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ㅇㅇㅇㅇ아파트주민지원센터 감 사 보 고 서 (감사기간 : 2006년 12월 26일부터 2006년 12월 30일까지)
2007. 1. 8
입주자대표회의 특별감사
목 차
Ⅰ. 감 사 보 고 서 -----------------------2
Ⅱ. 재 무 제 표
1. 대 차 대 조 표 -----------------------------3 2. 손 익 계 산 서 -----------------------------3 [재무제표에 대한 주석] ----------------------------3
3. 부 속 명 세 서 -----------------------------6
Ⅲ. 제안 및 권고사항 ---------------------------7
1. 업무처리 절차 및 문서관리와 관련 개선사항 --------8 2. 관리비 등의 수입과 지출 관련 제안사항 -----------10 3. 용역 등 계약관련 검토사항 --------------------16 4. 하자 및 시설물관리 관련 검토사항 --------------20 5. 관리업무 개선을 위한 착안사항 -----------------24 6. 2007년 1월중 추진해야 할 주요업무 --------------25
Ⅰ. 감 사 보 고 서
ㅇㅇㅇㅇ아파트 입주자 대표회의 귀중 2007년 1월 8일
본 감사인은 ㅇㅇㅇㅇ 아파트의 위탁관리 계약일 부터 2006년 11월 30일 까지의 기간중 대차대조표와 손익계산서 등 회계자료에 의한 회계업무 처리 내용과 행정 및 기술업무 전반에 대하여 감사하였습니다. 감사인에게 제출된 재무제표와 모든 업무관련 문서의 작성 책임은 ㅇㅇㅇㅇ 주민지원센터에 있으며, 본 감사인은 재무제표와 업무처리 관련 문서에 대하여 감사를 실시하고 이를 근거로 관리주체인 ㅇㅇㅇㅇㅇㅇ(주) ㅇㅇㅇㅇ주민지원센터(이하“지원센터”라 함)가 수행한 제반 관리업무에 대하여 의견을 표명하는데 있습니다.
본 감사인은 ㅇㅇㅇㅇ아파트 관리규약 제63조제3항3호 및 제7차 입주자대표(임시)회의 의결에 의거 2006년12월26일부터 12월30일까지 감사를 실시하였습니다. 감사는 재무제표상의 금액과 공시내용을 뒷받침하는 감사증거에 대하여 시사의 방법을 적용하여 거증 하는 것을 포함하고 있으며 전반적인 표시내용에 대한 평가뿐만 아니라 재무제표 작성을 위해 ㅇㅇㅇㅇ아파트가 적용한 회계원칙과 중요한 회계추정 및 행정ㆍ기술분야 전반 업무에 대한 문서와 현장 실사를 통한 검증에 의한 평가를 포함하고 있습니다. 본 감사인이 실시한 감사가 감사 의견 표명을 위한 합리적인 근거를 제공하고 있다고 본 감사인은 믿습니다.
본 감사인은 입주개시년도 임을 감안할 때 현재와 같은 업무정착을 위하여 고생한 지원센터 직원의 그동안 노고를 높이 평가하며, 업무 초기의 시행착오와 다소 미흡한 업무처리에 대하여 그 내용을 사안별로 언급하여 시정이 필요한 부분과 향후 지원센터의 업무처리 개선의 자료로 활용될 수 있을 것을 기대하며 본 감사보고서를 작성하여 보고합니다.
입주자대표회의 특별감사인 ㅇㅇㅇ
Ⅱ. 재 무 제 표
1. 대차대조표 : 당기 제 1 기 : 2006년 11월 30일 현재 내역기재 생략 (내역 : 별첨)
2. 손익계산서 : 당기 제 1 기 : 2006년 11월 30일 현재 내역기재 생략 (내역 : 별첨)
[재무제표에 대한 주석] 2006년 11월 30일 현재
ㅇㅇㅇㅇ아파트
1) 아파트의 개요
서울시 ㅇㅇ구 ㅇㅇㅇ동 ㅇㅇ번지에 위치하고 있으며, ㅇㅇ동 총ㅇㅇㅇ세대로 2006년 1월 27일 준공 되었으며,
동 아파트는 주택법에 따라 각동마다 총 38명의 대표자를 선출하여 입주자대 표회의를 구성하였으며 아파트 관리에 대한 중요한 의사결정을 하고 있음.
동 아파트는 ㅇㅇㅇㅇㅇㅇ(주)에 관리를 위탁하고 있음.
2) 중요한 회계처리방침
지원센터의 회계처리는 주택법에 특별히 규정한 것을 제외하고는 기업회계기준과 관리규약에 따라 회계처리 하고 있으며, 지원센터가 채택하고 있는 중요한 회계처리방침은 다음과 같습니다.
가. 수익의 인식기준
① 관리비 부과 및 징수기준 지원센터는 매월 말일을 기준으로 하여 실제 발생한 관리비 및 충당금 설정액을 비목별로 세대별 평수 또는 사용량에 따라 안분 계산하여 배부한 금액으로 아파트 입주자에게 부과하여 이를 관리비 수입으로 인식하고 있음. (매월 23일경 고지후 말일까지 수납) ② 연체료 수익 관리비 납부기한 경과시 일정요율을 가산하여 연체료 수입으로 계상하고 있음.
나. 상여, 연차수당 및 퇴직충당금 기본급에 대한 연 400%의 상여금 지급을 위하여 매월 일정액을 부과 징 수하여 매월 지급하고 있으며, 근로기준법의 규정에 따라 연차수당 및 퇴직금을 지급하기 위해 일정액 (통상임금)을 매월 충당금으로 부과 적립하고 있음.
3) 제 예금 2006년 11월 30일 현재 제 예금의 내역은 다음과 같습니다. (금액단위 : 원)
4) 충당금ㆍ적립금
2006년 11월 30일 현재 각종 충당금 및 보증금의 내용은 다음과 같습니다 (금액단위 : 원)
< 수선충당금 적립내역> (금액단위 : 원)
* 물탱크 청소비 : ‘06. 2월 : 833,330원 적립 (11월 30일 현재 총 적립금액 13,242,440원중 5,280,000원 사용) 소방 정기점검비 : ‘06 .2월 ～ 7월 2,108,330원씩 적립 (11월 30일 현재 총 적립금액 28,988,660원중 14,863,200원 사용)
5) 관리비 미수금 2006년 11월 30일 현재 관리비 미수금은 다음과 같으며, 11월분 관리비 는 12월에 부과 수납함에 따라 미수로 발생. (금액단위 : 원)
3. 부속명세서
본 감사인은 재무제표에 대한 부속명세서에 대하여도 공동주택 관리주체 의 감사요령을 준수하여 감사하였으며, 그명세서 내역은 별첨 자료에 첨부하였 습니다.
부속명세 : 1. 관리비출연금 미수금
2. 선급비용 내역
3. 가지급금 내역
4. 미지급금 내역
5. 예수금 내역
6. 가수금 내역
7. 관리외 수입 및 비용 내역
8. 공기구.비품 감가상각 내역
Ⅲ. 제안 및 권고사항
본 감사인은 지원센터의 재무제표와 업무처리 전반에 대한 감사를 실시하였으며, 감사활동에 의한 검토 결과 지원센터의 내부 통제조직 및 업무절차에 의한 제반 관리업무 내용 중 개선의 여지가 있다고 사료되는 부문과 시정이 필요한 부분에 대하여 제안 및 권고의 의견을 표명합니다.
본 의견에서 언급하는 사항은 감사 수행과정에서 주목하게된 분야에 국한된 것으로서 지원센터의 조직과 제도 전반에 대한 종합적인 검토에서 나온 것이 아니며, 따라서 지원센터에 대한 개선 가능점을 망라하는 것이 아니라는 것을 이해 하시기 바랍니다.
또한, 금번 특별감사인은 입주자대표중에서 위촉된 관계로 감사활동의 경험에서 익숙하지 않을 뿐만 아니라 본 감사 목적에 합당한 관련분야의 전문인이 아니라는 점을 감안하여 제안 및 권고사항을 실제 시행하고자 할 때에는 관리주체의 실정에 맞게 경제적 타당성과 실행 가능성을 주의깊게 검토하여 결정할 것을 첨언 합니다.
[제안 및 권고사항]
1. 업무처리 절차 및 문서관리와 관련 개선사항
◈ 현실태 및 문제점
ㅇ 용역 등 계약업무 관리규약에 정한 절차(일반공개경쟁입찰)에 의하지 않고 임의로 선정한 3개 내외 업체의 견적서에 의거 계약자 및 금액을 결정함 으로서 공정한 계약의 결여와 예산낭비의 결과가 우려됨.
ㅇ 결재라인의 일관성 결여 사안별 결재라인에 일관성이 없어 입주자대표회의회장(또는 사업 주체인 조합장. 이하 “입대의”라 함)에 보고해야할 문서를 단장 선에서 결재를 끝내는 경우가 있음. 특히, 금전 출납과 관련한 지 출결의서는 필히 입대의까지 결재를 득하여야 하나 단장이 결재를 끝낸 사례가 있어 투명한 지출행위가 이루어지지 않았음.
사례) 관리외비용 중 잡지출로 지출한 경우 (잡수익에서 지출) 1. ‘06. 04. 04 행사부스 조기철거 등 보증금 환불 6,100,000 2. ‘06. 04. 11 페기물처리 인력비 등 지출 6,033,410 3. ‘06. 05. 10 입주쓰레기 처리비용 지출 75,620,000 4. ‘06. 06. 01 알뜰시장 품목 축소로 인한 환불 30,000,000 5. ‘06. 05. 25 지원센터 직원 회식비 지출 838,000 6. ‘06. 06. 09 건설폐기물 수집운반비 지출 6,270,000 7. ‘06. 09. 18 폐가구 등 처리비 지출 857,000
ㅇ 문서관리 1건과 관련하여 진행된 문서들이 여러 문서철에 분산되어 있어 연속된 업무의 파악이 어렵고 자칫 고의적으로 업무처리의 검증을 어렵게 하려는 것으로 보여질 수도 있음.
