7장 행사와 의전
호텔 연회에 있어서 행사장 무대의 좌석배열과 식사를 하는 식탁에서의 좌석배열에 관한 의전은 매우 중요하고 행사담당자인 고객으로 하여금 자주 질문을 받기 때문에 호텔 연회 담당자는 최소한의 의전에 관한 기본적인 예는 숙지할 필요가 있다. 따라서 본 장에서는 의전에 관한 일반적인 관례와 호텔 연회에서 필수적으로 숙지해야할 것에 대하여 알아보도록 하겠다.
1절 행사와 의전의 의미
1.행사란
우리가 자주 입에 오르내리고 있는 행사라는 단어는 누구나가 쉽게 이해하고 자신있게 사용하는 말이자만 그 뜻과 내용을 정의하기란 쉽지 않다. 사전적 정의에 의하면 행사란 ‘일정한 계획에 의해 어떤 일을 진행하는 것, 또는 그 일’이라고 한다. 박재택(2002)에 의하면
행사란 ‘뜻을 같이하는 다수의 사람들이 한자리에 모여 특정한 목적이나 이익을 위하여 함께 이루어지는 일’이라고 정의하고 있다. 즉 행사에는 특정한 목적을 위하여 다수의 사람이 한자리에 모이는 것으로 행사 주체 또는 참석자들의 공동의 이익을 위해서 거행됨을 말하고 있다.
이러한 이익을 정부와 민간부문으로 나누어 보면 정부 행사는 대체로 정부의 정책을 홍보하거나 설명하기 위하여, 민간 행사는 통상적으로 특정집단의 공동의 이익과 관심의 집중을 위하여 개최된다.
행사는 행사의 성격, 주관기관이 정부기관이냐 민간기관이냐, 또는 행사 장소가 옥외인가 옥내인가 등 그 기준에 따라서 그 종류를 다양하게 분류할 수 있다. 행사를 그 성질별로 나누어 본다면 의식행사, 공연행사, 전시행사, 체육행사, 각종연회, 각종회의 및 기타 행사로 나누어진다. 의식행사는 특별히 경사스러운 일을 경축하거나 특정한 날을 기념하는 행사, 외교사절 등 손님을 영접 환송하는 행사 등 특별히 의식과 절차를 갖추어 행사의 의의를 드높이는 행사이다. 의식행사에는 의전절차가 중시되며 행사의 내용은 전례절차와 연설로 구성되는 것이 일반적이다.
① 나라의 경사스러운 날을 기념하기 위하여 행하고 있는 4대 국경일 행사, 근로자의 날, 조세의 날 등 각종 기념일 행사, 각종시책 홍보 행사, 촉진대회, 기공식, 준공식, 기관 창설 기념일 행사, 시무식, 종무식, 정기 조회 등이 의식 행사에 해당된다.
② 의식행사의 특징은 모든 행사의 기본이 된다는 것이다. 즉 의식행사가 독자적으로 독립 하여 거행되기도 하지만 성질이 다른 공연행사, 전시행사, 기타 어떤 행사를 할 때에도 행사의 전반부에 의식행사를 하는 것이 일반적인 관례이다. 공연행사는 주로 문화예술행 사가 대부분 이다. 이 행사는 일반대중을 대상으로 공연물을 연출하는 행사이다. 음악 회, 영화제, 연극제, 무용발표회, 각종 쇼 프로그램 등이 여기에 해당된다.
③ 전시행사는 역사적 기록물, 예술작품, 자연물산 및 공업생산품 등의 전시 등과 같이 과 거의 발자취는 물론 현재의 정신적 창조활동의 결과 및 물질적 생산 활동의 결과물들과 미래에 예상되는 인류 생활의 모습 등을 일반에게 보여주는 행사이다. 전람회, 박람 회, 품평회, 각종 전시회 등이 이에 해당된다.
④ 각종연회는 식사를 하는 조찬, 오찬, 만찬행사가 있고 간단한 음료와 다과를 들면서 환 담에 중점을 두는 리셉션(연회)이 있다. 리셉션은 의식행사의 후반부에 본 행사의 부대 행사로서 행하는 것이 보통이다.
