1. EVENT기획 Flow Chart
2. EVENT 기획 요소 분석 1) EVENT 주체 분석 ․주체의 설립 목적 ․주체의 장․단기 목표 (기업일 경우 Marketing목표) ․조직원의 사기 및 단결도, 속성 ․주체를 둘러싼 사회, 경제, 정치적 환경 ․그 주체에 대한 일반 대중의 요구 및 이미지 ․주체의 문제점, 강점, 약점, 기회 ․타 조직간의 관계 (경쟁관계, 보완관계, 대체관계, 협력관계) ․주체의 자금 규모 및 자금 동원 능력 ․관계 법령에 대한 분석 2) EVENT 필요성 도출 및 목표 설정 가. 필요성 도출 EVENT 주체가 처한 환경이나 문제를 EVENT를 통하여 해결할 수 있느냐의 여부를 판단 나. 목표 및 과제의 설정 ․궁극적 목표의 유형 - Good will 창조 - 판매촉진 - 문화수준 향상 - 지역사회의 개발 등 ․과제의 유형 - 인지도 제고 - 관심 고조 → Boom-up - Remind 효과 - 충성도 제고 - Trial 제고 3) Target 설정의 요소 가. 문화적 요소
․Culture - 인간이 태어난 후 기본적인 가치, 지각, 선호 등은 가족 및 다른 사회적 제도와의 사회화의 과정을 통하여 습득된다. 인간이 습득하는 가치의 종류에는 성취도, 성공, 발달, 효율, 물질적 안락함, 개인주의, 자유, 인본주의, 젊음이 있다. - 사회에 전반적으로 흐르는 문화의 성향을 파악하여야 한다.
․Sub Culture - 지역, 인종, 종교 등에 따라서 어떤 특정한 집단이 가지는 편견, 선호, 금기사항들이 있다.
나. 사회적 요소
․준거집단 - 각 개인의 태도나 행동에 영향을 미치는 집단이 있다.
․가족
․사회적 역할과 책임
다. 개인적 요소
․나이와 Life-cycle - 나이에 따른 Life-cycle은 독신단계, 신혼, 6세이하 자녀를 가진 단계, 6세이상의 자 녀를 가진 단계, 자녀가 독립을 한 단계 등이 있다.
․직업
․경제환경 - 수입, 저축, 자산, 소비와 저축에 대한 Mind
․Life style - Life style의 요소는 행동(Activities), 관심(Interests), 의견(Opinions)으로 이루어진다. * A. I. O 분석 구조
라. 심리적 요소 사람이 어떠한 태도, 행동, 구매 등을 할 때는 동기부여, 학습, 믿음과 태도에 의해서 영향을 받는다. * Maslow의 Needs의 단계설 자연적 Needs (배고픔, 갈증, 추위) ↓ 안 전 Needs (안전, 보호) ↓ 사회적 Needs (귀속감, 사랑) ↓ 명 예 Needs (자기명예, 지위) ↓ 자기실현 Needs (자기개발, 현실화)
4) 테마 및 유형의 결정 가. 테마 발생법 ꠆ꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠈ ꠐ Case Study 연구 ꠐ ꠐ (국, 내외) ꠐ ꠌꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠇꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠎ ꠐ기준설정 ꠆ꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠈ 정보수집 ꠆ꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠍꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠈ Idea 수집 ꠆ꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠈ ꠐ EVENT ꠉꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏ→ꠋ 테 마 발 상 ꠐ←ꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠋ EVENT ꠐ ꠐ 정보 ꠐ ꠌꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠇꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠎ ꠐ 감성 ꠐ ꠌꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠎ ꠐ ꠌꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠎ ˙신문,잡지 ꠆ꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠍꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠈ ˙영화, 연극 ˙TV, Radio ꠐ 경쟁사 및 유사 ꠐ ˙음악, 미술 ˙영화 ꠐ 행사에 대한 ꠐ ˙코메디 ˙기업정보 ꠐ 분석 ꠐ ˙스포츠 ˙관련지 ꠌꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠇꠏꠇꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠎ ˙패션 ˙전문지 ꠐ ꠐ ˙광고 ˙조사보고서 ꠆ꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠍꠏꠍꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠈ ˙생활, 교양문화 ˙음악정보 ꠐ 테마선정 기준에 ꠐ ˙자연 ꠐ 의한 Check ꠐ ꠌꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠏꠎ 나. 테마 선정 기준 ․ 목표 및 전략에의 부합성 ․ 대상의 Needs에의 부합성 ․ 공존, 공유, 공감대 형성의 가능성 ․ 화제성 및 의외성 ․ 전파성, 독창성, 안정성 ․ 실현가능성 ․ 예산의 효율성 ․ 비일상성 ․ 타행사와의 차별성 ․ 시의에의 부합성 ․ 계절감각에 적합 4-1) EVENT 테마 및 소재에 따른 EVENT 유형
가. 공공 EVENT 자선금, 교통안전, 신체장애자 복지, 화재예방, 공공시설 물품기증, 공공사업 (철도, 가스, 전기), 환경미화, 현혈, 녹화, 공해방지
나. 식품 EVENT 사용법 개발강좌, 지방특산품전, 특정산품 Collection, 자연식품전, 미용식품전, 민속요리 Contest
다. Fashion-Show 시즌별, 연령별, 옷의 종류별
라. 점두 파티형식 EVENT 미용강좌, 윈도우쇼, 점두시음, 로보트 연주회, 판토마임, 커뮤니티 보오드
마. Demonstration 박수, 케익, 폴라로이드
바. Play Event 스포츠 혹은 게임 참가 Concert, 미인대회, 가요, 일러스트, 작사, DJ, 수영 등
사. 선물 EVENT 빙고, 다트 게임
아. 아동 EVENT 비행선, 특별열차, 데코레이션카 자. 전시 Collection전 회화, 엽서
차. 회원제 EVENT 파티, 강좌
카. 탈렌트 기용 EVENT 1일 점장, 사인회, 촬영회
타. City Life EVENT 호화 디너쇼, 시즌 Party, 가족 숙박 기획, 고급품 전시회 5) EVENT 장소론 가. 장소선정의 원칙
․ 가능한 한 집객대상이 되는 사람들이 평소에 많이 찾는 장소를 이용하라. 예) 농구장, 야구장, 대학로, 명동, 롯데월드, 서울대공원, 각종 유원지, 국립공원, 백화점… ․ Target층과의 친밀성이 있어야 한다. ․ 지명도가 있어야 한다. ․ 교통이 편리해야 한다. ․ EVENT 실현 가능성이 있어야 한다. ․ 집객 대상 인원을 고려해야 한다. ․ 장소 섭외 비용, 설치물, 인․허가 조건 등을 파악해야 한다. ․ 평소에 쉽게 접근할 수 없지만, 방문을 원하고 어느정도의 권위가 있는 장소가 좋다. ․ 계절을 고려해야 한다. ․ 안전성을 고려해야 한다. 나. 한국의 주요 EVENT 장소
6) Publicity
가. 대중 Publicity
․ 목적 : Event를 Tool로써 활용하여 보다 많은 대상에게 홍보하여 사회적 Boom up 이나 Good will 조성
․ 방법 : - Mass-media의 지면이나 공간 구매 (PR, 광고) - News release를 통한 적극적 Publicity - Mess-media사와의 계약을 통한 EVENT 실황중계, 녹화약속, 다큐멘타리 형식의 방송, 기획기사화 - 기존 광고매체의 일부를 할애 - 언론인 초청에 의한 자연스런 Publicity
나. 집객대상이 자주 출입하는 지역이나 장소에의 Publicity
․ 목적 : EVENT에 집객을 유도하고 Target층에 대한 호의를 유도
․ 방법 : 포스터, 현수막, 전단, 지역지 광고, 대중지 지역별 삽지, 기념품 배포, Ad Balloon 및 비행선 사용, 컴페니언에 의한 현장 홍보, 버스․지하철 노선 광고, Sticker 이용, Character 설치, 육교광고, 간이 EVENT 실시, Sampling
다. 초청대상에 Direct 홍보
․ 목적 : 직접적인 집객 유도
․ 방법 : 행사고지용 D.M., 안내장, 팜플렛의 발송, 전화이용, 회원단체 직접 방문
라. 행사현장에서의 홍보
․ 목적 : 현장 Identity 및 분위기 조성
․ 방법 : 행사장 Decoration, Flag, 현수막, Ad Balloon 등 각종 P.O.P. 설치, 기념탑, character 등 각종 Id물 설치, 행사장 진입 유도 Sign 등
7) EVENT 집객 방법
가. 심리적 측면 인간의 본능적 욕구 및 잠재의식을 자극시켜 흥분, 쾌감을 느끼게 하거나 사회적 귀 속감, 지위의 향상, 자기실현 등과 같은 가치를 부여해 준다.