사례) 1. 1건 계약서류를 업체문서, 계약기안문, 계약서를 각각 다른철에 보관 2. 지출결의서 결재문서에 결의서 표지만 있고 지출관련 서류가 첨부되 지 않아 지출 원인행위 내용을 파악할 수 없음
ㅇ 입주자카드 등 중요문서 보관 입주민 개인신상이 기재된 입주자카드 등 중요 문서는 일반인이 쉽게 접할 수 없도록 보관해야 함에도 일반 캐비넷에 보관 방치. ㅇ 입주자대표회의 감사업무와 관련 관리규약 제17조제4항3호에 감사의 업무범위를 “주택법시행규칙 제21조제5항의 규정에 의거 관리비사용료, 장기수선충당금 등의 부과ㆍ징수ㆍ지출ㆍ보관 등 회계관계 업무와 관리업무 전반에 대 하여 관리주체 업무를 감사한다.”로 규정하고 있으며, 이러한 감 사의 업무는 일상적인 사업주체의 업무보고 및 감사를 통하여 가 능하나 현재 입대의에 올리는 보고 등 결재문서에는 감사의 협 조 또는 경유란이 없음에 따라 감사의 본래 임무 수행이 어려운 실정임.
◈ 개선방안
ㅇ 용역 등 계약업무 공정한 계약업무 처리를 위해 관리규약 및 회계규정에 정한 방법 과 절차에 의거 업무처리.
ㅇ 결재라인의 일관성 결여 입대의에 올리는 보고 등 결재문서 기준을 정하여 일관성을 유지 하고 특히, 모든 지출결의서는 입대의 결재를 득한 후 시행.
ㅇ 문서관리 1건 행위에 대한 진행문서는 하나의 문서철로 보관하고, 지출결의 서에 증빙서도 함께 철하여 보관 (영수증 등 원본은 일계표에 철하고 지출결의서에는 사본을 첨부하며, 결재 자 및 추후 열람자를 위하여 지출의 원인이 된 기안문의 사본도 첨부)
ㅇ 입주자카드 등 중요문서 보관 일반인 유출시 문제 발생의 우려가 있는 문서는 담당자만 접할 수 있도록 철저히 보관 관리
ㅇ 입주자대표회의 감사업무와 관련 입대의 보고 및 결재문서에 감사의 의견란을 마련하여 감사가 일 상적으로 감사업무를 수행토록 개선.
2. 관리비 등의 수입과 지출 관련 제안사항
1) 위탁관리비 부담 문제
◈ 검토배경 신규입주 아파트단지의 사업주체 의무관리 기한을 검토하여 9월 분 부터 관리비로 부과하고 있는 위탁관리비 부담의 정당성 여부 를 살펴 보고자 함. (9～12월분 : ￦17,484,236.-)
◈ 관련법규, 유권해석 및 판례 등
ㅇ 주택법 제43조 (관리주체 등) ①사업주체는 입주예정자의 과반수가 입주할 때까지 당해 공동주 택을 직접 관리하여야 하며, 입주예정자의 과반수가 입주한 때에는 입주자에게 그 사실을 통지하고 당해 공동주택을 제2 항의 규정에 의하여 관리할 것을 요구하여야 한다. ②입주자는 제1항의 규정에 의하여 자치관리하거나 주택관리업 자에게 위탁관리하여야 한다. ③입주자는 제1항의 규정에 의한 요구를 받은 때에는 그 요구를 받은 날부터 1월 이내에 입주자대표회의를 구성하고, 당해 공동주택의 관리방법을 결정(주택관리업자에 의한 관리방법 을 선택한 경우에는 그 주택관리업자의 선정을 포함한다)하 여 이를 사업주체에게 통지하고, 관할 시장ㆍ군수ㆍ구청장에 게 신고하여야 한다. ⑥사업주체는 주택관리업자가 선정된 경우에는 당해 관리주체 에게 공동주택의 관리업무를 인계하여야 하며, 관리주체가 변경된 경우에도 또한 같다.
ㅇ 주택법시행령 제54조(관리업무의 인수ㆍ인계) ①사업주체는 법 제43조제6항 본문의 규정에 의하여 관리업무 를 자치관리기구 또는 주택관리업자에게 인계하는 때에는 인 수ㆍ인계서를 작성하여 다음 각호의 서류를 인계하여야 한 다. 이경우 입주자대표회의를 대표하는 자의 입회하에 인수 자와 인계자가 인수ㆍ인계서에 각각 서명ㆍ날인하여야 한다.
ㅇ 사업주체 관리기간에 대한 건교부 민원회신 내용 <2004. 7. 22 주거환경과 전자우편, 담당자 박국준 ☏504-9136)> “사업주체가 선정한 관리주체의 관리기간은 주택법시행령 제 54조 제2항의 규정에 의하여 입주자등에 의하여 주택관리업 자가 선정될 때 까지로 하도록 하고 있음을 알려드립니다.”
ㅇ 판례 (서울중앙지방법원 제26민사부 : 사건번호2005가합112692) 사업주체가 위탁관리업체에 위탁수수료를 지불하는 기한과 관련 “입주자대표회의가 다른 업체를 선정, 계약을 맺고 새롭게 위탁 관리를 한 것이 입주자대표회의에 관리권을 이관한 시점이므로 그 시점까지 사업주체는 위탁수수료를 지불하라”고 판결
◈ 검토의견 주택법에서 입대의가 사업주체에게 관리권 인수를 위한 관리업체 선정 통보 시점을 “주택관리업자에 의한 관리방법을 선택한 경 우에는 그 주택관리업자의 선정을 포함한다”로 명시하고 있으며 건교부 유권해석 및 판례 등의 사례로 비추어 볼 때, 사업주체가 위탁관리수수료를 부담해야 하는 기한은 입대의에서 선 정한 관리주체에게 관리업무를 인수ㆍ인계하는 시점까지로 보는 것 이 타당할 것으로 사료됨.
