080223 시스템의 기초

프로세스를 파악하고 순서 및 상호 연계를 하고 자동차 프로세스 접근방법을 사용하고 별의별 좋은 이야기 많이 들어도 시스템이 구축 안 되는 가장 커다란 이유는 시스템에 대한 기초가 없는 까닭이다. 시스템의 기초는 백사장의 모래알처럼 모래 알 하나는 아무런 의미가 없지만 시스템과 같은 백사장은 결국 모래 알 하나하나가 모여서 이룩된 것이기에 모래 알 같은 시스템에 대한 기초를 발설하고자 한다. 물론 경영학에도 안 나오고 ISO 요구사항에도 안 나오고 오로지 빙혼이 멍청하게 시스템을 수립하면서 얻은 결론이기에 잘난 사람들이 항상 하는 말 "숲이 아닌 나무를 이야기"하고자 함이다. 지금부터 떠드는 아주 사소한 것들에 대한 사항들이 기업에서 적용되지 않으면 아마도 시스템은 사상누각이 될 것이라고 믿어 의심하지 않는다. 또한 이것들은 멋진 경영학 이론으로 만들어지는 것이 아닌 누구나 알고 있는 것들에 대하여 다만 빙혼이 정리한 것일 수도 있다는 것이다. 1.일자의 표준화 * 2008.02.23 * 2008-02-23 * 2008/02/23 * 080223 * 08.02.23 등 다양한 일자가 적용되고 있는 것을 표준화하는 것도 시스템이다. 또한 일자뿐만이 아닌 일시까지 기록하는 것도 좋은 관리 방법이다. 그래야 어떤 놈이 문서와 기록을 오래 가지고 버티는 것을 파악할 수 있기 때문이다. 말로는 신속을 요구하면서 괜히 서류를 오래 동안 붙들고 있는 종자들이 많이 있다. 2. 결재란의 표준화 일반 서류는 담당/대리/과장/차장/부장/이사/상무/사장 등 직위로 결재란을 만들고 있고 심사 서류는 전부 다 작성/검토/승인 등 책임과 권한으로 명시되어 있는데 결재란을 표준화하는 것이 바로 시스템이다. 작성/검토/승인이 마음에 안 들면 직위 대신 직책으로 만들어야 한다. 담당/부서장/임원/사장 등 또한 결재란은 조직도에 의하여 결정되어야 한다. 만일 조직도가 3단계인지 4단계인지 결정되어야 하고 조직의 단위가 5단계로 구성되어 있는 경우 담당자가 작성한 서류는 사장이 아닌 임원 즉 4단계 이내에서 하는 것이 아주 바람직하다. 그리고 결재 방법에 대하여 모르는 무식한 기업들이 아직도 많은데 결재는 오직 자기 직계 라인 선상에 있는 상사가 하는 것인데 예를 들어 생산부서장이 부장급이고 구매부서장이 대리급이라고 할지라도 부서가 다르므로 생산부서장은 결재를 하면 안 되는 것이다. 결재라는 것은 정보를 단순하게 확인하는 차원이 아닌 작성된 정보에 댜하여 책임을 지는 것임을 알아야 한다. 간혹 결재란이 작성/검토/확인/승인 이라는 또라이 같은 형태로 되어 있는데 누가 이런 짓을 시작하였는지 모르지만 이제 그만 할 때도 되었다. 승인은 최종 검토라는 것으로 만일 승인이 안 된 경우에는 파일링을 해서는 안 되는 미결 서류로서 반드시 승인이 되어야만 보관 또는 보존으로 파일링되어야 하는 것이다. 3. 조직 단위의 표준화 조직을 구성할 때는 조직에 대한 단위가 결정되어야 하는 것이다. 