이사회의사록 작성에 대한 법률자문의견
전국의 농협에서 이사회의사록 작성과 관련한 분쟁과 소란이 있다고 하므로 이미 여러차례 게재한 일이 있지만 그에 대한 법률적 의견을 다시 한번 게재합니다.
내년 조합장선거를 앞두고 선거 입후보 예정자들이 이사회의사록을 선거운동 소재로 삼기위한 책략 때문에 더 시끄러운 점도 있습니다.
그러나 그런 책동에 넘어가면 조합은 술수와 책략이 득세하고 지배하게 되고 성실한 일군은 모두 배제되거나 소외되게 됩니다.
그 결과 조합은 쇠망하고 직원은 미래를 잃어버리게 됩니다.
그래서 그에 대한 법적 기준을 명확히 밝혀드립니다.
법률자문의견서
1. 자문의뢰인
〇〇농업협동조합
2. 자문요청사항
우리 조합의 이사님들은 이사회에서 발언을 경쟁적으로 많이 하십니다.
그리고 자신의 말언 내용을 하나도 빠뜨리지 말고 이사회의사록에 기록하여야 한다고 주장합니다.
만약 한마디라도 빠지면 이사회가 진행이 되지 않을 정도로 그 문제에 집중하여 꾸중과 항의와 추궁을 합니다.
그런데 이사회의사록은 속기록이 아니고 발언한 내용을 그대로 다 옮기면 더 큰 문제가 생길 경우도 있습니다.
이사님들이 말씀을 함부로 하고, 또 훗날 돌이켜보면 문제 있는 발언도 있기 때문입니다.
이러한 이사님들의 요구가 법률에 맞는지, 이사회의사록의 기록 기준과 원칙은 무엇인지 법률적 기준에 대한 자문을 구합니다.
3. 법률검토의견
가. 이사회의사록은 법정의무입니다.
이사회의사록은 이사회 의사(의사)에 대하여 진행상황과 결과를 문서로 작성한 것으로서 의장과 출석한 이사가 기명날인하거나 서명하여야 합니다.(정관 제48조)
이사회의 회의와 의결은 이사회의사록을 작성하지 못하였거나 작성은 하였으나 분실하는 등의 특별한 사정이 없는 한 이사회의 경과와 회의결괴는 이사회의사록에 의하여 증명되는 것입니다.(대법원 84. 5. 15 83다카1565호)
그러나 이사회의사록 자체가 의결내용이 아니므로 이사회의사록에 기록이 있다고 하여 실제 이사회에서 의결하지 않은 사항이 효력을 갖게 되는 것은 아닙니다.
나. 이사회의사록 작성은 담당자의 고유한 업무이자 권한입니다.
이사회의사록은 이사회업무 담당자의 고유한 의무이자 책임입니다.
또 어느 정도 상세히 기록할 것인지, 어떤 내용을 삭제하고 어떤 부분을 보충할 것인지의 판단은 역시 담당직원의 권한이고 재량이라고 할 것입니다.
이는 이사회의사록에 기재할 사항과 기록내용을 어느 정도로 상세히 해야 하는지에 대하여 법률이나 정관에 규정된 사항이 없기 때문에, 건전한 이성과 사회의 일반 상식에 기반하여 작성하면 되는 것입니다.
참고로 총회의사록에 대하여는 농협법에 규정이 있으므로 그에 준하여 작성하면 될 것입니다.
그러나 이사회의사록의 기록에 대하여 이사회구성원들이 지나치게 간섭하거나 각자의 발언내용을 상세히 기록하라고 하는 요구는 법률과 원칙에 벗어나는 것이므로 자제하여야 합니다.
다. 이사회의사록은 속기록이 아닙니다.
이사회의사록은 이사회속기록이 아니므로 발언내용을 모두 다 기록할 필요가 없고 또 발언내용을 모두 다 기록하여야 할 이유도 없습니다.
이사회의사록은 문자 그대로 「이사회의 경과」와 「결과」를 파악할 수 있을 정도면 충분한 것이고, 구체적으로 후일 문제가 될 때 「책임소재를 명확히」할 정도면 충분한 것입니다.
따라서 이사회의사록에 자신의 발언을 빠짐없이 다 기록하라고 요구하는 이사는 법률을 잘 알지 못하거나 엉뚱한 욕심이나 계획 때문에 그러한 주장과 요구를 하는 것으로 보입니다.
그렇지만 이사회의사록은 특정한 이사 개인을 위한 사적인 자료가 아니고 조합의 공적인 서류이자 법정 문서이므로 개인적인 목적에 사용할 수 없는 것이며, 그러한 주장 역시 정당하지 않으며 어떠한 설득력도 없는 것입니다.
라. 이사회의사록을 기록하는 이유가 있습니다.
