실업의 계절에 품질시스템이라는 것에 대하여 한 세트 규정과 기준을 만들어 보았다.
역시나 품질시스템이라는 것은 입과 머리로 수없이 공부하고 배우고 익혔어도
실제 직접 종이에 아니 PC에 수립을 해 보면 역시나 너무나 어렵고
항상 용두사미가 되고 만다는 것을 또 한 번 절실하게 느꼈다.
시스템이라는 것은 혼자서 수립하기에는 너무나 방대한 범위이다.
만일 여러 명이서 시스템을 수립한다면 또 다른 문제가 도출될 것이다.
품질시스템의 대명사, ISO 9001 품질시스템. 그리고 KS 품질경영체제.
빙혼의 머리에는 2가지 품질시스템이 이론으로 존재하고 QS 9000과 TS 16949가 받쳐주고 있다.
이것을 토대로 기업에서 일을 하면서 이론적인 품질시스템을 기업의 현실에 맞도록
관리자들이 실질적으로 일할 수 있는 시스템으로 만들어 보는 것이 빙혼의 꿈이자 사명이었다.
그런데 30년 동안 아직도 단 한 번도 직접 마음에 드는 품질시스템을 수립해 본 적이 없었다.
젊었을 때는 시스템을 몰라 남의 것을 회사 이름 바꾸며 열심히 베끼는 것이 시스템 수립인 줄 알았고
지도를 할 때는 간접 인원으로서 수박 겉핥기식으로 시스템을 수립할 수밖에 없었고
심사를 할 때는 오직 주댕이로만 황당하게 만들어진 시스템을 평가하니 시스템을 모를 수밖에 없었고
이제 직접 기업에 진출하여 시스템을 만들어 보려니 항상 일에 쫓기면서도 부분적으로 만들어 보았지만
전체적으로는 만들어 보지를 못한데다가 무엇보다도 1년 이상 다니지를 못하니 만들 수도 없었다.
7월 까지 다녔던 중국 사출업체에서 비로소 처음으로 시스템 하나를 완성시켜 볼까 하였는데....헐,,,,
여기는 황당을 넘어 환장할 회사라 생산이 없으나 결국 환상속의 시스템을 만들어 볼 수밖에 없었다.
상상으로 일을 하면서 시스템을 만드는 것은 모두가 허구이기에 전혀 의미가 없는 것이다.
프로세스를 파악하는 것이 아니라 프로세스를 가상으로 만들어 일을 해야 하는 것이기 때문이다.
시스템을 수립하는 것은 닭이냐? 알이냐?의 차이에 따라 달라질 수가 있다.
시스템을 만들어 놓고 일을 하는 것이 올바른 것인가?
일을 하면서 파생되는 시스템을 문서로 정립하는 것이 올바른 아니 쉬운 것인가?
대한민국 제헌국회가 법을 만들어 이제 70년 가까이 되었는데
시스템 즉 법이 문제인가? 그것을 준수하는 공무원들과 국민들이 문제인가?
그 때 만들었던 법을 개정하지 않고 사용한다면 어떻게 될까?
기업체 돈 뜯어 먹기 바쁘고 예산 빼 돌리기 바빠 필요한 법도 만들지 못하고 있다면 어떻게 될까?
사장들이 흔히 말하기를 이제 품질시스템을 수립하였으니 규정대로 일을 하라고 윽박지르면서
정작 본인은 시스템이 뭔지 잘 모르고 본인은 절대로 준수할 생각도 없는 것은 정치꾼들이나 똑같다.
시스템 수립은 시작은 거창하였으나 결과는 항상 형식적으로 끝나고 마는 것이 일반적이다.
사고가 나기 전까지는 어느 누군가가 특별하게 시스템을 검토나 개선할 생각도 탓도 하지 않지만
사고가 나면 근본적인 원인과 시스템에 대한 문제, 인사관리, 검증관리를 들먹이면서 개지랄을 떨며
서로가 탓만을 하면서 난동을 부리다가 불과 한 달도 못 가서 닭대가리 머리들은 사고가 슬슬 잊혀지고
그러다가 똑 일이 터지면 여기저기서 책임을 지고 자살하는 사람도 없이 하위직 직원들만
해고되는 것으로 사고를 해결하는 짓거리는 기업이나 국가나 똑같다는 것을 느낄 수가 있다.
각설하고 이번에 시스템을 수립하면서 느낀 점을 몇 가지 나열해보고자 한다.
혹시나 기업에서도 빙혼처럼 올바른 시스템을 수립 한 번 해 보겠다고 미친 짓거리 하면서
인생을 보내실 분이 계실까봐 인생 마루타 빙혼이 미리 겪은 시행착오를 참고하기를 바란다.
품질시스템은 한 마디로 무지개라는 것이다.
무지개를 멀리서 보면 너무나 아름답다.
산머리 또는 호수 위에 빨주노초파남보로 화려하게 펼쳐져 있다.
선명하게 때로는 흐릿하게 펼쳐져 있는 무지개를 보면서
저런 무지개를 직접 만져보고 싶기도 하고, 계속하여 갖고 있으면서 보고 싶기도 하고
그래서 무지개에 가까이 가면 무지개는 어디론지 사라지고 아무것도 보이지 않는다.
