지출결의서, 품의서, 기안서

1. 지출결의서의 정의 지출결의서는 말 그대로 지출이 발생 시 회사 내부 관리상 지출을 사전 승인 요청한다는 관리 서류입니다. 해당 회사에서 비용이 지출될 때 상부에 결재를 받기 위해 작성하거나 지출에 대한 ‘내부통제용’으로 사용하기 위해 만드는 것이 일반적입니다.   2. 지출결의서의 필요성 • 회사의 자금을 지출할 때에는 회사 결정권자의 결재를 받아 지출을 하는 것이 일반적입니다. 규모가 작은 회사라면 모든 집행의 결정이 신속하게 이루어질 수 있기 때문에 별도로 자금을 지출 전에 사전허가를 생략하는 경우도 있으나 대규모의 회사라면 수시로 크고 작은 비용지출이 이루어지기 때문에 결정권자 혼자서는 모든 결정을 다 수행할 수가 없습니다. • 사전에 지출(품의)결의서를 통해 자금 지출에 대한 결재를 받고 자금 집행의 결과로 지출 일자, 지출 금액, 관련 영수증 등을 첨부하여 결과사항을 다시 결재를 받게 되는 것입니다.   3. 품의서의 정의 품의서란 담당자가 어떤 일을 진행하기 위해 최종 결심이 섰을 때본인 위 상사에게 어떤 목적으로 어떤일을 하고자 하오니 결재 하여 달라는내부공문 입니다.이 품의서란 업무의 증거로 남기 때문에 오류가 없어야 하고실행 후 결과 보고 또한 있어야 합니다. 통상적으로 대기업에서는 1,000만원 이하의 비용이 들어가는품의서는 해당 중역까지 이고, 그 이상은 '대표이사' 결재를 받아야합니다.'결재'는 이름 그대로 품의서를 최종 승인자가 결재 하는 것이고'결제'는 돈을 지불하는 것 입니다. 즉, 품의서는 주로 물품 구매와 같이 기존에 발생한 행위에 대해서 상급자에게 동의를 구하는 역할을 합니다. 물품구매, 인력 채용, 업체 제휴 등 사안에 대해서 보고 및 결제를 구하는 양식으로 수량, 단위, 금액 등의 정확한 수치를 필요로 하는 것 입니다.   4. 기안서의 정의 기안서는 어떤 행위의 발생을 위한 발의 양식 입니다. 품의서와 같이 기 발생한 일에 대해서 동의와 결제를 구하기도 하지만 보다 포괄적으로 발생 장소, 담당자, 내용, 소요 비용, 인력, 시기, 결과 예상까지 전체적 맥락을 구성하여 자세한 스토리를 담당자에서부터 상위 결제자에까지 보고되는 형식입니다. 그러나 흔히들 품의서와 기안서를 구별하지 않고 사용하고 있는 것으로 압니다. 그러나 품의서와 기안서는 엄연히 다른 의미를 가지고 있고 형식과 내용도 많은 차이가 있는 것이 사실입니다.