협동조합 설립신고·공증·등기·사업자등록까지 필요서류 총정리

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협동조합 설립신고·공증·등기·사업자등록까지 필요서류 총정리

1. 협동조합 설립신고할 때 필요서류와 주의사항

□ 정관 사본 1부

-발기인의 간인이 되어 있어야 하고, 하단에 발기인의 기명날인도 필요합니다. 사본이 아니라 간인과 기명날인이 된 원본을 여러 개 만들어 그중 한 부를 제출해도 무방합니다. 사실 우리는 사본 대신에 원본 네 부를 만들어 제출했는데, 진짜 번거로웠습니다만 혹시나 하는 마음에^^;

-정관은 중요하기 때문에 나중에 한 번 더 언급하겠습니다. 그때 협동조합 표준정관(기재부 협동조합 사이트 등에서 다운 가능)과 우리 협동조합 '경제민주를 향한 소통' 이 만든 정관도 올려놓겠습니다.

□ 창립총회 의사록 사본 1부

-역시 간인과 기명날인이 되어 있어야 합니다. 날인 등을 할 사람은 참석 조합원, 또는 임원, 또는 선출된 서명인이라는 등 여러 의견이 있습니다(총회 의장 포함). 우리는 서명인을 선출하고 그 과정을 의사록에 집어넣었습니다. 이 과정은 나중에 더 자세히 말씀드릴 기회가 있을 것입니다.

-우리 협동조합은 의사록 역시 정관과 마찬가지로 원본을 제출했습니다. 이때는 간인은 도장으로 하고, 서명은 사인으로 했는데 구청 관계자는 특별히 문제 삼지 않았습니다.

-하지만 공증 때는 엄격히 보기 때문에 간인과 서명은 인감도장 등으로 미리 통일하는 게 좋습니다. 우리는 인감도장 하나를 다시 가져오기 힘든 사정이 있어서 사인으로 간인과 서명을 통일했습니다.

-어떤 사이트를 보니 협동조합 설립신고를 할 때도 창립총회 회의록 공증이 필요하다고 했는데, 우리 협동조합이 위치한 동대문구청은 공증 여부를 따지지 않았습니다. 하지만 설립등기 때는 공증이 된 의사록 제출이 필요합니다.

-우리 협동조합 '경제민주를 향한 소통'의 의사록도 참고하시라는 의미에서 조만간 올려놓겠습니다. 그뿐 아니라 설립신고서와 함께 우리가 제출한 각종 서류, 등기신청서 등도 함께 업데이트하려 합니다.

□ 사업계획서 1부

-동대문구청 협동조합 설립신고서에 같이 첨부되어 있습니다. 사업계획서의 ①사업 금액, 수입·지출 예산서의 ②수입액 ③지출액, 이 세 가지가 정확히 일치해야 합니다.

-또 동대문구청의 신고서에는 일반적인 사업계획서와 함께 세부사업별운영계획이 함께 들어 있습니다만(이 서류의 세부사업비 총액도 앞선 세 가지의 금액와 일치해야 합니다), 기재부 사이트의 사업계획서에는 세부사업별운영계획이 빠져 있습니다. 따라서 어떤 서류로 제출해야 할지 해당 지자체 등에 문의하시는 게 좋다고 생각됩니다.

□ 임원 명부(임원의 이력서 및 사진 첨부) 1부

-역시 설립동의자 명부, 수지예산서, 출자 좌수 서류 등과 함께 같이 첨부해 놓았습니다. 물론 사진 등은 따로 준비해야겠지요.

-또 공증 때 임원명부에 인감도장 날인을 요구하는 경우가 있으므로, 가능하면 임원명부상에 날인할 곳을 만들고 인감도장을 찍는 것도 방법입니다.

□ 설립동의자 명부 1부

-동대문구청의 협동조합 설립신고서에 함께 양식이 첨부되어 있습니다.

□ 수입ㆍ지출 예산서 1부

-역시 동대문구청의 협동조합 설립신고서에 함께 첨부되어 있습니다.

□ 출자 1좌당 금액과 조합원 또는 회원별로 인수하려는 출자 좌수를 적은 서류 1부

-역시 동대문구청의 협동조합 설립신고서에 함께 첨부되어 있습니다.