⑤ 각종 회의에는 발표회, 토론회, 심포지엄, 포럼, 세미나 등과 같은 정책, 학술회의와 전 국 농촌후계자 대표 회의와 같은 의식행사성 회의가 있고 그 외에 기관 내부 또는 외부 와의 업무 협조를 위한 단순한 회의가 있다. 기타행사로서는 축제행사, 퍼레이드 등이 있다.
2.의전례
호텔 연회장에서 자주 개최되는 행사에는 대통령과 국무총리가 주빈으로 참석되는 행사가 종종 있으며, 이외 대사관이나 각국의 정상이 주최 또는 주빈이 되어 참석되는 경우도 자주 보게 된다. 이와 경우에 자주 등장하는 것이 의전례이다. 다시 말해서 주빈이 호텔의 로비에 도착하는 시점부터 시작된 례(禮)는 행사장까지의 최단으로 도착하는 동선을 확보해야 하고, 주빈이 메인석에 참석하는 위치 안내 및 착석보조와 다시 배웅하는 례(禮)까지를 말한다.
현행법상 정해진 의전에 관한 사항은 〈국경일에 관한 법률〉, 〈국장․국민장에 관한 법률〉, 〈각종 기념일에 관한 규정(대통령령)〉 등이 있으며 이 규정에는 단지 나라의 경사스러운 날과 기념일의 일자를 정하고 있는데 지나지 않다. 이 외에 절차와 방법에 관한 규정으로는 〈대한민국 국기에 관한 규정(대통령령)〉과 〈군예식령(부령)〉정도가 있다.
이와 같이 의전례는 특히 의식절차와 방법 등에 관해서는 법으로 정하여지지 않고 관행이 중심을 이루고 있다.
<<예기>>의 <곡례(曲禮)>편에 ‘예(禮)는 때에 따라 마땅한 바에 좇고 남의 나라에 가서는 그 나라의 풍속에 좇는다.’라는 말이 있는데, 이 말은 의전의 원칙이 시간과 장소에 따라, 혹은 주어진 상황에 따라 변화될 수 있음을 나타내며, 의전의 중점을 어디에 두느냐에 따라 의전례가 달라질 수 있음을 의미한다.
3.주최와 주관의 의미
흔히 행사에서는 초청장이나 대형현수막에 공식적인 행사명외에 ‘주최 : ㅇㅇㅇ기관, 주관 : ㅇㅇㅇ기관’이라는 말을 볼 수 있다. 행사주최기관은 행사를 주하여 여는 기관을 뜻하며 행사 주관기관은 행사를 책임지고 관리하는 기관을 말한다. 즉, 주관보다는 주최가 더 포괄적이며 상위 개념이다. 주최기관은 행사의 기본계획 수립 등 골격에 관한 일을 하며 주관기관은 행사를 직접 집행하는 일을 맡는다. 주최기관을 상급기관, 정부기관 또는 행사를 의뢰한 기관이라고 한다면 주관기관은 하급기관, 공공단체 또는 민간기관 등 행사를 의뢰받은 기관이 된다. 예를 들면 경부고속도로 준공식의 경우 건설부는 주최가 되고 시공회사가 주관이 된다.
◐ '협찬'과 '후원'의 차이 ◐
① 협찬(協贊) : 어떤 일을 협력하여 돕는 뜻으로 특히, 어떤 행사에 금전적인 것을 제공을 하여 돕는 것을 말한다. 협찬사는 현물이나 금전을 제공한다.
예) 대기업의 협찬을 얻어 육상 대회를 개최하다.
② 후원(後援) : 일반적으로 어떤 행사에 상업적인 목적이나 금전을 매개로 하지 않고 도와주는 행위를 말한다. 또 다른 의미로는 어떤 사람이나 일을 뒤에서 도와 주는 의미로도 사용된다.
예) ○○신문사가 주최하고 문화 관광부가 후원하는 전국 어린이 글짓기 대회
* 위의 풀이는 '협찬'과 상대적인 의미의 풀이이고,
*후원'의 또 다른 의미도 있습니다.
☞ 어떤 사람이나 일을 뒤에서 도와 주는 것.
예) 백혈병어린이 후원회
2절 자리와 예우에 관한 기준
역사가 생긴 이래로 우리 인류가 만들어낸 예의 기준은 나이가 적은 사람과 나이 먹은 사람, 아랫사람과 윗사람, 사람과 사람과의 상호존중 관계에 관한 준거 기준에 있다.
