문서작성 지침
Ⅰ. 사무관리 규정(대통령령 제19513호), 사무관리 규정시행규칙(행정자치부령 제324호. 2004. 1.1)
Ⅱ. 공문서의 인사말
1. 대외 발송공문(일반) : 관련근거나 본론 내용에 앞서 간단한 인사말을 쓰는 것이 일반적임.
2. 서식에 의한 공문(업무지시서 등) : 인사말을 생략하고 처음부터 본론 내용으로 시작하는 것이
일반적임.
3. 대내문서(협조전 포함) : 인사말을 생략하고 처음부터 본론 내용으로 시작하는 것이 일반적임.
Ⅲ. 공문서의 관련근거
1. 개조식 :
<예시1> 관련근거
가. 감리업무수행지침서 제47조(부진공정 만회대책) ①항
나. 주택건설공사감리업무세부기준(건설교통부고시 제1999-22호) 1.3항 (감리자의 업무)
<예시2> 관련근거
가. 송파감-07-31호(2007. 05. 15) 부진공정 만회대책 수립 요청
2. 서술식 :
<예시1> 관련근거
가. 송파감-07-31호(2007. 05. 15) 부진공정 만회대책 수립 요청과 관련 입니다.
나. 송파감-07-31호(2007. 05. 15) 부진공정 만회대책 수립 요청과 관련한 보완 사항입니다.
다. 송파감-07-31호(2007. 05. 15) 부진공정 만회대책 수립 요청의 보완 요청한 회신입니다.
Ⅳ. 공문서 본문 말미 문구
1. 품의 공문 : 아래(붙임)와 같이 품의 하오니 재가하여 주시기 바랍니다(내부품의)
2. 보고 공문 : 아래(붙임, 다음)와 같이 보고합니다.
3. 규정에 따른 이행 공문 :
가. 붙임과 같이 제출하오니 검토하여 주시기 바랍니다.
나. 붙임과 같이 제출하오니 검토․확인하여 주시기 바랍니다.
다. 붙임과 같이 제출하오니 회신하여 주시기 바랍니다.
라. 붙임과 같이 제출하오니 검토 후 승인하여 주시기 바랍니다.
4. 회신 공문 : 붙임과 같이 회신합니다.
5. 협조 공문 : 협조하여 주시기 바랍니다.
6. 참고사항(공문) : 업무에 참고하시기 바랍니다.
Ⅴ. 공문서 유의사항
1. 실정보고 등의 갑지에 해당공문서의 주요내용을 언급하지 말 것. 단, 인원 변경사항 등 특별한 경우에는 그러하지 아니함(갑지에 언급)
2. 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용 을 같은 문서로 작성 하지 말 것.
3. 각종 법령의 규정에 따라 이행(의무)되는 제출공문, 검토 요청 공문, 보고(통지포함) 공문은
업무에 참고하시기 바랍니다로 끝나는 것은 적절치 못함.
4. 공문서의 접․발송은 단장의 선결 후 전 감리원의 회람․서명 하여 공문서철에 철함.
5. 주요사항의 공문서는 구두로 반송하지 말고, 단장과 협의, 검토의견서 첨부 보완 요청 하고,
필요시, 발주처에 경과 업무보고 토록 함.
6. 시정지시서는 부적절한 시공 상태의 재시공시 발송하는 것이 아니라, 잘못이 계속적으로 발생하 여 근본적이고 행정적인 조치가 필요할 시 사용하는 서식으로, 시정지시 2회에 경고 1회 조치 하고, 경고 2회 후, 발주처에 행정조치 요구토록 함.
7. 업무지시서, 시정지시서로 작성 발송될 공문도 일반 발송공문 형식으로 작성 발송하여도 무방함. 업무지시서 및 시정지시서 등은 업무의 효율을 높이기 위하여 편의상 만든 행정서식 임.