□ 창립총회 개최 공고문 1부

▲창립총회의 일시 및 장소 ▲설립동의자 및 조합원의 자격 요건 ▲ 창립총회에서 의결할 사항 등을 공고합니다. 홈페이지와 주사무소에 창립총회 개최 1주일 전까지 올리고, 조합원들에게도 이메일 등으로 공지해야 합니다. 우리는 홈페이지에 올린 공고문을 캡처·인쇄해서 설립신고할 때 동대문구청에 제출했습니다.

□ 합병 또는 분할을 의결한 총회 의사록[「협동조합 기본법」 제56조(제83조에서 준용하는 경우를 포함한다)에 따른 합병 또는 분할로 인하여 설립하는 경우에만 제출합니다] 1부

-대부분의 설립신고에는 필요 없을 것으로 보입니다.

2. 협동조합 설립신고에서 회의록 공증 시 필요서류와 주의사항

□ 총회 회의록 원본 3부(또는 2부?)

-임원의 기명날인과 간인이 된 원본 세 부가 있어야 한다고 합니다. 그런데 우리 협동조합 ‘경제민주를 향한 소통’은 창립총회에서 서명인 세 명을 뽑고, 의장(나중에 이사장이 됨)과 함께 네 명이 사인으로 서명과 간인을 했습니다.

-또 우리가 방문한 공증사무소에서는 임원이나 서명인이 아니라 창립총회에 참석한 조합원 모두의 날인과 간인을 요구했습니다. 그런데 세 명의 서명인을 선출한 것이 우리 총회의 회의록에 나왔기 때문에 공증사무소는 물론 등기소에서도 더 이상 문제가 되지는 않았습니다.

-인감도장 대신에 사인으로 간인과 서명을 한 것도 큰 문제는 없었습니다. 다만 공증사무소와 등기소에 확인 과정은 필요하다고 생각됩니다.

-회의록에 조합원별 출자좌수를 적어야 한다고 공증사무소 측에서 말했습니다. 우리는 출자자 명부를 첨부서류로 냈고, 협동조합은 지분보다 사람이 중요하다고 말해서, 그러면 괜찮다는 공증사무소 측의 답변을 들었습니다.

-또 우리가 방문한 공증사무실에서는 규정이 바뀌었다며 총회 회의록을 두 부만 요구했습니다. 다만 설립신고 때도 지자체에 회의록을 제출해야 하고, 협동조합의 내부 자료로도 보관할 필요가 있으니, 간인과 날인이 된 원본을 서너 부 정도 갖추는 것도 필요하다고 생각됩니다.

□ 이사장의 진술서

-공증사무소에 양식이 있습니다. 그 양식을 달라고 해서 현장에서 바로 적어서 제출하면 됩니다. 그밖에 임원 명부를 요구하기도 하기 때문에, 협동조합 설립신고 때 인감도장이 찍힌 임원 명부를 미리 준비해 두시는 것도 좋습니다.

□ 정관 원본 또는 복사본 3부(2부?)

-협동조합 설립신고 과정에서 출자금이 10억 원 이하라면 정관은 공증의 대상이 아닙니다. 이때 공증할 서류는 창립총회 회의록일 뿐이며, 정관은 첨부서류로 함께 제출합니다. 또 우리의 경우 창립총회 회의록과 함께 두 부만 제출해도 된다고 들었습니다.

-우리 협동조합은 발기인 다섯 명이 인감도장으로 간인과 날인을 해서 정관 원본 네 부를 만들었습니다(정관은 꽤 길기 때문에 도장 찍느라 팔이 빠지는 줄 알았습니다^^; 근데 정관의 수정사항까지 몇 번이나 있었다는^^;;;).

-하지만 공증사무소의 설명에 따르면 간인과 기명날인이 된 원본 한 부를 만들고, 나머지는 복사해서 ‘원본대조필’ 도장을 찍으면 된다고 합니다. 또 법인도장도 함께 찍습니다. 역시 공증사무소에서 확인하시는 게 좋을 듯합니다.

-참고로 정관 역시 내부 비치용, 설립신고용, 공증사무소 보관용, 법인 등기용, 사업자등록용 등으로 여러 부가 필요합니다.

□ 조합원의 명부

-공증사무소에 양식이 있습니다. 다만 우리는 협동조합 설립신고 과정에서 조합원 명부와 출자자 명부 등을 제출했기 때문에 그 서류로 대체해도 된다는 말을 들었습니다.

□ 조합원의 위임장과 인감증명

-창립총회 때 가져와 달라고 하면 더 편하겠죠. 우리가 방문한 공증사무소에서는 총회에 참석한 조합원 모두의 위임장과 인감증명이 필요하다고 했습니다.