무지개는 항상 저 멀리서 떠 있을 뿐이지 결코 만질 수도 없고 영원히 소유할 수도 없는 것이다.
무지개는 비가 오면 잠시 반짝하고 나타나는 환상일 뿐이다.
시스템도 마찬가지라는 생각이 든다.
평상시는 시스템이 있는지 없는지도 모르고 왜 필요한지도 모르고 있다가
고객 불량이나 대형 불량, 클레임이 발생이 되면 그때서야 품질시스템이 어쩌고저쩌고 하지만
불량이 사라지고 나면 또 그냥 그렇게 그대로 흘러가기를 반복하면서 살아가는 것이다.
품질시스템을 수립하는 이유가 무엇인가?
품질을 보증하고 품질 경영을 하고?
그럼 소비자와 고객들에게 신뢰와 만족을 주기 때문에 그럼 판매가 신장되고 이익이 늘고?
ISO 인증을 받으면 기업의 관리체제가 안정이 되고 낭비가 줄고 능률, 업무 효율이 높아지고?
사장과 관리자들은 ISO는 쓸데없는 기업의 규제라고 생각한다는 것을 심사원들과 지도위원들이 알까?
종교를 갖고 종교 활동을 하면 착해지나?
품질과 종교는 똑같은 원리로 적용되는 것이다.
말로는 화려한데 실질적으로는 말과 아무런 상관이 없이 살아가는 점에서 동일한 것이다.
기업마다 ISO 품질시스템을 구축하였는데 정말로 낭비 감소와 업무 효율을 본 기업이 몇 개나 될까?
품질시스템 확인공식 <효율 = (심사 받기 전 비용/낭비 – 심사 받은 후 비용/낭비)/심사비용 >
빙혼은 품질 인생 30년 인생에서 이제 말하고 싶다.
품질시스템에 대한 환상을 버리라고.
그냥 그럭저럭 고객이 까라면 까는 척 하면 된다고.
입으로만 품질시스템이 좋다고 떠들면 된다고 부적합 나오면 저녁에 술 한 잔 먹이면 된다고.
실제로 품질시스템 수립, 운영, 유지가 불가능하기도 하지만 굳이 그렇게 노력할 필요도 없다고.
왜?
품질시스템 수립의 목적은 낭비 감소와 업무효율에 있는데 이것을 하려면 예방조치를 해야만 한다.
그런데 과연 예방조치를 하는 사람들이, 사장들이, 관리자들이 있을까?
항상 바꾸고, 돈이 없고, 시간이 없고, 사람이 없고, 고객이 너무나 까다롭고, 규제가 많고...
예방조치를 하지 못할 이유는 수 만 가지가 있는데 예방조치를 해야 할 이유는 단 하나도 없는 것이다.
그런데 무슨 품질시스템을 수립하고 실행하고 개선할 수 있겠는가?
품질시스템의 꽃. <6시그마>. 이 단어를 모르는 사람이 거의 없다.
그리고 어떻게 운영하는지도 잘 알고 관련 자격증도 많이 따고 많은 이들이 자랑스럽게 여기고 있다.
그런데 6시그마를 창출하였던 모토롤라는 지금 어떤 상태인가?
그렇게 좋은 환상적인 <6시그마> 품질시스템을 만들어 냈으면 지금쯤은 전 세계 최상의 기업으로
우뚝 서야 할 터인데... 지금은 아마 중국 기업 레노바에게 팔렸다고 한다지.
왜? 그렇게 6시그마 하였으면 품질시스템 수립이 잘 되어 낭비도 없고 업무 효율도 좋아지고‘
고객들의 만족도 높아져서 수익이 많아지니가 지금은 엄청 잘 나가야 하는데 왜 중국 기업에 팔렸을까?
사랑과 자비를 대중들에게 팔아먹고 살아가는 성직자들은 모두 천국과 극락에 가 있어야 할 터인데
천국과 극락에 간 성직자들은 아직까지 거의 없다는 소문과 진실이 들리는 것처럼
품질시스템은 무지개이고 환상이라는 것을 잊지 말고 시작을 해야 한다.
그럼에도 불구하고 품질시스템은 반드시 수립되어야 한다는 것은 어쩌면 모순된 것이다.
품질시스템은 무지개라서 환상이니 그럼 기업들은 품질시스템을 수립할 필요가 없지 않겠는가?
사람은 언젠가는 반드시 죽어 가는데 왜 사람들이 고생스럽게 살아가고 있는 것인가? 지금 당장 죽지.
이것이 그래도 기업들이 품질시스템을 수립해야 할 가장 중요한 이유이고 필요성이라고 대답하고 싶다.
그래서 정말 품질시스템을 수립하기 싫어도, 기업에 썩 그렇게 필요가 없다고 하여도
어느 누군가는 품질시스템을 수립해야 하고 인증도 받아야 하기 때문에
다음과 같은 사항을 참고하면서 수립에 도움이 되기를 바랄 뿐이다.