이사회의사록을 기록, 작성하는 이유는 이사회의 불법행위 책임관계를 명확히 하여야 하기 때문입니다.(농협법 제53조, 제55조, 민법 제35조 제2항)
이는 이사회가 불법행위 또는 중대한 과실로 소속 농협이나 제3자에게 손해를 끼친 때에는 그 불법행위 또는 중대한 과실에 관련된 이사회구성원은 그 손해에 대하여 책임을 져야 하며 그 책임소재를 이사회의사록이 명확하게 밝혀주는 것이기 때문입니다.
그리고 그 이사회의 그 안건 의결에서 명백히 반대의사를 표현한 이사는 책임이 면제되는 것입니다.
이사회의사록의 본래 취지는 안건에 대한 찬성이유와 반대이유까지 기록하도록 하는 것이 원칙이지만, 이유는 기록되지 않고 찬성이나 반대의 의사표시만 명확히 기록되어 있더라도 그 효력에는 차이가 없으므로 찬반이유를 기록하지 않았다고 하여 문제되는 것은 아닙니다.
즉 이사회의사록은 매회 이사회에서 각 구성원들이 안건별로 찬성과 반대의 의사를 명확히 하였는지, 각각 찬성 반대에 어떤 의사를 표현하였는지를 정확히 기록하는데 목적이 있고, 의미가 있는 것입니다.
마. 이사회의사록에 기록할 수 없는 발언이 있습니다.
이사회의사록은 안건의 찬성과 반대를 각 구성원 개인별로 명확하게 기록하는 일이 핵심이고 가장 중요합니다.
그리고 이사회의사록에 기록할 수 없거나 기록하여서는 아니 되는 것, 가능한 기록하지 않아야 하는 사항이 있습니다.
첫째, 이사회 회의나 안건에서 위법한 내용은 모두 기록할 수 없습니다.
둘째, 중요한 영업비밀이나 경영기밀은 구체적으로 기록하지 않습니다.
셋째, 안건과 관련이 없는 발언은 기록하지 않습니다.
넷째, 구성원의 정치적 발언은 기록하지 않습니다.
다섯째, 중복되는 발언, 반복되는 발언은 기록하지 않습니다.
여섯째, 구성원간의 다툼, 분쟁, 마찰은 기록하지 않습니다.
일곱째, 비인격적인 내용은 기록하지 않습니다.
여덟째, 과장되거나 허위의 주장은 기록하지 않습니다.
아홉째, 다른 사람이나 조합을 해치는 내용은 기록하지 않습니다.
열번째, 무지한 발언, 무식한 표현은 기록하지 않습니다.
열한번째, 소음(발언권을 얻지 않은 발언 등)과 소란은 기록하지 않습니다.
열두번째, 무의미한 주장이나 공갈 협박 등은 기록하지 않습니다.
열세번째, 명예훼손, 모욕, 업무방해 등의 내용은 기록하지 않습니다.
열네번째, 기타 담당자가 볼 때 기록할 수 없다고 판단되는 발언은 기록하지 않습니다.
이러한 여러 가지 문제 중에서 가장 빈번하게 일어나는 일이 정치적 발언인데, 발언자 개인의 사적인 야심을 위해 조합이사회와 조합의 기관이 이용당하는 일이므로 도덕적으로 용납될 수 없는 일이고 실정법으로도 처벌사유이며 실제 처벌된 사례가 다수 있습니다.
참고로「한국농업의 발전방향」,「지역사회의 부흥 재건 방안」,「농협의 건전한 발전방향」,「조합원을 위한 봉사활동의 증대」등에 대한 주제는 언제나 조합 이사회의 안건이 아니므로 이러한 사항을 발언하고 그 내용을 의사록에 등재하라고 하는 일은 임원으로서 『배임행위』, 『조합원제명사유』가 되는 것입니다.
이러한 주장은 조합 이사회의사록에 기록할 것이 아니라 지역 언론이나 주요 일간지에 ‘칼럼’이나 ‘기고문’ 형태로 기고 및 게재하여 전국적인 울림과 반향을 얻어내야 하는 것이고, 이사회의사록을 활용하는 일은 패배자의 초라한 잔머리이자 낙오자의 몸부림에 지나지 않는 것입니다.
농협이사회가 패배자와 낙오자의 구제기관이 아니고 오직 조합의 경영성공을 위한 전략을 수립하는 치열한 토론의 장이기 때문입니다.
바. 이사회의사록 내용에 대한 항의는 이사회를 통해서 하여야 합니다.
이사회의사록의 정정, 보충, 수정, 삭제 등은 이사회의 「전차회의 의사록 채택」과정에서 공식 절차를 거쳐 진행하여야 하고, 담당자에게 개인적으로 부탁하는 일은 부당할 뿐 아니라 대단히 위험한 행위입니다.