사업부 단위에는 사업부만 있어야 하고 부나 과 단위에는 같은 단위가 있어야 하는 데 관리사업부, 생산부, 자재팀 등으로 같은 수평선 상에 조직을 구성하는 경우에는 <우리들은 "족보"도 없는 무식한 조직입니다>라고 광고하는 것과 같다. 그리고 <팀>은 이미 수차례 말을 하였지만 한시적인 조직으로서 TS 추진계획서, 개발계획서, 신규 프로젝트 계획서 등에서만 관리되는 것으로서 일반적인 조직도에 팀으로 명시되어 있는 것은 쪽팔린 일이다. 예를 들어 "건설회사의 00아파트 공사현장, 광고회사의 브랜드 기획팀 등"에서 일을 하다가 일이 완성되면 팀이 해체되고 본래의 조직에 복귀하는 것이다. 그러므로 "생산팀, 구매팀, 관리팀" 하면 무식한 짓이다. 대기업의 경우 생산부 소속의 "공정개선팀"이 있는데 이들은 각 소속에서 파견되어 해단 공정에 대한 개선 활동이 마무리되면 다시 원대 복귀하는 것임을 잊지 말아야 한다. 다만 요즘 팀은 부나 과와 같은 개념으로 유행이기 때문에 굳이 잘못되었다고 할 수 없지만 이론적으로는 잘못된 것임을 알고나 사용하라는 이야기이다. 4. 글자의 표준화 기업의 각 부서별 월간계획서/보고서를 보면 헤깔린다. 표지 좀 표준화하면 좋겠다. 특히 글씨 크기, 글씨체를 표준화 해라. 또한 각 양식(한글. 엑셀, 워드 등)도 가능한 특정한 프로그램을 지정하고 예외를 두어 사용하는 것이 좋으며 양식 제목, 각 란에 들어갈 글씨체나 글씨 크기를 정하면 보기가 좋다. 별것도 아닌 것을 가지고 지랄한다고? 그러기에 미리 빙혼만의 생각이라고 말했잖아요? 5. 문장의 표준화 요즘 신세대를 게임이나 채팅을 하다가 유행하는 언어를 기업의 문서에 표현하는 경우도 가끔 있는 데 맞아 죽어도 할 말이 없을 것이다. 구어체와 문어체를 명확하게 구분하야 올바른 한글을 사용하기를 바라며 띄어쓰기는 어렵다고 하더라도 맞춤법만큼은 가능한 정확하게 사용하도록 노력을 하자. 어떤 단어를 표현하고자 강조, 부연하고자 할 때 ( )를 사용하는 데 이것 역시 정확하게 알고 사용할 것을 권장한다. (권선기) 장비점검표 :어떤 대상에 대하여 식별을 할 때는 앞에 있어야 한다. 예) (2008년) 사업계획서, (원자재) 발주서 등 그러나 어떤 말에 대하여 부연 설명을 하고자 할 때는 뒤로 표시를 해야 한다. 빙혼(氷魂), BENDING(벤딩, 절곡) 등 6. 공정이동표 적용 공정이동표는 로트 단위로 구분되어 흐름작업에 해당되는 제조활동에 활용될 수 있다. 건설현장, 배전반 등 여러 부품들이 모여 한 장소에 집합되어 시공 또는 제조활동에는 적용될 수 없는데 가끔씩 공정이동표가 기업에 있는데 어떻게 활용되는 지는 모르겠다. 7. 감사 7.1 감사의 구분 : 시스템, 공정, 제품 7.2 감사원의 적격성 기준 : 교육(학력), 훈련, 경험 및 숙련도 상기 구분에 따라 각각 기준을 설정하고 각각에 대한 감사원을 구분하기를 권장한다. 7.3 자격부여 기록 자격인증서 달랑 가지고 있는데 기준에 따라 각각의 관련 근거를 가지고 기안 또는 평가표를 가지고 평가를 한 뒤 자격인증서를 발행하여야 한다. 8. 회사현황철 누군가가 회사를 처음으로 방문하면 제발 좀 회사현황철 좀 가져다주어라. 예절이다. 하기야 요즘은 차 한 잔 건네주는 기업만 만나도 반갑기 그지없지만^^;; 9. 