할미꽃당신

IATF 16949의 불편한 진실 25 – 황당한 결재란을 없애야만 시스템 실행 가능 동양(한국, 중국, 일본)과 서양의 시스템 차이 중의 하나가 결재란이 아닐까 생각한다.빙혼이 소시적에 독일계 한국기업을 ISO 품질시스템(그때는 인증 아님)을 지도하는데 있어서파견된 한국 사장에게 보고하는 서류에 결재란이 없는 것을 본 적이 있었다. 사장님에게 보고하는 서류들은 양식이 아닌 그냥 문서화된 서류일 뿐이었다.모든 업무에 대한 “보고서, 검토서, 계획서 등”에는 양식이 없고작업일보, 발주서 등 고정적으로 일상적으로 누구나 공통적으로 입력해야 할 정보의 수단만양식을 만들어 사용하는 것을 보고 그 뒤로 결재란을 개선하려고 하였으나 실패하였다. 왜 실패하였는지는 명확한 변명과 이유가 있다.빙혼 혼자만 아래와 같은 사고를 지녔기 때문이다.어느 누구도 빙혼이 시도하는 문서 개혁에 동참은 고사하고 비난만 하는 바람에빙혼도 사장이 아닌 지라 빙혼도 비난의 손가락질을 피하지 못하였다. <외국기업 문서화된 정보 사례>문서번호 :제목 : =======================================================작성내용 : 어쩌고 저쩌고,,,작성자는 왜 이 문서를 작성하였는지 목적과 추진방안 또는 결과를 명시 작성일자 : 1992.04.03. 작성자 : 품질보증팀 대리 빙혼, (인)=======================================================검토내용 : 상기 내용을 검토하여 자기의 생각을 덧붙여 부적한 사항을 보완 조치 검토일자 : 1992.04.04. 검토자 : 품질보증팀 부장 총명, (인)=======================================================승인내용 : 작성, 검토 내용에 따라 실행 지시, 보완 요구, 보류 또는 취소하는 내용을 기록 승인일자 ; 1992.04.06. 승인자 ; 대표이사, 아이스소울, (인)=======================================================상기와 같이 결재란이 없는 서류를 본 순간 빙혼은 전율이 왔다.그래서 만든 것이 결재시스템에 대한 책임과 권한의 비율이다.작성자 책임 60%, 검토자 책임 90%, 승인자 책임 100% 즉 무슨 계획이든 검토자가 90% 책임이고, 승인자가 100% 책임이며작성자는 책임이 없다는 것이다.만일 작성자가 책임을 지려면 검토자도 필요 없고 승인자도 필요가 없는 것이다. 빙혼 경험에 따르면 품질과장이 서류를 작성하고 이사가 검토를 하여 사장이 승인한 뒤고객사에게 서류를 보냈다가 고객이 서류에 문제가 있다고 지랄하는 경우99.9% 사장들은 작성자인 품질과장을 불러 개지랄을 떠는 것을 볼 수가 있었다.0.1% 사장만이 품질과장 대신에 검토를 했던 이사를 불러 박살내는 것을 보았다. 지가 승인한 것에는 지가 화를 내야 하는데 절대로 지가 저에게 화를 낼 수야 없겠지.이것이 대한민국 기업에서 벌어지는 황당한 일인 것이다. 책임과 권한은 결재란에서 나타내는 것이다.그런데 책임이 무엇이고 권한이 무엇일까?결재란에 사인은 멋들어지게 했어도 대부분 기업은 책임도 없고 권한도 없는 결재 시스템이다. 설마 중소기업에서 책임이라는 것이 사직하는 것인가?천만만만의 말씀. 책임이라는 것은 향후 받을 수 있는 다양한 혜택과 보수를 포기하는 것이 책임이지중소기업에서는 받을 것도 없으니 똥 싸 놓고 도망가는 것은 책임이 아닌 해방인 것이다. 결재를 한 뒤 책임을 진다는 것은 손해비용에 대하여 급여를 공제하는 것만이 책임이다.그런데 과연 중소기업에서 그렇게 일할 사람들이 있을까?만일 그런 생각과 마음이 없다면 앞으로 책임을 진다는 말은 허덜덜 말아라. 그냥 농담으로 책임을 지겠다는 말을 하는 것은 괜찮다. 