이사회의사록은 이사회에서 채택하는 절차와 방법이 있으며, 그 정당한 절차 이외의 방법으로 의사록을 첨삭, 변경, 수정하는 행위는 있을 수 없는 일이며 만약 그러한 시도가 있다면 대단히 위험한 행위입니다.
이사회의사록에 대한 개인적인 첨삭행위는 바로 『사문서위변조』에 해당하는 일이고, 특히 이사회의사록은 후일 조합의 역사자료이자 실록이며, 각 이사들의 정치적, 재정적, 신분적 책임을 증명하는 증거물이기 때문입니다.
사. 이사회의사록의 활용은 위법입니다.
이사회의사록은 조합원은 누구나 절차를 거쳐 일정한 제한아래 열람을 할 수 있고, 필요한 경우에는 복사 교부를 요청할 수도 있습니다.
그러나 누구든 이사회의사록 열람과정에서 의사록을 반출, 복사, 촬영, 메모나 전사(轉寫, 베껴서 쓰는 일)할 수 없고, 가필이나 수정, 훼손하면 형사 처벌을 피할 수 없고, 조합원제명 및 손해배상 대상이 됩니다.
그리고 이사회의사록의 내용을 파악하였거나 복사교부 받은 사람이 그 내용을 다른 사람에게 전달, 혹은 전파하거나 복사하여 교부하거나 요약하여 전달하거나 구두, 전화, 문자메시지 등으로 전파하는 일 역시 있을 수 없으며, 만약 그러한 일이 일어난다면 해당 조합원은 임원이나 대의원일 경우 「해임」,「조합원제명」,「형사고발」,「손해배상청구」 대상이 됩니다.
실제로 이사회의사록을 요약하여 전파한 사람, 회의내용이나 회의결과를 휴대전화문자메시지로 전파한 사람이 후일 기소되어 조합장당선무효에 해당하는 처벌을 받은 사실이 있습니다.
이사회의사록을 복사하거나 발췌, 또는 편집하여 조합원에게 교부하는 일은 임원선거기간에는 ‘위법한 선거운동’(법률의 선거운동 방법을 벗어난 선거운동)이 되고, 선거기간이 아닌 때에는 ‘사전선거운동’이 되어 처벌대상이 되며, 당선되더라도 당선무효, 낙선하면 선거법 위반에 대한 처벌을 면할 수 없게 되는 것입니다.
그러므로 이사회의사록을 복사교부 받더라도 다른 사람과 공유하거나 내용을 선전, 또는 활용할 수 있는 방법이 없습니다.
따라서 이사회 회의과정이 궁금한 조합원은 누구나 스스로 열람 및 복사신청을 하면 되고, 또 직접 신청하여야 하는 것입니다.
3, 요약 및 결론
이사회의사록은 집행부에서 반드시 기록하여야 하는 법정 의무사항입니다.
그러나 의사록은 이사회의 진행경과와 결론을 중심으로 작성하되, 후일 이사회 구성원들이 개인적으로 책임을 져야 하는 사태에 대비하여 책임소재를 명확히 하기 위한 사항인 ‘안건별 찬반의견’과 ‘찬반의결 결과’를 정확히 기록합니다.
그래서 안건과 관련 없는 발언, 문제가 있는 발언은 일체 기록하지 않는 것이고, 안건과 관련한 사항에 대하여도 토론내용 중 찬반의견, 의결사항 중 찬반의결을 분명하고 명확하게 기록하게 됩니다.
그리고 이사회의사록은 누구나 열람과 복사가 가능하지만, 다른 용도로 활용할 수 없고 전파나 전달이 불가능하므로 중요한 발언을 하여 기록한다고 하더라도 아무런 의미나 효용이 없으며, 오히려 불필요한 발언과 기록요구로 농협의 업무를 방해하는 결과가 될 뿐입니다.
그리고 그러한 업무방해 행위는 범죄로서 형사적으로 처벌대상이고, 동시에 조합에 대한 손해배상 사유가 됩니다.
따라서 이사회구성원 누구도 의사록 작성에 대하여 간섭할 수 없고, 특히 자신의 발언내용에 대하여 사적으로 불만을 표현할 수 없으며, 오직 공적인 이사회의사록 접수절차에서만 의견을 제시할 수 있습니다.
특히 정치적 발언은 그 자체가 범죄행위입니다.
.끝.
2018. 2. 15
농축협의 법률고문
법무법인 세 광
대표변호사 조 준 웅
담당변호사 김 도 훈
농협법전문위원 김 상 배
(010-2747-0017)
※ 본 문서에 나타나지 않은 농협법 관련사항은 「농협법211가지」(김상배 2016 농민신문사) 및 「농협법500」(김상배 2019 농민신문사)을 참조하십시오.