◈ 제안내용 사업주체가 선정한 관리업체(ㅇㅇㅇㅇ관리)와 입대의(입주민)가 선 정한 관리업체(ㅇㅇㅇㅇ관리)와의 인수ㆍ인계시점을 기준으로 위탁 관리수수료 부담 주체를 정하는 것으로 사업주체인 재건축조합과 협의 추진. (협의대상 금액 : 4개월 x 4,371,059원 = 17,484,236원)
2) 검침수당 처리 문제
◈ 검토배경 관리외 수입인 전기 검침수당이 잡수입으로 회계처리 되지 않고 있 어 그 경위 등을 조사하고 적법한 처리방안을 검토코자 함 (4～12월분 : ￦11,234,430.-)
◈ 현 운영실태
ㅇ 전기공급 계약일 : ‘06년 4월 (종합계약 : “갑” 조합장 ⇔ “을’ 한전사장) * 계약서 제5조 (전기 및 TV 업무지원금 지급) ① “갑”의 대표에게 1호당 “을”의 업무처리지침에 정한 전기업무 지원금 및 TV업무 지 원금을 지급한다. ② 지원금 지급일은 다음달 25일로한다. (‘06.4월분 부터 적용) * 검침수당 입금 : 매월 1,248,270원씩 입금 (4월 ～ 12월 : \11,234,430.-)
ㅇ 검침수당 입금 및 사용 ㆍ입금통장 명의 : “ㅇㅇㅇㅇㅇㅇ(주) ㅇㅇㅇㅇ주민지원센터” * ‘06. 2. 9 개설 (인감 : 센터장 1인 도장) 된 센터장 개인용도 통장 * ‘06. 9. 11 명의를 “ㅇㅇㅇㅇ아파트입주자대표회의”로 변경 (인감은 센터장 1인 도장을 계속 사용) ㆍ예금인출 : 입금후 수일 이내에 인출 ㆍ사용근거 : 시설부 직원(14명)에게 지급한다는 지원센터 내부결재 (최종결재자 : 단장, 문서번호 : 제06-37호 2006.04.14) * 지급금액 내역 : 전기ㆍ설비실 (14명) 1인당 88,000원/월
ㆍ실제사용 : 직원마다 진술이 달라 정확한 내용은 추가 조사 필요 * 인근식당 식사비로 사용, 직원에게 쌀과 부식을 사주었다는 등
◈ 유권해석, 판례 및 일반관례 등
ㅇ 한국전력 의견 검침수당은 아파트 관리자(입대의)에게 지급 하는것(검침을 실제 수행하는 담당자에게 지급하는 것이 아님)이므로 그 처리여부는 아파트 관리자가 결정할 문제임.
ㅇ 대법원 판례 (대법원 제1부 주심 김지형 대법관) 제주시 B아파트 전(前) 전기기사 S씨가“한전이 피고(입대의)에게 매달지급한 수당은 한전의 전기검침업무를 대행한 수수료로서 공 용 및 세대의 전기사용량을 검침하고 한전에 통보, 자료정리 등의 업무를 수행한 원고에게 귀속돼야 할 금원이므로 이를 반환하 라.”며 이 아파트 입주자대표회의를 상대로 제기한 부당이득금 청구소송 상고심에서 원고의 상고를 기각, 원고 패소한 원심을 확정.
* 위 건 2심 판결 내용 (제주지방법원 제1민사부 재판장 조한창수석부장판사-2005나1582) “한전으로부터 호별 검침, 요금의 청구, 수금 등의 업무를 위임받고 그에 대한 수당을 지급받기로 한 자는 직접 노무를 제공한 관리소장이나 관 리직원인 원고가 아니라 한전과 아파트 종합계약을 체결한 피고 대표회 의”이며“한전이 피고 대표회의에 지급한 수당은 호별 전기검침 뿐만 아니라 수금까지 일련의 절차를 전부 대행한 것에 대한 대가이며, 이에 피고가 관리직원으로 임용해 매월 일정액의 급여를 지급하는 피용자들로 하여금 이같은 수임업무를 집행하게 했다. 즉, 관리소장이 각 세대별 검 침, 요금의 청구 및 수금 등의 업무들에 대한 전반적인 검토와 감독을 하고, 원고를 비롯한 관리직원들이 근무시간 중에 관리소장의 감독하에 이같은 업무들을 분담해 수행했다.”“원고 직원과 피고 대표회의간 근로 관계와 별도로 원고와 한전 사이의 호별 전기검침을 내용으로 하는 독자 적인 위임관계가 성립됐다고 주장하며, 편의상 한전이 그 검침업무 대행 에 대한 대가를 피고에게 지급했음을 전제로 하는 원고의 청구는 부당이 득금의 범위에 관해 더 나아가 살펴볼 것도 없이 이유 없다.”고 판시
ㅇ 일반관례 관리소별 차이가 있으나 대체로 다음과 같은 3가지 유형이 있음 ① 검침수당 전액 관리소 직원에게 배분 지급 ② 검침수당 중 일부만 관리소 직원에게 배분 지급 ③ 검침수당 전액을 관리외수입(잡수입)으로 입금
◈ 검토의견 현재 검침업무는 근무시간 내에서 컴퓨터에 의한 원격검침과 자동 출력으로 수행되고 있으며, 검침수당은 한전의 영업비용으로 계상 되어 전기료에 포함된 것이고 이를 부담하는 것은 결국 개별세대 라 할 수 있으며, 지원센타의 모든 자금은 총액주의 및 공개의 원 칙에 따라 투명하게 회계처리 되어야 하는 것임.