1. 조직도
조직이 흔들리면 시스템은 절대로 수립이 안 된다.
한참 시스템을 수립하고 있는데 조직이 바뀌면 안 되는 것이다.
조직이 바뀌면 부서명도, 부서단위도, 업무가 바뀌기 때문에 가능한 시스템을 수립할 기간 동안에는
조직과 업무를 절대로 바꾸지 말기를 바란다.
시스템을 수립하고 나면 그 때 바꾸어라.
그럼 체계적으로 개정을 하면 그리 어려운 일도 아니다.
2. 부서단위
빙혼도 시스템을 수립할 때 이 부분에서 고민을 많이 하고 또 시스템을 수립하면서
왔다갔다가 하는 바람에 이미 만들어 놓은 절차서 뒤져가면서 고치느라 시간 낭비가 많다.
본부, 부, 과, 팀...
절차서에서 깡그리 싸 잡이 표현을 할 때 “부서”라고 해야 할까? “부문”이라고 해야 할까?
또는 “부” 아니면 “팀”이라고 해야 할까?
만일 “사업본부”가 있고 그 밑에 “부”가 있고 “부” 밑에 “과” 또는 “팀”이 있을 때
절차서에서 “주관 부서(또는 부문)는 고객으로부터 공문을 접수 받으면~~~”라고 표현을 하게 된다면
여기서 “부서”는 사업본부? 부? 과 또는 팀?
만일 “실” “위원회”와 같은 조직이 있다면 “실”의 경우에는 사업본부, 부, 과 또는 팀의 단위와
어떤 대등한 관계인지 잘 파악해야 한다.
조직의 단위는 종업원에게 부여하는 직위 또는 직급, 직책과 연관이 있다.
생산 책임자로 상무 한 분을 영입하였는데 조직에 생산부만 있다면 상무는 직책은 생산부장,
직급은 상무가 되어 부랴부랴 생산본부를 만들어 직책을 본부장급으로 격상하는 일은 보통이다.
3. 부서명
* 생산부, 생산팀, 제조부, 제조기술부, 생산기술팀, 생산개발부, 생산구매부, 생산본부,,,,
* 품질관리과, 품질관리부, 품질보증부, 품질경영팀, 품질보증과, QA부, QM팀, 품질부, 품보부서...
* 구매과, 자재과, 외주개발팀, 구매자재부, 구매조달과,,,,
시스템을 수립할 때 매뉴얼, 규정, 기준에 흩어져 있는 다양한 조직의 단위와 조직명만 통일하여
표준화를 해도 그 기업은 시스템 23.4 %는 성공한 셈이다.
명함에 있는 조직과 부서명, 매뉴얼에 명시한 조직과 부서명, 그리고 서로 호칭하는 부서명 등
시스템을 수립하겠다는 것인지, 수립했다는 것인지, 아니면 개판임을 자랑하는 것인지 더더욱 헤깔린다.
빙혼도 부서명으로 인하여 규정과 기준이 수없이 왔다갔다하였고 처음에 작성된 규정과 기준은
어제 부로 1차 마무리한 규정과 기준에서 차이가 있어 이것은 전부 재검토를 해야 할 판이다.
실제 조직을 가지고 하면 문제가 없는데 사출업체를 기준으로 하였다가 전자부품 조립도 섞여 있고
제품 기업도 섞여 있다 보니 허둥지둥 하다가 부서명이 자꾸만 물구나무를 서고 있는 것이다.
이전에는 “부서”이라는 말을 사용하였는데 이번 규정에서는 “부문‘이라고 통일을 해 보았다.
출발할 때는 중국에 있는 한국 기업을 상상하면서 규정과 기준을 만드는 바람에
총경리, 경리, 합동 등 중국식 용어를 사용하다가 중간쯤에 한국에 가서 먹고 살아야겠다는 생각이 들어
다시 한국식 용어를 사용하다 보니 조직, 부서의 단위, 부서명이 뒤죽박죽되고 말았다.
현재까지 작성한 67개의 규정과 기준 다 고치려면 얼마나 시간이 걸릴지 모르겠다.
4. 업무분장
업무분장이라는 말은 업무를 파악하여 업무를 3정5행한다는 말이다.
업무가 중복이 되고 반복이 되는 낭비 요소를 한 눈에 파악할 수 있도록 체계적으로 업무를
정리 정돈한 것이 <업무분장표>라는 것이다.
그런데 상상과 환상으로 시스템을 수립하는 과정에서
구매를 관리부문 소속으로 넣었다가 다시 독립을 시켰다고 다시 생산부문으로 포함하여 버렸다.
상상 속에서 구매 업무를 사장 조카가 담당하니 관리부문 소속이 맞는데
외주를 하는 구매는 또 누가 해야 되나 하는 고민 끝에 구매 업무를 생산부문으로 빼돌렸다(?)
소모품은 또 관리부가 해야 하나? 생산부가 해야 하나?
청소용품은 관리부가 맞는데 현장용품인 장갑, 비닐 등은 생산부가 해야 맞지 않을까? 지금도 고민이다.