※ 공증 때는 법인 도장과 이사장의 인감도 함께 가져가야 합니다. 회의록과 정관에 법인 도장을 찍어야 하고, 이사장도 자신의 도장을 찍을 곳이 여러 군데 있습니다. 법인 도장은 인감으로 쓸 것이 아니어도 상관없을 듯합니다. 하지만 법인인감은 등기 때 신고해야 하기 때문에 미리 만들어서 공증 때도 사용하는 게 좋겠죠.

3. 협동조합 설립 등기 때 필요서류와 주의사항

□ 등기신청서

-어떤 내용으로 적어야 하는지 나중에 자세히 설명할 기회가 있을 것입니다. 우리 협동조합  '경제민주를 향한 소통'은 등기의 사유와 목적을 적는 게 어려웠는데, 앞의 연재 글에서 그 사정을 말씀드린 바가 있습니다. 간단히 말씀드리면 사유는 ‘설립’, 목적은 정관의 목적 및 사업 내용으로 적으면 됩니다.

□ 정 관

-세 통이 필요하다고 하는데, 우리 협동조합 경제민주를 향한 소통이 동대문등기소에서 등기할 때는 두 통이었습니다(공증용, 등기소 제출용).

□ 창립총회의사록

-역시 세 통이라고 하는데, 우리의 경우 공증 받은 회의록 두 통만 필요했습니다.

□ 취임승낙서와 인감증명서

임원의 취임승낙서와 인감증명을 가리킵니다. 우리 홈페이지의 자료실에 취임승낙서 양식을 올려놓았습니다.

□ 주민등록표등(초)본

-역시 임원의 주민등록등본이나 초본입니다. 이사장, 이사, 감사가 해당되겠죠.

-여기에도 에피소드가 있습니다. 처음에 여러 사이트를 검색해서 임원의 등·초본만 준비했습니다. 그런데 등기신청서에 나온 첨부서류를 보니, ‘임원의 등·초본’이 아니라 그냥 ‘등·초본’으로 나와 있더군요. 혹시 조합원 전부의 등·초본을 제출하라고 하면 어떡하나 하고 내내 가슴을 졸였답니다(아~ 새가슴^^;;).

□ 주무관청의 설립신고필증 또는 설립인가증

신고필증은 협동조합, 인가증은 사회적협동조합입니다. 이 글은 일반 협동조합을 중심으로 진행하고 있습니다. 또 필증이나 인가증은 사본으로 제출해도 됩니다. 혹시 모르니 원본은 지참하시길~^^;;

□ 출자금 총액의 납입이 있음을 증명하는 서면

-협동조합 설립신고가 끝나면 이사장 명의로 통장을 만들어 조합원들에게 출자금을 납부하도록 합니다. 그 뒤 해당 은행에서 잔액증명서를 요청하면 되는데, 증명서가 발급된 당일은 출금이 정지된다는 점에 주의하시기 바랍니다.

□ 인감신고서(+법인인감용 도장+인감대지)

-법인의 인감에 관한 사항입니다. 미리 법인의 인감용 도장을 만들어 함께 가져가야 합니다. 양식은 인터넷등기소의 법인등기 란으로 들어가시면 다운받을 수 있지만, 우리 홈페이지 자료실에도 올려놓았습니다.

-인감신고서 외에 ‘인감대지’도 함께 제출해야 합니다. 앞서도 말씀드린 바 있는데, 일정한 용지에 법인인감을 찍어 대조할 수 있는 종이입니다. 역시 인터넷등기소의 법인등기 란에서 다운받을 수 있습니다만, 인감신고서와 함께 우리 홈페이지의 자료실에 올려놓았습니다.

-법인 인감으로 쓸 도장은 가로 세로 각각 2.4cm 안쪽으로 만들어야 합니다. 우리 협동조합은 그것보다 조금 큰 것을 만들어 제출했다가 한 번 수정을 거친 바가 있었죠^^;;;

□ 등록면허세 영수필 확인서

-등록면허세는 해당 기초자치단체의 세무과에 냅니다. 세무서가 아니라는 데 유의하시기 바랍니다. 우리는 동대문구청 세무과에서 납부를 완료했습니다. 사전에 문의하시고, 등기신청서 등을 가지고 가야 합니다.

