연회행사와 호텔의전 이해
장안대학교 호텔관광학부 외식산업과
한국연회기획가협회
송흥규 교수
1절 연회행사의 이해
1. 연회의 정의
한글학회에서는 연회를 잔치, 연찬, 피로연과 같은 의미로 설명하면서 기쁜 일이 있을 때에 손님에게 음식을 제공하고 함께 즐기는 일로 정의하고 있다. 영어로는 방켓(Banquet)이라고 하는 데 프랑스의 고어인 ‘반체토(Banchetto)’에서 유래한다. 이는 판사의 자리 혹은 연회를 의미했는데 어떤 사람에게 경의를 표하기 위해 많은 사람들 위한 연례적인 식사 또는 어떤 경사스러운 일 혹은 업적을 기념하여 개최된 식사로 정의하고 있다. 방켓과 비슷한 의미에서 평션(Function)이 있는 데, 이는 감명 깊고 정성들인 종교의식 혹은 자주 열리는 공식적, 비공식적인 사회적인 의식, 혹은 만찬이나 리셉션으로서의 모임으로 정의하고 있다. 한국연회기획가협회는 연회(Banquet)와 행사(Function)를 음식의 제공하는 유무로 구분하고 행사는 식사를 제공하는 것과 관계없이 모든 의식 있는 모임을 말하고, 연회는 격식 있는 식사(meal)가 동반되는 행사로 구분하여 용어 정리를 한다.
문1. 연회와 행사의 의미를 구분하시오?
2. 연회의 의의
연회는 그 개념에서 알 수 있듯이 “인간이 그 삶을 영유함에 있어서 각종 좋은 일들을 기념하고 축하받기 위하여 여러 사람에게 알리고 ,초대 받는 하객에게 베푸는 잔치”를 의미한다. 주로 호텔이나 기타 연회시설에서 개최되는 연회는 주관하는 고객의 좋은 일들이 축하받고 기념되기 위한 뜻 깊은 행사로 그 범위가 국제적인 행사로 까지 중요성이 부각되고 있다. 최근 MICE(Meeting, Incentive, Convention, Exhibition)산업을 국가의 핵심사업으로 육성하고자 하는 데, 연회는 MICE산업에서 빠질 수 없는 전문성을 요구하고 있다. 얼마 전 개최된 핵안보정상회의 때 각국의 정상들을 위해 준비된 연회음식과 음료 및 제공되는 절차는 외교사절에서 국빈을 모시는 데 매우 중요한 분야임을 나타내고 있다.
문제2. 지역을 방문하는 외빈 50명을 모시고 행사와 만찬을 개최하려고 한다. 가장 먼저 고려해야 하는 것은?
3. 연회의 분류
호텔에서 진행되는 연회는 주최자가 개인 혹은 법인에 따라 구분된다. 개인이 주최하는 연회로는 결혼식, 생신연과 같은 가족모임 행사와 출판기념회, 정년퇴임식, 작품 발표회, 개인 전시회 등등이 있다. 그리고 법인이 주최하는 연회로는 법인 내 각종 행사를 기념하기 위한 모임으로 창립기념식, 신제품발표회, 상품설명회, 컨퍼런스, 세미나, 컨벤션, 심포지엄 등등과 같은 공공성 행사 있다.
1) 판매상품별 분류
(1) 식음료상품 판매: 조찬(Breakfast), 오찬(Luncheon), 만찬(Dinner), 스탠딩파티(Standing Party), 칵테일파티(Cocktail Party), 뷔페(Buffet), 티파티(Tea Party) 등등
(2) 장소임대 판매: 전시회(Exhibition), 패션쇼(Fashion Show), 세미나(Seminar), 회의(Meeting), 컨퍼런스(Conference), 기자간담회(Press Meeting), 설명회(Presentation), 강연회(Academic Lecture), 연주회(Concert) 등등이 있다. 이들 행사는 독자적으로 장소만을 임대하는 경우가 있지만 요즘에는 티파티 혹은 스탠딩 뷔페, 칵테일파티가 종종 뒤따르는 경우가 많다.
