'순식간에 뚝딱!' 고급 사용자를 위한 엑셀 파워팁 11선

[곰인형]

'순식간에 뚝딱!' 고급 사용자를 위한 엑셀 파워팁 11선 

Anthony Domanico | PCWorld

두 부류의 마이크로소프트 엑셀(Excel) 사용자가 있다. 작은 표 정도만 깔끔하게 만들 수 있는 사람이 있는가 하면, 정교한 차트와 데이터 분석, 마법처럼 보이는 함수와 매크로 기능을 활용해 동료들을 놀라게 하는 사람이다.

이 글을 읽는 이라면 아마 자신이 후자라고 생각할 것이다. 그런데 정말 그럴까? 다음 11가지 필수 엑셀 노하우를 점검해 확인해보자. 혹여 몰랐던 부분이 있었다면 지금이라도 익히면 된다.

- Vlookup
- 차트 생성
- If 함수

- 피벗 테이블(PivotTables)
- 피벗 차트(PivotChart)
- 플래시 필

- 빠른 분석 (Quick analysis)
- 파워 뷰 (Power View)
- 조건부 서식( Conditional Formatting)
- 행과 열 바꾸기
- 필수 단축키

Vlookup
Vlookup은 엑셀 사용자라면 누구나 알 가치가 있는 강력한 함수다. 여러 시트와 워크북에 흩어진 데이터를 한 장소에 모아 요약 보고서와 보고서를 생성하는 데 도움을 주는 도구다.

재고 리스트와 같은 대형 데이터 테이블에서 산재한 정보를 발견하기 쉽게 해주는 것이 Vlookup이다.

소매점의 제품 취급 업무를 책임지고 있다고 가정하자. 일반적으로 각 제품마다 고유의 재고 번호를 갖고 있다. 이를 Vlookup의 참조점으로 활용할 수 있다. Vlookup 함수는 이 번호를 다른 시트의 동일한 ID와 대조해, 품목 내용, 가격, 재고 수준, 기타 여러 데이터 포인터를 현재 작업하고 있는 워크북으로 가져올 수 있도록 해준다.

엑셀의 수식(Formula) 메뉴에서 Vlookup 함수를 가져와 참조 번호가 포함된 셀을 입력한다. 그리고 데이터를 불러올 워크북이나 시트의 셀 범위, 찾고 있는 데이터 포인트의 컬럼 번호, 그리고 (가장 가까운 참조 번호를 찾기 원하면) 'True'나 (정확하게 동일한 번호를 원하면) 'False'를 입력한다.

차트 생성
차트 생성을 위해서는 Column 제목과 함께 데이터를 엑셀에 입력한 후, 삽입 > 차트 > 차트 종류(Insert > Chart > Chart Type) 를 순서대로 선택한다. 엑셀 2013에는 작업하는 데이터 종류에 바탕을 둔 레이아웃과 함께 권장 차트(Recommended Charts)라는 기능이 포함되어 있다. 기본 차트가 생성되면, 차트 툴 메뉴를 이용해 차트를 맞춤화 할 수 있다. 여러 가지를 시도해보기 바란다. 놀랄 만큼 선택권이 많다.


엑셀 2013은 데이터 타입에 기반해 차트 레이아웃을 추천해준다.

'If' 함수
엑셀에서 가장 유용한 두 가지 IF 함수가 IF와 IFERROR이다. IF 함수 기능은 조건 함수를 이용해 특정 내용이 '참' 또는 '거짓'인지 계산할 수 있는 함수 기능다. 예를 들어, Column C의 수가 80을 초과할 경우 'Pass'를, 79점 이하인 경우 'Fail'로 지정해 80점 이상의 점수를 받은 학생들을 분류할 수 있다.


If 함수를 이용하면 필요한 데이터만 채울 수 있다.

IFERROR는 변형된 IF 함수이다. 사용한 함수가 '오류'로 판명되면 특정 값 (또는 공란)으로 환원 시키는 함수다. Vlookup으로 다른 시트나 테이블을 검색한다고 가정하자. 참조 값을 찾지 못할 경우, IFERROR 함수는 해당 셀을 공란으로 환원시킨다.

