180509 인증시스템이 아닌 관리시스템 수립 방안

[빙혼서생]

< 관리시스템 수립 방안>

심사용 인증 시스템은 IATF 16949 요구사항에 따라 하는 것이며

기업의 관리(품질)시스템은 조직도에 따라 분장된 업무를 기준으로 시작해야 합니다.

업무를 분장하는 것부터 그래서 분장된 업무가 어떤 관리 기준과 방법에 따라 일을 해야 하는지

기업의 시스템을 하나 둘씩 만들어 나가야만 사장님이 원하시는 시스템이 수립됩니다.

시스템 수립은 실질적으로는 일반 관리자들은 거의 불가능합니다.

기업의 사규를 만들려면 사규를 만드는 능력이 있어야 하는데

사규는 국어 능력도 있어야 하고 기술용어나 전문용어를 잘 알아야만 가능합니다.

ISO나 IATF 시스템을 수립을 한다고 해도 엉터리가 될 수밖에 없는 이유가

시스템을 수립할 줄도 모르는 관리자들을 모아 TFT를 구성하여 시스템을 수립한다고 하지만

거의 모든 기업은 지도위원에 건네주는 다른 기업의 심사용 프로세스를 베끼고 있을 따름입니다.

그래서 사장님이 생각하고 필요한 관리시스템을 수립하기 위해서는

무엇보다도 사장님께서 관리시스템에 대한 올바른 생각이 필요하고

사장님의 생각을 문서로 표현할 수 있는 즉 시스템을 수립할 수 있는 관리자들의 능력이 필요합니다.

국회에서 법안을 만들고 나면 이것을 법제처라는 곳에서 법률로 만들어야 하듯이

기업도 사장님이 조직을 바꾸고 업무를 재 분장하고 사장님의 경영방침을 내릴 때마다

이를 실행하기 위해서는 시스템을 수립 및 유지, 운영할 수 있는 전문가가 필요한 것입니다.

그런데 시스템이 무엇인줄 모르고 시스템을 수립할 줄 모르는 관리자들에게

아무리 시스템이 중요하다고 그래서 시스템을 수립하라고 목이 터져라 외쳐도

시스템 수립이 안 되는 것이고 설령 수립한다고 해도 사장님의 생각과는 다른 시스템이 나오는 것입니다..

관리자들 역시 평상시 해야 할 일도 못하면서 시스템을 수립하느라 시간을 뺏기고 스트레스를 받다가

지도위원이 건네주는 황당한 심사용 자료를 가지고 시스템이라고 만들어 놓고 심사를 받게 되는 것이며

관리자들이 시스템을 수립할 수 있는 능력을 갖추기 위해서는 많은 시간과 훈련이 필요한데

시간도 없고 훈련(지도) 비용도 많이 들기 때문에 기업은 인증용 시스템을 만들어 운영하고 있는 것이 현실입니다.

진짜로 관리시스템을 수립할 것인지 인증용으로 할 것인지 경영자의 의지가 중요합니다.

중소기업은 때에 따라서는 인증용 시스템도 필요할 때가 있습니다.

시스템을 수립한다고 바쁜 관리자들이 일도 제대로 못하면서 시스템을 만드느라 고생하는 것보다는

차라리 시스템 담당자가 사장님의 생각에 따라 각 팀에 필요한 규정과 지침을 만들어

해당되는 관리자들이 검토를 하고 사장님이 승인한 후 배포하여 이것을 준수하도록 하는 것도 방법입니다.

꼭 관리자들이 자기 팀의 시스템을 자기들이 만들어야 하는 것은 아닙니다.

시스템을 수립할 줄 아는 사람이 필요한 문서를 만들고 관리자들은 수립된 시스템에 따라 일을 하면 되는 것입니다.

문제는 사장님의 생각에 따라 시스템을 수립해 놓고 경영자부터 지키지 않는다든지

임원들도 시스템을 준수하지 않을 때는 아무런 의미가 없을 것입니다.

시스템을 가장 잘 수립할 수 있는 비결 아닌 비결은

모든 규정과 지침은 <급여관리규정><인사관리규정><근태관리규정>과 동일한 개념으로 만들어야 합니다.

급여관리규정은 모든 종업원이 꼭 읽어보고 전부 다 기억을 하고 이것이 준수되지 않으면 회사에 항의를 할 것입니다.