일반적으로 의전상의 예우 기준은 위의 기준과 같은 시간의 선후와 자리의 위치에 관한 개념에 의해 그 방법과 예우 순서가 결정된다. 조선시대 재상의 서열을 보면 영의정, 좌의정, 우의정 순으로 되어 있고, 자리를 기준으로 할 때에 가장 우선이 중앙이다. 자리를 둘로 나눌 수 있는 경우에는 상대편이 보는 방향으로 좌측이 우선이다. 즉 본인이 있는 자리에서 우측이 상석이라고 보면 된다.
호텔 연회에 있어 일반적으로 좌석 배치에 관한 서열에 일정한 기준은 없다. 하지만 직위의 높고 낮음, 나이, 직위가 같을 때는 정부조직법상의 순서 등에 의한다는 것과 각종 행사에서 특별한 역할이나 주최자가 될 경우에는 서열에 관계없이 자리배치가 달라 질 수 있다.
1.주요인사에 대한 예우 기준
1)일반기준
정부의전행사에 있어서 참석인사에 대한 의전예우기준은 헌법 등 법령에 근거한 공식적인 것과 공식행사의 선례 등에서 비롯된 관례적인 것으로 대별할 수 있다.
공식적인 예우기준은 헌법, 정부조직법, 국회법과 법원조직법 등 법령에서 정한 직위순서를 예우기준으로 하는 것을 말하고, 관례적인 예우기준은 정부 수립 이후부터 시행해 온 정부의전행사를 통하여 확립된 선례와 관행을 예우기준으로 하는 것을 말한다.
현재 정부의전 행사에서 적용하고 있는 주요 참석인사에 대한 예우 기준은 다음과 같이 하고 있으나, 실제 공식행사의 적용에 있어서는 그 행사의 성격, 경과보고, 기념사 등 행사의 역할과 본 행사와의 관련성 등을 감안하여 결정된다.
직위에 의한 서열기준
① 직급(계급)순위
② 헌법 및 정부조직법상의 기관순위
③ 기관장 선순위
④ 상급기관 선순위
⑤ 국가기관 선순위
공적직위가 없는 인사의 서열기준
① 전직
② 연령
③ 행사관련성
④ 정부산하단체, 공익단체협회장, 관련민간단체장
2) 좌석배치기준
각종 행사에 있어서 좌석배치의 기준은 의전예우기준을 토대로 행사의 성격, 주관기관 등에 따라 다음과 같은 요령으로 좌석을 배치한다.
①단상좌석은 주빈석을 제외하고 각 집단별로 초청 인원수와 좌석의 배열형태를 고려하여 횡열 또는 종열로 한다.
②주요정당의 대표를 초청하여 단상에 배치하는 경우, 원내 의석수가 많은 정당 순으로 배치하는 것이 일반적 관행이나, 현재 정부 주요행사에서는 여당, 제야당 순으로 배치한다.
③3부요인의 초청인사의 집단별 좌석배치순서는 관행상의 서열 즉 행정입법사법의 순으로, 각 부내 요인간의 좌석은 각 부내의 서열 또는 관행을 존중하여 배치한다.
④행정부 내의 동급 인사간의 경우는 정부조직법 제26조에 의한 행정각부의 순서 및 국무회의 좌석배치순서 등에 의거하여 좌석을 정하며, 입법부 내 요인간의 경우는 국회에서 관례적으로 사용하는 서열, 즉 국회의장, 부의장, 원내총무, 각 상임위원장, 국회의원, 사무총장, 국회사무처 차관급 순으로 좌석을 정한다.
⑤각종 사회단체 대표자간 또는 기타 일반 인사간의 좌석배치순서는 그자체에서 정하여진 서열이 있으면 그에 따르고 특별하게 정한 서열이 없을 때에는 조직별 또는 집단별로 배치한다.
⑥ 주한외교단은 외교단장을 비롯하여 관례에 따른 서열, 즉 신임장을 제정한 일자 순으로 배치하며, 그 외의 외국인은 알파벳순으로 배치한다.