2) 연회장소별 분류
① 호텔내 파티: 연회장 파티(In House Party)
② 출장파티: 호텔 외에서 진행되는 파티(Outside Catering Party)
③ 가든파티: 호텔내 야외 가든 에서 진행되는 파티(Garden Party)
④ 테이크아웃: 호텔내 식음료 영업장의 상품(Take Out)
⑤ 배달상품 : 호텔내 식음료 상품의 배달서비스(Delivery Service)
3) 연회목적별 분류
① 가족모임 : 결혼식, 약혼식, 장수연(회갑연, 고희연, 팔순연), 회혼식, 금혼식, 돌잔치
② 기업행사 : 창립식, 이․취임식, 제품발표회, 협력사간담회, CI선포식, 워크샵
③ 학교행사 : 사은회, 동창회, 개교기념식, 정년퇴임식
④ 정부행사 : 기념의 날, 시상식, 연찬회
⑤ 기관단체 : 정기총회, 이사회, 학술대회, 컨퍼런스, 국제회의
⑥ 기타 : 신년회, 송년회, 전시회, 기자회견, 간담회, 종무식
4) 연회메뉴별 분류
회의 종류는 제공되는 연회메뉴에 따라서 크게 정찬과 뷔페로 나뉜다. 한국의 호텔연회에서 제공되는 정찬은 주로 서양음식을 대표하는 양식코스(Western Course), 궁중요리를 코스로 제공하는 한정식코스(Korean Course), 서양음식 다음으로 가장 많이 제공되는 중국식코스(Chinese Course), 자주 제공되지 않지만 일본식 회석요리인 일본식코스(Japanese Course), 주방장이 고객의 요구 혹은 계절별 특별요리를 퓨전식으로 제공하는 스페셜코스(Special Course), 그리고 건강을 주제로 한 웰빙코스(Well-being Course) 등등이 있다. 또한 뷔페도 행사의 성격에 따라 착석뷔페(Sit-down Buffet), 스탠딩뷔페(Standing Buffet), 칵테일 리셉션(Cocktail Reception), 바비큐 파티(Barbecue Party) 등등이 연출되며 이외 다과(Refreshments)가 티(Tea)와 함께 제공된다.
5) 시간별 분류
① Breakfast Party : 07:00~09:30
② Brunch Party : 10:00~12:00
③ Luncheon Party : 12:00~15:00
④ Afternoon Tea Party : 15:00~17:00
⑤ Dinner Party : 17:00~22:00
⑥ Supper Party : 22:00~24:00
3. 연회의 종류
1) 정찬 파티(Dinner Party)
연회행사 중에서 가장 격식을 갖춘 연회로 정성스런 음식을 정해진 순서에 의해 제공된다. 정찬은 점심에 제공될 때 오찬(Luncheon), 저녁에 제공될 때 만찬(Dinner)으로 표현된다. 일반적으로 정찬은 디너(Dinner)로 통칭한다. 이는 비교적 격식 있는 모임이 점심보다는 편안한 저녁을 선호하기 때문이다. 따라서 정찬은 사교 혹은 비지니스상 어떤 중요한 목적이 있을 때 개최되며, 다른 파티와 비교하여 지불되는 비용도 높고 그에 제공되는 메뉴도 품격이 높다. 정찬 파티에서는
호텔에서는 정찬 연회가 결정되면 일정한 식순(Program)이 정해지고 참석자의 편리를 위해 연회장 입구에는 테이블 배치도(Table Arrangement)와 명찰(Name Tag)을 준비한다. 그리고 지정석에는 명패(Place Card)를 준비하여 혼란을 피하도록 한다. 정찬파티는 초청자(Host)와 주빈(Guest of Honor)이 행사장 입구 쪽에 일렬로 서서 손님을 맞이한다. 이곳을 영접라인(Receiving Line)이라고 하고 이곳에서 손님을 맞이한다. 보통 격식 있는 정찬 전에는 리셉션(Reception) 시간을 가지며 칵테일과 핑거 푸드(Finger Food)가 제공 된다. 행사장으로의 입장은 주최자(Host)가 주빈을 에스코트(Escort Service)하여 지정좌석으로 안내를 한다. 부부동반의 경우는 주최자가 주빈의 부인을 에스코트하여 선도하고 다음으로 주빈이 호스티스(Hostess)를 안내한다. 그리고 그 이하는 남성이 여성에게 오른팔을 내어 잡아 입장한 다음, 좌석 순에 따라 착석을 보조한다.