업무분장을 해서 규정과 기준에 대한 목록을 만들어 목록에 따라 규정과 기준을 작성하였는데
<4M변경관리규정> 처음에는 생산부 개발 쪽에 넣었다가 다시 생산부 생산 쪽으로 바꾸었고
어제 다시 QA부문에 포함하였으며 4M관리규정, 4M관리기준, 4M변경관리규정, 4M변경관리기준 중에서
결국에는 <4M변경관리기준>으로 낙찰을 보았다.
업무 파악과 업무분장은 시스템을 수립하는 방향이기 때문에 매우 중요하다.
시스템을 수립하기 전에 <업무를 파악한 자료>가 시스템 수립에 대한 원인이라면
<업무를 분장한 자료>는 시스템을 수립하는 근거가 된다는 것임을 잊지 말자.
5. 시스템 수립
시스템을 수립하는 것하고 시스템을 베끼는 것하고는 천양지차(天壤之差)이다.
축구를 구경하는 것하고 축구를 직접 하는 것하고 차이보다 훨씬 더 클 것이다.
관중들은 축구를 구경하면서 “저런 것도 못 넣냐?”고 말을 하지만
직접 축구를 하는 선수 입장에서는 안 넣고 싶어서 못 넣는 것이 아니라는 것을 그 누가 알까?
많은 이들이 “내가 품질부서에서 10여 년 이상 근무를 하면서 내가 우리 회사 품질시스템을 수립하고
인증을 다 받았다“고 하지만 진짜 품질시스템을 수립해 보았을까? 아니면 다른 회사 자료 베꼈을까?
품질시스템을 베끼는 사람들은 빙혼이 하는 글이 무슨 말인지 모른다.
하지만 직접 시스템을 베끼지 않고 단 한 번이라도 직접 시스템을 수립해 본 적이 있는 분들은
빙혼이 쓰고 있는 글이 무슨 말인지 공감, 동감을 하게 될 것이다.
품질시스템을 수립하려면 시스템을 수립하는 방법을 알아야 한다.
시스템은 말로 수립되는 것이 아니라 머리와 손으로 수립하는 것이고 출력물로 보여주는 것이다.
수많은 지도위원들이 품질시스템에 대한 교육을 마치고 나서 정작 시스템을 수립하려고 하면
꼭 어떤 기업의 황당한 자료를 던져주고 참고를 하라고 하는 것부터가 시스템 수립이 아닌 것이다.
아니 시스템 수립이 아니라고 말할 수는 없을 것이다.
문제는 모방이 아닌 회사명과 부서명과 일자와 양식명과 승인자를 바꾸는 것이 문제인 것이다.
모방도 때로는 필요하고 특히 신속하게 인증이 필요하거나 고객 대응을 할 때 아주 필요하지만
자체 품질시스템을 수립하려면 모방도 시스템을 제대로 아는 사람이 모방을 할 수 있는 것이지
복사 수준의 시스템을 베끼는 것은 시스템 수립이 절대로 아닌 것임을 잊지 말아야 한다.
예를 들어 규정에 대한 시스템 수립을 하려면 무엇이 필요하고 어떻게 해야 하나?
검사규격 또는 작업표준을 작성하려면 타 회사 자료가 전혀 없다고 하는 경우 시스템 수립이 가능할까?
그제 빙혼은 <비상사태관리규정>이라는 것을 작성라기 위하여 인터넷을 2시간 이상 돌아다녔는데
거의 모두가 환경 인증용 비상사태관리절차서만 있었고 그것도 베낄만한 수준도 안 되었다.
그래서 빙혼은 그냥 빙혼식(?)으로 머릿속에서 비상사태를 풀어서 규정을 하나 만들어 보았다.
제목 : 비상사태관리규정
1. 적용범위
2. 용어
3. 절차
3.1 비상사태 종류
3.1.1 환경관련
3.1.2 안전관련
3.1.3 생산관련
3.1.4 기타
3.2 비상사태 파악
3.3 비상사태 대비방안
3.4 비상사태 교육훈련
3.5 비상사태관련 비품 준비
3.6 비상사태 발생방지 예방점검
3.7 비상사태 발생
3.8 사후관리
4. 관련 문서
5. 기록
6. 개정내용
7. 시행일자
기업에 근무를 하면서 어떤 것이 비상사태라고 볼 수가 있으며 비상사태가 발생할 경우
누가, 어떻게 조치를 해야 하는지를 생각하면서 만들었던 것이다.
빙혼과 같은 중소기업용 <비상사태관리규정>은 아마 인터넷에 없을 것이다.
각 비상사태별 대비방안 즉 시나리오는 “화재, 안전사고, 질병발생”같은 경우 기준으로 만들었지만
설비고장, 자 재불량 등 생산관련 비상사태는 각 관련 절차에서 다루어질 수도 있을 것이며
다만 이것을 시나리오로 별도로 편집하는 일이 필요한데 나중에 취업하면(?) 시나리오를 만들 것이다.
6. 기업의 품질(또는 관리)시스템과 ISO 9001 품질경영시스템과의 관계
빙혼이 수립하는 품질시스템은 ISO 규격과 전혀 상관이 없다.