구매관리규정, 생산관리규정, 개발업무규정 등 회사 내의 모든 관리시스템도

심사용이 아닌 이것에 따라 일을 하지 않으면 안 되게끔 만들어야

진짜 시스템이라고 할 수 있으면 수립된 규정과 지침을 준수하지 않으면 급여를 공제하고 직위가 강등되고

심지어 누적이 되면 해고가 되어야 하는데

<중소기업 특성상 종업원이 실수를 해도 해고를 할 수 있는 만성 인력난에 시달리다 보니까

시스템을 수립해도 사장도, 종업원도 카다란 의미를 갖지 못하는 것입니다>

즉 법을 만들어도 벌금이 작거나 구속도 거의 없고 집행유예로 끝나는 법은 국민들도 잘 안 지키는 것과 동일합니다.

시스템은, 사규는 종업원의 힘보다 회사의 힘이 클 때 준수되는 것이며

종업원이 해고를 당하고 감봉을 당하고 급여 공제가 두려워서라도 규정된 사규를 준수하는 것이지

사장, 임원이 한 마디 했다고 사직을 쓰는 중소기업들은 실질적으로 시스템을 수립해도 소용이 없는 것입니다.

급여를 공제해도 종업원들이 반성을 하고 회사를 다닐 수 있을 정도로

급여, 복지 등이 존재할 때 시스템이 필요한 것이지 항상 언제든지 그만 두려고 하는 열악한 직장 환경에서는

아무리 시스템을 잘 만들어도 잘 지켜지지 않을 것입니다.

<결론>

1. 사장님의 시스템에 대한 생각을 정립

조직을 3년도 안 되어 바꾼다든지 임원이 하나 바뀌면 업무를 조정한다든지

이런 경우에는 시스템을 수립할 수도 없고 설령 엄청나게 고생을 하여 시스템을 수립했다고 해도

자주 변경되는 조직과 업무 때문에 툭하면 변경되는 관리 기준과 방법 때문에 종업원으로부터 배척을 당합니다.

한 번 만들어진 조직과 업무는 최소 3년 이상을 유지해야 합니다.

그래서 업무를 하는데 지장이 문제가 있거나 시장 환경의 변화에 따라

규정과 지침을 변경할 필요가 있을 때만 조직과 업무를 변경하는 경영자의 확고한 의지가 중요합니다.

이것이 불가능하다면 시스템이 아닌 그냥 사장님의 지시사항만으로 일을 하는 것도 문제는 없습니다.

시스템을 수립하는 목적은 사장님이 자리에 없어도 누구나 같은 방법과 기준으로 일을 하기 위하여

시스템을 만드는 것인데 사장님이 수시로 관리 기준을 바꾸는 경우 오히려 시스템이 더 불편할 뿐입니다.

2. 시스템 운영자 지정

경영 기획 업무를 하거나 총무 쪽에서 담당자를 지정하여 시스템을 수립하는 것이 올바른 방법입니다.

생산, 품질 등 전문 분야에 대해서는 업무흐름도를 요청받아 인터뷰를 통하여 업무를 파악하면 규정과 지침을 만들면 됩니다.

<급여관리규정>을 만드는 팀에서 규정과 지침을 만들어야 전사적으로 시스템이 통일, 통합되는 것입니다.

많은 기업들이 급여관리규정/인사관리규정은 총무팀, 생산과 품질 관련 시스템은 품질이나 각 팀에서 만들다보니

생산관리절차서, 구매관리프로세스 등 회사의 사규를 만드는데 있어 문서 단위도 표준화를 하지 못하면서

지도를 한다고 하고 심사를 한다고 하면서 인증서까지 마구잡이로 남발하고 있는 것이 현실입니다.

조직에 인사관리규정, 생산관리프로세스, 구매관리절차서가 짬뽕으로 황당하게 섞여 있어도

사장도, 임원도, 관리자들도 매년 그저 열심히 심사를 받고 시스템을 이야기하고 있는 경우가 대부분입니다.

그래서 시스템을 제대로 알고 있는 지도위원을 만나 올바른 시스템을 수립해야 하고

시스템을 수립한 뒤에는 변화되는 조직과 업무에 따라 시스템을 개정, 유지할 수 있는 전문 담당자가 필요한 것입니다.

전문담당자는 기업의 시스템 수립 및 운영을 하,고 내부심사를 하고, 사장님의 경영전략에 대한 기획을 하고

해외 지사와 대리점에 대한 모니터링을 실시하여 고객, 시장에 대한 정보를 수집, 분석하여

개발과 생산에 적용하도록 한다면 이 또한 결코 낭비적인 인력은 아니라고 생각됩니다.

3. 팀장급 이상을 시스템 운영 관리자로 양성

만일 중소기업 여건상 전문 인력을 두기 별도로 어려워 전문 담당자가 없는 경우

모든 팀장급 이상은 반드시 시스템을 수립하고 운영할 줄 아는 사람들도 역량을 키워야 합니다.

