12월에는 정경수가 지음의 『계획 세우기 최소원칙』을 같이 읽었습니다.
우리는 살면서 수많은 목표를 정하고 또 그것을 이루기 위해 계획을 세우고 시도하다가 얼마 가지 않아 포기하는 경우가 흔하게 있어 왔습니다. 특히 새해에는 작심삼일이라는 말처럼 처음의 굳은 결심으로 세운 목표는 며칠도 못되어 슬그머니 꼬리를 내리는 경우가 수년간 반복됩니다. 왜 그럴까 하며 생각하다가 이내 의지력의 문제로 귀결되곤 합니다.
이 책은 이런 문제를 해결하는데 도움이 되는 내용으로 구성되어 있습니다. 어떻게 목표를 정하고 계획을 세우고 정기적으로 점검하면서 시간관리를 하고, 시작에 어려움을 겪는 일과 미루는 습관을 방지하면서 일에 집중하여 계획을 실행할 수 있는 원칙과 방법들을 제시하고 있습니다.
사실 우리는 학교 교육과정에서 인생의 목표를 정하고 계획을 세우는 방법에 대해 배우지 못했습니다. 그러다 보니 사회에 나와서 자신이 하고 싶은 일을 하면서 살기보다, 일에 쫓기며 당장 해야 하는 급한 일, 하지 않으면 안 되는 일만 가까스로 해내면서 살아갑니다. 심하게는 자신의 인생 목표와 계획을 세우지 않고 사는 사람도 상당히 많아 보입니다. 어쩌면 계획을 세워도 실행하지 못하기 때문에 처음부터 계획을 세우지 않는 것일지도 모르겠습니다.
20여 년 전에 하버드 대학 교육위원회에서 입학 성적이 우수한 한국 학생들의 상당수가 왜 낙제했는지 분석했고 그 결과를 한 문장으로 정리했습니다. ‘Nothing! Long term life goal.’ 이들이 낙제한 원인은 ‘장기 목표가 없었기 때문’이었습니다. 단지 하버드 대학 입학이 목표였고 그 이후의 삶에 대한 생각이 없었던 것입니다.
목표가 없는 계획은 있을 수 없고, 계획이 없는 시간관리도 있을 수 없습니다. 목표가 뚜렷해야 계획을 세울 수 있고 시간을 관리해야 목표를 이룰 수 있습니다. 원하는 바를 이룬 사람과 그렇지 못한 사람의 차이는 계획에 있습니다. 성공한 사람들은 구체적인 계획을 세우고 오랜 시간 노력하면 모두 성공할 수 있다고 말합니다.
꼭 인생목표처럼 거창한 것이 아닌 책 읽기, 다이어트 하기 등 일상의 목표도 계획을 세워 이를 실행하고 점검하며 나아가야 이룰 수 있습니다. 2023년도 한 달 남짓 남지 않은 이 시점에서 2024년도 새해를 맞이하며 그동안 매번 시도했던 목표 중 하나를 소환하여 이번에는 꼭 이루겠다는 다짐과 함께, 이 책 『계획 세우기 최소원칙』을 통해 계획을 세우고 실행하고 이루는 계기로 삼아 보았으면 좋겠습니다.
제1장 계획과 계획표
하고 싶은 일을 생각나는 대로 종이에 적는 것은 계획이 아닙니다. 그 일이 왜 하고 싶은지, 언제까지 해야 하는지, 어떻게 해야 하는지, 무엇을 해야 하는지 스스로 명확하게 알아야 실행할 수 있습니다. 계획에는 반드시 실천하겠다는 의지와 반박할 수 없는 논리가 들어 있어야 합니다.
계획에 논리를 넣는 것은 어렵지 않습니다. 해야 할 일, 하고 싶은 일을 계획할 때 육하원칙에 대입하면 됩니다. 일을 시작하는 날짜와 완료하는 날짜를 염두에 두고 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 어떻게, 얼마나 할 것인지 파악하고 논리적인 계획을 세우면 꾸준히 실행할 수 있는 힘이 생깁니다.
그리고 계획은 일의 우선순위, 실행하는 시간, 계획을 실행하는 환경이라는 세 가지 구성요소를 염두에 두고 세워야 합니다. 이 세 가지 구성요소 중에서 하나만 비현실적이어도 계획은 실패합니다. 먼저 우선순위는 궁극적인 목표 달성에 도움을 주는 정도에 따라 결정합니다. 시간이 부족할 때, 시간을 통제할 수 없을 때는 우선순위가 일의 중요도를 나타냅니다. 우선순위에서 상위에 있는 일을 먼저 처리하는 순서로 계획을 세웁니다.
일의 우선순위를 매겼다면 그 일을 시작하는 시점과 기간을 정합니다. 중요한 일은 오랜 시간이 필요하고 하루 만에 처리할 수 있는 일은 상대적으로 덜 중요한 일이 아닙니다. 시간과 목표를 기준으로 언제 그 일을 할지 계획할 때는 일을 바라보는 관점, 즉 일을 바라보는 시야를 자유자재로 넓히고 좁히는 능력이 필요합니다.
계획을 실행하기 좋은 환경으로 만드는 일도 중요합니다. 이를 위해서는 집중할 수 있는 환경을 갖춰야 합니다. 그러지않으면 불필요한 일을 하게 만드는 시간도둑이 시간을 빼앗아갑니다. 그래서 할 일과 시간을 통제하려면 수집, 명료화, 정리, 검토, 실행 다섯 단계를 거쳐서 합니다. 할 일과 주의를 끄는 일을 수집하고 일을 하는 이유와 의미를 명확히 합니다. 필요한 일, 꼭 해야 하는 일, 시간만 낭비하는 일을 구분해서 정리한 다음 실행하기 위해 필요한 사항들을 검토합니다. 일에 대한 검토를 마쳤다면 한 가지씩 실행에 옮깁니다. 이것이 할 일과 시간을 통제하는 유일한 해결책입니다.
하지만 아무리 계획을 잘 세우더라도 실행할 때는 공적으로든 사적으로든 불가피한 일이 발생하기 마련입니다. 이러한 돌발 상황은 누구에게나 발생합니다. 모든 상황을 고려해서 구체적으로 꼼꼼하게 계획을 세워도 돌발 상황은 생깁니다. 이 때문에 처음 계획한 대로 실행하기는 좀처럼 쉽지 않습니다. 이를 해결하기 위해서는 먼저 목표를 구체화하고, 계획을 정기적으로 점검해야 합니다. 그리고 계획을 지나치게 낙관적으로 보지 않아야 하고, 실행하면서 계속 수정해 나갑니다. 계획을 실행하면서 점검과 수정을 반복하면 소요시간과 난이도를 감각적으로 파악하는 능력이 생깁니다.
결국 계획은 할 일에 시간을 분배하는 것입니다. 더 중요한 일, 오랜 시간이 걸리는 일에 많은 시간을 배분하고 쉬운 일, 짧은 시간에 끝내는 일은 자투리 시간에 배분하면 계획표가 완성됩니다. 그리고 계획표를 제대로 활용하려면 할 일 목록을 점검하는 과정이 필요합니다. 계획대로 실행해서 완료한 일이 있고, 완료하지 못해서 일정을 변경하는 일도 있습니다. 일정이 변경되는 일은 언제까지 완료해야 하는지, 새롭게 생긴 일, 하지 않아도 되는 일 등을 정리하는 것이 점검표입니다. 점검표는 계획표에 체크할 수 있게 항목 앞에 □표만 넣으면 됩니다. 검토하면서 완료한 일에 삭제하거나 ◎(완성/만족), ○(완성/보통), △(미완성/진행중), ×(시작하지 못함) 기호를 표시하고 중요한 내용은 간단히 메모합니다. 점검한 내용을 다이어리에 적어두면 다음에 유사한 일을 할 때 점검표를 다시 읽어보고 더 확실한 계획을 세울 수 있습니다.