아니 상관이 없는 것이 아니라 ISO 요구사항에 따라 시스템을 만드는 것이 아니라
기업의 조직도와 업무분장에 따라 품질시스템을 수립하였다.
ISO 인증이 사라진다고 해도 기업의 품질시스템은 존재하도록 수립하는 것이다.
그래서 ISO 9001이든 14001이든 18001이든 QC 080000이든 규격은 별로 신경을 쓰지 않는다.
오로지 조직도와 업무분장에 따라 품질시스템을 수립하는 것이다.
만일 ISO 인증을 받게 되는 경우에는 그 때 ISO 요구사항을 읽어보고 해당되는 규정에서
부족한 내용이 있으면 추가하고 없으면 새롭게 제정을 하면 되는 것이다.
즉 인증을 위한 품질시스템이 아닌 기업에서 필요한 품질시스템을 만드는 것이다.
ISO 요구사항에 따라 시스템을 만들면 인증서는 받을 수 있을지 몰라도 일하는 데는 도움이 안 된다.
7. 사규 양식
품질시스템을 수립한 결과는 규정, 기준으로 나타난다.
규정과 기준을 담아 놓을 그릇이 필요한데 이것이 바로 사규 양식이다.
시스템이 왜 어렵고 힘들고 짜증이 나고 개정을 하고 싶어도 귀찮을까?
바로 그 정답은 시스템이라는 것을 잘 이해하지 못하고 어떻게 수립하는지 모르니
항상 남의 쓰레기 자료만 베끼는 짓만 하였으느 사규 양식의 중요성도 모르는 것이다.
사규 양식만 보면 시스템이 엉터리인지 아닌지 알 수가 있다.
사규 양식은 사람으로 보면 관상과 같은 것이다.
사규 양식이 잘못되고 시스템 수립이 어려우면 시스템 수립 자체가 개판이 되는 것이다.
사규 양식은 정답이 없다.
다른 회사 쓰레기 규정 베끼지 말고 10점, 20점이라도 좋으니 스스로 사규를 만들어서
더도 덜도 말고 진짜로 매주 1번씩, 아니 매일 1번씩 상상으로라도 딱 17번만 개정을 해 보아라.
그럼 저절로 사규 양식을 어떻게 만들어야만 좋은 지를 깨닫게 될 것이다.
만일 다른 기업 사규를 베끼게 된다면 천 번 만 번을 사규를 작성해도 사규 양식을 모를 뿐이다.
사규 제일 앞장에 서명을 한다든지 승인일자, 개정일자, 시행일자에 대한 차이점을 모른다든지
개정 기록을 앞장에 요약정리를 한다든지 하는 사규 양식은 시스템 개그맨들이 만드는 양식일 뿐이다.
8. 사규 작성
사규를 작성한다는 것은 기업의 법규를 만든다는 의미이다.
법규를 만들려면 용어가 정확해야 하고 문장이 명확하게 기술되어야 한다.
머리를 긁으면서 오타라고 하면 그런 법을 누가 믿고 일을 할 수 있겠는가?
회사의 법은 일하는 근거가 되고 기준이 되는 것인데 오타라는 말은 사형감이라는 것만 알면 된다.
본인이름으로 서명을 하고 검토, 승인을 하였는데도 무슨 말인지 잘 모르는 사람들도 있는데
뇌가 출장을 갔는지? 뇌에 때가 많이 끼었는지 몰라도 이런 말은 하면 안 된다.
사규를 작성하는 사람들은 국어를 명확하게 알아야 하고 용어를 정학하게 이해를 하고
문장을 확실하게 기술할 수 있는 능력을 지녀야 한다.
9. 적용범위
적용범위는 매우 중요하다.
절차를 어느 시점까지, 어느 활동까지, 공정까지, 제품까지 적용할 것인지를 서술하는 것이다.
제품업체, 부품업체, 원자재업체, 원료업체마다 시스템이 다를 수밖에 없는데
ISO 품질시스템에서는 표준화를 한다고 기업마다 모두 시스템을 동일 또는 비슷하게 만들고 있다.
고객만족도를 위한 관리 시스템을 수립한다고 원료업체에서 그런 절차를 만들면 관리가 가능하겠는가?
고객만족도는 불특정 다수의 고객을 상대해야하는 제품업체에는 반드시 필요한 절차이지만
고객 1개사만을 상대하는 부품업체에서도 고객만족도를 한답시고 설문조사를 하는 절차가 맞겠는가?
특히 구매관리규정을 보면 “당사에서 생산 활동에 필요한 모든 구매품의 관리 절차에 적용한다”고 하면
과연 모든 구매품을 2페이지 구매관리규정에서 다룰 수가 있을까?
10. 용어에 대한 정리
잔소리는 이제 그만하고 빙혼이 시스템을 수립하면서 헤깔렸던 용어를 나열해 볼 것이다.
용어에 대한 표준화는 아무리 강조해도 지나치지 않으면 기업에서 사용하는 용어들이 표준화가 안 되면
그런 기업에서는 품질시스템은 물 건너 간 것이라고 생각하면 똑똑한 사람이 될 것이다.
