※기획과 의사결정에서는 기획의 유형과 전략기획의 과정과 기법, 의사결정 및 의사전달을 이해한다. |
《제 1 절》기획
1. 기획의 개념
기 획은 해야할 일과 하는 방법 및 시기, 해야 할 일의 필요성, 일을 책임질 사람을 구체적으로 정하는 것으로써 선택할 수 있는 여러 가지 대안들 중 적절한 것을 가려내는 작업이다. 또한 어떠한 행동이 취해지기 전에 해야 할 일과 그 일을 하는 방법을 결정하는 것이다.
다양한 기획의 개념은 첫째, 사업의 준비과정이라 볼 수 있고, 둘째, 지적 활동 과정, 셋째, 사회의 바람직한 가치 또는 공동선을 추구하는 과정, 넷째, 정책목표와 수단을 발견하기 위한 복합적 활동 등으로 규정할 수 있다.
2. 기획의 유형
기획에는 기준에 따라 조직의 위계수준에 따른 유형, 시간 차원에 따른 유형, 대상에 따른 유형이 있다.
1) 조직의 위계 수준에 따른 유형
위계수준 | 기획의 유형 |
최고관리층 | 목표, 정책, 장기적 계획, 조직 전체 영역 |
중간관리층 | 할당, 사업계획, 보완적 목표, 정책 |
감독관리층 | 구체적 사업계획, 일정표, 단기목표, 운영기획 |
관리실무자 | 일상적 업무 및 사소한 절차에 국한 |
2) 시간 차원에 따른 유형 : 장기기획과 단기기획
장기기획은 1년 이상 5년, 10년 또는 그 이상의 기간에 걸친 기획으로 외부환경의 영향을 중시하고 주기적으로 조직의 목적과 목표를 재설정한다. 이와 같은 창의성과 미래에 대한 비전을 가지게 한다.
단기기획은 장기기획에 근거한 1년 미만의 사업기획이다. 이런 기획은 구체적․행동 지향적인 실행방법에 관한 것이다.
조직의 하위층에서 상위층으로 올라감에 따라 단기기획으로부터 장기기획으로 책임이 높아진다.
3) 대상에 따른 유형 : 전략적 기획과 운영 기획
전 략적 기획은 “조직의 구체적 목표의 설정 및 변경, 구체적 목표 달성을 위한 자원 및 그 자원의 획득, 사용, 분배를 위한 정책을 결정하는 과정”이다. 운영 기획은 획득된 자원이 조직의 목표를 고 효과적으로 달성하기 위하여 사용되도록 하는 과정에 대한 것이다. 다시 말해서, 전략적인 기획은 목표설정, 우선 순위 설정, 자원 획득 및 분배에 관한 것이며 관리운영 기획은 자원의 관리에 관한 것이다.
3. 사회복지행정의 기획
사회복지행정에서도 기획은 효과적인 서비스 전달을 위하여 필수적인 요소이다.
1) 자원 기획
자원기획은 재정에 관한 기획과 시설 및 장비에 관한 기획, 소비물자에 관한 기획, 인적자원에 관한 기획 등 네 가지로 구분할 수 있다.
(1) 재정기획
재정기획은 기관이나 프로그램의 재정상태를 예측하기 위한 기획이다. 성공적인 재정기획을 위해서는 특정한 기획기관 통 프로그램의 재정상태를 예측하는 능력이 필요하다.
만약 재정이 부족할 경우에는 서비스의 양이나 범위를 축소 또는 수정하여 자금수요를 줄인다. 그리고 기업의 기부금, 재정원조기관으로부터의 지원확보 등 모금운동을 한다.
(2) 시설 및 장비에 관한 기획
복지조직의 목표 달성을 위해 필요한 시설이나 장비의 구매․임대 등에 관한 기획이다. 오늘날 시설이나 장비에 관련된 기술은 잘 개발되어 있으며, 대부분 조사방법의 체계적 적용이나 네트워크 장비, OR기법 등으로 발전하였다.
(3) 소비물자에 관한 기획
소비물자(supplies)란 서류용지, 필기용구, 기록보관철 등과 같은 것이다. 이러한 품목들을 구매하는 일은 일상적인 업무가 되어야 하며 이를 위한 구매자금은 필요할 때에는 언제든지 이용할 수 있도록 항상 고려해야 한다.
(4) 인적자원에 관한 기획
인 적자원관리에서 다루어지는 기획으로서 인적자원 확보, 인적자원 개발, 인적자원의 보상, 유지관리, 노사관계 등에 관련된 기획이다. 여기에는 첫째, 기관의 목표를 달성하기 위하여 필요한 최소한의 직원(전문직, 준전문직, 서기 등)의 수, 둘째, 매기획년도에 충원되어야 할 직원의 수, 셋째, 새로 고용된 직원이 배치되어야 할 부서나 프로그램 등에 대한 내용을 포함한다.
