가. 문서(기록물)철 관리의 중요성
지금까지의 일반적인 공개제도는 국민들의 자료를 요청하는 경우에 행정기관에서 자료를 새로 작성하거나 가공하여 왔으나, 정보공개법이 시행되면서 국민들이 원하는 정보를 가공하지 않은 상태인 원안 그대로 정보를 제공하게 됨에 따라 공공기관 기록물의 안전적 보존과 관리가 요구되고 있다.
나. 기록물이란
공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록 정보자료를 말한다.
다. 문서(기록물)의 정리․편철 및 관리
(1) 보존기간이 영구․준영구(종전의 30년) 이상 기록물은 완결일자 기준으로 최근문서가 아래로, 최초문서가 위로 오도록 재편철
< 예 : 1월달 생산문서가 위에 → 12월달 생산문서가 아래로 〉
(2) 보존기간이 20년 이하인 기록물은 최근문서가 위에 오는 상태 그대로 정리 (2003. 12. 31.까지 종전과 같이 편철 가능)
(3) 2003. 12. 31.까지 문서철은 200매를 기준으로 기능별․보존기간별 작성하여 편철할 수 있음.
(가) 가급적 200매가 넘지 않도록 편철하고 마지막 건(件) 때문에 200매가 초과할 경우에는 그대로 편철 함께 철하여야함
(나) 1권의 문서가 두꺼워서 분철할 경우에는 반드시 기안문 또는 문서의 내용이 시작되는 부분부터 분철하여야함
(다) 단, 100매까지는 그대로 편철, 그 이하일 경우에 한해 상위기능에 통합 편철
(4) 2004. 1. 1.부터 모든 기록물은 사안단위로 관련문서끼리만 100매 이내로 얇게 편철한다.
(가) 발생․경과․완결의 관계로 연결되는 하나의 사안단위
(나) 하나의 주제․과제․행사․회의․사안 관련 기록물
(다) 카드류는 동종카드(30건 미만)를 넣어 편철한 봉투단위
(라) 기타 기록물철 단위로 적합한 업무단위
(5) 준영구(종전의 30년) 이상 보존 문건이 생산된 사안은 해당업무담당자 또는 문서담당자의 판단에 따라 한시보존 문서가 포함되더라도 해당과에서 처리한 사안의 관련문서를 한 문서로 합철 해도 무방
(6) 모든 문서철은 기안문, 첨부자료, 접수 시행문 순으로 정리
(7) 문서철 내에 중복문서나 불필요한 사본, 단순 업무참고를 위해 복사한 문건은 정리 시 제거하되, 주요사안으로서 반려․수정된 기안문, 결재권자 및 주요검토자의 검토내용이 남겨진 문건은 등록된 문건이 아니더라도 유일본일 경우 업무담당자 및 문서담당자의 판단에 따라 제거하지 않고 합철함
(8) 관련문서가 여러 건이며 정리시점에 아직 사안이 종결되지 않았을 경우, 최종 종결문서가 처리 완결되었을 때 관련문서와 함께 편철․정리
(9) 기안문서는 원본을 위주로 하며, 부득이 사본을 철하여야할 경우 반드시 원본대조필을 해야함
(10) 철핀 등의 제거 : 훼스나(책 철침), 클립, 스테플스(호치키스용 철침) 등 철제품은 모두 제거
라. 보존용 표지 및 상자의 사용
(1) 보존기간이 영구․준영구(종전의 30년) 이상 보존기록물은 2001. 1. 1.부터 새로운 장기보존용 표지 및 문서보존용 상자 사용.
- 문서 표지는 클립으로 고정
(2) 보존기간이 20년 이하인 기록물 중 특성상 종전의 규정에 의한 사무용 파일의 사용이 필요하다고 인정되는 경우에는 2005. 12. 31.까지 종전의 사무용 파일 사용 가능.