-금액은 기본적으로 ▲출자액의 일정 비율(1.2%)에 대해 산정하되 ▲면허세 납부액의 20%를 지방세로 더 내고 ▲출자금이 일정액 이하라 해도 최소 납부금액이 있으며 ▲수도권 과밀억제권역의 경우는 세 배를 곱하기 때문에 계산이 복잡합니다. 그냥 세무과에 전화해서 물어보면 친절하게 알려줍니다.

□ 위임장(대리인이 신청할 경우)

-이사장이 직접 신청하면 위임장이 따로 필요 없습니다. 다만 앞선 팁(Tip)에서 말씀드렸듯이, 혼자가 아니라 두 명(두 명 이상이면 더 좋겠죠^^)이 실무를 진행하시는 게 좋습니다. 등기소에서 겪은 굴욕담에 대해 한 번 말씀드릴 때가 있을 겁니다^^;

※ 법인인감 카드라는 것이 있습니다. 법인 인감증명의 발급 때 필요한 것인데, 함께 신청해 두시는 게 유용합니다.

4. 협동조합 사업자등록 때 필요서류와 주의사항

□ 법인설립신고 및 사업자등록신청서 1부

-이 서류는 세무서에 비치되어 있다고 하는데, 우리 협동조합 경제민주를 향한 소통의 관할인 동대문세무서는 전산화가 이뤄진 상태였습니다. 사업자등록신청서도 번호표를 뽑고, 기계화·전산화된 설비에서 화면을 통해 기입하게 되어 있었습니다.

-터치 버튼을 눌러 이사장 주민등록번호에서 세부사항까지 모두 다 기입하고, 출력된 번호표를 뽑습니다. 자리에 앉아 있으면 은행에서처럼 딩동! 소리가 울리고, 우리 번호가 맞으면 담당 공무원을 만나 이런 저런 확인 절차에 들어갑니다. 삭막하긴 하더군요^^;

□ 법인등기부등본 1부

-인터넷등기소 등에서 뽑을 수 있습니다. 앞으로 법인 통장도 만들고 해야 하니 몇 부 더 뽑아두시는 게 좋습니다.

□ 법인 명의의 임대차계약서 사본(사업장을 임차한 경우)

-협동조합은 사무실은 물론 일반 가정집을 주사무소로 할 수도 있습니다. 대부분 임대차계약을 했을 것이지만, 무상으로 임차할 수도 있죠. 이 경우는 무상임대차계약서가 필요하고, 계약서상의 임차인은 협동조합 법인이어야 합니다. 우리 협동조합 '경제민주를 향한 소통' 홈페이지의 자료실에 무상임대차계약서 양식을 올려놓겠습니다.

□ 정관 1부

정관도 몇 부 필요하다고 여러 번 말씀드렸습니다.

□ 인감증명서 1부, 인감도장

-법인 인감증명서를 말합니다. 이것도 몇 부 뽑아두는 게 좋겠죠.

□ 조합원 또는 출자자명세서 1부

-우리 협동조합은 설립신고 당시의 조합원 명부와 출자자 명세서를 세무서에 제출했습니다.

□ 협동조합 신고필증 또는 설립인가증 사본

일반 협동조합은 지방자치단체에서 설립신고필증이 나오고, 사회적협동조합은 주무관청에서 설립인가증이 나옵니다. 해당되는 서류의 사본을 내시면 됩니다.

□ 사업허가, 등록에 관한 서류(해당될 때)

-협동조합으로 등기를 했다고 해도 어떤 사업을 하기 위해서는 다른 자격이 필요한 경우가 있습니다. 가령 화물차 운송사업과 관련된 협동조합이라면 운송사업허가증이 필수이겠죠.

-협동조합 경제민주를 향한 소통의 경우 경제민주의 확산·발전을 위한 연구 출판과 조사 활동, 여론 형성 및 제도 개선 활동이 설립 목표입니다. 여기에 ‘출판’이 들어갔기 때문에 관할 구청에 출판업 등록을 미리 했습니다(책도 나왔습니다^^;). 따라서 사업자등록을 신청할 때 출판업 등록증 사본도 함께 제출했습니다.

□ 현물출자명세서

-협동조합의 출자는 보통 현금으로 하지만 현물로도 가능합니다. 여기 해당되지 않는다면 제출할 필요가 없습니다.

□ 위임장(대리인이 신청할 때)

-이사장이 직접 신청하는 경우라면 위임장이 따로 필요 없습니다.

※ 협동조합 설립신고 등에 대해 문의하실 분은 우리 협동조합 ‘경제민주를 향한 소통’ 홈페이지의 Q&A 상담실로 연락 주세요^^