따라서 검침수당은 잡수입으로 회계처리 하고 이를 사용할 경우에 는 관리자(조합 또는 입대의)의 결정과 승인을 득한후 시행해야할 사항으로, 지원센터장(단장)의 검침수당 임의사용은 공금유용에 해 당하는 잘못된 처사로 사료됨.
◈ 제안내용 지원센터장(단장)이 검침수당을 개인용도의 예금통장에 입금 및 지출하여 사용하는 등 관리주체인 재건축조합이나 입대의의 허락 없이 임의사용 한 행위는 부당한 것으로 그동안 수령한 검침수당 을 관리외 수입(잡수입)으로 입금, 회계처리 토록 추진하고
향후 검침수당 운영에 대하여는 인근 아파트단지의 운영 실태 등 을 조사하여 운영방안을 수립, 시행할 것을 제안함.
3) 관리소 개소비용 부담 문제
◈ 검토배경 일반적으로 건설회사가 사업주체가 되어 시행하는 분양아파트 단 지의 경우 관리소 개소를 위한 공기구, 비품, 인쇄물 등의 개소 비 용을 사업주체가 부담하고 있음에 따라 개소비용 부담주체를 살펴 보고자 함.
◈ ㅇㅇㅇㅇ아파트 개소비용 관리소 개소를 위한 비용 모두를 관리비 등 입주민 부담으로 시행 하였으며, 입주지정기간내(‘06. 1. 20 ～ 3. 14) 내역은 다음과 같음.
◈ 건설교통부 민원회신 내용
ㅇ 주관58070 - 261 (2000. 1. 28) <문의> 재건축조합 아파트의 사무소 개소비용(집기등)의 부담은 누가 하여 야 하는지.
<회신> 재건축조합 아파트의 사무소 개소비용(집기등)의 부담은 사업주체 와 분양을 받은 자와 특별한 약정이 없다면 사업주체가 하여야 하는 것이므로 재건축조합과 시공회사가 부담하여야 할 것입니다
ㅇ 주관58070 - 768 (2000. 3. 15) <문의> 아파트관리사무소 개소비용(집기,인건비등)을 사업주체가 부담해야 하는 지 입주자측에서 부담해야 하는지. <회신> 공동주택단지 관리사무소의 개소비용은 사업주체와 입주자간에 체결 한 관리계약 내용에 따라야 할 사항이나 관리업무를 입주자대표회의에 인계하기 전까지는 사업주체가 관리를 하여야 하므로 관리계약내용에 특 별한 내용이 없다면 사업주체가 부담하여야 할 것입니다.
ㅇ 주관58070 - 989 (2000. 4. 3) <문의> 사업주체의 의무관리중에 필요한 집기등의 구입비용을 누가 납부해야 하는지 <회신> 공동주택단지 관리사무소의 개소비용은 사업주체와 입주자간에 체결한 관리계약 내용에 따라야 할 사항이나 관리업무를 입주자대표회의에 인계 하기 전까지는 사업주체가 관리를 하여야 하므로 관리계약내용에 특 별한 내용이 없다면 사업주체(시공회사등)가 부담하여야 할 것입니다. ㅇ 주관58070 - 116 (2000. 1. 14) <문의> 공동주택의 입주쓰레기 및 건축폐기물의 처리비용을 누가 부담하여 야 하는지 <회신> 공동주택의 입주시 발생한 쓰레기 및 건축페기물의 처리와 그 비 용 부담을 누가 하여야 하는지는 원인을 제공한 당사자들이 처리 할 사항으로서 우리부에서 답변할 사항이 아님을 알려드립니다.
◈ 검토의견 건교부 유권해석 등을 감안할 때 입주업무 수행을 위한 개소비용 은 당해 아파트 건설사업의 마무리 단계에서 하나의 공정으로 간 주하여 사업주체가 부담하도록 해석하는 것으로 이해되므로 개소 비용을 사업주체가 부담하도록 요구하는 것이 타당할 것으로 사료됨.
◈ 제안내용 관리소 입주업무를 위해 소요된 개소비용을 사업주체가 부담하도록 사업주체인 재건축조합과 협의 추진. (협의대상 금액 : ￦179,269,239.-)
3. 용역 등 계약관련 검토사항
▲ 계약현황 및 검토 의견
‘06년 6월이전 계약은 모두 임의선정 업체의 견적에 의한 수의계약 으로 시행되어 관련규정에 의한 일반경쟁 등의 절차에 위배되고 용역의 조기 발주, 용역비 과다 등 문제점과 일반경쟁으로 시행한 계약업무도 낙찰자 결정 등 업무처리에 하자가 발견되었으며, 사안별 검토 내용은 다음과 같음.
1) 용역 발주시점과 관련
◈ 검토의견 용역의 발주는 꼭 필요한 것 이외에는 입대의가 구성된후 필요성 등을 심도있게 검토하여 결정한후 시행해야 하는 사항임에도 일부 용역을 조기 발주하고 공개경쟁에 의하지 않으므로써 관리비 부담 이 상승된 요인의 하나가 되었다고 사료됨.
* 해당용역 : 정화조관리 용역, 소방시설관리 용역
◈ 제안내용 시설물 관리를 위한 용역 발주는 관리주체와 입대의가 필요성, 경 제성 등을 심도있게 검토하여 추진.