제2장 24시간을 계획하고 활용하기
계획을 세워서 하루를 충실하게 살려고 하는 사람은 매일 아침 오늘 할 일을 다이어리에 적습니다. 하루 동안 할 일 목록은 ‘오늘을 변화시키는’ 계획이고 목표 달성을 위한 가장 작은 단위의 계획입니다. 가장 작은 단위의 계획이기 때문에 매우 구체적입니다. 여기에 소요시간을 예상하고 일하면서 시간별로 진행사항을 기록하는 ‘시간 가계부’를 활용하면 도움이 됩니다.
시간 가계부를 적으면 세 가지를 알 수 있습니다. 첫째, 어떤 일에 어느 정도 시간이 드는지 파악할 수 있습니다. 둘째, 나중에 계획을 세울 때 시간을 정확하게 예측할 수 있습니다. 셋째, 하루 동안 어떤 일에 많은 시간을 썼는지 알 수 있습니다. 간단히 말해 일하는 데 시간이 얼마나 걸렸는지, 어떤 과정에서 시행착오가 있었는지를 알 수 있습니다. 여러 가지 일을 한 것 같지만 정작 한 가지 일도 제대로 끝내지 못한 원인도 밝힐 수 있습니다. 그러면서 집중하는 방법과 시간을 효율적으로 사용하는 방법을 터득하고 시간을 관리하는 노하우가 생깁니다.
또한 시간 가계부를 적으면 보다 구체적으로 계획을 세우고 실천하는 데 큰 동기부여가 됩니다. 그래서 시간 가계부는 ‘계획’을 적는 게 아니라 어떤 일에 실제로 어느 정도 시간이 들었는지 기록하는 것입니다. 무심코 하던 일들이 얼마나 많은 시간을 잡아먹는지, 쓸모없는 일을 하는데 많은 시간을 보낸다는 사실을 자기 눈으로 직접 확인하면 시간 낭비를 최소화하는 방향으로 계획을 세울 수 있습니다.
계획은 무슨 일을 어떻게, 어느 정도 해야 하는지 구체적인 그림을 그리는 것입니다. 그래서 할 일, 하고 싶은 일이 많을수록, 일이 복잡할수록 계획을 철저하게 세워야 합니다. 그러려면 우선 계획이 현실적이어야 합니다. 계획을 세운 다음 실행해야 비로소 목표를 달성할 수 있습니다.
숨 돌릴 틈 없는 계획표는 실행이 불가능합니다. 실행할 수 없는 계획표를 만들면 그때그때 상황에 맞춰서 임기응변으로 대충 넘기거나 나중으로 미루게 됩니다. 매일 끝마치지 못한 일들을 쌓아놓고 다음날 또 계획을 세웁니다. 실행할 수 있는 계획에 대해서 진지하게 생각해야 합니다. 이 일을 하고 다음 일을 하고 그다음 일을 하는 일의 순서는 계획이 아닙니다. 집중이라는 미명 하에 쉴 틈 없이 시간을 배분한 일과표도 좋은 계획은 아닙니다. 계획은 오래 일하는 상황, 즉 오버워크(overwork)를 벗어나려고 세우는 것입니다. 할 일을 줄이고 우선순위와 마감시간을 정하는 이유도 너무 많은 일을 긴 시간 동안 하는 것을 피하기 위해서입니다.
그래서 할 일 목록에 반드시 휴식을 넣어야 합니다. 일하는 중간에 갖는 커피타임, 오후 2시에 눈을 감고 잠깐 졸기, 권투선수가 라운드 사이에 쉬는 1분, 강연 중에 참석자들의 피로를 풀어주는 스트레칭은 생산성을 높여줍니다.
우리는 가치 있는 일에 더 많은 에너지를 쓰기 위해서 계획을 세우고 우선순위를 매깁니다. 가치 있는 일이 무엇인지 알고 있다면 가치 있는 일을 먼저 해야 합니다. 중요한 일, 가치 있는 일에 우선순위를 매겨서 시간을 관리하려면 다음 세 가지 질문에 답해야 합니다. 첫째, 나는 왜 이 일을 하고 있는가? 둘째, 나는 이 일을 꼭 해야 하는가? 셋째, 나는 이 일을 하고 싶어서 하고 있는가? 이 세 가지 질문에 명확하게 답을 할 수 있다면 목표는 분명해집니다. 목표가 분명하면 가치 있는 일을 선별하는 기준이 생깁니다. 가치 있는 일이 정해지면 그 다음으로 중요한 일, 급한 일, 하고 싶은 일에 시간을 배분합니다. 그러면 해야 할 일들 사이에 균형을 맞출 수 있습니다.
결국 시간관리의 세 가지 요소는 목표, 선택, 균형입니다. 목표가 있어야 계획을 세울 수 있고 중요한 일과 급한 일 사이에 먼저 할 일을 선택하고, 해야 하는 일과 하고 싶은 일 사이에 균형을 맞춰야 시간을 효율적으로 사용할 수 있습니다. 따라서 시간관리의 핵심은 할 일과 하고 싶은 일 사이에 균형을 맞추는 것입니다. 시간관리에 성공한 사람들은 모두 목표가 분명하고, 할 일과 중요한 일, 하고 싶은 일이 무엇인지 알고 있습니다. 일의 특성에 맞게 시간관리 방법을 적용하면 자기만의 시간관리 시스템이 완성됩니다.
시간 관리에 있어 주의 사항은 효율만을 기준으로 시간을 활용하지 말아야 한다는 것입니다. 그러지않으면 풍요로운 인생은 시간에 쫓겨서 계속 뒤로 미루게 됩니다. 시간을 관리하는 목적은 시간을 낭비하지 않고 효율적으로 사용하는 게 아니라 행복한 시간을 보내기 위해서입니다. 눈앞의 효율에 얽매이는 것보다 행복 지수가 높은 삶을 추구한다면 시간을 보다 현명하게 사용할 수 있습니다. 가족과 보내는 즐거운 시간, 같은 취미를 가진 직장 동료와 수다를 떠는 시간, 친구와 잡담을 나누는 시간은 ‘성과’의 관점에서는 낭비한 시간이지만 ‘행복 지수’ 관점에서 보면 행복한 시간입니다.
제3장 완벽한 시간활용
여러 가지 일이 눈앞에 있을 때 정말 중요한 일과 단순히 마감 시간이 임박한 일을 가려내기는 쉽지 않습니다. 이때 어떤 일에 높은 우선순위를 두느냐에 따라서 시간관리의 성공 여부가 결정됩니다. 시간을 효율적으로 이용하는 사람들은 중요한 일을 먼저 한다는 공통점이 있습니다.
만약 바쁘게 일하지만 늘 중요한 일을 끝내지 못한다면 계획과 실행을 점검해야 합니다. 가치 있는 일에 집중하고 낭비하는 시간을 줄이려면 자신의 행동을 관리해야 합니다. 행동을 관리하는 건 간단합니다. 할 일을 계획하면서 그 일을 하는 데 필요한 시간을 예상하고 각각의 일을 하는 데 필요한 시간을 더합니다. 그 시간이 24시간 중 잠자는 시간을 뺀 시간보다 많으면 계획한 일을 소화하기는 불가능합니다.