2) 프로젝트 기획
프 로젝트를 시작할 때 기획을 하는 이유는 무턱대고 프로젝트에 직접 뛰어드는 것보다 노력에 대한 질적 성과가 낫고 프로젝트 달성에 시간이 적게 걸리기 때문이다. 특히 집단 프로젝트의 계획을 세우지 못하면 노력의 중복, 성취 불능, 접근 방법 중복 등의 결함이 부가된다. 적절하게 계획된 프로젝트가 주어진 시간 안에 최소의 비용으로 성공적으로 달성되기 위해서는 프로젝트 요구사항의 인식과 명확화, 이전의 경험, 조사, 견해, 등과 같은 기술을 사용한 자료수집, 기본적인 접근방법에 관한 잠정적인 결정, 기본적인 활동계획의 설계, 프로젝트 계획의 검토, 집단 프로젝트의 경우, 과업할당과 프로젝트 시작의 일자의 결정, 종료일자와 보고서 전달방법의 결정을 고려하면서 일련의 단계에 따라 진행되어야 한다.
3) 개인 계획
관리자는 기관의 프로그램과 프로젝트에 관한 전반적인 기획책임도 있지만 자신의 개인적인 과업도 계획해야 한다. 따라서 개인 기획이란 자신의 목표를 설정하고 취해야 할 활동과정을 기술하는 것을 포함한다.
《제 2 절》의사결정
의사결정은 조직의 운영에 있어서 핵심적인 활동에 지대한 영향을 미친다고 볼 수 있다. 사회복지조직에 있어서도 행정가는 일상적으로 의사결정을 해야 하며 그것은 서비스의 전달에 직접적 또는 간접적으로 지대한 영향을 미치게 된다.
특히 사회복지조직은 조직을 둘러싸고 있는 과업환경과 일반환경에 의존적이며 도덕성과 윤리성을 고려해야 하는 인간에게 서비스를 제공한다는 특수성 때문에 의사결정은 매우 중요하면서도 어렵다.
1. 의사결정의 개념과 유형
1) 의사결정의 개념
의사결정이란 의사결정자가 어떤 목적을 설정하고 그 목적을 달성하기 위한 행동의 선택과정이다. 즉, 개인이나 조직체는 어떤 목적을 설정하고 그에 관한 자료를 수집하여 분석함으로써 그것을 달성하기 위한 행동을 결정하게 된다.
이 러한 의사결정의 개념은 좁은 의미와 넓은 의미의 개념으로 나누어 검토해 볼 수 있다. 먼저 좁은 의미로 의사결정을 개념 규정하면 그것은 여러 가지 행동대한 가운데서 하나를 선택하는 것으로 볼 수 있으며, 넓은 의미로 보면 최종 대안의 선택이 있기까지 취해지는 모든 과정을 포함하는 것으로 정의된다.
일 반적으로 의사결정이란 조직 또는 개인이 문제의 해결이나 불만족스러운 조건을 개선하기 위하여 대안을 모색하고, 그 중에서 조직의 목적을 가장 효과적으로 달성할 수 있는 한가지 방안을 최종 선택하는 과정이고, 계속적으로 진행되는 동태적 선택과정이며, 실천 지향적이고 불확실한 미래에 대한 결정을 하는 과정으로 정의되고 있다. 의사결정은 정책결정, 기획, 집행통제 등 행정업무의 근간을 이루고 있는 행정의 기본적 도구일 뿐만 아니라 조직을 하나의 의사결정기구(decision machine)로 간주할 정도로 의사결정이 행정에서 차지하는 비중은 높다.
2) 의사결정의 유형
의 사결정의 주체에 따라 개인적 의사결정, 집단적 의사결정, 조직적 의사결정으로 분류되며, 의사결정의 구조화 정도, 즉 의사결정이 정해진 일정한 절차를 따르느냐 그렇지 않느냐에 따라 정형적 의사결정과 비정형적 의사결정으로 구분된다. 또한 의사결정을 하는 계층에 따라 주로 일선 슈퍼바이저층이 행하는 업무적 의사결정, 중간관리층이 행하는 관리적 의사결정, 그리고 최고 경영층이 행하는 전략적 의사결정으로 분류되기도 한다.
다양한 의사결정의 유형은 각기 장․단점을 가지고 있지만 일반적으로 사회복지조직의 의사결정에서 상대적으로 강조되어야 할 것을 검토해 보면 다음과 같다.
첫째, 주체에 따라 분류에서는 의사결정을 위해 개발되는 대안들의 차원에 따라서 그 중요성이 달라질 수 있으며 구조화 정도에 있어서는 비일상적인 사건에 직면하기 쉬운 사회복지서비스의 특성상 비정형적 의사결정의 중요성이 강조된다.
둘 째, 계층에 따른 분류에서는 행정가의 직위에 따라 중요성이 다를 수 있으며, 상황에 따른 분류에서는 사회복지가 불확실한 환경, 지식, 기술에 의존하는 경우가 많은 특성 때문에 불확실한 상황에서의 의사결정이 상대적으로 강조될 수 있다.