2) 용역비 과다 관련 용역금액이 일반적인 경우에 비해 과다하게 결정된 부분이 있었으 며 그 검토내용은 다음과 같음.
가. 화재보험 계약
▲ 보험가입조건 비교 (건물연면적 : ㅇㅇㅇ,ㅇㅇㅇ평 기준)
▲ 검토의견 보험 가입금액을 일반적인 보험회사 보험료 가입 설계기준 보다 2배 가까이 높게 계상된 것으로 검토되며, 이는 상식에서 벗어난 보험설계로서 그결과 막대한 금액의 보험료가 과다 계상된 것으 로 추정되고, 계약자는 ㅇㅇㅇㅇ로 되어 있으나 보험증권의 내용 에 ㅇㅇㅇㅇㅇㅇ과 ㅇㅇㅇㅇ개사에 50%씩 지분율로 가입한 것도 유사시 업무처리의 복잡성 등을 감안할 때 이해할 수 없는 사항임. * 보험가입금액 : ㅇㅇㅇㅇ ￦372,301,000,000.- ㅇㅇㅇㅇ ￦372,301,000,000.-
▲ 제안내용 일반상식에서 벗어난 계약내용으로 인하여 입주민에게 부당하게 관리비 부담을 초래하였는지 여부를 보험가입 당사자를 대상으 로 철저히 조사할 필요가 있으며, 보험가입에 따른 리베이트가 있었다면 관리외 수입으로 정식 입금처리 되어야할 것임. * ‘07년 1월 신규 계약되는 금액을 참고할 수도 있음
나. 소방시설관리 용역계약
▲ 계약내용
* 정기검사비 : 정밀점검비 22,294,800원 + 작동기능점검비 14,863,200원
▲ 검토의견 시공사의 실질적인 소방시설 설치 및 점검이 9월경에 완료된 점을 감안할 때 용역 발주를 서두를 필요가 없었다고 사료되며, 정기검사비의 경우 현재 아파트단지 일반적인 용역 금액보다 상당 히 높은 금액으로 추정되며 (일반적인 점검비용 : 4,000～5,000원/세당) 작동기능점검의 경우 용역 업체에서 무상으로 시행토록 협의도 가 능한 사항으로 사료됨.
▲ 제안내용 2006년 1월중 실시 예정인 종합정밀점검을 현 계약금을 적용하지 않고 시행하는 방안을 검토 추진. * 작동기능점검비 : 7월시행 및 지급 완료 3) 경쟁입찰에 의한 계약시행 업무의 하자 관련
▲ 검토대상
▲ 검토내용
ㅇ 대표회의실 비품구입 : 입찰 무효 업체를 낙찰자로 결정 계약자인 ㅇㅇㅇㅇ는 “응찰금액의 10%이상의 현금 또는 이행보증 보험증권을 입찰등록시 납부하여야 한다”는 입찰공고 조건에 따라 1,285,350원을 입찰보증금으로 납부하고 입찰에 참가한 후 입찰 시 1차에 13,830,000원으로 응찰하여 낙찰자로 결정되었으나, ㅇㅇㅇㅇ는 입찰보증금 조건보다 976,500원이 많은 금액으로 응찰 하였으므로 입찰 무효가 되어야 함에도 낙찰자로 결정되었음.
ㅇ 물탱크 청소 : 당초 입찰조건을 위배하여 낙찰자 결정 ‘06. 10. 30 입찰공고 내용에 입찰방법을 “일반 공개경쟁입찰”로 명 시 공고한 후, ’06. 11. 7 입찰시행(3개업체 참가)시 예정가격 이하로 응찰한 2개업체 중 가격이 높은 업체를 낙찰자로 결정하고 입찰공고문의 입찰방법에 “내정가 차하위 가격”이라고 수기로 기재. * 예정가격 : 4,840,000원 ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ 4,400,000원 ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ 4,780,000원 (낙찰자) 이는 일반공개경쟁의 경우 최저가 낙찰 원칙을 위배하여 낙찰자를 결정한 것임. * 입대의회장까지 결재란이 있는 개찰확인조서에는 담당자 도장만 날인됨
▲ 제안내용 위와 같은 사항은 담당자의 업무능력이 없거나 고의로 특정업자를 계약자로 부당하게 선정한 것으로 볼 수 밖에 없으며, 결재과정에 서도 검토가 안된 것은 이해할 수 없는 사항으로 원칙을 무시한 업무집행으로 1,354,500원 이상의 손실을 초래한 결과가 되었음.
향후 입대의의 관련업무 이사 등의 철저한 업무감독이 요구되며, 계약업무중 예정가격 결정, 입찰집행은 필히 입대의에서 관장할 것 을 제안함. 4. 하자 및 시설물관리 관련 검토사항
단지 시설물 관리상태를 현장 실사 등을 통하여 살펴본 결과 2006 년 1월 26일 사용검사 및 2월 3일 입주를 시작한 이후 1년여가 안 되는 짭은 기간 동안에 ㅇㅇ천평의 대지, ㅇㅇ만평의 건축연면적, 첨단시설로 운영되는 대단지의 어려운 관리여건 등을 감안할 때 각종 시설이 큰 무리 없이 관리ㆍ유지되고 있었으며 관리직원들도 해당 업무에 비교적 잘 적응하고 있는 것으로 평가되며,
행정적인 정리의 일부 미흡한 사항과 대부분 하자사항에서 비롯하 고있는 시설물 관리 문제에 대한 검토의견은 다음과 같음.