할 일 목록을 점검해서 불필요한 일, 결과에 영향을 미치지 않는 일, 효율이 떨어지는 일을 빼야합니다. 이런 방식으로 좋은 결과를 만드는 일을 선별할 수 있습니다. 그렇더라도 하루 동안 할 일을 계획했을 때 제외할 일이 하나도 없을 때가 있습니다. 이럴 때는 그 일을 완료한 후의 결과를 예상합니다. 그 일을 했을 때 어떤 결과를 기대하는지, 하지 않았을 때는 어떤 일이 벌어질지 예상해 보고 결과에 모두 비슷한 영향을 미친다면 하고 싶은 일, 기대치가 높은 일을 하면 됩니다. 대다수의 사람이 할 일을 줄일 때 결과를 얻기까지 긴 시간이 걸리는 일부터 뺍니다. 그래서 꾸준히 해야 결과가 나오는 일, 즉 장기 목표를 달성하지 못 합니다. 장기 목표를 위해서는 결과를 얻기까지 시간이 오래 걸리는 일을, 결과를 바로 얻을 수 있는 작은 일로 나눠서 하나씩 실행하면 달성할 수 있습니다.
할 일을 계획하는 것만큼 계획한 일을 실행하는 것도 중요합니다. 계획만으로는 아무것도 이룰 수 없습니다. 궁극적인 목표를 달성하는 유일한 방법은 주어진 시간에 각각의 행동계획을 실행하는 것입니다.
목표를 설정한 다음 강력한 실행력을 발휘하려면 시간의 흐름에 따라 계획을 세워야 합니다. 그 방법에는 두 가지가 있습니다. 현재에서 시작하여 순차적으로 계산해서 목표를 달성하는 시기를 추정하는 ‘순행 스케줄링’과, 최종 목표를 달성한 시점 즉 미래에서 시작해서 역산으로 지금 당장 할 일을 구체화하는 ‘역산 스케줄링’입니다. 늘 열심히 일 하는데 성과를 올리지 못하는 사람들은 대부분 ‘열심히 하다 보면 잘 되겠지’라고 생각하면서 순행 스케줄링을 합니다. 반면 소수의 차별화된 사람들은 목표가 생기면 최종 달성 시한을 정하고 계획을 세우는 역산 스케줄링을 합니다.
역산 스케줄링은 목표를 달성한 미래의 모습을 시각화한 다음 이를 달성하기 위해서 지금 무엇을 해야 하는지 생각하고 계획을 세우는 방법입니다. 예를 들어, 다음 시즌 신제품 기획안 마감 시한이 한 달 앞으로 다가온 시점에 조사한 자료를 바탕으로 컨셉을 결정하고 경쟁사의 신제품을 분석해서 기획안을 만드는 순서로 계획을 세우면 마감 시한에 기획안을 완료할 수 있을지 알 수 없습니다. 반대로 마감 시한부터 역순으로 할 일을 나열하면 어떤 일을 언제까지 끝내야 하는지 가늠할 수 있습니다. 추가로 할 일, 더 많은 시간을 투입하는 일, 결과에 영향을 미치지 않는 일을 구분할 수 있어서 더 중요한 일에 더 많은 시간을 배분할 수 있습니다.
일을 하는 순서대로 계획을 세우느냐 아니면 목표를 달성한 시점에서 역으로 계획하느냐에 따라서 큰 차이가 생깁니다. 기업에서 사업계획을 만들 때 지난해 실적에 성장률을 반영해서 연간 목표를 정합니다. 대부분 이렇게 사업계획을 만듭니다. 하지만 이것은 올바른 방식이 아닙니다. 중장기적인 관점에서 5년 후의 목표를 세우고 3년 안에 해야 할 일, 1년 안에 할 일을 정하고 세부 계획을 세워야 일을 지배할 수 있습니다.
계획을 세우는 이유는 효율을 높이기 위해서입니다. 계획을 잘못 세우거나 실행하는 과정에서 서두르면 계획에 없던 일을 하게 되고 한참 진행한 후에 처음부터 다시 시작해야 하는 일도 생깁니다. 초기에 시간이 많이 들더라도 실행하기 전에 확실한 계획을 세우면 실행한 후에는 더 적은 노력으로 더 짧은 시간에 일을 끝낼 수 있습니다. 그에 비해 효과를 보기 위한 계획은 목표를 달성하는 데 집중합니다. 효율만 추구하는 사람들이 놓치는 것이 효과입니다. 효율적이지만 효과와 거리가 먼 일을 계속하는 것도 어리석습니다.
중요하지 않은 일을 잘 한다고 해서 그 일이 중요해지는 것은 아니고 많은 시간을 들이는 일이라고 해서 그 일이 중요한 것도 아닙니다. 효율은 그 일이 중요하든 중요하지 않든지 상관없이 투입된 자원을 줄이는 데 초점을 맞춥니다. 효율은 ‘어떻게(방법)’에 해당하고 효과는 ‘무엇(목표)’에 해당합니다. 할 일이 확실하다면 어떻게 하느냐가 중요합니다. 하지만 할 일이 무엇인지 모르는 상태에서 방법만 고민한다면 결코 목표를 이룰 수 없습니다. 효율은 목표한 일에 적용되지 않으면 소용없습니다.
목표가 분명한 상태에서 계획을 세워야 어떤 일이든 순조롭게 할 수 있고 돌발 상황도 줄어들어서 여유가 생깁니다. 뿐만 아니라 일을 하는 동안 심리적으로 안정된 상태가 유지됩니다. 효율과 효과는 목표와 계획으로 시작해서 실행과 여유로 마무리됩니다. 목표-계획-실행-여유는 효율과 효과를 만드는 4단계입니다.
일 잘 하는 사람은 시간을 낭비하지 않습니다. 자투리 시간을 활용하기 위해서 두세 가지 정도 할 일을 준비합니다. 가방에 책과 노트를 가지고 다니면서 틈나는 시간에 책을 읽고 아이디어를 메모하면서 틈새시간을 꼭 필요한 시간으로 바꿉니다.
제4장 계획대로 시작하기
계획한 것을 시작하기가 어렵다면 세 가지를 하면 도움이 됩니다. 첫 번째, 지금 당장 시작하기. 실패가 두려워서 시작하지 못한다면 ‘밑져야 본전이다’라고 생각합니다. 시작하지 않으면 손해를 보지 않고 얻는 것도 없지만 시작해서 실패하면 경험을 얻습니다. 실패해서 얻은 교훈은 시작하지도 못해서 아무것도 얻지 못한 사람과 비교했을 때 엄청나게 큰 재산입니다.
두 번째, 작은 일부터 실행하기. 어떤 일이든지 늦게 시작하는 것보다 계획대로 시작하는 게 낫습니다. 계획대로 시작하려면 처음에 하는 일은 실패하기가 어려울 정도로 쉬운 일을 배치하고 행동계획은 구체적으로 세웁니다.
마지막 세 번째, 어려운 일부터 끝내기. 할 일 목록에 있는 어려운 일, 하기 싫은 일, 복잡한 일을 우선순위 상위에 배치합니다. 하루 동안 할 일 중에서 가장 어려운 일을 제일 먼저 해치우면 나머지 일들은 비교적 쉽게 완료할 수 있습니다. 반대로 어려운 일을 뒤로 미루면, 기한을 지키지 못하는 상황이 벌어지거나 어려운 일을 완성도가 낮은 상태로 끝내게 됩니다. 따라서 할 일 목록에서 어려운 일, 중요한 일을 최우선 순위에 배치하고 뇌가 활발하게 움직이는 오전에 처리해야 완성도를 높일 수 있습니다.
아무리 계획이 구체적이어도 예상하지 못한 일은 일어납니다. 계획한 대로 되지 않을 때 이를 해결하기 위해서는 먼저, 10분 동안 종이에 떠오르는 생각을 쉬지 않고 적습니다. 그러면 계획을 세울 때 예상하지 못한 상황을 다시 점검하고 새로운 사실을 발견할 수 있습니다. 또한 종이에 적는 동안 문제가 발생한 원인이 명백해지고 해결책을 찾는데 집중할 수 있습니다.