(1) 제품 관련 용어
개발품, 양산품, 제품, 완성품, 반성품, 공정품, 반제품, 신제품, 시작품, 초도품, 초중종물품, 반품, 불량,
부적합품, 단종품, AS품, 샘플, 재고품 등 각 규정과 양식에 적절한 용어를 선택하는 것이 중요하다.
(2) 자재 관련 용어
자재, 원료, 원자재, 부자재, 원부자재, 소모품, 잡자재, 포장자재 등
자재는 구매관리규정, 재고관리규정과 밀접하므로 어떻게 구분을 하고 적용범위를 설정하느냐에 따라
규정과 기준이 나뉘어질 수 있으면 향후 ERP 시스템을 도입하는데 도움이 된다.
여기에서 가장 어려운 부분 중의 하나가 소모품 관리이다.
소모품도 현장 소모품이 있고 사무실 소모품이 있고
사무실 소모품 중에는 반공용품(중국식, 한국식은 사무용품), 청소용품, 주방용품, 경비용품, 약품 등
종류가 많으므로 이 기회에 소모품에 대한 개념을 잡아 보는 것도 의미있는 일이다.
특히 자재는 어떻게 구분을 하느냐에 따라 원가에 영향을 미치고 비용에 영향을 미칠 수가 있다.
회계 담당하는 사람에게 소모품을 구분해 달라고 하는 것이 가장 좋다.
그래서 소모품은 구매, 재고를 누가 관리하는 것이 바람직한 것인지를 살펴보자.
현장 작업복은 현장 소모품이라고 한다.
그럼 사무실 근무복도 현장 소모품인가?
작업복이나 근무복이나 모두 남녀만 다르지 색상이나 디자인도 같고 같은 집에서 구매를 하는데
생산과 관리에서 따로 구매하고 재고를 따로 관리하는 것이 바람직한 것인가?
만일 현재 기업에 ERP시스템이 있다면 ERP 매뉴얼을 살펴보고 매뉴얼에 따라 구분하면 된다.
ERP프로그램은 현재 수립하고자 하는 품질시스템을 전산화 한 것이므로
ERP프로그램을 활용하는 기업들은 ERP 매뉴얼을 규정과 기준으로 만들면 된다.
(3) 기타 물품
비품, 사무용품, 위생용품, 약품, 폐기물, 부산물, 분쇄물 등
(4) 해야 한다, 한다, 할 수 있다.
문장마다 이 3가지 형태로 말 맺음을 하게 되는데 작성하는 사람과 기업마다 승인자에 생각에 따라
표현을 약간 달리할 수가 있을 것이다.
(5) ~보고한다. ~승인을 요청한다.
옛날에는 ~승인을 요청한다고 하였는데 이번에는 ~을 보고한다고 하였다.
예1) 품질담당이 <월간품질현황>을 작성하여 품질부장의 검토를 받고 사장의 승인을 요청한다.
예2) 품질담당은 <월간품질현황>을 작성하여 사장의 승인을 받는다.
예3) 품질담당은 <월간품질현황>을 작성하여 사장에게 보고한다.
상기 예를 보면 관리자마다 모두 다르게 표현을 할 수가 있다.
예2와 예3에서 품질부장의 검토가 빠졌는데 검토자는 승인의 전 단계이므로
문장에 빠져 있어도 작성한 다음에 검토를 한 후 승인을 받아야 하므로 굳이 넣을 필요가 없다.
예를 들어 국방부 정책담당관은 사드미사일 설치방안에 대하여 잔략국장의 검토를 받RH
국방차관의 검토를 받고 국방장관의 검토를 받은 후 대통령에게 보고한다.
이렇게 법을 만들 수 없는 이치와 같은 개념이다.
또한 주어를 즉 작성자를 누구로 할 것인가에 따라 절차서 서술 내용이 다르게 느껴질 수가 있다.
품질담당은, 품질과장은, 품질부서장은, 품질팀장은 ~~~
만일 품질과장이 차장으로 승진을 한 경우에 모든 규정에서 품질과장을 품질차장으로 바꿀 수 없듯이
규정은 조직도 상의 직책으로 주어를 표현하는 것이 올바른 방법이다.
(6) 장비 또는 설비
시설은 분명하게 다르다.
방범시설, 전기시설, 통신시설, 수도시설, 주방시설 등
그러나 장비와 설비는 항상 왔다갔다가 하는 편이다.
“제조장비, 생산장비, 제조설비, 생산설비”....빙혼은 KS 기준을 참고하여 “생산설비”로 통일을 하였다.
계측기, 검사기기, 검사장비, 검사설비, 계측장비....
검사장비, 측정장비, 시험장비를 따로 구분하게 되면 또 그에 대한 절차가 필요하므로
묶어서 “검사설비”로 통일을 하니 절차가 좀 간편해졌다.
설비로 통일을 하다 보니 사무설비라는 말은 생소한지라 사무장비, 사무설비 대신 사무기기로 정하였고
지게차, 수레 등 운반 관련한 경우는 운반설비가 아니라 운반장비로 정하였다.