문3: 지역을 방문하는 외빈 50명을 모시고 행사와 만찬을 개최하려고 한다. 귀하의 소속 기관장(호스트)는 뜻 깊은 연회를 기획중이다. 정찬의 메뉴를 기획하는데 가장 먼저 고려해야 하는 것은?
2) 뷔페파티(Buffet Party)
뷔페파티는 손님이 자신의 기호에 따라 먹고 싶은 음식을 마음껏 먹을 수 있어 가까운 사람이 모여 연회를 즐기기에 가장 선호되는 파티메뉴다. 이에 가족 모임 중 회갑연, 돌잔치, 회혼식 등의 연회행사와 동창회, 사은회 등에서 자주 볼 수 있다. 뷔페메뉴의 구성은 정찬에서 제공되는 순서에 따라 애피타이저(Appetizer)와 같은 찬음식(Cold Meal)류, 스프(Soup)류, 샐러드(Salad)류, 더운 음식(Hot Meal)류, 디저트(Dessert)류, 그리고 각국의 주요 음식이 놓여지고, 조리사가 직접 손님 앞에서 카빙(Carving)하여 제공하는 쇠고기 등심구이나 일식의 생선회와 생선초밥이 신선함을 더한다. 이외도 호텔의 주방장이 고객의 요구에 따라 다양한 즉석음식들이 제공된다. 뷔페파티는 고객은 원하는 양만큼 준비된 음식을 기호대로 가져다 먹고 누구나 함께 즐길 수 친선모임에 적합한 메뉴이고 정찬요리에서 해결하기 어려운 모임에 적합하다. 뷔페는 제공되는 음식이 세팅되어지는 방식에 따라 다음과 같은 형식으로 나누어진다.
(1) 착석뷔페(Sitting Buffet)
(2) 스탠딩뷔페(Standing Buffet)
(3) 조식뷔페(Breakfast Buffet)
대다수 상업용 호텔(Commercial Hotel)은 객실고객과 조찬세미나에 참석하는 고객을 위해 조식 뷔페로 제공하고 있다. 점심이나 저녁에 제공되는 뷔페와는 종류에서 확연히 차이가 난다. 일반적으로 버터, 딸기잼, 마멀레이드(Marmalade)와 함께 토스트, 빵류가 준비되고, 계란요리, 곡류음식, 햄류, 생선류, 디저트류, 과일주스, 우유, 커피가 기본으로 제공된다. 이외 각 나라마다 각국의 전통음식이 준비되며, 한국에서는 밥과 국, 김치, 절임류 등등이 준비된다.
(4) 핑거뷔페(Finger Buffet)
뷔페의 유형 중에서 가장 형식과 시간에 구애받지 않는 파티로 스탠딩 뷔페처럼 고객들이 서로 간의 교제의 기회를 제공하고자 할 때 적합하다. 한국에서는 흔하지는 않지만 유럽과 미국에서는 웨딩리셉션에서 자주 제공된다. 이 파티는 고객들이 실속 있는 음식을 기대하지 않는 낮 시간이나 식사시간을 피하여 준비된다. 이 때문에 주로 제공하는 음식은 간이음식(Snack Meal)으로 포크나 나이프 없이도 먹을 수 있는 한 입의 크기(One Bite Sized Pieces)로 준비된다. 장시간 연회가 진행될 경우 연로한 손님을 위해서 작은 테이블과 의자를 준비하면 좋다.
(5) 테이블뷔페(Table Buffet)
(6) 뷔페인 하우스(Buffet in the House)
보통 가정에서 집들이(Housewarming)를 준비하고자 할 때 적용 가능한 음식형태를 말한다. 행사를 준비하는 사람(Host)은 음식을 직접 준비하기도 하고 호텔이나 출장뷔페를 전문으로 하는 업소에 주문하여 준비를 시키곤 한다. 호텔이나 전문출장 뷔페에 의뢰를 할 경우에는 의뢰를 받은 업체 측에서 손님들이 선호하는 음식은 물론, 연회에 필요한 모든 집기를 준비하고 테이블 세팅을 우아하게 디자인 해준다. 때문에 행사의 성격에 따라서 전문연회를 담당하는 호텔이나 캐터링(Catering)업체의 연회기획가에게 상담을 받아보는 것도 좋다.