계획한 대로 되지 않을 때 두 번째 해결 방법은 계획과 실천 사이에서 동기부여를 활용하는 것입니다. 예를 들어 계획대로 완료했을 때 얻는 이익이나 보상으로 욕망을 자극해서 동기부여를 할 수 있습니다. 반대로 계획대로 완료하지 못했을 때 발생하는 부정적인 결과에 두려움을 느껴도 동기부여가 될 수 있습니다. 계획대로 일을 하려면 의욕이 필요합니다. 의욕을 일으키는 것이 바로 동기부여입니다.
세 번째 방법으로는 결정하기에 관한 것입니다. 할 일이 생기면 제일 먼저 실행 여부를 결정합니다. 이 일을 해야 하는 이유가 명확하지 않다면 안 하는 편이 낫습니다. 반드시 해야 하는 일이라면 내가 직접 할지, 다른 사람을 시킬지 결정합니다. 위임하기로 했다면 누가 할지 논의할 수도 있고 일을 분배할 수도 있습니다. 직접 해야 한다면 바로 실행하는 게 좋습니다. 준비가 필요하다면 날짜를 지정해서 계속 미루지 않도록 합니다. 당장 할 일은 아니고 그렇다고 폐기하거나 위임할 일도 아니라면 할 일 목록 맨 아래에 적어놓습니다. 때로는 하지 않는다고 결정했음에도 불구하고 계속해서 요청하는 경우가 있습니다. 이때 필요한 결정의 기술이 저지입니다. 전화나 메일을 통해서 다시 요청이 오지 않도록 단호하게 거부의사를 밝힙니다. 정리하면 폐기(Discard), 위임(Delegate), 실행(Do), 날짜지정(Date), 서랍(Drawer), 저지(Deter)의 결정의 6-D 시스템을 활용하는 것입니다.
마지막으로 시작할 의지가 부족하면 3일마다 한 번씩 계획을 세우는 것입니다. 어떤 일이든 시작하기로 마음먹으면 3일 정도는 지속합니다. 굳게 마음먹고 시작한 일이 사흘을 가지 못한다는 것을 역으로 이용하는 것입니다. 3일 만에 의지가 허물어졌다고 생각하지 말고 3일이나 실천했다고 생각하는 겁니다. 의지가 부족하면 3일마다 한 번씩 계획을 세우면 됩니다. 3일마다 세우는 계획은 궁극적인 목표를 이루는 세부 계획 가운데 하나입니다. 작심삼일을 7번 하면 21일이 됩니다. 하나의 습관을 만들기까지 평균 66일이 걸렸다는 실험 결과도 있습니다. 당장 시작하는 습관을 들이기 위해서 작심삼일을 이용하는 것입니다.
시작하는 단계에서는 ‘할 수 있다’와 ‘할 수 없다’, ‘하기 어렵다’는 생각은 전혀 다른 결과를 불러옵니다. 할 수 있다는 생각을 가지면 어려운 일이라도 시작할 용기가 생깁니다. 이때 필요한 것이 자신감입니다. 자신감은 불안감을 줄여주고 위기가 닥쳐도 상황을 통제하는 힘을 줍니다.
자신감을 얻는 방법 중 가장 효과적인 방법은 성공의 경험을 쌓는 것입니다. 성공의 경험이 자신감을 만들고 자신감은 또다시 새로운 시도를 하는 힘이 됩니다. 어떤 일이든지 한 번도 경험하지 않은 일을 시작할 때는 자신감이 없습니다. 경험하지 않았기 때문에 잘 해낼 수 있을지 걱정합니다. 자전거나 수영을 처음 배울 때 두려움이 앞섭니다. 하지만 넘어지지 않고 자전거를 타는 방법을 터득하고 물에 떠서 앞으로 나가는 방법을 알게 되면 그때부터 두려움은 사라집니다. 성공의 경험은 용기를 내서 행동하고 끈기를 발휘했던 시절의 기억입니다. 기대 이상으로 훌륭한 결과를 얻으면서 쌓은 성공의 경험으로 자신감은 계속 커집니다.
제5장 한 가지 일에 집중하기
집중력을 발휘하기 위해서는 한 번에 하나씩 처리하면 됩니다. 이 원칙을 모르는 사람은 거의 없습니다. 이 원칙대로 실천하는 사람도 거의 없습니다. 사람들은 한 번에 한 무더기씩 일을 처리하려고 합니다. 한 가지 일에 초점을 맞추면 최대치의 집중력을 발휘할 수 있습니다. 하지만 한 번에 여러 가지 일을 하려고 하면 집중력이 일의 개수만큼 분산되는 게 아니라 하나도 발휘되지 않습니다. 그러면서 시간이 항상 부족하다고 말합니다.
시간이 부족하다고 느끼는 사람들은 짧은 시간에 여러 가지 일을 하려고 하고 한 가지 일에 집중하지 못한다는 공통점이 있습니다. 이런 사람들에게 특효약은 집중력 강화입니다. 집중력을 강화하는 방법은 중간 목표를 정하고 집중하는 방법과 시간을 제한해서 집중하는 방법 두 가지입니다.
첫 번째, 중간 목표는 주의가 산만해지는 것을 방지하는 역할을 합니다. 계획대로 일을 시작해서 중간 목표를 달성할 때까지 그 일에 전념합니다. 만약 다른 생각이 떠오르면 다이어리에 메모하고 다시 하던 일에 집중합니다. 메모를 하면 일을 하는 동안 다른 생각을 덜 하게 됩니다. 그리고 중간 목표를 달성하면 휴식을 취합니다. 이후에 메모해 두었던 일이 10분 안에 끝낼 수 있는 일이라면 그 일을 합니다. 만약 시간이 오래 걸리는 일이라면 계획표에 적은 일들을 모두 완료한 후에 처리합니다. 이처럼 할 일 목록에 몇 개의 중간 목표를 정해두고 그 일을 하는 동안에 다른 생각이 나면 메모하고 다시 하던 일에 집중하면 외적 방해 요인에 덜 휘둘리게 되고 하던 일에 집중할 수 있습니다.
두 번째, 집중력을 높이는 방법으로는 포모도로 테크닉을 활용하는 것입니다. 포모도로 테크닉은 25분 동안 지금 하는 일에 집중하고 5분 동안 쉬고 다시 25분 동안 한 가지 일에만 집중하는 방식입니다. 포모도로 테크닉을 이용하면 집중과 휴식을 반복하기 때문에 여러 가지 일 사이에서 왔다 갔다 하면서 일해도 일한 것 같지 않고 쉬어도 쉰 것 같지 않은 느낌을 떨쳐버릴 수 있습니다.
결국 집중력은 시간을 효율적으로 사용하는 것과 연결됩니다. 시간을 효율적으로 사용하기 위한 전제 조건은 어디로 가고 싶은지, 무엇을 하고 싶은지 확실하게 아는 것입니다. 자기가 가고 싶은 목적지를 목표라고 합니다. 목표는 이루고자 하는 결과입니다. 목표는 장기 목표와 단기 목표로 구분합니다.
장기 목표는 ‘긴급하지 않지만 중요한 일’입니다. 급하지 않은 일이라고 생각해서 뒤로 미루다보면 장기 목표는 이룰 수 없는 목표가 됩니다. 미래학자 앨빈 토플러는 “작은 일을 할 때도 큰 그림을 그리며 실행하라. 그래야 매사에 올바른 방향으로 갈 수 있다.”라고 했습니다. 여기서 큰 그림이 장기 목표입니다.
