1. 서기는 꾸리아 회합에 참석해야 한다.
2. 서기는 회의록을 작성하고 보관할 책임이 있다. 회의록 작성시는 정성을 다해야 하며, 회의록 을 낭독할 때에는
앞선 회합의 차수와 일자를 밝히고, 모든 단원들이 명확히 알아들을 수 있도 록 또렷하게 낭독해야 한다.
회의록중 기도란에 ( )의 계로 표시된 곳은 직책명을 넣는다. 회의록은 PC가 아닌 수기로
작성하며, 필요한 경우 정정한 흔적이 있고 회의록을 통해 주회합의 분위기를 느낄 수 있게 한 다.
훈화는 다른 용지에 기록하였다가 회의록에 다시 요점만 간추려서 적는다.
활동보고 등이 많은 팀은 서기회의록 용지를 미리 준비하였다가 적는다.
3. 모든 공문의 수신과 발신 업무를 담당하고 정리 보관한다. 월례보고서, 사업보고서외 방문보고 서, Pr.간부추천서, Pr.설립인가 신청서 등은 2통을 작성하여
소속 평의회 단장의 서명을 받은 다음, 1통은 평의회에 제출하고 나머지 1통은 Pr.에서 보관한다.
4. 서기는 꾸리아가 요구하는 모든 자료와 보고를 신속히 처리하며 Pr.의 전반적인 통신 업무를 맡아 한다.
평의회에 제출하는 모든 서류는 미리 준비해야 한다. 당일 급하게 작성하는 식의 무성의를 보이지 말 것.
5. Pr.의 모든 서류는 작성된 날로부터 5년간 보관한다. 그러나 Pr.설립당시의 회의록과 출석부 는 영구 보존한다.
그리고 5년이 지나 폐기되는 서류의 내용 중에서 역사적 가치가 있다고 판 단되는 기록은 별도의 노트에 기재한 후에 폐기함이 좋다.
6. 공문에 대하여
1) 모든 발신 공문에는 반드시 벡실리움 표상과 단장의 서명이 있어야 한다. 단장이 공석일 때 는 부단장의 서명으로 공문을 발송해야 한다.
2) 전화를 이용한 구두보고는 후에 반드시 공문으로 발송해야 한다.
3) 서기의 이름으로 공문 발송을 할 수 없다.
4) 다른 Pr.이나 평의회에서 작성된 사업보고서나 종합보고서도 수신이다.
5) 수신과 발신의 경우, 내용이 같은 공문은 통 수가 많아도 한 건으로 취급한다.상급평의회 공지사항은 일괄 1부로 처리한다.
6) 사업보고를 할 때는 활동의 통계적인 숫자도 중요하지만 특기사항에 중점을 둔다. 특기사항 이야 말로 레지오의 정신을 드러내며 활동의 경험을 나누는 기회이다.
작성 방법은 육하원 칙(언제, 어디서, 누가, 무엇을, 왜, 어떻게)에 따르며, 활동 대상자의 이름은 가명을 이용한 다.
사업보고서를 발송했을 때는 발신만 잡고 수신은 잡지 않는다.
간부추천서는 2장을 만들어 제출하고 발신(간부추천서) 1건, 수신(간부임명서) 1건으로 처리 한다. 그 성격이 틀리기 때문이다.
7) 서기는 레지오 행사와 기타 행사를 구분해야 한다.
가. 레지오 행사: 교본에 명시된 5대 행사
나. 기타 행사: 레지오가 지시한 그 외의 행사,
교구가 주관하는 행사에 세나뚜스(레지아)의 지시를 받고 참석 하였을 경우에는
‘기타 활동’으로 기재하고, 세나뚜스(레지아)에서 주관하는 행사에 참석한 경우에는 ‘기타행사’로 기재한다.
다. 영적 지도자의 지시에 의해 각종 본당 공동체 행사에 참여 하였을 경우에는 활동사항란 ‘본당 협조’란의 세목인 ‘행사준비 및 협조’로 한다.
8) 교육과 피정의 성격은 다음과 같이 분류한다.
가. 교육: 레지오적인 것과 교본 중심적인 것.
나. 피정: 영성중심 (신심, 신앙적인 내용으로 주로 성직자, 수도자가 강의)
9) 월례보고서를 작성시 주요활동 내역란은 가장 활동을 많이 한 한 두 사항만 기록하면 되고,
꾸리아에서 좀 더 자세히 원할 때는 더 기록할 수 있으나 꾸리아에서는 Pr.서기에게 과중한 보고를 피해 주어야 하며, 활동 보고는 1년에 한 번 사업보고로 족하다.
꾸리아 월례회의 때 월례보고는 단원의 변동사항, 행사나 피정 참석인원, 묵주기도 단수, 주요활동 등을 보고하면 된다.