<숙제>
납품 차량은 장비인가? 설비인가? 시설인가?
생산설비인가? 운반설비인가? 아니면 별도 구분하는 것이 좋은가?
납품차량과 출퇴근 또는 업무지원용 차량은 관리를 다르게 하는 것이 좋은가? 통일하는 것이 좋은가?
차량도 기업에서 구매한 차량이 있고 지입 차량이 있고 직원용 차량을 이용하는 경우가 있다.
요즘에는 직원들이 차량을 이용하여 일을 하는 경우가 많은데 차량일지를 써야 하나 말아야 하나?
이럴 때 관리범위는 어떻게 할 것인가? 주유비, 수리비, 보험비, 벌금 등
(7) 치공구
공구, 치공구, 지그, 치구 등도 다르게 사용하면 다른 절차가 필요할 것이고
금형과 지그는 다른 절차가 필요할 수 있으나 용어의 통일이 필요한 부분이다.
특히 구매부문과 관리부문은 기업마다 다르므로 다른 기업 절차서를 베낄 수가 없을 것이다.
지그라고 하여도 시장에서 구입하는 소모품 지그가 있을 터이고 재물과 관련된
고객 제공 또는 자체 제작용 검사 지그가 있을 터인데 생각하고 또 생각해야 할 것이다.
(8) 제조인가? 생산인가?
용어에 대한 개념이 조금씩 다르다. 제조(Manufacturing), 생산(Production)
영어를 보면 느낌이 확 다른데도 명확하게 적용하기가 애매하니 확실하게 정해야 한다.
절차서, 양식 등 여러 서류에 제조와 생산이 뒤섞인 경우가 있다.
외부발생 문서는 어쩔 수 없겠지만 내부 문서는 가능한 제조이든 생산이든 통일하는 것이 좋다.
인터넷을 뒤져보니 어떤 기업은 제조생산을 아예 묶어 놓는 경우가 있으나 이것은 잘못된 것이다.
또한 품질에서는 생산이라는 말을 사용하고 생산에서는 제조라는 말을 사용하는 경우도 잘못되었다.
현재 귀사업체는 가공인가? 조립인가? 전자 부품 조립은 제조인가? 생산인가?
도장, 조금은 제조인가? 생산인가?
금형, 사출은 제조인가? 생산인가? 아니면 제작인가?
석유, 밀가루와 같은 플랜트 업체는 생산인가? 제조인가?
(9) 외주업체, 협력업체, 공급자, 공급업체, 임가공업체 등
빙혼은 외주업체와 공급자로 나누었다.
외주업체는 공정이 외부에서 가공, 제작하는 경우 외주품이라 하였고
자재 공급업체는 공급자로 통일을 하였다.
용역업체도 범위가 아주 많으니 관리가 필요한 용역업체를 선정하는 것이 좋다.
용역업체는 합동(중국식 표현) 아니 계약관리 규정에 영향을 미치므로 범위가 필요한 것이다.
(10) 기록한다, 서술한다, 기술한다.
빙혼은 현재도 이 글을 쓰면서 이 3가지 표현이 왔다갔다 하고 있다.
예쁘다, 아름답다, 죽인다, 끝내준다, 청초하다. 등 이렇게 왔다갔다하는 것은 시에서나 사용하고
절차서를 수립할 때는 반드시 가능한 하나의 용어로 통일하여 사용하는 것이 좋다.
(11) 문서
시스템을 수립할 때 아마도 시스템 수립에 영향을 미치는 아주 중요한 용어가 바로 문서이다.
문서는 가장 크게 사내문서, 외부문서로 나눌 수가 있다.
외부 문서, 사외 문서 두 가지 용어가 왔다갔다하기 때문에 정신을 차리고 기술해야 한다.
외부 문서도 고객문서, 외주업체 문서, 관공서 문서가 있고
법규, 기술 자료, 잡지, 신문 등도 잘 생각해서 구분해야 한다.
사규의 범위도 중요하다.
양식은 사규인가? 아니면 규정의 일부부인가?
규정의 일부분이라면 절차는 전혀 바뀌지 않았는데 양식 일부가 바뀌었다면 절차도 개정되는 것인가?
절차인가? 절차서인가? 규정인가?
인사관리규정, 인사관리절차서, 인사관리프로세스
생산관리규정, 생산관리절차서, 생산관리프로세스
지침? 지침서? 기준? 기준서?
기준의 범위는?
검사규격, 작업표준, 그럼 <견적서작성기준>은 기준의 범위 안에 포함되는가?
양식은 기준인가? 규정의 일부인가?
도면은 기준인가? 규정인가?
출하검사, 제품검사, 최종검사, 완성품검사 등
작업표준, 작업표준서, 작업지도서, 작업지침서, 작업기준서 등
문서에도 단위가 있다.
문서에 대한 단위를 확실하게 정해야 한다.
문서의 구분, 범위, 종류 단위가 명학하지 않으니 시스템 자체가 흔들리고 있는 것이다.