단기 목표가 ‘무엇’이라면 장기 목표는 ‘왜’에 해당합니다. ‘무엇’은 지금 당장 실행해야 하는 일입니다. 예를 들면, 거래처와 고객에게 전화를 하거나 사람을 만나고 거래를 성사시키는 일입니다. 사람들은 이런 일들을 평범하다고 생각하면서 궁극적으로 일을 하는 이유를 잊습니다.
‘왜’는 큰 그림을 그려줍니다. 큰 그림은 동기를 부여하고 집중하는 힘을 만듭니다. 장기 목표는 지금 할 일을 선택하고 결정하는 기준이 됩니다. 궁극적으로 이루어야 하는 목표를 미리 정해야 하는 이유가 여기에 있습니다.
제6장 미루는 습관 극복하기
일을 미루는 습관을 없애기 위한 방법으로는 여러 가지가 있습니다. 먼저 자기자신에게 동기부여 하는 방법을 들 수 있습니다. 동기부여 전문가들은 한결같이 긍정적인 모습을 시각화하라고 말합니다. 지금 당장 시작하면 몇 시간 안에 좋은 결과가 나온다고 상상하면 행동하기가 쉽습니다. 반대로 부정적인 생각도 동기를 부여하는 효과가 있습니다. 만약 이 일을 하지 않았을 때 어떤 고통을 겪을지, 어떤 처벌을 받을지 상상하는 것도 동기를 유발합니다. 어떤 일이든지 미루고 싶을 때는 두 가지 상황을 생각하면 됩니다. 이 일을 완료했을 때 좋은 결과가 나오는 상황과 이 일을 하지 않았을 때 고통을 겪는 상황을 생각하는 것입니다. 기쁨과 고통을 상상하면 미루는 습관에서 벗어날 수 있습니다.
할 일, 만나야 하는 사람, 구입할 물건 등을 기록하는 것도 미루는 습관을 극복할 수 있습니다. 기록하면서 할 일을 점검하고 잠시 잊었던 일을 다시 상기합니다. 오전에 할 일을 정리하고 할 일 목록을 수시로 점검하면서 다시 정리하지 않으면 급한 일만 처리하고 중요한 일들을 미루게 됩니다. 기록하는 습관이 중요한 이유는 미루는 습관을 극복하는 첫 번째 열쇠이기 때문입니다. 할 일 목록을 점심 식사 후에 살펴보고 완료한 일, 추가로 할 일, 우선적으로 할 일 등을 점검합니다. 하루 일과를 끝낼 때도 할 일 목록에서 추가한 일, 다시 해야 하는 일 등을 살펴봅니다. 수정이 필요한 부분은 다시 정리하고 완료한 일은 삭제하고 기억에서도 지웁니다. 할 일 목록을 다시 보고 수정해서 기록하지 않으면 할 일 목록의 기능은 반감됩니다. 시간관리는 기록과 실행, 점검 그리고 기록과 실행, 점검을 무한 반복하는 것입니다.
중요한 일을 할 때는 스마트 기기를 잠시 꺼두는 것도 좋습니다. 스마트폰, 태블릿, 노트북 등의 스마트 기기는 생산성을 향상하기 위해 개발되었습니다. 단, 사용자가 제대로 사용했을 때만 생산성을 높입니다. 사용자가 스마트 기기에 지배당하면 아주 강력한 내적·외적 방해 요인으로 돌변합니다. 스마트 기기에 수신된 메시지를 하나라도 놓칠까 봐 두려워하는 사람은 메시지가 오는 순간 하던 일을 미룹니다. 할 일 목록과 우선순위는 메시지가 오는 순간 모두 후순위로 밀립니다.
유용한 시간관리 앱과 업무 효율을 높여주는 앱이 많지만 스마트 기기에는 유용한 앱만 있는 게 아니기 때문에 일에 집중할 때는 꺼놓고 무시해야 합니다. 일을 할 때 여러 사람과 소통이 필요한 경우도 있습니다. 하지만 메시지를 받자마자 회신해야 할 만큼 긴급한 메시지는 별로 없습니다. 이메일과 메신저에 응답하는 시간을 하루에 세 번 정해두고, 시시각각 집중력을 방해하는 요인들을 사전에 차단하면 현재 하고 있는 일에 집중할 수 있고 중요한 일을 미루지 않게 됩니다.
마감효과를 활용하는 것도 방법입니다. 기한이 한참 남아있으면 일이 매우 더디게 진행됩니다. 하지만 기한이 임박하면 제자리걸음만 하던 일이 일사천리로 진행됩니다. 처음에는 해낼 수 없을 것 같은 일도 막상 발등의 불이 되면 엄청난 집중력을 발휘해서 끝냅니다. 이것이 ‘마감효과’입니다. 시간을 제한해서 뇌에 적절한 긴장감을 주어 집중력을 높이는 방법입니다.
마감효과는 계획을 세워서 단계적으로 진행하는 일을 조금 더 빠르게 진행해야 할 때, 시간이 조금 부족할 때 효과가 있습니다. ‘조금 더 집중했더라면’, ‘시간이 조금만 더 있었더라면’이라는 생각이 들 정도로 시간이 약간 부족해서 안타까운 일들은 마감 효과를 이용해서 완성도 높게 완료할 수 있습니다. 마감 효과를 얻으려면 할 일의 우선순위와 철저한 계획, 실행이 뒷받침되어야 합니다.
그런데 마감 효과를 이용해서 효과를 얻지 못하는 일도 있습니다. 할 일이 너무 많거나 중간 목표를 단계적으로 완료해야 최종 목표를 달성할 수 있는 일은 마감 효과를 기대할 수 없습니다. 마감 효과만 믿고 미루다가 실패하는 사례는 많습니다. 마감 시간에 임박해서 완료하는 일의 완성도도 심각하게 따져봐야 합니다.
마지막으로 ‘if then 플랜’이 있습니다. if then 플랜은 ‘만약 X라면 Y를 하겠다’라는 규칙을 만드는 것입니다. 이런 규칙을 만들면 무의식적으로 자기가 만든 규칙에 따라 행동하게 됩니다. 자기가 만든 규칙이 행동하도록 만드는 것입니다. ‘만약 X라면 Y를 하겠다’라는 조건을 만들어도 항상 규칙대로 실행되지는 않습니다. 하지만 이런 조건을 만든 사람이 조건을 만들지 않은 사람보다 7.5시간 먼저 일을 완료했습니다. 조건을 만들고 실천하면 미루거나 포기할 확률이 줄어들기 때문입니다.
제7장 목표 세우기
일반적으로 목표를 정할 때 시간의 흐름에 따라 장기 목표와 단기 목표를 정합니다. 위상을 기준으로 궁극적인 목표(최종 목표)와 세부 목표(실행 목표)로 구분합니다. 실현 가능성을 기준으로 현실적인 목표와 절대 목표로 구분합니다. 현실적인 목표는 달성하기 어렵지만 불가능한 목표는 아니고 절대 목표는 달성하기 불가능한 비현실적인 목표가 될 수도 있습니다. 총이나 활을 쏠 때 명확한 표적이 있어야 명중할 수 있듯이 목표가 구체적이고 명확해야 강력한 동기부여가 됩니다. 목표를 정하면 안개는 걷히고 에너지와 능력을 집중시켜서 목적지 방향으로 전진할 수 있습니다. 목표가 명확하면 거의 이루어집니다. 그럼에도 사람들은 목표를 정하지 않습니다.
