레스다. “아니요.”라고 거절해야 할 때 그렇게 하지 못하는 사람은 점점 더 늘어만 가는 산더미 같은 일 속에 파묻혀서 헤어날 수 없게 된다. 부탁한 사람에게 예의가 아닌 것 같아서 두려운 나머지 거절하는 게 주저될 경우 다음 4단계의 기술을 기억하라.

1. 청취하라. 상대의 부탁이 어떤 것인지 충분히 이해하라.

2. 거절하라. 거절하기로 결정했다면 공손하면서도 단호하게 거절하라. 모호하게 대답해서 괜한 희망을 갖게 하지마라.

3. 이유를 대라. 필요하다면 거절하는 이유를 분명히 밝혀라. 그럼으로써 당신에 대한 신뢰를 유지시킬 수 있다.

4. 대안을 제시하라. 부탁한 사람의 욕구를 충족시켜줄 수 있는 다른 방법들을 제시함으로써 강한 신뢰감을 보여줘라.

제6장  시간관리에 성공한 사람들의 핵심 아이디어

엘리너 브랜틀리 슈와르츠(캔자스시티 미주리대학교 총장)

내 생각에 가장 심각한 시간 낭비 요인은 산만함이다. 이럴 때는 비슷한 일들을 한꺼번에 묶어서 하면 좋다. 정리는 몰아서 하지 말고 평소에 그때그때 하는 것이 중요하다. 각 물건이 있어야 할 위치를 정하고 반드시 그곳에만 보관하라. 예를 들어 망치를 사용한 다음에는 반드시 용구상자에 도로 넣어둬야 한다. 이렇게 지속적으로 하다 보면 시간이 크게 절약된다는 것을 알 수 있다. 그러나 무엇보다도 시간을 가장 많이 절약할 수 있는 방법은 하고 있던 일에 그대로 집중하는 것이다. 물론 장시간 일을 하다 보면 육체적으로나 심리적으로 쉬고 싶다는 유혹을 받게 된다. 그러나 그렇게 쉬다 보면 좀더 중요하거나, 좀더 흥미롭거나, 좀더 시간이 촉박하거나, 좀더 어려운 것처럼 보이는 일에 대한 집중이 흩어질 수 있다. 전화나 불청객과 같은 외부 방해 요소를 허용하고 싶은 유혹도 받게 된다. 지금 하고 있는 어려운 일을 멈추고 ‘잠시’ 시간을 내서 다른 일을 하고 싶다거나, 다소 사소한 일을 끝내버림으로써 성취감을 느끼고 싶다는 충동 역시 상당히 크다. 그러나 그럴 경우 ‘잠시’를 허용했다가는 결코 ‘잠시’로 끝나지 않게 된다.

필 지틀런(뉴욕 주 변호사)

선택은 첫 번째 도전사항일 뿐이다. 선택을 했으면 그 결정에 충실해야 한다. 특히 선택하지 않은 사항은 더 이상 관심을 두지 말아야 한다는 사실을 받아들여라. 그것이 인생이다. 그리고 그것이야말로 꼭 해야 할 일을 제대로 해내는 데 집중하기 위한 에너지를 헛되이 소모하지 않기 위해 필요한 기술이다. 더불어 시간을 낭비하게 만드는 여러 가지 불필요한 짐들을 내려놓은 채 편안하게 앞으로 나아갈 수 있는 방법이다. 내게 맞는 시간관리법은 일단 자료 준비와 연구를 통해 지적인 준비를 완벽하게 한 다음에, 다른 일을 할 때 동시에 머릿속으로 그 일에 대한 생각을 정리하는 것이다. 때로는 이렇게 하는 것이 억지로 한 업무에 매달리는 것보다 훨씬 효율적이다. 다른 일을 하면서 머리가 나머지 일을 처리하도록 하는 것도 일을 위임하는 방법이다. 따라서 내가 늘 파트너에게 설명하듯이, 스키를 즐기고 있는 동안에도 사실 나는 일을 하고 있는 셈이다. 내게 잘 맞는 시간관리법 중 또 하나는 글을 쓰기 전에 생각하는 것이다. 이것은 앉아서 글을 쓰려고 할 때는 이미 어떻게 쓸 것인지 알고 있기 때문에 필요 없는 문장들을 너저분하게 적을 필요가 없다는 뜻이다.