어차피 무식한 사장 또는 자선사업가 사장님은 그런 관리자를 짤라내는 것만으로 만족하니까.또한 관리자들은 책임이라는 말에 대한 개념도 모르는 경우가 대부분이기 때문이다. 정부 고위직이나 정치가, 단체장들이 책임을 지고 자리를 그만두는 것은 쪽팔리는 것이다.그들의 책임은 부패와 비리로 뒷돈을 받아 낼 수 있는 수많은 기회를 포기한다는 것이라서 그들 입장에서는 책임을 진다는 말은 더 많은 돈과 명예를 잃는다는 의미인 것이다. 그러나 중소기업에서 책임을 지고 자리를 물러나는 것은 쪽팔리는 것이 아니라속이 시원하고 스트레스가 싹 풀린다는 것을 아는 사람만 알고 있을 것이다. 그래서 빙혼은 앞뒤 가리지 않고 무엇이든 책임을 진다고 하면서 신나게 일을 했던 것이다.물론 책임질 일이 전혀 없고 사고 치면 그만두면 되니까 더욱 더 재미있게 일을 했던 것이다.물론 개판치는 일이 아니라 품질개선이라면 무대포처럼 일을 했던 것이다. 많은 임원들은 관리자들이 올리는 서류의 결재란의 검토란에 멋드러지게 결재를 해 놓고막상 일을 하려고 하면 “그거, 지금 꼭 해야 돼?”라고 물어보면 참말로 뭐라고 대답해야 하나? 아니 결재를 할 때는 무슨 생각을 하면서 사인을 하였을까?소위 아무런 생각도 없는 분들이 차/부장이라고, 임원이라고 앉아 있는 것이다. 사장은 더욱 더 그렇다.보고를 안 한다고 닦달을 해서 서류를 주면 그 다음부터는 감감무소식이거나또는 멋들어지게 사인만 해 놓고 업무를 하려고 하면 왜 하냐?고 반문하면그냥 뇌 용량이 상당히 부족한 사장을 멍하니 쳐다볼 수밖에 없는 것이다.  비단 빙혼만 이렇게 살았을까?아마도 다른 관리자분들도 빙혼처럼 살았고, 살고 있고, 앞으로도 살아갈 것이다. 그런 대가리 뇌 용량이 한참 부족한 사장들이, 리더들이 개선을 하자고 개혁을 하자고 한다.그래서 빙혼은 이제 더 이상 그런 황당한 사장이나 리더들의 말씀을 거부하지 않는디.대신 오로지 생존을 위하여 하는 척 하는 것이지 진짜로 하려고 하면 미쳐 버릴 것이다. 품질 인생 30년이 넘어서니까 사장님들이 하는 농담과 진담을 구분할 줄 안다.진담은 정말로 능력을 발휘할 수 있도록 노력을 해야만 하고농담은 그저 하는 척만 하다가 말면 되는 것이다. 관리자들이 농담과 진담을 구분하지 못하고 밤낮없이 죽도록 일하는 것 또한 미련한 짓이다.빙혼도 젊었을 때는 농담과 진담을 구분하지 못해 미친 듯이 일을 했는데 시방은 사장님들의 생각과 마음속에서 눈치를 채니 절대로 그럴 필요가 없다 작업일보, 도면 등 일상적으로 반복적으로 일을 하는 경우 양식을 만들어 결재란을 사용하는것이 편하겠지만 보고서, 계획서 등은 양식을 만들기보다는 상기와 같이 그냥 문서화를 한 뒤위에서 아래 방향으로 작성, 검토, 승인을 하면 바람직한데 어떤 기업이 그렇게 하려고 할까? <양식>을 결정하는 방법은 매일, 매주 똑 같은 내용을 기안하기 보다는 미리 고정된 정보를 입력할 수 있는 칸을 만들어 정보를 입력하는 것이 바람직하지만양식을 할 필요가 없는 것들은 양식을 만들지 않는 것이 바람직하다. 빙혼은 웬만한 계획서나 보고서는 양식을 만들지 말고 기안서로 하라고 한다.내부심사계획서나 보고서, 경영검토 서류들은 기안으로 하자는 생각이다. 결재란이 혹시나 “확인, 협의, 합의, 협조” 이런 용어를 사용하는 분들은 생각을 바꾸기 바란다.확인은 눈으로 확인하면 되고, 협의나 합의, 협조는 회의록으로 하는 것이지 결재란은 아니다. 결재도 조직도의 라인에서 하는 것이지 라인이 아니면 결재를 하면 안 되는 것이다.품질과장이 작성하고 생산부장이 검토하고 관리이사가 검토하고 사장이 승인하는 경우에는생산부장과 관리이사는 책임과 권한을 모르는 것이다. 어째 오늘 말이 아니 글이 길었다.요즘도 자꾸 머릿속에 개선해야 할 사항 중의 하나가 결재란 없애는 품질 운동을 하고 싶어쓸데없이 길게, 길게 글을 써 보았다.