목표를 정하지 않는 이유는 크게 네 가지입니다. 첫째, 목표가 얼마나 중요한지 모르기 때문입니다. 목표가 없는 가정에서 자라고 목표를 이야기하지도 소중히 여기지도 않는 집단에서 성장한 사람은 성인이 된 후에도 목표를 정하고 성취하는 능력이 다른 어떤 기술보다 삶에 큰 영향을 미친다는 사실을 깨닫지 못합니다. 둘째, 목표를 정하는 방법을 배운 적이 없기 때문입니다. 누구나 목표를 가지고 있다고 말합니다. 하지만 “돈을 많이 벌고 싶다”, “행복해지고 싶다”는 목표가 아니라 소망·꿈입니다. 소망·꿈과 목표는 다릅니다. 목표는 구체적으로 기록할 수 있고 다른 사람에게 언제든지 설명할 수 있어야 합니다. 무엇보다 언제까지 성취한다는 기한이 있어야 합니다. 셋째, 목표를 달성하지 못했을 때 느끼는 패배감을 두려워합니다. 실패는 정서적으로, 경제적으로 고통을 줍니다. 실패할 것 같은 목표는 처음부터 정하지 않고, 노력해서 얻을 수 있는 것보다 훨씬 낮은 수준의 노력만 합니다. 넷째, 다른 사람들의 시선을 두려워합니다. 목표를 정하고 성공하지 못하면 다른 사람들이 비난하지 않을까 걱정합니다.
목표를 달성하려는 사람은 ‘의욕을 높이는 목표, 구체적인 목표’를 세워야 합니다. ‘의욕을 높이는 구체적인 목표’는 현재 손에 닿지 않는 곳에 있지만 노력하면 닿을 수 있는, 잡을 수도 있는 곳에 있습니다. 그런 목표는 사람들을 집중하게 만들고 틀림없이 성과를 높입니다.
이를 위해 목표를 세울 때는 장기적인 중요성과 단기적인 긴급함에 따라 우선순위를 정해야 합니다. 장기적으로 중요한 목표는 짧게는 1년, 길게는 10년 이상 지난 후에 실행하지 않으면 후회할 만한 일입니다. 단기적으로 급한 목표는 중요도와 상관없이 바로 이뤄야 하는 일입니다. 중요도와 긴급함에 따른 우선순위는 할 일 목록의 우선순위와 같습니다. 단지 차이가 있다면 ‘간절함’입니다.
2002년 초에 〈US TODAY〉에서 신년 계획을 종이에 적어둔 사람과 머릿속으로 생각만 하는 사람으로 나눠서 인터뷰한 기사가 실렸습니다. 2003년 2월에 〈US TODAY〉에는 1년 전에 인터뷰했던 사람들을 다시 만나서 인터뷰했습니다. 목표를 생각만 했던 사람 가운데 4퍼센트만 1년 전과 달라졌다고 했고 종이에 목표를 적어둔 사람은 46퍼센트가 계획을 실천했다고 했습니다.
목표를 종이에 적으면 잠재의식에도 목표가 입력됩니다. 종이에 글로 쓰는 행동으로 목표를 잠재의식에 각인시키는 것입니다. 간절한 목표를 글로 적으면 더 선명해집니다. 분명한 목표는 계획을 세우고 행동하도록 만듭니다. 지금 간절한 목표도 시간이 지나면 잊습니다. 하지만 종이에 적고 매일 되뇌이면 항상 목표를 기억하고 잠재의식에 그 간절한 목표가 입력됩니다. 평소에 가지고 있는 습관, 도전정신 등 현재 간절히 원하는 삶의 목표에 따라서 잠재의식은 저절로 작동합니다. 하지만 명확하지 않거나 간절히 원하는 목표가 아니면 잠재의식에 저장되지 않습니다. 그래서 ‘시각화’를 통해 머리로 생각만 하는 목표를 눈에 보이는 것처럼 생생하게, 머릿속에 그려 넣어야 합니다. 이에 대한 방법은 목표를 글로 적는 것입니다.
목표를 글로 쓸 때는 세 가지 규칙을 지켜야 합니다. 긍정적인 문장(Positive)으로, 현재 시점(Present)으로, 1인칭(Personal)으로 적습니다. 여기에 ‘나는’을 주어로 명시해서 목표를 쓰면 제대로 된 명령어를 입력받은 시스템처럼 목표 달성을 위한 활동이 시작됩니다. 예를 들어 ‘부자가 될 것이다’보다 ‘나는 매달 얼마를 저축한다’라고 적습니다. ‘지각하지 않는다’처럼 부정적인 표현보다 ‘나는 30분 일찍 도착한다’처럼 긍정적인 표현이 잠재의식을 자극해서 목표를 달성하게 만듭니다.
종이에 쓴 목표는 자동차 내비게이션처럼 목표에 이르는 길을 안내해줍니다. 내비게이션의 안내를 받으려면 우선 목적지를 입력해야 합니다. 종이에 목표를 쓰는 행동은 원하는 것을 얻는 경로를 탐색하기 위해서 반드시 필요합니다. 목표를 종이에 적고 수시로 들여다보면 목표와 관련된 생각을 더 많이 하고 목표와 관련된 활동에 집중하게 됩니다.
목표가 달성 가능한지 알아보려면 세 가지 질문에 대답하면 됩니다. “실행할 수 있는가?”, “측정할 수 있는가?”, “마감기한을 정했는가?” 여기에 한 가지 더 보태면 ‘여유 시간’입니다. 업무 시간과 목표 달성에 대한 연구에 따르면, 전체 업무 시간의 60퍼센트만 업무를 처리하는 시간으로 계획을 세워야 한다고 합니다. 회사에서는 예상하지 못한 회의, 갑자기 생기는 일이 많습니다. 때로는 친구와 가족의 연락 때문에 시간을 빼앗기기도 합니다. 이를 처리할 시간을 확보해 두어야 시간이 없어서 할 일을 포기하는 상황을 미연에 방지할 수 있습니다.
그리고 목표를 향해 나아갈 때는 계획(Plan), 실행(Do), 검토(Check), 대책 수립(Action)의 순서를 지켜야 합니다. 계획은 일주일, 한 달마다 정기적으로 검토하고 변동 사항이 있거나 비현실적이라면 수정합니다. 수정한 계획을 실행한 후에 검토하고 변동 사항이 있으면 다시 수정해서 실행합니다. 변동 사항이나 큰 장애물이 생겼음에도 불구하고 경로를 수정하지 않으면 원래 자리로 돌아오는 데에도 많은 시간이 걸립니다.
가장 바람직한 목표 설정은 단기 목표를 하나씩 이루다 보면 장기 목표를 달성하는 형태입니다. 1년, 3년 후의 목표와 10년 후의 목표가 서로 연결된다면 완벽한 목표라고 할 수 있습니다. 목표를 단계적으로 이루면서 성취감을 느끼고 스스로 동기를 부여하려면 단기간에 실현할 수 있는 목표가 필요합니다. 하지만 장기 목표 없이 단기 목표에만 집중하는 사람은 큰 성공을 이루지 못합니다. 연초에 여러 가지 목표를 세우고 열심히 실행하다가 며칠 지나지 않아서 다시 평상시로 돌아가는 것도 장기 목표가 없기 때문입니다. 단기 목표와 장기 목표를 하나로 연결하지 못한 사람들은 쉽게 달성할 수 있는 단기 목표에만 집중합니다. 단기 목표를 달성한 후에 새로운 단기 목표를 정하고 그 목표를 달성하면 또 다른 단기 목표를 정합니다. 이렇게 하면 장기 목표를 향해서 나아가는 게 아니라 서로 다른 단기 목표들 사이를 이리저리 옮겨 다닐 뿐입니다.
장기 목표를 이루는 과정은 ‘사다리’를 오르는 것에 비유할 수 있습니다. 사다리에서 세 번째나 네 번째 다리는 최종 목표가 아닙니다. 사다리의 꼭대기를 최종 목표로 정해야 합니다. 최종 목표를 정하고 한 걸음 한 걸음 옮기면서 사다리를 올라가야 합니다. 선생님이 되려면 우선 학생이 돼서 공부해야 하고 사장이 되려면 우선 직원이 돼서 일해야 합니다. 어떤 일을 하든지 지금 하고 있는 일이 힘들다고 생각되면 한걸음 물러나 장기 목표를 생각해야 합니다. 그러면 지금 하고 있는 일이 장기 목표를 달성하기 위해서 한 걸음씩 다가가는 단기 목표라는 사실을 알 수 있습니다.