3) 칵테일파티(Cocktail Party)
칵테일파티는 여러 가지 주류와 음료를 주제로 하고 오드블(Hors d'œuvre)을 곁들이면서 스탠딩형식으로 진행되는 연회를 말한다. 형식에 있어서 스탠딩뷔페에 가깝다. 칵테일파티는 정찬 전에 참석자들이 인사와 담소를 나누면서 가벼운 식전주(Aperitif)가 제공되는 리셉션(Reception)과 스탠딩 뷔페와 같이 칵테일과 음식이 긴 시간 동안 제공하는 풀 리셉션(Full Reception)으로 구분된다. 칵테일파티는 디너파티와 비교하여 비용이 적게 들고 공간의 제약을 덜 받아 친교와 사교를 목적으로 하는 모임에 적합하다. 하지만 격식을 갖춘 칵테일파티는 초청객이 행사장 입구에서 주최자의 영접을 받아 입장을 하고 계획된 순서에 의해 진행이 이루어진다. 손님은 연회장내에 차려져 있는 바(Bar)에서 혹은 종업원에 의해 좋아하는 칵테일이나 음료를 받아 참석한 손님들과 어울리는 시간을 함께 한다. 이렇게 격식을 갖춘 칵테일파티는 그 행사의 참석여부(RSVP)와 복장(Dress Code)이 종종 요구된다.
4) 리셉션파티(Reception Party)
리셉션은 앞서 칵테일파티에서 언급했듯이 오찬이나 만찬을 제공하기 전에 베푸는 칵테일파티 형식의 식전리셉션(Anteprandial Reception)과 그 자체가 한 행사인 풀 리셉션(Full Reception)으로 구분된다.
(1) 식전리셉션
식사에 앞서 리셉션을 가지는 목적은 일정시간에 이르기까지 손님들이 서로 모여서 교제할 수 있도록 하는 주최자의 배려이다. 이때 제공되는 음식은 한입에 먹을 수 있는 크기(One Bite Size)의 오드블(Hors d'œuvres)이나 핑거 푸드(Finger Food)가 준비된다. 주로 준비되는 오드블에는 다양한 종류의 카나페(Canapes)와 스낵류(Snacks)가 제공된다. 여기에 따르는 음료들은 식전음료가 제공되는데 위스키, 진, 보드카, 럼, 데킬라를 기본으로 한 칵테일과 식전와인 그리고 과일주스, 소프트 음료가 일반적이다.
(2) 풀 리셉션(Full Reception)
풀 리셉션은 말이 의미하듯 그 자체 행사로만 베풀어지는 행사이다. 신차발표회, 신제품발표회, 개국기념식, 창립기념식 등등의 리셉션에 적용된다. 행사의 목적과 성격에 따라 주최자가 요구하는 음식과 음료들로 채워지고 보통 1~2시간 정도 진행되지만 길게는 3시 이상 진행되는 경우도 있다. 준비되는 연회메뉴로는 칵테일 안주로 제공하는 한입 크기의 음식(Finger Food)을 비롯하여 한 끼 식사가 가능한 더운 음식(Hot Meal), 차가운 음식(Cold Meal), 스페셜 음식, 다양한 디저트가 구성된다.
주류로는 칵테일, 와인, 소프트음료 등이 준비된다. 연회와인은 일반적으로 주최 고객의 의도에 의해 레드와인, 화이트와인, 로제와인, 샴페인 등등이 준비되지만 샴페인이 가장 무난하다.
5) 티파티(Tea Party)
긴 세미나가 진행되는 동안 잠시 주어진 휴식시간에 가볍게 제공되는 다과와 따듯한 차는 참석자에게 즐거움을 준다. 보통 좌담회, 간담회, 세미나와 같은 규모가 작은 행사부터 비교적 규모가 큰 컨퍼런스, 포럼, 심포지엄, 컨벤션 등과 같은 회의를 목적으로 진행되는 행사에서 준비된다. 제공되는 시간은 행사가 진행되는 중간이 가장 일반적이며, 때에 따라서는 행사 전이나 후에도 제공된다. 준비되는 메뉴로는 다과, 샌드위치, 케이크, 과일이 커피와 차, 소프트음료와 함께 제공된다.