신입/경력사원 입사시 총무직 관리자는 최소 2시간 이상 회사현황철을 가지고 회사현황을 설명 좀 해주어라. 그리고 조직도를 가지고 각 조직에 대한 업무를 각 부서별 업무분장표를 가지고 설명하고 각 업무에 대한 흐름도를 가지고 업무를 설명해 주어라. 대한민국 모든 관리자는 입사 또는 이전을 하게 되는 경우에 항상 업무 파악을 맨땅에 헤딩하는 마음으로 파악하고 이들 역시 업무 파악한 결과를 대가리와 주댕이로만 하는 바람에 기업의 프로세스 파악 자료는 확인할 길이 없다. 입사 또는 기업을 이전하게 되면 1~3개월간 업무(프로세스) 파악을 하여 각 업무에 대한 부족한 점을 점검하고 이것을 근거로 시스템을 개선할 것을 바란다. 바로 이것이 ISO 시스템 구축하는 가장 단순, 신속, 정확하게 하는 방법이다. 업무 파악 자료를 근거로 "시스템 개선계획서"를 작성하여 사장에게 보고해라. 사장님 입이 찢어지고 그 파악된 결과를 가지고 시스템 수립을 하여 심사를 받아라. 심사원이 놀래서 아마도 그 자료를 돈 주고 사 갈지 모른다. 업무 파악은 반드시 눈과 입이 아닌 <업무파악표>를 만들어야 하며 업무 파악은 처음 입사 시에 딱 한 번으로 끝나는 것이 아니다. 내부감사를 통하여 현재 결정된 업무들에 대한 변동 사항을 파악하여 시스템을 개선하는 것이 내부감사의 효과성이라는 것이다. 10. 영어와 용어 4M, 5W1H, PDCA, CAPDo, CP(관리계획서, 공정능력, 주요 프로세스), 3정5S, CORE TOOL(APQP, MSA, SPC, FMEA, PPAP), CL/UCL/LCL, 등 여러 가지 자기 직무와 관련된 용어가 있는데 이것은 영어가 아닌 용어로서 가능한 이해할 수 있도록 노력하자. 11. 부적합/시정조치/예방조치/개선활동보고서 * 시정조치와 예방조치는 죽은 자식과 살아 있는 자식의 관계이다. 함께 묶어서 사용하지 말라. 특히 경영검토 자료 작성 시에. * 상기 양식은 세로가 아닌 가로로 만들어야 바람직하다. - 문제점 - 원인 - 재발방지 문제점 / 원인 / 재발방지 이렇게 가로로 만들어야 문제점에 대한 원인, 각 원인에 대한 재발방지가 명확해진다. * 문제점 (부적합): 5W1H, * 원인 : 4M, 1차/2차/근본원인 등 3단계 원인분석을 권장하며 각 단계별 원인에 따라 이상원인과 일상원인을 구분하여 관리하면 정말 확실한 것이다. 조심하여야 할 것은 근본원인까지 파악을 해보면 대부분 사장에게 귀결되므로 조심해서 파악해야지 잘못하면 짤릴 수도 있는 불행한 사실을 직면하게 된다. * 대책 : 5W1H, 시정조치에 대한 관련 근거를 첨부하여야 한다. 예) 효과성 : 반드시 전과 후의 성과에 대한 숫자를 부여할 것. 예) 변경시 첨부 자료 : 관리계획서, FMEA, 작업기준서, 검사기준서, 양식, 지침서 등 기타 3박 4일 떠들어도 부족한 것이 많은데 잠이 와서 이만 ========================================================= 시험도 떨어진 놈이 떠든다고 무시하지 말고^^;; 이러 아주 사소한 것이라도 정리 정돈하기를 바랄 뿐이다.