피벗 테이블(PivotTables)
피벗 테이블은 입력한 참조점(reference point)에 따라 평균, 합계, 기타 계산을 할 수 있는 요약 테이블이다. 엑셀 2013에는 필요한 데이터를 제시하는 테이블을 더 쉽게 생성할 수 있는 권장 피벗 테이블(Recommended PivotTables) 기능이 추가됐다.

수동으로 피벗 테이블을 생성하려면 적절히 데이터에 표제를 붙이고, 삽입>피벗( Insert>PivotTable) 테이블을 클릭한 후, 데이터 범위를 선택한다. 우측 사이드바 상단에는 가용한 필드가, 하단에는 테이블 생성에 필요한 부분이 나타난다.


피벗 테이블은 미리 입력한 참조점에 따라 계산할 수 있게 해주는 요약화 도구다.

예를 들어, Pass와 Fail의 수를 계산하려면, 행 레이블 탭에 Pass/Fail column을 넣고 다시 값을 피벗테이블에 넣는다. 일반적으로 기본 값은 (이 경우 수가 표시되는) 요약형 테이블이다. 그러나 Values 드롭다운 상자에 위치한 여러 다른 기능을 선택해 이용할 수 있다. 또 성별 'Pass/Fail'의 수 등 카테고리 별로 데이터를 요약 제시하는 하위 테이블을 생성할 수 있다.

피벗 차트(PivotChart)
피벗 차트는 부분적으로는 피벗 테이블, 부분적으로는 과거 엑셀 차트라 할 수 있다. 복잡한 데이터 세트를 빨리, 그리고 쉽게 확인할 수 있는 기능이다. 데이터 시리즈, 카테고리 등 기존 차트와 동일한 기능이 많다. 그러나 데이터 하위 세트 전반에 걸쳐 이용할 수 있는 인터랙티브 필터가 추가됐다.


피벗차트는 복잡한 데이터를 다루기 쉽게 해준다.

엑셀 2013에는 권장 피벗 차트(Recommended Pivot Charts)라는 기능이 추가되어 있다. 삽입 탭 차트 메뉴 아래 추천 차트라는 아이콘이 위치해있다. 여기에 마우스를 가져가면 차트를 미리 볼 수 있다. 또 삽입(insert) 탭의 피벗 차트 아이콘을 선택해 피벗 차트를 수동으로 생성할 수 있다.

플래시 필
엑셀 2013에 추가된 신기능 중 가장 유용하다고 해도 과언이 아니다 . 엑셀에서 가장 번거로왔던 문제 중 하나를 해결한 이 기능은 서로 연결된 셀에서 필요한 정보를 추출할 수 있는 기능이다. 성과 이름을 가지고 Column 작업을 한다고 가정하자. 과거에는 기존에는 일일이 데이터를 입력하거나, 복잡한 과정을 거쳐 이를 마칠 방법을 찾아야 했다.


플래시 필은 함수를 이용하지 않고도 원하는 형식의 데이터를 자동으로 추가할 수 있게 해준다.

엑셀 2013에서는 이름과 성을 입력한 '열' 옆에 첫 '행'의 사람 이름(First Name)을 입력한 후, 홈>채우기>플래시 필(Home>Fill>Flash Fill)을 입력하면 엑셀이 자동으로 나머지 사람들의 이름을 입력해준다.

빠른 분석 (Quick analysis)
엑셀 2013에 추가된 빠른 분석 도구는 최소한의 시간으로 간단한 데이터 세트를 참조한 차트를 생성할 수 있는 툴이다. 데이터를 선택하면 셀 오른쪽 구석에 아이콘이 나타난다. 그리고 이를 클릭하면 빠른 분석 메뉴가 표시된다.


간단한 데이터 세트 작업 과정을 빠르게 해준다.

이 메뉴에는 Formatting, Charts, Totals, Tables, Sparklines 등의 툴이 들어있다. 또 각각에 마우스를 가져가면 라이브 프리뷰가 생성된다.