6) 특정목적의 파티
모든 행사에는 목적이 있다. 이러한 목적의 기준에 따라서도 특정한 목적을 위해 준비되는 것이 특정목적 파티이다. 종류로는 선거모임, 자선모임, 후원회 등의 행사에 모금을 목적으로 하는 모금파티(Party for Fund Raising), 각자가 음식을 준비하여 한자리에 모여 즐기는 포트럭파티(Potluck Dinner Party), 친한 친구들끼리의 선물을 준비하여 즐기는 샤워 파티(Shower Party), 무도회와 댄스를 즐기는 댄스파티(Ball and Dance Party) 등이 있다.
7) 출장파티(Outside Catering)
호텔의 연회장을 벗어나 고객이 원하는 장소에서 호텔 혹은 전문출장연회업체에서 준비한 식음료가 제공되는 파티이다. 이때 제공되는 메뉴는 스탠딩 뷔페와 칵테일 리셉션이 일반적이나 최근에는 이동식 조리기기의 발달로 착석뷔페 물론, 다양한 정찬 요리가 준비된다. 행사의 유형으로는 작게는 개업식, 사무실 확장 이전식, 오픈식, 발표회가 있고, 크게는 신사옥 준공식. 공장 준공식, 박람회, 체육대회, 그리고 기타 특별행사가 여기에 해당된다. 호텔의 식음료와 기물 외에도 많은 집기류와 장비가 외부로 나가야 하기 때문에 출장비가 부가된다.
8) 옥외파티(Entertaining in the Open Air)
현대생활에 대한 압박감과 전원생활에 대한 향수로 인해 옥외에서 즐기는 파티가 증가하였다. 옥외식사에는 기본재료를 사용해서 만든 간단하고 맛있는 음식이 적합하며, 바비큐 파티, 피크닉파티, 가든파티 등이 이에 속한다.
9) 임대(Rental)
호텔에서 제공하는 식사위주의 연회행사가 아니라 연회장을 행사장 공간으로 임대하는 것을 말한다. 연회장 외에도 호텔의 장비와 집기, 설비를 임대하여 사용한다. 주로 전시회(Exhibition), 강연회, 대규모 회의, 문화․예술공연, 패션쇼 등이 이에 속한다. 임대가 주목적이지만 간단한 티파티 혹은 칵테일파티가 제공되는 경우가 있고, 최근에는 행사가 진행 후 연회를 동반하는 경우 일반적이다.
문4. 내·외빈 200명을 모시고 착공식을 개최하려고 한다. 이곳에서 가능한 연회를 기획하시오?
문5. 국제대회를 참가하는 대표선수 30명을 격려하기 위해 지역사회 인사를 모시고 행사와 연회를 계획 중이다. 가능한 연회를 기획하시오?
문6. 인도와 사우디아라비아 방문을 모시고 환영회를 계획 중이다. 연회메뉴를 기획하는데 가장 먼저 고려해야하는 것은?
문7. 인도와 사우디아라비아 방문을 모시고 환영회를 계획 중이다. 연회메뉴를 기획하는데 가장 먼저 고려해야하는 것은?
문8: 귀하의 소속기관장께서 출판기념회를 계획 중이다. 이 자리에는 지역의 국회의원, 상급기관장, 지역인사 등 30명을 모시고 연회를 준비해야 한다. 가장 연회를 기획하시오?
제2절 호텔 연회의 의전
1. 공식만찬의 흐름
공식 만찬은 행사가 시작하기 전 초청인사의 도착부터이다. 이러한 절차는 보통 다음과 같은 공식 과정을 따른다.
1) 초청인사 도착
공식만찬에는 초청인사가 행사장에 도착하면 호스트와 주빈이 그들을 맞이하고 약 한 시간 이내 동안 칵테일 리셉션이 이루어진다. 행사의 성격에 따라서는 주빈이 도착함으로써 행사가 시작될 경우에는 호스트와 주요인사는 주빈을 맞이하는 의전을 한다. 주빈과 참석인사의 자연스러운 담화가 진행될 수 있도록 분위기 연출을 하여야 하며, 혹시라도 불참자나 예정에 없는 사람이 참석하는 경우, 즉 좌석배열의 수정이 필요할 경우 이때에 조정이 가능하다. 먼저 행사진행자는 내·외빈이 행사장으로 쉽게 찾아 올수 있도록 각 코너 별 위치에서 안내를 할 수 있도록 호텔 측으로 부터 도움을 받아야 하며, 등록 대에서는 참석자가 등록을 쉽게 할 수 있도록 안내를 해야 한다. 그곳에서는 주요 내빈에게 명찰이나 corsage를 패용을 돕는 것도 중요한 임무이다. 또한 호스트와 주빈들이 잠시 동안 머물 수 있는 vip실을 사전에 준비를 요청하는 것도 빠트리지 않도록 한다.