나. 기획, 연출적 측면 ․ 보는 재미, 먹는 재미, 참여의 재미를 부여한다. ․ 감동, 감격, 기쁨을 느끼게 한다. ․ 드라마틱한 전개가 있어야 한다. ․ 테마, 내용이 알기 쉬어야 한다. ․ 시사 및 계절에 민감하게 부합한다. ․ 타행사와 차별화한다. - 선망대상의 출현진(영웅) 등장 - 프로그램의 차별화 (관심, 흥미의 요소 가미) - 특수장치 효과의 차별화 (영상, 미술, 조명, 음악 등 …) ․ 전체적 분위기, 상품, 프로그램이 풍성해야 하며, 그 풍성함속에서 하나의 Point가 있어야 한다. ․ 상업적 냄새를 축소화 혹은 배제시킨다.
다. 장소적 측면 ․ 사람이 항상 모이는 장소가 유리하다. - 집객 용이, 비용의 절감 - 특정 Target에의 접근 가능 ․ 지명도, 친밀감, 선망의 대상이 되는 장소가 유리하다. ․ 비일상적인 세계를 체험할 수 있는 장소가 좋다. ․ 기존 EVENT가 있는 장소를 활용한다.
라. 다른 Promotion 전략과의 연계 Incentive Sale Promotion 광고 등과 연계해 일종의 캠페인의 일환으로 EVENT 실행 될 때 집객의 힘이 크다.
마. Publicity 측면 ․ Mass media 후원시 공신력, 인지도 제고의 효과를 얻어 강력한 집객력을 얻을 수 있다. ․ 공익단체, 정부의 후원, 협찬, 공동주체를 할 경우 공신력을 증가시켜 집객효과가 크다. ․ 기존 광고매체의 시간․공간을 일부, 전부 할애할 시 참가에 대한 소구력이 강하고, 참가여부를 사전에 판단할 수 있어 집객 전략의 융통력을 발휘할 수 있다.
바. 물질적 Benefit ․ 희귀하거나 유용한 기념품을 보다 많은 사람에게 제공할 경우 집객이 용이하다. ․ 화제성이 될만한 경품이나 고가의 경품을 사용할 경우 집객효과가 크다. ․ 참가비용 및 노력은 가능한 한 적은 것이 유리하다. ․ 평소보다 훨씬 싼 가격에 물건을 제공한다.
사. Club membership 혹은 회원제 집중 공략 ․ 동호인 단체, 협회 및 인적 Network에 일정한 약속을 하면 쉽게 동원할 수 있다.