짐 반 후텐(보험 세일즈맨 출신의 최고 보험 관리자)

까다로운 목표를 달성하기 위한 고전적인 시간관리 원칙을 처음 접했을 때 내 마음을 사로잡았던 것은 목표를 관련이 있는 사람들과 나누고, 또 목표를 달성할 수 있도록 협력할 사람들과 공유해야 한다는 점이었다. 나는 경험을 통해 그것이 얼마나 중요한지 알게 되었고, 또한 특정한 방식으로 시간관리 원칙을 실행하려고 노력했다. 그것은 ‘위임할 수 있는 일은 직접 하지 않는 것’이었다. 그래서 함께 일하는 사람들을 훈련시키고 그들에게 동기, 권한, 영감을 부여함으로써 이 아이디어를 실행에 옮기려고 노력했다. 함께 일하는 사람들을 교육시켜 어떤 일이든 처리할 수 있는 능력을 갖춘 신뢰할 만한 사람들로 만드는 것보다 더 강력한 시간관리 방법은 없다. 덧붙이고 싶은 충고가 있다. 그것은 속독법이다. 속독법을 배워두면 다른 사람보다 월등히 많은 책과 잡지들을 읽을 수 있다. 그리고 그렇게 얻은 정보들은 효과적인 의사결정을 내릴 수 있는 지식기반이 되어 유용하게 활용될 수 있다.

줄리아 파일스(마요클리닉의 의사)

서로 다른 최우선순위가 충돌할 때에는 지금 하고 있는 일에 집중하는 것이 중요하다고 생각한다. 다른 중요한 일이 기다리고 있다는 사실 때문에 현재의 일을 수행하는 데 방해를 받아서는 안 된다. 따라서 나는 집중할 수 있는 상황을 만들려고 노력한다. 나는 외부 방해 요소를 제거하는 데 매우 능숙하다. 필요하다면 사무실 문을 닫아버리거나 전화기를 꺼놓거나 혹은 도움을 요청한다. 내가 아이들에게 전수하고 싶은 주요 시간관리 원칙은 다음과 같다. 조직적인 생활을 습관으로 만들어라. 나는 조직적인 생활이 평온함의 열쇠라 느끼고 있다. 항상 목록을 만들고 주어진 업무에 집중하라. 내가 항상 마음속에 담아두고 있는 말은 어머니한테서 배운 말이다. 어머니가 대학에 다닐 때 한 교수가 “여러분이 어떤 학생인지 알기 위해서 여러분의 성적을 볼 필요는 없습니다. 여러분의 기숙사에 가서 양말 서랍을 열어보면 여러분이 어떤 사람이고 어떤 학생인지 알 수 있습니다.”라고 말했다고 한다. 나는 양말 서랍이 엉망이라면 내 생활이 엉망이라는 것을 알고 있다. 양말 서랍은 그 사람의 생활을 알아볼 수 있는 좋은 척도다.

마곳 윌슨(애리조나 주의 부동산업자)

나는 컴퓨터에 대해 지속적인 투자를 하고 있을 뿐만 아니라 PDA를 사용하고 있다. 무엇보다 나는 아무리 훌륭한 디지털기기를 이용한다 하더라도 시간관리의 원칙들을 제대로 적용하지 않는다면 아무런 도움도 되지 않는다는 점을 잘 알고 있다. 결국 가장 강력한 시간관리 도구는 우리의 머리다. 우리의 머리는 컴퓨터보다 더욱 창조적이고 효율적이다. 여러 단계로 여러 일들을 흡수하고, 온갖 방식으로 그것들을 처리한 다음 필요할 경우 몇 년이 지나서라도 그것을 끄집어낸다. 따라서 현명한 판단력과 기억력은 우리가 얻을 수 있는 최고의 시간관리 수단이다. 시간관리에 대해 내가 줄 수 있는 최고의 충고는 자신감을 가지라는 것이다. 희망이 없으면 행동도 없다. 그러므로 먼저 희망을 갖고 매일 밤 우선순위를 자신 있게 정하라.