8. 업무지시서는 품질과 안전에 관련된 것을 사후 근거로 남기기 위하여 작성된 공문임(구체적인 내용 및 처리결과 전․후 사진대지 회신)
9. 기술검토의견서는 반드시 서면으로 상세한 검토자료 및 근거를 붙임으로 작성 하여야 하고, 발 주처 또는 시공자에게 제출하여야 함(공문서 갑지는 일반발송공문으로 하고 붙임으로 기술검토 의견서를 첨부함)
10. 행정업무 간소화 방안 수립(발주처 업무담당자와 협의, 시공사 통보)
Ⅵ. 현장 감리업무 실무
1. 서류작성에 따른 원본 보관 작성
기안(작성회사)자가 원본 보관 하는 것이 원칙이며, 감리사 및 시공사가 동시에 작성 할 경우 감리자가 원본을 보관함.(例 검측요청서)
2. 기안문․시행문 구분
가. 기안문 : 결재절차를 요함.
나. 시행문 : 발송문으로 서류하단에 발송자(책임감리원 이름) 날인만 필요.
(例 업무지시서, 자재승인요청서)
3. 업무지시서 작성 요령
가. 공사전반에 관한 포괄적 사항은 대외 발송공문(일반)으로 처리
나. 구체적이며 시공의 일부분 내용은 업무지시서로 처리
(例 시공관리 철저, 품질관리 철저, 업무관리 철저, 공정관리 철저 등의 포괄적인 내용 대신 구체적이고 실질적인 지적사항 등을 지시하며, 필요시 사진 첨부하여 회신일 까지 명기하여 지시하도록 함)
4. 모든 문서는 접수자의 서명이 있어야 하며, 관공사는 담당자의 검토․협의 없이 접수하여서는 안 된다.
5. 설계자에게 보내는 설계도서 관련 질의․회신요청은 이메일 등으로 방문․협의와 별도로 우편물로 접․발송 하여야 하며, 공동수급사 대표이사에게 보내는 업무추진회의 개최 통보 또는 업무추진 회의 결과 통보는 내용증명으로 발송 하여야 함.
6. 공사시행 단계별 업무 안내사항
감리업무수행지침서 부록Ⅰ의 공사 시행 단계별 업무 안내를 참조하여 세부사항 및 업무담당 등의 내용에 따라 공문서 작성하는 것이 원칙임.
Ⅶ. 예시
1. 건기법 :
가. 시공계획서 제출 요청(감리단 발송 공문)
나. 시공계획서 검토․확인 요청(시공자 이행 공문)
다. 시공계획서 검토확인결과 회신(조검부승인) or 시공계획서 보완 요청(감리단 회신 공문)
라. 시공계획서 보완서류 제출(보완지시가 있을 경우)(시공자 보완 공문)
2. 주택법 :
가. 착공계 사본 제출 요청(감리단 발송 공문)
시공계획서 제출 요청(감리단 발송 공문)
나. 착공계 사본 제출(시공자 이행 공문)
시공계획서 검토 요청(시공자 이행 공문)
다. 품질시험계획서 보완 요청(감리단 회신 공문)
시공계획서 검토결과 회신(적합) or 시공계획서 보완 요청(감리단 회신 공문)
라. 품질시험계획서 보완 제출(시공자 보완 공문)
시공계획서 보완서류 제출(보완지시가 있을 경우)(시공자 보완 공문)
3. 예시
수 신 수신처 참조(공동수급사 대표이사)
참 조 현장대리인
발 신 책임감리원
제 목 설계도서검토서 제출 요청
1. 귀사의 무궁한 발전을 기원합니다.
2. 관련근거
가. 감리업무수행지침서 제8조(설계서 등의 검토)③항
나. 공사계약일반조건 제19조(설계변경 등) - 제19조의3(현장상태와 설계서의 상이 로 인한 설계변경)
3. 상기 관련근거에 따라 설계도서 및 산출내역서 등을 검토하여 붙임 양식의거 검토 결과를 제출하여 주시기 바랍니다.
붙 임 1) 설계변경업무 지침 1부
2) 설계도서검토서 양식 1부 끝.