파워 뷰 (Power View)
파워 뷰는 많은 외부 데이터 파일을 가져와 분석할 수 있게 해주는 인터렉티브 데이터 조사 및 시각화 툴이다. 엑셀 2013에서 삽입>리포트 (Insert>Reports)를 선택한다.


파워 뷰는 프리젠테이션에 준비된 리포트를 생성한다.

파워 뷰로 생성한 보고서는 풀스크린 프레젠테이션이 가능한 형식을 갖고 있다. 인터랙티브 버전을 파워포인트 내보내기 할 수도 있다. 마이크로소프트 사이트의 여러 튜토리얼을 참고하면 쉽게 전문가가 될 수 있다.

조건부 서식( Conditional Formatting)
엑셀의 대다수 테이블에서 관심 있는 데이터 지점을 쉽게 파악할 수 있도록 돕는 기능이 조건부 서식이다. 이 기능은 작업줄의 홈 탭에 위치해있다. 서식을 지정하고 싶은 셀의 범위를 선택한 후, 조건부 서식 드롭다운 메뉴를 클릭한다. 가장 자주 사용하는 기능은 하위 메뉴인 하이라이트(Highlight Cell Rules)다.


관심 있는 데이터 포인트를 쉽게 강조할 수 있다.

예를 들어, 학생들의 시험 점수를 매기면서, 점수가 크게 떨어진 학생들을 붉은색으로 강조하려 한다고 가정하자. 'Less Than' 조건부 서식을 이용해 -20 미만에 해당하는 셀을 붉은 글씨의 문자 또는 옅은 붉은 배경에 짙은 붉은 글씨 문자로 표시할 수 있다. 이 밖에도 많은 규칙을 적용할 수 있다. 각 항목의 맞춤형 서식 기능을 이용하면 서식 형태에는 제한이 없다.

행과 열 바꾸기
열로 서식이 구성된 데이터를 행으로 바꿔 작업을 해야 하는 경우가 있다 (반대도 마찬가지이다.). 이때 바꾸고 싶은 열이나 행을 복사한 후, 붙여 넣기 할 셀로 가져가 오른쪽 클릭을 한다. 그리고 서식 붙여넣기(Paste Special)을 선택한다. 그러면 팝업창이 나타난다. 하단을 보면 Transpose라는 체크 박스가 있다. 체크 박스에 표시를 하고, OK를 클릭한다. 이제 엑셀이 알아서 해준다.


붙여넣기 특수 기능이다.

필수 단축키
가장 빨리 셀을 탐색하고 함수를 입력하는 방법은 단축키다. 그 중 숙지할 만한 몇 가지를 선정했다.

Control + Down/Up 화살표 = 현재 위치한 컬럼에서 셀의 위아래를 이동하는 단축 키.
Control + Left/Right 화살표 = 현재 위치한 열의 가장 왼쪽 또는 오른쪽으로 이동하는 단축 키.

Control + Shift + Down/Up = 현재 위치한 셀의 상단 또는 하단의 모든 셀을 선택하는 단축 키.

Shift + F11 = 현재 작업하고 있는 워크북에서 새 워크시트를 생성하는 단축 키.

F2 = 셀을 편집 상태로 활성화 시키는 단축 키.

Control + Home = A1 셀로 이동하는 단축 키.

Control + End = 데이터가 포함된 마지막 셀로 이동하는 단축 키.

마지막으로 Alt + ‘='은 현재 위치한 셀 위에 존재하는 셀들의 합계를 내준다.

ciokr@idg.co.kr

 

[mire]

vlookup 정말 유용하죠~ 없었으면. 업무처리시간이 3-4배는 더 소요됐을꺼예요. ^^

[하늬바람]

반은 알고 반은 모르는 내용이군요...후자인줄 알았는데...ㅈㅈ

[바보이반]

엑셀....잠깐 손놓으면 초기화되는 것!

[권혁윤]

플래시 필은 난생 처음 들어본 거네요;;;;;함 사용법 알아봐서 활용성 있는지 확인해봐야겠네요

[교차로총무쟁이]

그나마 단축키는 모두 잘 사용하고있는것이네요~

[sbh8260]

꾸벅! 좋은 설명 감사~