⑦차관급 이상의 군장성은 행정부 인사와 같이 적제 순위에 따라 배치하는 것이 원칙이나, 다수의 장성이 참석하는 경우 계급순으로 배치할수 있으며, 계급이 같을 경우에는 승진일자순, 군별(육해공), 임관일자순, 연령순 등을 참작하여 서열을 결정한다. 다만, 다음과 같은 경우는 예외적으로 의전 서열에 불구하고 좌석을 우대할 수 있다.
■정부의전행사에 있어서 대통령 등 상급자를 대행하는 경우
■행사주관기관의 장(연회에서는 초정자)
■행사직접관련 기관장 또는 인사.
■행사에 역할(경과보고, 식사 등)이 있는 인사 등
3)각종행사시 좌석배치
각종 회의시 좌석배치는 회의규모와 장소에 따라 일정하지 않으나 좌석의 배열형태 및 참석자간의 좌석배치 순서는 다음의 관례에 의한다.
① 단상인사 좌석배치
단상 좌석배치는 행사에 참가한 최상위자를 중앙으로 하고, 최상위자가 부인을 동반하였을 때에는 단 위에서 아래를 향하여 중앙에서 우측에 최상위자를, 좌측에 부인을 각각 배치한다. 그 다음 인사는 최상위자 자리를 중심으로 단 아래를 향하여 우좌(右左)의 순으로 교차하여 배치하는 것이 원칙이다.
■대통령 참석시 - 단(壇) 아래를 향해
단독 참석시에는 대통령 좌석을 앞으로 전진배치함.
영부인과 동반 참석시에는 대통령 내외분 좌석을 앞으로 전진배치 가능하다.
■대통령 불참시 - 단(壇) 아래를 향해
대통령이 참석하지 않는 행사에 있어서 참석 인사의 단상 앞 열 좌석 배치는 단상의 오 른쪽에 최상위자를, 왼쪽에 차순위자를, 최상위자의 오른쪽에 다음 순위자를 우좌(右左) 의 순으로 배치한다.
② 일반 참석자 좌석배치
㉠단하의 일반참석자는 각 분야별로 좌석군(坐席群 : 개인별 좌석을 지정하지 않음)을 정하는 것이 무난하며, 당해 행사와의 유관도사회적 비중 등을 감안하여 단상을 중심 으로 가까운 위치부터 배치토록 한다.
㉡ 주관기관의 소속직원은 뒷면에, 초청인사는 앞면으로 한다.
㉢ 행사진행과 직접 관련이 있는 참여자(합창단,실내악 등)는 앞면으로 한다.
③ 배치형태
회의에 참석할 인원이 5명 내지 7명의 경우에는 원형으로, 9명 내지 10명 정도의 경우 에는 장방형으로, 그리고 12명 이상일 경우에는 U자형으로 좌석을 배치하는 것이 일반 적이다.
④ 참석자간의 좌석배치
회의에 참석하는 참석자간의 좌석배치 순서는 이미 정하여진 서열이 있으면 그에 의하여 사회자(주재자)석을 기점으로 배열하고, 참석자 간에 특별히 정하여진 서열이 없으면 회 의에서 사용하는 주공용어 또는 가나다순에 의한 성명 순서에 따라 배치한다. 외국인이 많이 참석하게 되는 경우와 국제회의의 경우에는 영어의 알파벳순으로 국명 또는 성명의 순서에 따라 정하는 것이 일반적인 관례이다.
⑤ 명패
회의용 탁자에는 회의참석자의 명패를 준비하여 명패의 양면에 참석자의는 직책명과 성 명을 기입하여 참석자 상호간에 볼 수 있도록 한다.
4)정부의 4대 국경일 의전절차의 일반적 관행과 기준
정부에서 거행하는 4대 국경일은 법률로 3.1절과 8.15 광복절, 제헌절, 개천절이며‘나라의 경사스러운 날’로 정해진 경축일이다. 4대 국경일 행사는 입법, 사법, 행정부의 주요인사와 전국의 각계각층의 대표가 참석하며, 이러한 국경일 행사에 있어서도 국경일이 갖는 특성에 따라 의전례가 달라진다.
