(서울) 2019년 서울특별시교육청 기록물관리 지침

[김민회]

2019년 서울특별시교육청 기록물관리 지침 주요 내용(요약).hwp

2019년 서울특별시교육청 기록물관리 지침.pdf

① 기록물 폐기절차 및 기준 준수

보존기간이 경과한 기록물은 법적 절차에 의해 ‘생산부서 의견조회 ⇒ 기록물관리전문요원의 심사 ⇒ 기록물평가심의회 심의’를 거쳐 최종 폐기로 결정된 기록물만 기록관 주관 하에 폐기 가능

② 기록물 등록 및 정리 철저

기록물을 생산‧접수한 때에 해당 부서의 업무관리시스템 ‘문서등록대장’에 등록하여 관리

- 수동등록 할 때는 반드시 비전자기록물을 스캔하여 이미지파일을 첨부해야 하며, 이때 원본기록물은 비전자기록물이므로 반드시 진행문서파일에 넣어 관리해야함

※ 문서의 스캔 이미지파일 미첨부 시, 기록관리시스템에서 활용 불가

- 전자문서 붙임 파일 첨부 시 암호화 또는 압축파일 금지

･ 개인정보 등이 포함되어 있는 문서는 ‘직원열람제한’기능을 활용하여 보호

･ 압축파일(zip, alzip 등)은 업무관리시스템에 등록되는 파일수와 실제 파일수 가 상이하여 전자문서의 진본성 입증 곤란

- 전자기안문에 비전자 붙임물이 있는 경우, 전자기안문을 출력하여 비전자 붙임물 앞면에 부착하여 편철‧관리

※ 전자문서의 붙임 종이문서 유실 방지 및 기안문과의 연계 관리를 위함

③ 학적기록물 관리

학교생활기록부(학교생활기록부Ⅰ)와 학교생활세부사항기록부(학교생활기록부Ⅱ)는 공공기록물법에 따라 준영구 보존. 출력하여 관리하지 않음

※ 기존 학교생활세부사항기록부(학교생활기록부Ⅱ) 출력물도‘준영구’로 보존기간 상향 조정(보유목록관리시스템)

졸업대장은 졸업과 동시에 교육정보시스템에서 전자결재 후 출력하여 보존

학교생활기록부 정정대장은 교육정보시스템에서 제공하는 결재 절차를 거쳐 학기 중에는 전자 문서로 관리하다가 매 학년도 말 처리가 종료되면 출력하여 증빙서류와 함께 준영구 보존