8) 운영계획
가. Staff의 역할 및 인원수의 명확화 - 기획, 연출 Staff - 제작 Staff : 무대, 영상, 음악, 조명 - 진행 Staff : 섭외, 운송, 숙박, 식사 - 관리 Staff : 출연진, 행사장 주변관리, 행사장 실비관리 - Publicity 관련 Staff * 비상 연락처 및 Profile 확보
나. 연출 및 제작관계 운영계획 - 기획, 연출회의 일정 - 제작물 제작계약 및 제작일정, 제작물 설치일정 - 리허설 일정 : 부분 리허설, 총 리허설, 현장 리허설
다. 대외 섭외 - 출연진 섭외 - 장소 섭외 - 행사장 계약 - 관청관계, 인허가 - Publicity 관계자 섭외
라. 행사 당일 인원배치 계획 - 행사장 내 : 연출 Staff - 행사장 입구 : 집객, 기념품 증정, Ticket판매, 내객확인 - 행사장 주변 유도용 인원 - 행사장 평면도 - 행사 당일 Schedule
마. 운송, 운반, 교통 및 기타 - 제작물 및 기념품 경품 보관, 운반, 운송 - 출연진 이동 및 숙식, 출연료 지급 관계
바. Client의 응접 계획 - Client VIP 응접 (숙식, 교통) - Client 실무자의 응접 (숙식, 교통)
사. 행사 후 처리 - 행사장 정리 - 제작물 철수, 보관 - 기념품 반납
아. 자금 관계 - 선급금 수렴 - 1, 2차 중도급 수령 - 현장 자금 지불시기 및 금액 (출연료, 장소대여료)
자. 종합 Check List 및 Schedule표 작성
9) EVENT 평가 방법
가. 양적인 평가 방법
․ 원했던 참가대상의 수 계산(응모수, 초대참가, 사내참가, 협력참가, 가입자 수)
․ 목표수치에 대한 달성 정도 예/판매목표, 이익목표, Communication목표
나. 질적측면의 평가 방법
․ 관중들의 호응도, 만족도 측정 - 현장관찰, 영상 및 정사진에 의한 기록관찰 - 현장 설문지 조사 - 행사후 Feed back 정도
․ Publicity 효과 - 행사에 대한 인지도, 행사주체에 대한 Image-up을 행사후 설문지 혹은 pannel 조사 - Publicity 매체의 종류, 양, 회수에 대한 조사
․ 행사 Staff, Client, 관련자들에 대한 Opinion leader 자격으로서의 주관적 평가
․ 사내 종업원들 및 관련자들의 사기 및 참여도
다. 상대적 평가 경쟁사, 유사행사의 결과에 대한 상대적 비교
EVENT PD의 요건
가. 계획성 뚜렷한 목표 및 전략하에서 기획을 입안하고 제작, 진행, 실행까지 철저한 전략적 사고하에서 작업을 할 수 있는 능력이 있어야 한다.
나. 실행력 일의 추진 도중에 오는 실현 불가능한 현실, 내․외부의 의견 불일치 및 변경요구에 동요됨이 없이 강력하게 업무를 추진하여야 한다.
다. 결단력 출연진의 약속 불이행, 기후관계 등의 예기치 못한 일이 발생할 경우 차선의 대책을 즉각 실행에 옮겨야 한다.
라. 인간관계 광고주, 내부전문가, 외부관계자 등의 많은 사람을 설득하고 Communication을 원활히 하기 위해서는 인간 관계가 좋아야 한다.
마. 조직력 및 지도력 적재적소에 유능한 인재를 배치하여 조화시키고, 지휘 감독이 일사불란하게 되어야 한다.
바. 낙천성 이벤트 진행 및 실행시 부딪히는 많은 난재들을 긍정적인 면에서 처리해야 한다.
사. Creative 능력 독특한 테마의 개발 능력, 독창적인 연출감각이 있어야 한다.
아. 수익 감각 예산 수립, 배분과 그에 따른 수익율에 대한 안목도 있어야 한다.
자. 감동성 다른 사람을 감동시키기 위하여서는 자기자신이 감동을 해야 한다.
출처 : 예스폼 "이벤트 기획서 작성법" 최광환 - 엘지애드 SP부장 |