다음은 내부기안 문서입니다.
많은 경우 교회에서 내부결재가 잘 안 이뤄지는 것으로 알고 있습니다.
은혜로 서로 품고 이해해가면서 주님의 교회가 이뤄지고 있음을 나타내는 것입니다.
교회 행정의 수반은 담임목사 또는 당회장에게 있습니다.(담임목사, 당회장, 위임목사. 담임교역자 등)
공문에서도 밝힌 바 있지만 모든 문서는 기관장의 결재가 없으면 효력이 발생하지 않습니다.
예를 들어 학생회에서 어떤 계획을 세웠다면 그 계획서가 결재권자에게 올라오고 결재서명이 있어야 한다는 것입니다. 그러나 어디 그런가요? 그래서 교회는 은혜로 다스리는 곳인가 봅니다.
내부기안문서는 공문서와 대비되는 개념입니다.
외부로 나가는 문서는 공문서라는 이름으로 유출이 됩니다.
그러나 내부적으로도 결정해야 하는 사항들이 있고 부서간 협조해야 할 사항들이 있습니다.
이럴 때는 내부기안 이라고 합니다.
내부기안은 두 가지가 있습니다.
하나는 공문서를 겸한 내부기안입니다. 그러니까 모든 공문서는 내부기안이면서 공문서가 되는 것입니다. 내부기안을 작성한 다음에 직인을 찍지 않은 상태에서 결재를 받습니다-여기까지가 내부기안. 결재를 필한 다음에 복사를 합니다. 원본은 내부기안에 철을 하는 것이고, 복사본에 직인을 날인한 다음 다시 복사를 해서 직인날인한 문서를 외부로 보내는 것이 공문서가 됩니다. 이때 복사본은 발송공문 접수철에 철을 해서 보관합니다. (보통 직인을 날인해서 복사를 하는데 내부기안에는 직인날인을 하지 않고, 공문서에만 직인을 날인합니다)
이 때 주의해야 할 것이 있습니다. 내부기안의 문서번호와 발송공문의 문서번호가 달라진다는 것입니다. 내부기안에는 공문서만 있는 것이 아니라 다른 내부결재 문서들도 있기 때문에 그 번호를 따르는 것이고 그 중에서도 공문서(외부유출문서)로서의 번호가 따로 있기 때문에 문서 작성시에 컴퓨터로 문서번호를 매기지 않고 철한 다음에 문서번호를 매깁니다.
두번째의 내부기안은 내부결재용입니다.
주로 금월의 마지막 주에는 차월의 계획서를 제출받는 것이 통례적입니다. 차월에는 어떤 어떤 계획들이 있고 예상되는 경비는 얼마인지 계획서를 제출해서 내부결재를 받는 것을 말합니다.
꼭 예산이 소요되는 계획서만 있는 것은 아닙니다.
담임목사로써 교회내의 각 부서들이 어떤 계획을 하고 있는지 검토하고 수정할 부분은 수정할 수 있다는 장점이 있습니다. 많은 부서들이 있는 경우엔 담임목사님이 일일이 챙길 수도 없을 것입니다. 그러나 이런 행정의 흐름이 있고, 만일 이 흐름에 어느 정도 따르게 된다면 목사님의 계획하고 의도하는 바대로 각 부서들이 일사분란하게 움직일 수 있으며, 초점이 흐려지지 않고 목적을 향해 일관성있게 달려갈 수 있을 것이라고 생각합니다.
또한 교회의 각 부서 책임자들에게 이런 내부결재가 있음을 교육하고 실시하게 한다면 중구난방이나 목적에 따르지 않은 이벤트성 행사들을 줄일 수 있으리라고 생각합니다. 즉. 일년의 교회방향과 목적을 담임목사님이 비전과 함께 심어주고 방향을 제시해 준 다음. 일년 계획을 세우도록 하고, 그에 따른 월간 계획이 세워지게 된다면 다른 교회서 하니까 우리도 하는 것이 아니라 구체적인 목표를 가지고 행사나 프로그램등을 세울 수 있으리라고 봅니다.
그랬을 경우엔. 금월에 차월의 이런 내부기안을 올릴 수가 있게 되는 것입니다. 내부기안에는 사업계획서가 따라주어야 하는데 사업계획서까지 세우라고 하면 그걸 감당할 수 있는 분들이 그리 많지는 않을 것 같습니다. 따라서 일반적인 사항만을 적은 내부기안이라도 올릴 수 있도록 교육을 한다면 좀 더 체계적인 행정을 기대할수가 있을 것 같습니다.
양식은 첨부파일을 열어보세요.
<내부기안 작성요령>
|