데이브 드보르(23년 경력의 조경사)

전문가로서 자신에게 주어진 제한적인 시간 동안 현실적으로 달성할 수 있는 능력의 한계를 스스로 솔직하게 받아들이는 것은 시간관리 및 자기관리에서 중요한 태도다. 제한된 물리적 공간에 무한한 사물을 집어넣을 수 없는 것처럼 시간관리의 법칙 또한 제한된 시간 동안 무한한 프로젝트를 달성할 수 있도록 되어 있지 않다. 어떤 일을 완성하는 데 8주가 걸리는데 고객에게 4주 만에 그것을 할 수 있다고 말하지 마라. 2시간이 걸리는 일을 1시간 만에 할 수 있다고 자신하지 마라. 지금 당장 해야 하는 일을 나중에 해도 할 수 있을 것이라고 합리화하지 마라. 나중에 시작하면 제시간에 끝내지 못한다는 사실을 당신은 알고 있다. 이러한 사실을 회피하지 마라. 그것은 일종의 자기기만이다. 시간관리는 실제로 내가 무언가를 해결하는 유일한 수단이다. 그리고 그것은 지속적인 자기 규율이 필요하다. 지속적인 자기 규율 없이는 어떤 시간관리 방법도 효과가 없다.

로버트 조단(시나리오 작가 겸 영화 제작자)

일단 자리에 앉아서 글을 쓰기 시작하면 나는 그것을 끝내고야 만다. 다른 모든 일을 제쳐 놓는다. 중간에 원고 작성을 멈추는 일은 드물다. 어떻게 해서든지 마무리 지으려 한다. 하루에 14시간, 심지어 16시간까지도 집필을 한다. 아파트를 벗어나지도 않고 전화를 받지도 않으며, 심지어 샤워도 하지 않는다. 내가 생각하는 유일한 것은 시나리오다. 나는 전화번호를 다른 사람에게 알려주지 않는다. 아파트 주소도 알려주지 않는다. 자동응답기는 아예 없앴다. 걸려온 전화에 일일이 답한다면 글을 쓸 수 없기 때문이다. 팩스기도 없고 구입할 의사도 없다. 사람들이 원고를 팩스로 보낼 수도 있지만 그런 경우 읽기가 매우 힘들기 때문이다. 목요일 저녁에 나는 학생들을 위해 봉사한다. 나는 그들만의 전유물이 된다. 하지만 내가 전화를 하지 그들이 내게 전화를 하도록 하지는 않는다. 내 시간관리 전략은 ‘계획된 부재’다. 내가 집중할 시간이 필요하다고 말할 경우 단순히 한 시간이 필요한 게 아니라 조용한 일

 

주일이 필요하다는 의미다. 그리고 이 모든 것은 잘 통하고 있다.

[아루마루]

오랜만에 오셨네요...잘 듣고 있습니다....개인적으로 오디오북.......좀더 음량좋은건 없습니까? mp3에 넣으면 잘 안들려서요;;;;항상 감사합니다. ^^

[하루를 일년처럼..]

좋은 자료 감사합니다.. 의미있게 듣겠습니다.. 행복하세요..

[열받네]

감사합니다. 잘들었습니다.항상 건강하세요.

[Ha Hye-jin]

감사합니다. 잘 듣겠습니다. ^^

[갈라]

감사합니다..잘 듣겠습니다.

[긍정적인삶]

감사합니다!