3.1절과 8.15 광복절 행사에는 일제의 탄압에 항거하며 독립쟁취에 참여하였던 애국지사들에 대한 의전상 예우에 각별히 신경을 쓴다. 행사의 초점도 이 부분에 맞추기 마련이다. 3.1절 경축식에는 민족의 자주독립선언이 강조되고, 8.15 광복절 경축식에는 일본 압제에서의 해방과 새로운 정부수립의 역사성이 부각된다. 식장의 단상인사 배치시에도 지금까지의 관행은 3부의 대표와 애국지사들이 단상인사로 결정된다. 그러나 제헌절 경축식에서는 행사의 중점이 우리의 헌정사와 법치주의의 구현에 모아지게 되므로 참석인사의 예우에 대해서도 자연스럽게 국회의장 등 입법부 인사와 정당의 대표들을 우선 하도록 하고 있다. 또한 개천절 경축행사에서는 행사의 초점을 민족사의 형성과 발전에 두고 참석인사의 예우에 있어서도 단군신화의 역사성을 숭모하는 학계의 지도층 인사들을 우선해서 예우하고 있다.
2. 대통령이 참석하는 행사의 의전례
대통령은 우리나라 헌법에서 규정하고 있는 바와 같이 국가원수로서 외국에 대하여 국가를 대표하고 국가의 독립, 영토의 보전, 국가의 계속성과 헌법을 수호할 책임을 짐과 동시에 정부의 수반으로서 국가행정에 관한 권한과 책임을 지는 지위에 있다.
따라서 이와 같이 국민이 국가원수인 대통령에 대하여 경의를 표하는 것은 일반적인 관례이자 도리라고 하겠다. 세계 각국도 방법상의 차이는 있으나 국가원수에 대하여 일정한 경의표시를 하고 있다. 또한, 그 나라를 방문한 외국원수에 대해서도 동일한 예우를 행하는 것이 일반적인 국제관례로 되어 있다.
본장에서는 대통령에 대한 일반적인 예우에 관한 사항을 기술하겠다.
1) 대통령에 대한 존칭
① 대통령에 대하여는 반드시 ‘대통령’ 이라는 존칭을 붙이도록 한다. 과거에는 대통령에 대한 존칭으로서 ‘대통령 각하’ 라고 호칭하였으나 근래에는 권위주의 이미지가 연상 된다는 이유 등으로 ‘각하’ 라는 표현을 피하고 있다.
일반적으로 ‘대통령께서’, 또는 직접 호칭시에는 ‘대통령님’ 으로 사용하고 있다.
대통령과 부인을 함께 겸칭하는 경우에는 ‘대통령 내외분’ 이라고 한다.(‘대통령 부 처’등은 사용하지 않는다). 부인에 대하여는 ‘대통령 부인’ 또는 ‘영부인’ 으로 하 고 부인에 대하여 직접호칭시에는 ’여사님‘ 으로, 자녀에 대해서는 ’대통령 장남 ○ ○○ 씨‘(미혼인 경우는 ’군‘ ), ’대통령 장녀 ○○○ 양‘(미혼인 경우) 등으로 호 칭한다.
② 우리나라 대통령을 영어로 표기하는 경우에는 ‘His Excellency the President of the Republic of Korea' 로 하며 ’His Excellency' 는 ‘H.E.' 로 줄여 쓸 수 있다. 또 대통령내외분은 ’H.E the President of the Republic of Korea and Mrs.○○○' 으로 쓴다.
③ 외국원수에 대한 존칭은 영예의 표시이기 때문에 잘못 사용하면 의전상 큰 결례가 된다. 외국원수에 대한 존칭은 문서와 호칭에 사용하는 것이 나누여져 있는 경우가 많으므로 관련 주한대사관을 통해 확인 후 사용하는 것이 좋다.
2) 일반의식에서의 예의
① 대통령이 참석하는 공식행사는 대통령이 도착하기 전에 단상 초청 인사가 있는 경우는 미리 착석토록 하는 등 식장정리를 마치도록 한다.
② 대통령이 식장에 도착할 때는 행사주관 기관장 등 2~3명이 식장 입구에서 영접한 뒤 식장까지 수행한다.
③ 대통령이 식장에 입장할 때 사회자의 “지금 대통령께서 입장하십니다.”라는 안내에 따라 단상이나 단하의 참석자는 모두 기립하여 자연스럽게 대통령을 향하여 박수로 환영의 뜻을 표하며, 대통령이 착석한 후에 착석한다. 이때 교향악단 등이 있을 때는 입장 음악을 연주하도록 한다.