1) 장비이력카드 미작성 시설물을 장기적으로 적절히 유지ㆍ보수하기 위해서 필요한 각종 장비 등 시설물의 장비이력카드(족보) 미작성.
2) 각종일지 및 대장 정리 미흡 ㆍ하자접수 및 처리대장 : 각 공종별, 시공사별로 구분하여 접수 및 조치결과 까지 확인이 용이하도록 하자처리 문서 개선이 요구됨
ㆍ시공사 작업일보 : 작업일지에 일일작업 사항에 대한 구체적(6하 원칙)인 내용을 기재하도록 개선
ㆍ자재대장 : 저장품 등 자재의 입ㆍ출고 사항 기재 철저 요망
ㆍ발전기 일지 : 한전 정전시 발전기 가동에 따른 지침서 작성 요망
3) 건축부분 하자사항 육안 점검에 의한 점검결과 구조안전을 위해 문제 발생이 우려되 는 정화조와 지하저수조에 대한 철저한 보수가 요구됨.
가. 정화조
ㅇ 정화조① (ㅇㅇ-ㅇㅇ동), 정화조③ (ㅇㅇ-ㅇㅇ동), 정화조④ (ㅇㅇ동) 벽돌구조인 외벽은 이상이 없으나, 내부벽ㆍ골조에 미세균열이 발생하고 있어 지속적인 관찰이 요망됨.
ㅇ 정화조② (ㅇㅇ동)
ㆍ외벽상태 : 보수공사 중인 균열(2㎜ 내외) 부분을 포함 다수의 균 열 및 누수가 진행중에 있음.
ㆍ검토위견 : 구조물에 비해 정화조 용량의 과다여부, 구조물 시공 하자여부 등 원인규명이 필요하며,
근본적인 문제해결을 위해 시공사와 협의, 구조안전 진단 등을 통한 대책수립이 시급히 요구됨.
나. 급수 저수조 18개(소방용 2, 급수용 16) 저수조중 일부 저수조에서 균열 및 뒤틀 림에 의한 누수가 발생되어 보수작업(12월13일-12월20)을 실시하 였으나 유사한 하자가 다른 저수조에서도 발생할 우려가 크므로 각 저수조마다 정밀진단을 실시 근본적인 대책수립이 요망됨.
다. 기타사항 사용상의 하자 등을 이유로 하자처리에 동의하지 않고 있는 지하 주차장 Door lock 고장과 보도블럭 불량 문제는 시공사와 조속한 협의를 요망함.
4) 전기ㆍ 기계설비 부분 하자사항 관제실, 중앙감시실, 변전실(비상발전기실 포함), 통신실, 소방시설, 엘리베이터, 각종 조명기기, 기계실(급수펌프), 열교환기실, 정화조 실 등 단지의 중추신경 역할을 하는 시설들에 대하여 직원 및 전 문 용역업체에 의하여 비교적 양호하게 관리되고 있었으며, 다음 몇가지 사항을 보완 또는 검토사항으로 제안함.
가. 적정 난방온도 점검 민원이 많은 난방문제와 관련, 동별 밸런스 조정, 층간(저층ㆍ고 층) 온도 및 압력 측정치의 적정여부 등의 재 검토가 요망됨.
나. 옥탑 조명등 절전 검토 외곽동 옥탑 조명등(3종 : 메탈투광등, 나트륨등, 콜드캐소드등)에 대해 인근단지와의 균형 및 단지전체 이미지를 감안하면서 절전을 위 한 소등시간 조정도 고려해볼 사항이라 사료됨.
* 1시간당 절전액 : 35,219원/일, 12,678,840원/년 ㆍ등수량 : 메탈투광등 + 나트륨등 = 1,547개, 콜드캐소드등 304m ㆍ현 소비전력에 대한 월 전기료 : 5,282,858원
5) 조경 부분 하자사항 입주민이 항상 접하며 관심의 대상이 되고 있는 조경사항은 현재 많은 문제점이 있으며 특히, 조경수 하자문제는 쉽사리 해결할 수 없는 문제점을 내포하고 있는 것으로 생각되며,
수목의 하자발생을 최소화하는 전제 조건은 생장을 위한 적당한 환경을 갖춘곳에 활착이 어려운 하절기(7-8월)와 동절기(12-2월) 는 피하여 봄과 가을에 식재하고 수목이 활착하여 생장할 때까지 주기적으로 충분히 관수를 해야 하는 것으로, 고사목 등 현재 문 제가 되고 있는 수목 하자는 결국 위와 같은 전제조건 중 미흡한 부분에서 기인한다고 판단되며 이와같은 관점에서 검토된 조경수 하자에 대한 검토의견은 다음과 같음.
가. 조경수 하자발생 현황 현장 실사 결과 옥상 조경수(선주목, 청단풍)는 전체동에서 대부 분 고사되어 제거된 상태이며,
단지내 지상목은 고사목 등에 대한 교체내역이 정리되지 않아 상세내용을 알 수 없었으며 ‘06. 12. 12현재 고사된 상태에서 제 거후 미식재된 내역은 다음과 같음.