문9: 호스트가 주빈을 맞이하는 호텔 출입문에서 항상 맞이해야 한다?
문10: 호스트와 주빈이 동급이다. 호스트가 주빈을 맞이하는 곳은 어디에서 영접해야 하는가?
2) 영접 라인(Receiving Line)
영접라인은 호스트와 주빈이 오는 참석인사를 맞이하는 곳으로 약 1시간 이내로 유지하는 것이 일반적이다. 이후 주최자와 주빈 부부도 초청인사와 합류하도록 하는 것이 바람직하다. 일반적으로 문밖에서 보아 왼쪽이 영접 라인이 되며 이 위치에서 주최자와 주빈(주빈이 있을 경우)은 내·외빈을 영접하게 된다. 영접 라인 앞에서는 의전관 및 안내인이 서서 초청인사의 안내를 담당하게 된다. 영접 라인에 들어서는 초청객은 안내인에게 자신의 직책과 성명을 분명히 말하여 호스트와 주빈의 앞에서 도움을 받는다. 주최자가 초청객과 인사를 교환한 후 그를 주빈에게 소개하는데 이때에는 가급적 긴 담화를 피하도록 하는 것이 예의이다. 일부 연회에서는 명함을 제시하도록 하는 경우도 있다. 사전에 오는 분들의 신상정보를 파악하지 못했을 경우인데, 실례가 되지 않도록 하는 것이 바람직하다. 명함이 준비되지 않은 분은 그 자리에서 바로 명함을 제작하여 주는 것도 한 방법이다.
문11. 주빈은 호스트와 함께 내빈을 꼭 영접해야 하는가?
3) 연회의 개시
초청인사가 모두 도착하면 주최자는 연회장의 준비가 완료된 것을 확인하고 이들에게 연회장으로 들어갈 것을 권한다. 초청인사를 테이블로 안내하는 예법은 나라에 따라서 일정하지 않으나 공식만찬의 경우 주최자가 주빈의 부인을, 그리고 주최자 부인이 주빈을 안내하게 되며 다른 초청 인사들은 그 뒤를 따르게 한다.
문12: 연회를 개시하기 전에 할 수 있는 행사?
4) 건배제창
5) 만찬
만찬이 들어가기 전에 보통 와인이 서빙 된다. 와인을 서빙 하는 순서는 주최자가 시음 후에 주빈을 가장 먼저 서빙하고, 다음은 순서에 입각하고 주최자는 맨 나중에 서빙 한다. 서양에서는 여성보다는 남성이 시음하는 것이 에티켓으로 되어 있다. 혹시나 여성이 호스트가 될 경우에는 남성의 주빈에게 시음을 청하는 것도 분위기 상 좋다. 제공되는 메뉴 또한 행사의 성격에 따라 서빙 순서가 다를 수 있지만 보통 메인테이블의 주빈을 가장 먼저 서빙한 후에 순서 데로 서빙 하는 것이 관례이다. 먹고 난 접시를 치우는 순서도 동일하게 적용되지만 호스트나 주빈의 말씀이 길어질 경우 상황에 따라 차이가 있을 수 있다.
문13. 일반적으로 연회를 개시하는 신호는 무엇으로 알 수 있나?
문14. 제공되는 연회메뉴는 호스트와 주빈을 함께 서빙 하는 것이 좋다?
6) 연회의 종료
연회장에서 퇴장하는 순서는 입장할 때와 동일한 절차를 밟는다. 주빈과 주빈의 부인이 먼저 자리를 일어서고 참석 객은 그 뒤를 따르는 것이 관례이다. 호스트는 입장 때와 마찬가지로 주빈의 퇴장을 도우며, 내빈에게도 함께 인사를 드릴 수 있도록 안내를 하는 것이 예의이다. 그리고 진행자는 사전에 퇴장할 수 있는 경로를 마련해야하고 호텔 종사원의 도움을 받는 것이 바람직하다.