④ 대통령이 훈장 또는 상장을 수여하면 참석자는 박수를 쳐서 축하하고, 연대에서 연설을 하는 경우에도 참석자는 감명 깊은 대목이 있을 때와 끝날 때는 박수를 치는 것이 예의이다.
⑤ 대통령이 폐식 후 퇴장할 때는 특별한 안내 없이 참석자는 모두 일어서서 박수를 쳐서 환송하고, 영접했던 인사가 출구까지 나가 전송한다. 의식에 있어서는 대통령보다 늦게 참석하거나 먼저 식장을 나가는 행위는 결례가 된다.
⑥ 대통령이 행사에 참석하는 경우나 특정기관이나 단체 등을 순시하는 경우에는 평소 있는 그대로 자연스럽게 경의를 표하도록 하고, 불필요하게 관련 기관장을 도열시키거나 대화자를 선정하여 미리 대화준비를 하며, 행사장 내외에 시민이나 공무원을 동원하는 등 인위적이고 부자연스런 영접행위는 올바른 경의 표시방법이라고 할 수 없다.
3) 특수의식에서의 예의
제복을 착용하는 군인․경찰 등이 주관하여 대통령이 참석하는 특수의식에 있어서는 군예식령, 경찰의식규칙 등에서 규정하는 바에 따라 경의를 표한다. 다만, 대통령에 대한 경례시 일반 참석자는 기립하여 차려 자세만 취한다.
4) 개별 접견시 등의 예의
① 개별 접견시는 대통령이 자기 앞에 오면 공손하게 경례를 하고 자기를 소개하며 악수를 청하면 목례와 함께 악수를 한다. 이 경우 두 손으로 잡거나 먼저 손을 내미는 것은 결례가 된다.
② 공연장, 경기장 또는 거리에서 대통령을 보았거나 만났을 때는 걸음을 멈추고 예의를 표하며, 악수를 청하면 가볍게 악수한다. 대통령이 탑승한 승용차가 지나갈 때도 손을 흔들어 환영하는 것이 예의이다.
5)행사장 참석 비표 교환
호텔 연회장에서 개최되는 정부차원 각종 의식행사에서 참석 인사를 초청할 때 초청장과 함께 입장카드와 참석안내문, 차량주차카드, 행사종료 후 리셉션이 있는 경우에는 리셉션 초청장과 그 입장카드를 보내는데, 이 입장카드는 대통령 등 정부의 주요인사가 행사에 참석할 경우 안전을 확보하기 위한 장치로서 초청인사를 비롯 행사요원, 참가업체 등 모든 참석인사들에게 발급하는 것으로서 행사장에 입장할 때 비표(이 표가 있어야 행사장 입장이 가능)와 교환하는 증표이다. 즉 이것은 행사장 현장에서 본인 여부를 가릴 수 있는 유일한 수단이다. 비표의 교환은 행사장 입구에서 가까운 곳으로 통행에 지장이 없는 장소로 정하는 것이 좋다.
6)의전례 진행계획
정부에서 주최하는 행사준비는 기본적으로 의식진행계획, 초청계획, 안내계획, 시설공사계획, 홍보계획을 포함한다. 이들 분야별 계획들은 초청계획을 제외하고는 행사의 성격, 규모에 따라 다르기는 하지만 각기 시설물을 제작하거나 구입하여 준비할 필요가 있다. 예를 들면 다음과 같다.
의식진행계획 : 연설대, 의자, 탁자, 꽃장식, 기타 식단에 필요한 소품 등
안내계획 : 식장 안내 및 유도 표지판, 주차장 관리시설 등
시설공사계획 : 식단의 제작, 기타 행사 관련시설의 정비 정돈
홍보계획 : 식장 내외 현판, 홍보탑, 현수막 등
이상 열거한 시설물들은 어느 것 하나 소홀하게 다룰 수 없다. 행사에 있어서는 아주 자그 마한 실수가 행사전체를 망칠 수 있기 때문이다.