나. 조경수 하자처리 전망 식재공사 하자보수 의무기간은 사용검사후 2년(‘08년 1월)이며, 3월이후 본격적인 하자처리가 시행될 것으로 예상되나 수목 성장 을 위한 환경이 근본적으로 열악한 옥상 조경수와 소나무(장송) 같은 거목은 향후에도 계속 고사목 발생이 예상됨.
다. 검토의견
ㆍ하자보수 요청 철저 : 정기적으로 수목 생육상태를 점검하여 고 사목이 발생되면 수량을 파악하여 즉시 시공자에게 보식요청하고 비식재시기에 발생한 고사목은 시공자와 합동으로 수량을 파악한 후 사진촬영과 지상 10～50㎝에서 절단 및 제거.
ㆍ하자보식 대상 : 고사하거나 그 원형을 잃었을 경우 기식재 수목 과 동등품을 식재.
ㆍ식재조건 및 환경에 근본적인 문제(토양의 심도 및 토질, 수분공급 등)가 있는 수종은 별도의 대책을 검토하여 방안 수립.
* 특히, 가장 문제가 되고 있는 소나무 수종에 대하여는 조경전문가의 자 문등을 통하여 해결방안을 모색할 필요가 있음. 5. 관리업무 개선을 위한 착안사항
1) 관리외 수입의 운영 철저 지금까지 방만하게 운영된 관리외 수입(잡수입)을 입주민의 이해 관계를 충족하고 신뢰를 받을 수 있도록 합리적이고 경제적인 집 행기준을 수립하는 등 투명한 운영이 되도록 개선.
* 잡수입 운영 현황 (‘06. 2. 3 ～ 11. 30)
2) 급여성 이외의 인건비 절감 급여성이 아닌 각종 수당의 지급을 절감하기 위하여 부득이한 경우가 아니면 근무시간중에 작업, 입대의 참석 직원수 축소, 휴가비 등의 수당성 지급 금액의 적정기준을 정하여 시행.
* 특근수당 등의 지급 사례 ㆍ입주자대표회의 참석직원 특근수당 : 센터장 1,205,750원 (10.25～12.12 각종 입대회의 참석) 직 원 1,697,940원 (2～7명) ㆍ제설작업 1회 특근수당 : 428,820원 (7명) ㆍ비상발전기 시운전 특근수당 : 1회당 181,000원 ㆍ하계휴가비 : 기본급의 10% (센터장 230,000원 ～ 직원 120,000원) ㆍ입주기간 특근수당 : 25,000,000원 (단장외 27명)
3) 용역 등의 지명원에 의한 적격자 선정기준 수립 지출의 원인이 되는 공사, 용역을 지명원 등에 의한 서류심사로 적격자를 선정할 경우와 협상에 의한 계약체결시 객관적인 평가와 공정한 검토기준을 정하기 위하여 심사 평가기준을 수립 시행.
4) 기타 업무개선 관련사항 ㆍ기계, 설비 등의「장비이력카드」를 작성 유지ㆍ관리사항 기록 ㆍ안전을 위해 택배차량 지상통행 금지 검토 (현재 지원센터에서 허용중) ㆍ단체민원 등 민원 접수철은 처리결과 여부를 확인할 수 있도록 처리문서와 연계할 수 있도록 관리 ㆍ누구나 쉽게 원하는 곳에 주차할 수 있도록 안내간판 정비 ㆍ기동력 확보를 위해 기술직원용 자전거 또는 소형스쿠터 지급검토 6. 2007년 1월중 추진해야 할 주요업무
1) 제1기 회계년도 결산 (제1기 : 2006.1.1-2006.12.31) 관리규약 제60조 (결산) ① 관리주체는 재무제표와 그 부속명세서를 작성하여 회계연도 종료후 60일 이내에 임원회의의 심의를 받아야 한다.
2) 제2기 회게연도 예산편성 (제2기 : 2007.1.1-2007.12.31) 관리규약 제59조 (예산) ② 관리주체는 예산안을 작성하여 회계연도 개시 40일 전까지 입 주자대표회의에 제출하여야 한다. ③ 입주자대표회의는 회계연도 개시 10일 전까지 예산안을 심의 의결하여 관리주체에 통보하여야 한다.
3) 용역 등 계약 계약기간이 종료되는 용역 등의 계약 시행 ㆍ경비용역 계약 (‘07. 1. 31 종료) ㆍ청소용역 계약 (‘07. 1. 31 종료) ㆍ화재보험 가입 (‘07. 2. 2 종료)
4) 최저임금제 시행 관련 용역업체 협의 ‘07. 1. 1부터 감시ㆍ단속적 근로자도 최저임금제를 적용하고 도 급 형태인 용역의 경우 도급인도 연대책임이 있으므로 현재 용역 중인 경비 및 청소용역 업체와 최저임금제 적용에 문제가 없도록 협의.
* 연대책임 (최저임금법 제6조 제6항) 수급인이 도급인의 책임있는 사유로 근로자에게 최저임금액에 미달하는 임 금을 지급한 때에는 도급인은 해당 수급인과 연대하여 책임진다.
5) 장기수선충당금 적립금액 결정 및 부과 주택법시행령 제66조(장기수선충당금의 적립 등) 제3항에 의거 “사용검사일로 부터 1년이 경과한 날이 속하는 달부터 매월 적립” 하여야 함에 따라 적립금액을 결정한후 관리비 항목으로 부과.
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출처: 공동주택생활의 이해 원문보기 글쓴이: 네시아