2. 좌석배열
1) 좌석명패와 좌석 배치도
참석자가 확정되면 각자의 식탁위에 놓을 좌석 명패와 좌석배치도를 준비한다. 좌석명패는 참석자의 명단만큼 준비하고 좌석배치도는 참석자가 본인의 위치를 쉽게 찾을 수 있도록 도와준다.
(1) 좌석명패(Place Card)
좌석 명패는 각 참석자의 식탁 위에 놓는 명찰로서 용지의 크기는 가로 13.8cm × 세로4.5cm 정도 이다. 테이블 명패에는 참석자의 이름과 소속, 직함을 기재하며 외국인이 참석하는 자리에는 이름 앞에 Mr.또는 Mrs.의 존칭을 붙이다.
(2) 좌석배치도(Seating Arrangement)
좌석배치도는 참석자의 좌석을 표시한 연회 테이블의 약도이다. 대규모 연회에서는 반드시 좌석배치도를 미리 만들어 참석자가 보기 쉬운 행사장 앞에 놓는다. 좌석배치도에는 테이블 번호표를 기재하는 것이 중요하다.
2) 좌석배치의 원칙
좌석배열은 연회준비 사항 중 가장 세심한 주의를 기울여야 하는 문제로서 참석인원, 부부동반 여부, 주빈 유무, 장소의 규모 등 여러 가지 요소를 고려하여 결정한다.
(1) 상석
(2) 부부동반
부부동반일 경우 남성과 여성을 고루 섞어 배치하고, 부부가 나란히 앉지 않도록 하며 가급적 대각선 맞은편으로 앉도록 한다.
(3) 일자형 테이블
일자형 테이블의 경우 여성을 존중하여 가급적 여성을 식탁 양쪽 끝에 배치하지 않는 것이 에티켓이다. 단 수행원이나 통역이 동행할 경우에는 예외가 될 수 있다. 식전 칵테일이 진행된다면 참석자가 자신의 자리를 알 수 있도록 좌석배치도를 설치하는 것도 연회의 흐름을 좋게 하는 방법이다.
(4) 서열을 정하기 어려운 경우
참석자의 서열을 정하기 어려운 경우에는 상호 이해관계, 연령, 언어소통을 고려하여 좌석을 배치한다. 또한 부득이 하게 직위보다 낮은 자리에 않게 된 손님에게는 그렇게 된 이유를 설명해 주는 것이 예의다.
(5) 다수의 원탁테이블
헤드테이블을 중심으로 중앙테이블→호스트의 오른쪽 테이블→호스트의 왼쪽테이블 순으로 상석이며, 주빈은 호스트의 오른쪽에 나란히 앉게 하여 예우한다. 이것은 호스트와 주빈이 마주보고 앉을 경우 주빈의 등이 다른 참석자에게 보이게 되므로 호스트와 주빈이 다른 참석자들을 모두 볼 수 있도록 배치한다. 다만 원탁 하나인 소규모 연회일 경우는 호스트와 주빈을 마주보게 하고 다른 초청 인사를 서열에 의해 적절히 배치토록 한다. 원탁테이블은 좌석배치에 유연한 면이 있다.
(6) 대규모 연회의 원탁테이블 경우
개인별 테이블번호표를 작성하여 연회장 입구의 좌석배치도에 표기하고 참석자에게 배부한다. 각 테이블에는 테이블 번호를 세워두어 쉽게 테이블을 찾게 한다. 그리고 각 테이블의 개인별 좌석에는 좌석명패를 올려놓는다.
문15. 참석자의 소속과 이름을 기재하여 해당되는 테이블에 올려놓는 것을 무엇이라고 하는가?
문16. 참석자가 자기의 자리를 쉽게 찾아 갈 수 있도록 안내하는 보드 판을 무엇이라고 하는가?
문17. 오늘 제공되는 메뉴를 테이블 위에 올려놓는 것은 바람직하다?
문18. 주빈의 좌석배열은 동서양이 같다?
문19. 호스트가 주빈과 내·외빈을 배웅하는 것은 당연하다?
문20. 행사진행자는 연회 중에서 내빈과 함께 식사를 하여도 무방하다?