제8장 계획은 실행으로 완성된다
계획보다 실행을 강조하는 사람들은 ‘시작’에 큰 의미를 둡니다. ‘시작이 반이다’라는 말은 계획을 세우고 실행을 미루는 사람에게는 유효합니다. 하지만 시작이 반이라는 말만 믿고 무작정 시작부터 하면 작심삼일, 용두사미로 끝납니다. 삶의 방향을 정해주는 목표, 목표를 달성할 수 있게 해주는 계획, 여기에 '시작하는 힘'을 더해야 비로소 완성됩니다. 아무리 좋은 목표와 계획이 있어도 시작과 꾸준한 실행이 뒤따르지 않으면 아무 소용없습니다. 처음에만 열심히 하는 것보다 꾸준한 실행이 중요합니다. 장기 목표, 중기 목표, 단기 목표를 정하고 중요한 일, 급한 일, 미래를 위해서 꼭 해야 하는 일 등을 구분해서 계획을 세우는 것도 꾸준히 실행하기 위해서입니다. 처음에만 열심히 하다가 그만두는 것보다 매일 꾸준히 조금씩 하는 것이 중요합니다. 조금 더디게 진행되더라도 계속 실행할 수 있게 계획을 세우고 쉬운 목표부터 하나씩 달성하면서 성취감을 느껴야 계속 실행하는 힘이 생깁니다.
개획대로 실행하기 만드는 방법이 있습니다. 그것은 ‘수칙’을 정하는 것입니다. 수칙은 어떤 일이나 행위와 관련하여 지켜야 할 사항을 정한 규칙입니다. 성공한 사람들은 자기만의 수칙을 만들고 지킵니다. 실패하는 사람들은 지킬 수 없는 수칙을 만들거나 지킬 수 있는 수칙을 만들고도 지키지 않습니다. 어떤 목표든지 그 목표를 이루기 위해서 해야 하는 일은 매우 단순합니다. 우리는 목표를 이루기 위해 어떤 일을 해야 하는지 이미 알고 있습니다. 다만 수칙을 만들지 않아서 계획대로 실행하지 못합니다. 사소한 일에 대한 걱정, 중요하지 않은 일을 결정하느라 정작 중요한 일들을 제대로 실행하지 못합니다. 매일 비슷한 일이 반복된다면 수칙을 만들면 꾸준히 실행하는데 도움이 됩니다.
바쁜 하루를 보냈지만 할 일이 줄어들기는커녕 오히려 늘어났다면 다음날 다시 열심히 일하고 싶은 마음이 생기기 어려울 것입니다. 이처럼 ‘하루 종일 내가 한 일이 뭔가’ 싶은 생각이 드는 것을 ‘할 일 목록 좌절감’이라고 합니다. 할 일 목록이 좌절감만 들게 한다면 분명 문제가 있습니다.
할 일 목록은 효율적으로 일을 하기 위한 수단입니다. 하루가 끝나고 한 일을 정리하는 이유는 성취감과 만족감을 느끼기 위해서입니다. 만족감은 완료한 일(성과)만으로 결정되지 않습니다. 처음 시작할 때 기대치에서 얼마만큼의 일을 완료했느냐에 따라서 만족감의 크기가 결정됩니다.
만족감은 성과를 기대치로 나눈 값으로 나타납니다. 여기에 100을 곱하면 퍼센트로 나타낼 수 있습니다. 하루를 시작할 때 할 일 목록에 적은 열 개의 일, 추가된 두 개의 일 중에서 세 개의 일만 끝냈다면 (3/12)×100이므로 만족감은 25퍼센트입니다. 만약, 하루를 시작할 때 할 일 목록에 확실하게 끝낼 수 있는 일을 세 개만 적었다면 일을 하는 중에 새로운 일이 두 개 추가되더라도 만족감 계산 공식에 대입하면 (3/5)×100이므로 만족감은 60퍼센트가 됩니다. 새롭게 추가된 일 때문에 만족감이 60퍼센트에 불과하지만 25퍼센트에 비하면 매우 높은 수치입니다. 또한 할 일 목록을 하나씩 지우면서 성취감을 느끼면 기분도 좋아집니다. 할 일을 하나씩 지우면서 느끼는 만족도가 높아질수록 에너지가 더 많이 생깁니다.
때로는 성취감을 높이기 위해서 기대치를 낮출 필요도 있습니다. 도무지 집중이 안 되는 날에는 자료 정리처럼 아주 단순한 일만 할 일 목록에 넣습니다. 에너지가 넘치는 날은 능력을 초과할 정도로 많은 일을 할 일 목록에 넣어서 도전정신을 유감없이 발휘합니다. 할 일 목록에서 한 일들을 지우면서 성취감을 느끼고 완료하지 못한 일에서는 더 열심히 해야겠다는 다짐을 하면 됩니다. 할 일 목록에 서른 개의 일을 적어놓고 완료한 일이 한두 개뿐이라고 한탄할 필요는 없습니다.
인류 역사상 세 번째로 북극점을 탐험한 벤 손더스는 72일 동안 2,880킬로미터를 혼자서 탐험했습니다. 영하 46도의 혹독한 추위 속에서 200킬로그램의 썰매를 끌고 마라톤 코스의 69배의 거리를 이동했습니다. 그가 썰매를 끌고 북극을 향해 이동할 때 눈앞에 보이는 것은 흰 눈뿐이었습니다. 사방이 눈으로 뒤덮인 북극에서 시행착오를 거듭하며 탐험을 끝까지 해낸 벤 손더스는 “목표에 이르려면 몇 번씩 실패를 경험해야 한다. 오히려 험난한 환경을 극복하고 실패를 인정하면, 돌파구가 보이게 마련이다.”라고 했습니다.
실패하든 성공하든 상관없이 계속해서 계획을 세우고 앞으로 나아가기 위해서 실행하면 경험이 쌓입니다. 그 경험은 여러 방면에서 활용할 수 있습니다. 다양한 경험을 축적하면 실패를 줄이는 방법을 터득합니다. 그러면 실패하는 횟수가 줄어들고 목표를 달성하는 지름길도 발견할 수 있습니다.
계획과 성공 사이에는 ‘실행’이 있습니다. 무한반복에 가까운 실행이 성공을 만듭니다. 미래학자 조엘 바커는 『비전의 힘』에서 “실행이 없는 비전은 꿈에 불과하다. 비전이 없는 실행은 시간 죽이기에 불과하다. 실행이 따르는 비전만이 세상을 바꿀 수 있다.”라고 했습니다. 구체적인 계획을 세워도 실행하지 않으면 아무 소용없습니다.
심리학자 안데르스 에릭슨은 『1만 시간의 재발견』에서 ‘매일 30분 동안 피아노를 친다고 훌륭한 피아니스트가 되는 것은 아니다’라고 했습니다. 훌륭한 피아니스트가 되기 위해 목표를 세우고 구체적인 계획을 세운 다음 반복해서 연습하는 건 기본입니다. 핵심은 훌륭한 선생님에게 미숙한 부분에 대한 피드백을 받아서 집중적으로 연습하는 것입니다. 미숙한 부분을 집중적으로 연습하고 지칠 때를 대비한 계획까지 갖추면 비로소 훌륭한 피아니스트가 될 수 있습니다. 이 말은 곧 자신의 의지와 노력에 외부의 도움이 더해져야 성과를 이룰 수 있다는 것입니다.