3절 호텔 연회의 공식 만찬의 예
1. 연회의 흐름
1) 초청인사 도착
공식만찬이나 오찬에는 초청인사가 오는 것을 기다리면서 그들을 주빈에게 소개하는 동안 약 20~30분간 칵테일을 하게 된다. 좌석배열의 수정이 필요할 경우 이때에 재조 정하도록 한다.
2) 영접 라인(Receiving Line) : 영접라인은 15~30분간 유지하는 것이 일반적이며 그 이후 에는 주최자와 주빈 부부도 다른 초청인사들과 합류하는 것이 바람직하다.
① 문밖에서 보아 왼쪽이 영접 라인이 되며 이 위치에서 주최자와 주빈(주빈이 있을 경 우)은 초청인사를 영접하게 된다.
② 영접라인상의 순서는 주빈이 있을 경우 주최자, 주빈, 주최자 부인 또는 주빈의 부 인순이며 주빈이 없을 경우에는 주최자와 그의 부인 순으로 한다.
③ 영접 라인 앞에서 의전관 및 안내인이 서서 초청인사를 안내하게 되는데 이에 앞서 영접 라인에 들어서는 초청객은 안내인에게 자신의 직책과 성명을 분명히 말하여야 한다. 또한, 대규모 공식 연회시에는 명함을 제시하도록 하는 경우도 있다.
④ 주최자가 초정인사와 인사를 교환한 후 그를 주빈에게 소개하는데 이때에는 가급적 긴 담화를 피하도록 한다.
3) 연회의 개시
① 초청인사가 모두 도착하면 주최자는 연회장의 준비가 완료된 것을 확인하는 대로 이 들에게 연회장으로 들어갈 것을 권한다.
② 초청인사를 식탁으로 안내하는 예법은 나라에 따라서 일정하지 않으나 공식만찬의 경우 주최자가 주빈의 부인을 , 그리고 주최자 부인이 주빈을 안내하게 되며 다른 초청인사들은 그 뒤를 따르게 한다.
4) 건배제의
① 일반적으로 호텔연회장에서 개최되는 리셉션에는 절차상 건배제의가 있다. 절차상 보통 기념 케잌을 절단하고 건배제의자의 제청에 의해 진행된다. 이 때 참석자 모두 가 함께 건배를 할 수 있도록 건배제의 전에 신속한 서빙이 필요하다.
② 만찬으로 진행될 경우에 건배제의는 보통 만찬이 시작되기 전이나 후식을 제공받기 전에 한다. 이럴 경우 보통 만찬이 시작 전에는 주빈이 행사를 개최해준 주최자와 참석자를 위해 제청을 하고 후식을 제공받기 전에는 주최자가 참석해준 내빈을 위해 제청을 한다. 그러나 절차상 건배제의 순서가 준비된 경우에는 기념케잌 절단을 하고 그 다음에 이어서 건배제의를 한다. 하지만 특별한 방식이 준비되어 있지 않는 상황에서는 어떤 방식으로 하더라고 문제는 없다.
5) 만찬
① 만찬이 들어가기 전에 보통 와인을 서빙하게 되는데, 서빙하는 순서는 주최자가 주 문한 와인을 시음 후에 주빈을 가장 먼저 서빙하고 주최자를 맨 나중에 서빙한다.
② 행사의 성격에 따라 서빙하는 순서가 다를 수 있지만 보통 메인테이블의 주빈을 가 장 먼저 서빙한 후에 순서 데로 서빙하는 것이 관례이며, 먹고 난 접시를 치우는 순서도 마찬가지이다.
6) 연회의 종료
연회장에서 나오는 순서는 들어갈 때와 비슷하며 대체로 주빈과 주빈의 부인이 먼저 자 리를 일어선다. 연회장에서 나온 후에는 잠시 서로 인사를 나눈 뒤 주빈이 먼저 떠나며 그 뒤를 이어 일반 초청인사들이 대개 그들의 서열순에 따라 연회장을 떠난다.
2. 좌석배치도
1) 좌석명패 및 좌석 배치도
① 참석자가 확정되면 각자의 식탁위에 놓을 좌석 명패와 좌석 배치도을 준비한다. 좌 석 명패는 각 참석자의 식탁 위에 놓는 명찰로서 용지의 크기는 가로 13.8cm X 세 로4.5cm 정도 이다. 테이블 명패에는 참석자의 이름과 소속명, 직함을 기재하며 외 국인이 참석하는 자리에는 이름 앞에 Mr.또는 Mrs.의 존칭을 붙이다.