(12) 보관/보존, 보호/보유, 폐기/폐지, 검사/검토/검증, 확인, 협의/회의/합의 등
이런 용어들은 아주 중요하고 절차와 기준에 엄청난 영향을 미치고 있는데
심사원이나 지도위원이나 대충 넘어가니 기업체도 당연히 대충 넘어간다.
“보존연한, 보존기간, 보존연도” 용어 자체에 따라 관리방법이 달라지는데
생각이 없이 시스템을 수립한다고 하는 사람들이 되지를 말라.
<결론>
만드는 놈은 아무리 죽어라고 골머리 싸매고 연구를 하고 규정 하나를 만드는데
며칠씩 걸려도 규정 하나를 제대로 읽는 사람도 없고 규정에 따라 실천하는 사람도 없다.
그리고는 항상 “우리 회사는 체계가 없고 개판이다”고 하면서 얼굴에 싯누런 가래침을 내뱉고 산다.
누가? 우리 모두가.
시스템을 누가 만들어야 하는가?
가. 사장
나. 품질부문장
다. 품질관리자
라. 지도위원
마. 각 부문장 또는 담당자
정답은 없다.
아쉬운 사람이 만드는 것이다.
빙혼은 청와대 공주를 절대로 흉보지 않는다. 물론 속으로는 엄청 흉을 본다.
절대로 상스런 언어로 나이가 60이 넘은 노처녀에게 힐난의 말도 하지 않는다.
왜 그녀는 대한민국을 대표하는 국가영도자이고 법으로 보장된 대통령이기 때문이다.
대통령 하는 짓이 마음에 안 들면 투표로 심판을 하면 되는 것이다.
그런데 국민의 투표는 항상 “아직도 그녀를” 밀어주는 것이다.
국민 대다수가 자유 투표로 대통령을 뽑았으면 보장된 임기 동안은 흔들지 말아야 한다.
대통령 하는 짓이 마음에 안 들면 본인이 대통령 출마하여 본인 마음대로 하면 되는데
왜 대통령 출마도 하지 않으면서 못하면서 앉아서 구시렁거리고 있는가?
기업의 품질시스템도 마찬가지이다.
품질시스템이 마음에 안 들고 엉터리라면 본인이 본인 마음에 들도록 시스템을 만들면 된다.
타 부문에 대한 이야기는 하지도 말고 본인이 속한 부문, 본인이 담당하는 업무에 대한 시스템을
만들어 본인이 편하게 시스템대로 체계적으로 일을 해라.
그리고 타 부문을 비난하고 타인을 흉을 보라.
본인이 시스템을 수립할 줄 모르고 “규정”, “업무분장표”도 똑바로 만들지 못하면서 무슨 말이 많나?
만들어진 엉터리 쓰레기 시스템을 똑바로 읽어는 보았을까?
무엇이 문제이고 잘못되었는지 구체적으로 항목을 적고 그에 대한 개선안을 문서로 만들어라.
빙혼은 시스템을 직접 만드는 사람이다.
다른 사람들의 시스템은 베낄 수도 없고 베낄 만한 시스템도 거의 없다.
소위 똥인지 된장인지 냄새를 맡지 않아도 시스템에 대해서는 확실하게 자신할 수 있다.
이번에 시스템을 만들어보니 역시나 40점을 넘기가 너무나 어렵다.
각 업무 또는 활동에 대하여 “상하, 전후, 좌우”로 연결성이 매우 떨어진다.
<구매관리규정> 하나만 살펴보자.
이 규정 앞에 있는 규정은 무엇일까? 생산관리규정, 개발업무 규정.
옆에 있는 규정은 무엇일까? 외주업체관리규정, 공급자관리규정
뒤에 있는 규정은 무엇일까? 검사업무규정, 식별규정, 부적합품규정 등
밑에 있는 기준은 무엇일까? 발주관리기준, 클레임관리기준
그런데 이론적으로 이렇게 알고 있어도 실제 시스템을 수립할 때
발주관리기준은 별도로 없고 구매관리규정의 항목으로 서술되어 있고
클레임기준은 클레임규정으로 만들었던 것이다.
언젠가는 이론에 따라 제대로 만들 때가 있을련지 모르겠다.
구매관리규정, 구매업무규정, 구매규정
검사관리규정, 검사업무규정, 검사규정
어떤 것이 올바른 표현인지 지금도 아리송할 따름이다.
진짜 결론은 시스템 수립하는데 신경을 쓰지 마라.
그냥 베끼는 것이 속 편하다.
심사원들이 지랄하면 썩소 흘리면서 뒷통수 긁어대면 된다.
대신 업체들에게 돈이나 많이 긁어모아라.
상사나 감사원들에게 안 들키게 잘 뜯어라.
비록 품질시스템은 수립할 줄 몰라 상사와 심사원들에게 욕을 먹더라도 열심히 돈을 모아
인생시스템은 잘 수립, 유지하여 돈 걱정 없이 사는 것이 인생 성공이라는 것이 쉰이 넘어서야 알았다.
품질시스템에 대한 환상은 버리고 인생시스템이나 잘 수립하여 운영하는 것이 올바른 인생 품질이다.