(공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 중 부칙 제3조(종전의 사무용 파일의 사용에 관한 경과조치)에 의함)
(3) 카드류, 사진․필름류, 도면류는 보관봉투에 담아 관리
(가) 비치활용 기간중에는 개별로 카드함에 넣어 관리
(나) 비치활용이 끝난 카드류는 30건 기준으로 카드봉투에 넣어 편철하고 「기록물철등록부」에 등록한 후 관리
(4) 도면류는 사안(기록물철)단위로 도면봉투에 넣어 편 상태로 도면함에 관리
(5) 보관봉투 맨 위에 색인목록을 놓고 각 기록물에 등록번호 표시 후 색인목록 순으로 배열
마. 문서(기록물)의 면 표시
(1) 문건별 면 표시
(가) 면 표시 위치 : 문서의 중앙 하단
(나) 면 표시 순서 : 위로부터 아래의 순으로 부여하고 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면 수 부여
(다) 2장 이상의 문서 : 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 당해 문건의 전체 면 수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어서 표시
(라) 첨부서류의 면 표시 : 1999. 12. 31.까지는 본문과 붙임의 면표시를 각각 달리하여 첨부서류는 각 첨부별로 중앙하단에 전체 면의 수는 생략하고 일련번호만을 별도로 표시했으나, 2000. 1. 1.부터 본문과 붙임은 하나의 문건으로 보고 계속 이어서 면 표시
(2) 문서(기록물)철별 면 표시
(가) 면 표시 위치 : 문서의 우측 하단
(나) 면 표시 방법 : 편철 순서대로 맨 위에서부터 아래로 일련번호를 부여하되 표지와 색인목록은 제외하고 본문(붙임 포함)부터 면표시 시작
(다) 2권 이상으로 편철한 문서(기록물)철 : 2권 이상의 문서(기록물)철별 면 수는 전권 마지막 면 수 다음의 일련번호로 시작
(라) 문서(기록물)철별 면 수는 최초에 연필로 표시한 후 문서(기록물) 정리가 끝나면 잉크 등으로 표시
(마) 문서(기록물) 내용 위에 부전지가 붙어 있을 때에는 문서(기록물) 먼저 면 표시를 하고 부전지에도 면 표시를 함
(바) 사진이 문서에 계단식으로 붙어 있을 경우에는 사진수량 만큼 면 수를 표시하고 다음 문서 내용에 면 표시를 이어서 함
(사) 도면인 경우는 반드시 펼친 상태에서 우측 하단에 면 표시
《문건별 면표시》 《문서철별 면표시》
바. 기록물 관리 방법 비교
※ 정리방법의 유예 ⇐ 2003. 12. 31.까지 기존의 방법으로 등록․분류․편철 관리 가능 (공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 시행령 및 동 법률 시행규칙 부칙 제2조에 의한 경과조치)
사. 기록물의 폐기
(1) 기록물의 폐기 : 기록물(비밀 기록물 제외)의 폐기는 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률시행령」 제37조에 따라 기록물관리 전문요원의 심사와 기록물폐기심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.
(2) 폐기 권한 : 기록물 폐기의 권한은 관할 기록물 관리기관(초등학교의 경우 지역 교육청)의 장에게 있다.
- 기록물폐기심의회는 기록물관리기관이 속한 공공기관의 장이 기록물 폐기 시 수시로 구성․운영한다.
(3) 폐기 방법 : 기록물 관리기관의 장이 기록물을 폐기하고자 할 때는 기록물폐기 심의서를 작성하고, 이에 따라 폐기한다.
⇒ 기록물 관리기관(지역 교육청)의 지시 없이 단위학교 자체에서는 한 건의 기록물도 폐기할 수 없음.
접수 → 분류 → 선열 → 결재 → 문서등록 → 시행문 작성 → 문서심사→ 문서심사여부 확인 및 문서등록대장 비고란 서명→ 관인날인 → 발송 →편철 → 이관 → 폐기 및 재분류