계획을 세우고 주변 사람들에게 알리면 목표를 달성할 확률이 높아집니다. 동료, 가족, 친구들은 계획대로 실행하는 것을 도와주고 나태한 모습을 보이면 질책도 합니다. 목표와 계획, 자신의 의지 등을 사람들에게 알리면 더 굳은 결심을 하게 만드는 효과가 있습니다. 주변 사람들의 시선에 대한 부담 때문에 도중에 포기하지 않고 지속할 수 있고 성공 가능성도 높아집니다.
어떤 계획이든지 실행하는 단계에서는 시행착오를 겪습니다. 반복적으로 발생하는 문제는 바로 잡고 시간을 낭비하게 만드는 요인이 있다면 즉시 계획을 수정합니다. 상황의 변화에 따라 계획을 변경해도 성공하기 어려울 때가 있습니다. 이럴 때는 계획을 계속 변경하면서 무리하게 추진하기보다 중간에 포기하는 게 낫다고 판단되면 출구전략 계획을 실행해야 합니다. 계획대로 실행해서 실패했을 때, 다시 새로운 계획을 세워서 회복할 수 있다면 다행이지만 실패로 인해서 수많은 문제가 발생하고 그 문제들이 통제를 벗어난다면 계획에서 빠져나오기는 어렵습니다. 그만두기에는 너무 손해가 너무 크다면 계획대로 계속 진행하지도, 그만두지도 못합니다. 회생할 수 있는 골든타임을 놓치면 상황은 더 악화됩니다. 결국 자기가 세운 계획에서 빠져나오지 못하는 상황이 벌어집니다.
계획이 실패로 끝나는 것을 막기 위해서 플랜 B, 즉 차선책이 필요합니다. 처음에 세운 계획이 성공을 향해 나아가는 계획이었다면 플랜 B는 실패하지 않기 위해서 시간, 노력, 비용 등의 손해를 최소화하기 위해서 실행하는 계획입니다. 정부와 기업에서는 글로벌 시장의 변동성, 예상하지 못한 환경의 변화(전쟁, 천재지변, 통화가치의 급락 등)에 대응하기 위해서 대안을 만듭니다. 이것을 컨턴전시 플랜(Contingency plan)이라고 합니다.
컨턴전시 플랜은 비상 계획입니다. 비상 계획은 하나만 만들지 않습니다. 상황에 따라서 플랜 B, 플랜 C 등을 만들어두고 가장 적합한 계획을 선택합니다. 대안을 마련해두면 예상하지 못한 일이 벌어져도 계획에서 크게 벗어나지 않고 목표를 향해 나아갈 수 있습니다. 여러 가지 대안 중에서 상황에 맞는 대안을 적용하다가 불확실성이 해소되면 다시 원래 계획으로 돌아오는 것입니다.
최초의 계획이 실패했을 때는 주저하지 말고 플랜 B(대안)를 실행합니다. 만약 플랜 B도 실패했다면 플랜 C를 실행합니다. 실패해도 실행할 계획이 있다는 게 포인트입니다. 계획의 실패는 일시적인 실패입니다. 실패의 원인은 계획의 완성도에서 찾아야 합니다. 더 완성도 높은 계획을 세워서 다시 실행하면 됩니다. 비가 올 때까지 기후제를 지내는 인디언 제사장처럼 목표를 달성할 때까지 계획을 수정하고 실행하면 목표를 달성할 수 있습니다.
이상으로 정경수 지음의 『계획 세우기 최소원칙』을 같이 읽어 보았습니다. 여덟 개의 주제로 계획 세우기에 관한 많은 방법들을 다루었지만, 책의 내용을 간단히 세 가지로 정리한다면 저는 목표, 계획, 실행을 들 수 있을 거 같습니다.
먼저 목표에 대해서는 이렇습니다. 총이나 활을 쏠 때 명확한 표적이 있어야 명중할 수 있듯이 목표가 구체적이고 명확해야 강력한 동기부여가 됩니다. 그래서 목표를 달성하려는 사람은 ‘의욕을 높이는 목표, 구체적인 목표’를 세워야 합니다. ‘의욕을 높이는 구체적인 목표’는 현재 손에 닿지 않는 곳에 있지만 노력하면 닿을 수 있는, 잡을 수도 있는 곳에 있습니다. 그런 목표는 사람들을 집중하게 만들고 틀림없이 성과를 높입니다. 목표가 관심과 의욕을 일으키지 못한다면, 그래서 목표를 달성하기 위한 실행계획을 실행할 수 없다면 목표를 수정하거나 과감하게 변경해야 합니다.
다음으로 계획에 있어서는 해야할 일을 왜 하고 싶은지, 언제까지 해야 하는지, 어떻게 해야 하는지, 무엇을 해야 하는지 스스로 명확하게 알아야 실행할 수 있습니다. 그래서 계획에는 반드시 실천하겠다는 의지와 반박할 수 없는 논리가 들어 있어야 합니다. 계획에 논리를 넣는 것은 어렵지 않습니다. 해야 할 일, 하고 싶은 일을 계획할 때 육하원칙에 대입하면 됩니다. 일을 시작하는 날짜와 완료하는 날짜를 염두에 두고 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 어떻게, 얼마나 할 것인지 파악하고 논리적인 계획을 세우면 어떤 변수가 생겨도 꾸준히 실천할 수 있는 힘이 생깁니다.
마지막으로는 실행입니다. 삶의 방향을 정해주는 목표, 목표를 달성할 수 있게 해주는 계획, 여기에 '시작하는 힘'을 더해야 비로소 완성됩니다. 아무리 좋은 목표와 계획이 있어도 시작과 꾸준한 실행이 뒤따르지 않으면 아무 소용없습니다. 처음에만 열심히 하는 것보다 꾸준한 실행이 중요합니다. 장기 목표, 중기 목표, 단기 목표를 정하고 중요한 일, 급한 일, 미래를 위해서 꼭 해야 하는 일 등을 구분해서 계획을 세우는 것도 꾸준히 실행하기 위해서입니다. 처음에만 열심히 하다가 그만두는 것보다 매일 꾸준히 조금씩 하는 것이 중요합니다. 조금 더디게 진행되더라도 계속 실행할 수 있게 계획을 세우고 쉬운 목표부터 하나씩 달성하면서 성취감을 느껴야 계속 실행하는 힘이 생깁니다.
책에는 위의 세 가지에 대한 구체적인 방법들을 상당수 제시하였습니다. 이들 중에 자신에 필요한 것들을 골라 삶에 적용한다면 자신이 계획한 바를 실현시킬 수 있으리라 생각합니다. 그런 의미에서 저에게는 다음 문장이 가장 의미있게 다가왔습니다.
“시간과 목표를 기준으로 언제 그 일을 할지 계획할 때는 일을 바라보는 관점, 즉 일을 바라보는 시야를 자유자재로 넓히고 좁히는 능력이 필요하다.“
이를 위해서는 자신이 목표로 하는 일의 특성에 맞는 시간관리 방법을 찾아 자기만의 시간관리 시스템을 갖춰야 합니다. 이때 감안해야 할 사항은 시간을 관리하는 목적이 시간을 낭비하지 않고 효율적으로 사용하는 데만 있는 것이 아니라 ‘행복한 시간을 보내기 위해서’라는 점입니다. 또한 계획을 세우는 궁극적인 목적은 ‘목표를 이루고 행복한 삶을 살기 위해서’라는 것도 잊지 말아야겠습니다.
이제 곧 2024년을 목전에 두고 있습니다. 이 책의 내용을 참고 삼아 자신만의 목표를 세우고 그 목표를 실현시키기 위한 계획을 세워 꼭 이루었으면 좋겠습니다.