[BIZ] 비지니스영어 영어이메일 에티켓 표현들!

[bbanana7]

[영어회화잘하는법] 비지니스영어 영어이메일 에티켓 표현들!

E-mail etiquettes

◈ 1. Check E-mail accounts promptly.
“아직 제가 보내드린 메일을 안 열어 보셨더라구요.” “제 메일 아직 못 읽으셨지요?” 가끔씩 직간접 적으로 들을 수 있는 얘기다.

메일을 보내는 사람은 대개 빠른 회신을 기대한다. 매일 열어봐야 하는 것은 기본이다.

받은 메일을 열어보기만 하고 회신을 늦추거나 아예 잊어버리는 경우도 종종 있다.

이런 문제점을 방지하기 위하여 모든 메일은 당일 회신한다는 규칙을 정해두자. 만일 회신 준비에 시간이 걸릴 것 같으면, 

먼저 Thanks for your e-mail dated March 2nd. I will get back to you as soon as I find out the information.처럼 얘기해주는 것이 좋다.
 

◈ 2. Avoid using all uppercase or all lowercase.
메시지를 모두 대문자 혹은 소문자로 쓰는 경우를 가끔씩 볼 수 있다. 쓰는 사람은 shift key를 누르지 않고 쓸 수 있어 작성이 효율적일지는 모르지만

읽는 사람의 입장은 다르다. 다음을 보자.

I JUST WANTED TO LET YOU KNOW I RECENTLY CHANGED JOBS. NOW I WORK FOR A START-UP HIGH TECH COMPANY....

i just wanted to let you know i recently changed jobs. now i work for a start-up high tech company....

대문자는 보통 강조하기 위해 아주 제한적으로 쓰는 것이기 때문에, 모든 내용을 대문자로 쓸 경우

‘고함을 치는(shouting)’ 느낌 또는 '강압적인' 느낌을 줄 수 있다.

한편 모든 내용을 소문자로 친 글은 shift key를 누르기 싫을 정도로 ‘게으른(lazy) 사람’이란 느낌을 줄 수 있다.

대문자는 문장의 시작, 고유명사 등을 표시함으로써 읽는 이의 편의를 위한 것임을 잊지 말자.
 

◈ 3. Don't double-space your entire message.
Double space는 원칙적으로 단락을 나눌 때 사용된다. 본문 전체를 double space로 하면 논리적으로 연관된 문장들이 한 눈에 들어오지 않게 된다.

그래서 읽는 이로 하여금 짜증을 유발하게 할 수도 있다.
 

◈ 4. Highlight responses in color to aid reading.
누구나 종종 경험하는 일이다. 받은 메시지에서 중요한 부분은 볼드체로 혹은 다른 색으로 처리해보라.

그 부분의 내용이 아주 잘 전달될 수 있다. 받는 사람은 쓴 사람의 정성에 감동하게 된다.

이는 상대방의 메시지를 인용하고 바로 그 아래 답변을 달 때 특히 필요하다.

 
◈ 5. Cut and paste rather than hit 'Reply' on long, continuing e-mail.
메일을 회신할 때, 메일의 원 발신자(original writer of the e-mail)가 자신이 보낸 메일 전문을 또 다시 읽게 하지 말란 뜻이다.

원문의 일부 내용에 대해 답변이 필요하다면 그 답변에 관련된 부분만 인용하자.

전문을 재인용하더라도 원 발신자는 자신이 쓴 내용을 기억하고 있을 테니까 필요한 부분만 골라 읽을 수 있다.

하지만 참조자(cc)는 다르다. 전문을 다 읽어야 하니까 얼마나 시간을 허비하게 되겠는가.

따라서 회신에서 원문의 인용이 필요하면 꼭 필요한 부분만 cut and paste한 다음 회신하도록 하자.
 

◈ 6. Be wary of humor or sarcasm.
유머를 글로 그것도 외국어로 제대로 전하기란 정말 어렵다. 잘못 전달될 경우 곤란해지기만 한다.

그러나 e-mail에서도 감정을 전하는 수단이 필요하다. 그렇지 않으면 너무 딱딱한 느낌을 주는 경우가 많다.

직접 만나서 하는 얘기의 경우처럼 body language를 쓰지는 못하더라도 smiley(:-), ^0^등)를 ‘softeners’로 적절히 쓰자.

그러면 쓰는 사람의 감정이 상대방에게 전해지고 내용이 부드러워진다.
 

◈ 7. Allow cool-off time before sending any emotional message.
감정이 고양되었을 때 쓴 메일은 하루 혹은 최소한 한 시간 후에라도 다시 읽어보고 보내도록 한다.

내용이 남을 비난하거나 민감한 문제를 다룰 때 더욱 그렇다. 감정을 가라앉히고 나서 다시 읽어보면 고쳐서 보내고 싶은 경우가 많다.

보내기 전에 반드시 Would I say this face-to-face?라고 스스로에게 질문을 던져 보라.
 

◈ 8. Use receipts sparingly.
수신 확인 기능(use of a receipt)을 남용하지 말자. 급한 일에 대해서는 상대방이 읽었는지 아닌지를 확인하는 것은 괜찮지만,

일상적으로 이런 기능을 사용하는 것은 삼가는 것이 좋다. 마치 ‘내용증명’이라도 보내고 받는 기분이 들 수 있다.

‘당신은 내가 보낸 메일을 읽어봤으니 나중에 딴 소리하지 말라’는 등의 뉘앙스를 줄 수 있기 때문이다.
 

◈ 9. Don't forward sensitive messages or copyrighted articles without permission.
 민감한 내용이나 저작권 표시가 된 기사 등은 저작권자의 허가 없이 함부로 제 3자게에 보내지 말라는 내용이다.

이메일 내용의 저작권자은 이를 최초 작성한 사람에게 속한다. 그러나 우리는 받은 메일 내용을 원 작성자 허락없이 얼마나 자유롭게 보내고 있는가!

보내는 사람은 받는 사람만 보라고 보낸 것인데 며칠 후 보니까 이를 제3자에게 forwarding하여 원작성자가 난처해지는 경우가 종종 있다.

이런 경우를 대비해 '대외비(Confidential)'라고 써서 보내거나 ‘다른 사람에게 절대 포워딩하지 마십시오’라고 써서 보내는 것이 좋다.

그리고 저작권 표시가 된 것들을 허락없이 남에게 forwarding하는 것도 원칙상 불법이다.

메일을 포워딩하기 전에 항상 다음과 같은 질문에 대답해보자.

-Will the author be upset that I forwarded the message? -Does this information contain a copyright note?
 

◈ 10. Acknowledge the receipt of a mail promptly when necessary.
 메일을 받고나면 즉시 아래와 같은 표현을 이용하여 회신을 하는 것이 예의다.

-Thank you for your e-mail (dated February 12th).

-Thank you for your prompt reply. -Nice to hear from you again.

-It was great to get your e-mail.

그러나 경우에 따라서는 회신이 필요없는 경우도 있을 수 있다.
 

◈ 11. Use a signature line.
 국내 이메일 사용자들 중에는 비즈니스 이메일의 경우에도 최 하단 서명란에 자신의 이름만 달랑 쓰는 경우를 종종 볼 수 있다.

사내용 메일이라면 자신의 소속 부서와 담당하고 있는 프로젝트 이름을 기록하는 것이 좋다.

한편 대외로 나가는 메일이라면 이메일 주소와 근무 부서, 직위, 근무 회사, 우편주소까지 자세히 기록하는 것이 원칙이다.

명함을 이미지 파일로 붙이는 것도 좋은 방법이다.