셋째, 의사결정이 이루어지는 위치 및 성원의 참여 여부에 따른 분류에서는 분권적 의사결정과 참여적 의사결정이 매우 강조된다.
마 지막으로 의사결정의 방법에 따른 분류는 사회복지행정에서 매우 중요하기 때문에 약산의 설명을 부가할 필요가 있다. 직관적 의사결정(intuitive decisions)은 합리성보다는 감정 또는 육감에 근거하여 결정하는 것이며, 판단적 결정(judgemental decisions)은 개인이 가지고 있는 지식과 경험을 기초로 판단하여 결정하는 것이다. 문제해결적 결정(problem decisions)은 관련된 사항에 대한 정보수집, 연구, 분석과 같은 합리적이고 과학적인 절차를 밟아 이루어지는 결정을 말한다.
2. 의사결정의 절차
의사결정의 절차는 그 유형에 따라 달라지지만 여기에서는 체계적이고 과학적인 절차를 필요로 하는 문제해결적 결정의 절차를 순서별로 설명하고자 한다.
1) 문제정의와 욕구 규정
사 회복지문제나 욕구는 그 정확한 규명이 용이하지 않은 경우가 많다. 그러나 문제나 욕구의 정확한 규명이 없이는 그 해결대안을 개발할 수 없기 때문에 합리적인 의사결정은 불가능하다. 따라서 정확한 문제 및 욕구 규명을 위해 그러한 문제에 관련된 상황과 심리적, 사회적 및 문화적 요인, 관련자의 감정, 문제의 심각성, 피해자, 문제를 해결하려는 조직원과 구성원의 욕구 정도까지도 구체적으로 파악되어야 한다.
2) 관련 정보의 수집
문 제나 욕구가 구체적으로 규명되면 그러한 문제 및 욕구 그리고 그 해결방안에 관련된 정보를 수집하여야 한다. 이러한 정보의 출처와 수집방법은 문제나 욕구에 때라 다양하다. 즉, 조직의 내․외 모두 또는 어느 한 쪽에서 수집되거나 조직 내․외의 개인이나 동료 그리고 관련 기록 자료 등을 통해 직접면접, 전화, 자료분석 등의 방법으로 수집할 수도 있다.
3) 해결대안의 개발 및 평가
관 련 자료를 분석․정리한 결과에서 얻은 정보와 문제해결의 목표 그리고 문제해결에 있어 잠재적 및 현실적 제약사항 등을 고려하여 문제해결을 위한 몇 가지 대안을 개발해야 한다. 실행 가능성이 있는 대안을 개발하기 위해서는 각 대안들의 상호비교가 가능하도록 열거하고 이전 단계에서 설정한 기준에 따라 각 대안의 장․단점, 성공 가능성, 기대효과 등이 평가되어야 한다. 즉, 각 대안이 실행될 경우에 나타날 수 있는 미래의 결과를 예상해 보아야 한다.
4) 최선 대안의 선택
최 선의 대안을 선택하기 위해서는 우선 대안 실행에 있어서의 현실적 제약을 고려하면서 각 대안의 장․단점, 성공 가능성 및 예상결과 등을 비교․평가하고 조직이 선호하는 정책과 목표에 따라 적절한 가중치를 두어 우선 순위를 정하고 그것에 입각하여 최선의 대안을 선택해야 한다. 또한 행정가들도 결정을 하는데 있어 그들이 실수할 수도 있고 가끔은 잘못된 선택을 할 수 있다는 것을 인식할 필요가 있다.
5) 대안의 실행
최선의 대안 선택을 위한 앞의 네 단계까지의 노력과 활동들은 선택된 대안을 실행하기 위한 것이기 때문에 대안의 실행도 의사결정 단계에 포함되는 것이 바람직하다.
따 라서 일단 대안이 결정되면 모든 노력은 그것을 지지하는 방향으로 그리고 그것을 수행하기 위해서 무엇을 할 것인가에 관심이 모아져야 한다. 즉, 모든 직원이 결정을 이해하고 지지하기 위해 결정을 충분히 숙지해야만 한다. 최선의 결정을 내리는 것도 중요하지만 그것이 목표를 향해서 수행되어질 수 있도록 계속 지지해 주는 것도 중요하기 때문이다.
6) 환류(feedback)
의 사결정에서 환류는 의사결정 과정과 결과를 효과적으로 만들기 위해서 매우 중요하다. 환류란 의사결정의 전과정에서 개방적인 태도와 유연성을 가지고 의사결정의 각 과정 자체와 그 각 과정에서 이루어진 것 그리고 대안실행의 결과에 대하여 문제가 없는지 또한 실수가 없는지에 대한 관련자들의 의견을 듣는 것을 말한다. 이러한 환류는 특정 결정에 대한 모든 가능한 결과를 예상하는 것이 불가능하기 때문에 반드시 필요하다.
따라서 환류는 이러한 경우에 관련자의 의견을 적극적으로 수용하여 현재의 결정을 변경하거나 다음의 의사결정 과정에 반영할 수 있게 하기 위해 반드시 필요한 것이다.
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