파일 정리 매뉴얼
01. 파일 정리 진단하기
□ '언제 정리해야 하는데' 하고 정리를 미뤄둔 폴더가 있다.
□ 원하는 파일을 한 번에 찾지 못할 때가 한 달에 1 번 이상 있다.
□ 바탕화면에 단순히 보관하기 위한 파일/폴더가 3개 이상 있다.
□ 외장 하드, 컴퓨터에서 떼어 둔 하드디스크가 3개 이상 있다.
□ 필요한 파일을 못 찾아서 상사나 동료에게 재전송을 요청한 적이 있다.
□ 앞으로 절대 필요하지 않을 파일이라도 일단 보관하고 본다.
위 내용 중 3가지 이상 해당되신다면, 파일 정리가 되지 않아서 업무에 지장이 있을 것이라고 예상됩니다.
파일 정리란, 일을 정리한다는 의미와도 같습니다.
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02. 파일 정리가 필요한 이유
- 문서 작성을 더욱 빠르게 할 수 있습니다.
- 원하는 정보를 빠르고 정확하게 얻을 수 있습니다.
- 완료된 일과 진행 중인 일에 대해 명확히 파악할 수 있습니다.
- 협업이나 업무 인수인계가 쉬워집니다.
- 외장하드/하드디스크/클라우드 서비스 등의 비용을 줄일 수 있습니다.
- 바탕화면이 단순해지면 집중도가 올라갑니다.
- 파일을 통제하면, 업무를 통제하고 있다는 자신감이 생깁니다.
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03. 하루 15분, 파일 정리 미션
월요일 | 나의 업무 분석하기 (15분)
1. 현재 맡은 업무와 프로젝트의 종류를 모두 적어봅니다.
2. 적은 내용을 크게 분류하고 순서를 매깁니다.
3. 내용과 동일한 이름, 구조로 새로운 장소에 폴더를 만들어봅니다.
A. 예) 1.마케팅₩1.소셜마케팅
₩2.기업마케팅
2.언론홍보₩1.잡지홍보
₩2.신문홍보
화요일 | 파일 옮기기 (15분)
1. 오늘 하루 동안, 열거나 저장한 모든 파일을 어제 만들어 둔 폴더로 옮깁니다.
지난 파일을 전부 정리하는 것 보다는 지금부터 생기거나 열어보는 파일만
정리하는 것이 좋습니다. 그러기 위해서는 새로운 폴더에서 시작해야 합니다.
수요일 | 파일 이름 바꾸기 (15분)
1. 파일 이름에 체계를 만들어봅니다.
이틀 동안 새로운 폴더로 옮긴 모든 파일의 이름을 통일된 시스템으로 바꿔봅시다.
A. 예) 프로젝트이름_파일명_작성자 날짜
클린오피스캠페인_3주차매뉴얼 홍길동_120425.docx
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서류정리 매뉴얼
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01. 서류 정리 진단하기
□ 서류들이 뉘어져 주변에 쌓여있나요?
□ 필요한 서류를 찾느라 허비 하는 시간이 있다고 생각하시나요?
□ 업무 파악이 늘고 현재 업무에 집중하기가 어려우신가요?
□ 밀린 결재 서류를 2개 이상 가지고 있으신가요?
□ 문서 조회 후 무조건 출력 버튼을 누르고 계신가요?
□ 갑자기 상사가 ◯◯서류를 가져오라고 합니다. 이때 당황하시지는 않나요?
정리로 스트레스를 받고 계신가요? 위 내용 중 4가지가 해당되신다면, 정리가 시급하다는 증거입니다.
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02. 서류 정리가 필요한 이유
- 생산적인 일을 하게 될 수 있습니다.
- 넘쳐나는 정보를 추려낼 수 있습니다.
- 보유하고 있는 서류를 검토하고 개선 할 수 있습니다.
- 만약 시간에 쫓기게 되더라도 차분히 대처 할 수 있습니다.
- 업무의 중요도를 파악이 쉽고, 현재 업무에 집중할 수 있습니다.
- 주변에 관심을 갖게 될 수 있습니다.
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03. 하루 15분, 서류 정리 미션
1단계 적절한 동선 및 위치잡기
1. 필요한 서류는 앉은 채로 손닿는 자리에 위치로 옮겨주세요.
2 불쑥 튀어 나오는 서류를 둘 곳 정해주세요.
A. 망설임 없이 바로 지정된 장소로 보낼 수 있어야 쌓이지 않습니다.
ex) 폐기함 or 이면지함 _ 진행별 (진행 / 보류 / 완료)
2단계 | 불필요한 책 분류하기
1. 책 현재 읽고 있는 책만 두고 나머지 책은 집으로 가져가거나 나눕니다.
2 지난 사보나 팸플릿은 버립니다.
3단계 | 지난 자료와 현재 서류 분류
1. 서류 분류하기 : 현재 필요한 서류인가? 스캔이 가능한 문서인지 분류합니다.
2. 보관이 필요 없는, 참고한 출력물들을 모아주세요.
4단계 | 보관공간 및 사용공간에 둘 서류 분리하기
◆ 문서종류에 따라, 6개월 이상 경과된 서류와 6개월 미만인 서류를 분리합니다.
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