② 좌석배치도는 참석자의 좌석을 표시한 연회 테이블의 약도이다. 대규모 연회에서는 반드시 좌석배치도를 미리 만들어 참석자가 보기 쉬운 행사장 앞에 놓는다.
2) 좌석배열
① 좌석배열은 연회준비 사항 중 가장 세심한 주의를 기울여야 하는 문제로서 참석인 원, 부부동반 여부, 주빈 유무, 장소의 규모 등 여러 가지 요소를 고려하여 결정한 다.
② 연회를 준비하는 주최자측에서는 연회장에서의 실제 좌석배열을 용이하게 하기 위하 여 초청인사 전원을 서열 순으로 나열한 명단을 준비하며, 참석인사의 도착을 확인 하여 좌석배열에 착오가 없도록 한다.
③ 리셉션 진행절차
- 초청인사
만찬과 리셉션의 초청인사는 대개 동일하므로 만찬 초청장에 리셉션이 있음을 안내하며, 복장은 국빈국 요청이 없는 한 평복을 착용한다. 공식수행원을 포함한 초청인사는 만찬 개시 30분 전까지 리셉션장에 도착하는 것이 예의이다.
- 주최자 사전 도착
리셉션 주최자인 대통령 내외분은 국빈 내외분의 도착시간에 리셉션 홀 입구에 미리 도착 하여 국빈 내외분의 도착을 기다린다.
- 도착 및 영접
국빈이 현관에 도착하면 팡파르가 연주되는 가운데 의전관의 영접을 받으며, 대통령 내외 분은 현관 또는 내정에서 국빈 내외분과 인사교환을 한다.
- 리셉션
양국 대통령 내외분이 영접라인(receiving line)에 서면 초청된 인사들은 의전장의 소 개로 양국 원수 내외분과 차례로 인사교환을 한다.영접라인은 우리 대통령을 기점으로 그 왼쪽에 국빈, 국빈 부인, 영부인 순으로 위치한다.
리셉션이 진행되는 동안 실내악단은 조용한 곡을 연주하되 곡목은 양국 민요를 교대로 연 주한다.
- 리셉션 완료 만찬장 이동
초청인사들과 인사를 마치면 의전장은 적적한 시간을 택하여 양국 국가원수 내외분을 특 별 휴게실로 안내하며, 10~15분간 휴식을 취하는 동안 만찬에 초청된 인사를 신속히 만 찬장으로 입장하도록 안내한다.
- 좌석배치 안내서 작성
먼저 참석대상자의 좌석서열을 결정하여 좌석을 배정한 다음 참석대상자를 성명 또는 직 책명의 알파벳순으로 분류하고 만찬장소와 좌석번호를 기입하여 만찬장 입구에 안내판을 설치하도록 한다.
④ 만찬 진행절차
- 만찬장 입장
양국 대통령 내외분이 만찬장에 입장하면 다함께 기립하여 박수로 맞이한다.
- 국가연주
양국 대통령 내외분이 주 테이블(Head Table)앞에 도착하여 정위치하게 되면, 국빈국 국 가․애국가 순으로 양국 국가를 연주한다.
- 연설 및 축배
양국 국가가 끝나면 모두 자리에 앉고 이어서 대통령이 만찬사를 시작한다.
대통령이 연설을 마치고 축배를 제의하면 내빈은 샴페인 잔을 높이 들고 기립한 채 샴페 인을 다함께 마신다.
대통령의 축배가 끝나면 적당한 간격을 두고 국빈의 답사가 있게 된다. 이때의 축배절차 도 마찬가지로 한다.
양국 대통령이 각각 연설을 마칠 때는 내빈은 박수를 치고 만찬 음악 연주는 국빈의 축배 후 연주를 계속한다.
- 만찬
- 양국 대통령 내외분 퇴장
만찬이 끝나면 국빈 내외분은 만찬회장을 떠난다. 국빈 내외분이 퇴장할 때에도 내빈은 기립해서 박수를 보낸다. 이때 대통령 내외분은 국빈 내외분을 내정 또는 현관에서 환송한다.