7. 쁘레시디움 회합시 서기가 결석할 때는 다른 사람이 회의록을 낭독한다.
8. 간부가 2차로 연임할 경우에도 간부추천서를 제출하고 임명서를 받아야 한다.
9. 봉성체는 A라는 사람을 방문시 3명이 함께 갔을 때 대상 1/ 횟수 3으로 처리하고 다음달 같은
대상자 A를 2명이 방문시 대상 1/ 횟수 2가 되며 집계시 대상 1/ 횟수 5로 처리한다.
(서기는 붉은 볼펜으로 그 대상자를 표기 해 놓도록 한다.)
10. 장지수행시나 염습때의 연도는 연도에 포함시키지 않고 그 역할 수행중의 활동이므로 장지수행, 염습이라고만 보고한다.
11. 단장은 서기의 역할이 과중할 시는 다른 간부에게 역할을 분담시켜 주어야 한다.
12. 쁘레시디움 설립인가 신청시 준비서류
* 신청시 서명은 신임 단장이 하며 다음 서류를 제출한다.
* 제출서류
- 쁘레시디움 설립인가 신청서
- 쁘레시디움 간부(추천)임명서
- 월례보고서 : 설립일과 승인일 같은 달(月)일 때는 생략
13. 평의회 설립인가 신청시 준비서류
* 신청시 서명은 신임 단장이 하며 다음 서류를 제출한다.
* 제출서류
- 평의회 설립인가 신청서
- 평의회 간부승인 신청서(승격 시에는 생략)
14. 본당 주관의 사순특강, 대림 특강 등에 참석 했을 경우
* 교육 및 피정란에 기재하되 주관은 ‘본당’으로 기입할 것.
15. 문서 보관에 관한 사항
현재 관리운영 지침서에서 쁘레시디움과 평의회별로 산재 되어있는 문서 보관에 관한 사항을
다음과 같이 정리한다.
구 분 | 쁘 레 시 디 움 | 평 의 회 |
단 장 계 획 서 | 보존 않음 | 보존 않음 |
출 석 부 | 영구 보존 | 영구 보존 |
서 기 회 의 록 | 최초 영구, 그 후 5년 | 최초 영구, 그 후 5년 |
회계장부 및 전표철 | 5년 | 장부는 영구, 전표철 5년 |
*기타 Pr.간부 추천 임명서, 평의회 설립 승인 신청서, 평의회 간부 승인 신청서, 비품대장 등은 영구 보관하며 그 이외의 서류는 5년간 보관 후 파기한다. |
* 평의회의 문서작성과 점검 문서를 바르게 작성하려면 관리 운영을 제대로 알아야 함. 16. 월례보고서 점검: (월례회의 전월말 기준으로 작성) 1) 의원 출석률: 최소한 80%는 넘어야 제대로 된 평의회 운영이 될 듯.교본의 해석-전세계 기준(평의회의 출석 부분)은 최소한의 한계 규정이며 우리나라의 교통상황에서 출석에 큰 영향을 주지는 않는다고 봄.출석하는데 여건상의 문제가 없다면 마땅히 출석을 해야 함. 공석 처리: 쁘레시디움 간부는 공석이 인정되지 않으며 공석인 경우 출석률은 0%이다. 평의회 간부인 경우 공석은 출석률 계산에서 제외된다.
2) 조직현황: 현재 중점 목표중의 하나인 쁘레또리움 단원의 증가율, 청년, 소년 단원의 증가율, 기록의 성실함이 중요. - 보고서등 PC작업하면서 올바르게 기록되었는지 중요. 특히 회계부분은 지난 달 것이 그대로 올라오는 경우는 아주 흔함.평의회 보고서의 수입합계는 (이월금+수입)의 금액 기록.
17. 회의록 점검: 회의록은 그 회합의 모습이 머리에 그려지도록 작성함.
18. 종합(사업)보고서 : 단원대비 입교, 영세, 냉담 회두율 중요. 작성 방법: 가) 상가 방문활동 중 교우상가와 외인상가 방문의 구분은 장례절차에 있다.장례를 가톨릭 전례대로 하면 교우 상가이고 그렇지 않으면 외인 상가로 구분함.
나) 간부이동은 평의회는 간부 선출일자 기록함. (Pr.은 Cu.에서 임명한 일자 기록)
다) 방문현황에서 Co.에서 Cu.에게(또는 Cu.에서 Pr.에게) 방문을 지명했더라도 그것은 Co.간부(또는 Cu.간부)의 입장에서 방문하는 것임. 보고서 표기 주의: Cu.가 방문했더라도 Co.에서 방문한 것으로 횟수 기재한다.
라) Co.에서 Cu.종합보고서 점검시 가급적 행사비가 교육비를 초과하지 않도록 유도함. 야외행사비용은 가급적 Cu.가 지출하지 않도록 한다. 마) 연수는 교육에 포함.
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