팀장급 이상 진급을 할 때는 반드시 스스로 자기 팀과 관련된 다양한 규정과 지침에 대한 검토를 하고

그 검토 결과를 가지고 제정, 개정안을 재출한 사람에게만 진급을 하면 이 또한 하나의 시스템 수립 및 운영방안입니다.

임원을 포함한 경력직을 영입할 때도 반드시 시스템 수립 가능한 사람만 영입을 하여

팀장급 이상 모든 관리자들은 필요에 따라 기업의 시스템을 수립하고 운영할 수 있도록 만들어야만 합니다.

<시스템 수립 단계>

*전문 인력 또는 시스템 수립 및 운영을 할 줄 아는 사람

(몰라도 배워서라도 해 보겠다는 지원자가 바람직)

1. 조직도 적절성 평가

* 조직의 단위 및 기능 파악

* 각 팀별 구성원의 과부족과 업무 능력에 대한 역량 평가

* 사장님의 경영방침과 실행이 가능한 조직인지 평가

* 이런 일도 하나의 시스템 필요할 수도 있을 것입니다.

2. 업무 파악 => 분석 및 평가 ; 아무리 빨리 해도 3개월 이상 소요됨

* 조직도에 따라 현재 업무 파악

* 업무의 중복, 반복 낭비적인 요소 파악

* 평가 방법 : PC, 전산, 인쇄물 등 모든 출력물 파악(양식명, 문서명, 기록명, 자료명 등)

* 고객 요구사항, 이해관계자 요구사항, 법규 요구사항 파악하여 업무에 반영

* 필요시 자체 업무 평가 또는 시스템 심사 =>업무에 대한 문제점 파악

예) 각 팀별 상호간에 이해 상충관계가 있거나 불분명한 업무의 영역 파악 => 매우 중요

3. 업무분장

* 분석 및 평가된 업무를 가지고 업무 분장

* 이것이 바로 <구조조정> : 조직을 새롭게 구성하고 업무를 분장

4. 자원 파악

* 제조장비, 검사장비, 유틸리티, 치공구 등에 대한 진단=>문제점, 수리, 보전 등

5. 문서 파악 및 검토

* 업무분장에 따른 규정과 지침 파악 – 등록된 문서와 등록되지 않은 문서 파악(개인, 팀에서 운영하는 문서)

* 파악된 문서의 문제점 파악 : 개정/폐지 필요성

* 업무는 있으나 규정/지침이 없는 경우는 제정 필요성 검토

6. 문서화 설계

* 규정과 지침에 대한 문서 구조 및 틀(양식) 결정

* 시스템 수립하는 사람들 : 작성하는 방법 교육

7. 성과지표 파악

* 업무(규정/지침)에 따른 성과지표 파악

* 현재 월/분기/연 관리하는 업무와 비교

8. 문서화

* 규정과 지침 : 작성자, 검토자, 승인자 결정

* 검토자/승인자 : 실질적으로 문서를 검토할 수 있는 역량을 지닌 사람

* 임원이라도 능력이 없으면 검토자에서 배제

* 검토 대신 <심의>로 운영할 수 있음 : 경영위원회, 사규위원회 제도 운영 필요성 검토

9. 문서화 모니터링

* 외부인력 검토 필요성 또는 내부 문서심사를 통하여 진행

10. 실행 : 최소 3개월 이상

* 모든 규정 및 지침에 따라 실행

* 실행시에 제개정된 규정과 지침의 문제점 파악 => 문서개선(제/개정)

10. 인증 필요성 검토

* 관련 인증담당자 : 인증 규격 확보 및 관련자 인증 규격 교육

* 인증기관, 인증비용 협의

상기와 같이 해야만 관리시스템이 수립되는 것이지

인증 규격을 가지고 시스템을 수립하면 인증시스템이 수립되는 것입니다.

이상입니다.

내용이 너무나 많아 눈이 아프실지 모르겠습니다.

저는 관리시스템도 인증시스템도 귀사가 원하는 방향으로 지원할 수 있습니다.

가능한 자체적으로 시스템을 수립하시기를 권해 드리며

지도비용을 아껴서 차라리 시스템을 수립하는 관리자들에게 고생한 보상으로 나누어주시면

아마도 효과가 더 크지 않을까 하는 생각도 해 봅니다.

수고하십시오.

빙혼 드림

[chitos]

사장님이 진정 원하시는 일이네요. 다만 사장님이나 임원이 한마디 하면 그만두는 직장으로 바껴가고 있지는 않을까라는 불안한 생각이 드네요. 최저임금 인상이후 근로시간 단축 실행으로 직원의 불만 및 퇴직률도 높아져 가고 있는 요즘입니다.