10초 만에 이기는 보고서 : 몇 가지 요인을 제거하면 80%의 문제가 해결된다 [다산북스 출판사] 북 리뷰

[김철홍]

‘무조건 딱 보고 내용을 파악할 수 있는지’가 관건이다!

세계 최고를 10초 만에 납득시키는 최강 보고서 작성 노하우

매출보고서에서 프로젝트 관리 시트까지,

업무에 꼭 필요한 10가지 보고서 작성법

직급이 높아질수록 결정해야 하는 일들은 점점 많아진다. 그래서인지 상사는 보고서를 보고 판단하는 데 걸리는 시간을 점차 줄이려고 한다. 이런 상사들의 마음에 쏙 드는 보고서를 작성하는 방법을 알려주는 책이 나왔다.

『이기는 보고서』는 보고서에 조금이라도 막연한 부분이 있으면 지위 고하를 막론하고 가차 없이 지적했던 소프트뱅크의 손정의 사장 아래에서 혹독한 훈련을 받은 미키 다케노부가 ‘언제 어디서든 한 번에 통과할 수 있는 보고서’의 모든 기술을 한 권에 집약한 책이다. 실제로 소프트뱅크에서는 분초를 다투는 손정의 사장을 만나 자리를 잡고 이야기를 하는 것 자체가 불가능하기 때문에 엘리베이터 이동 등의 짧은 시간이 생기면 그 자리에서 이야기를 시작해 승낙을 얻어야 했다. 그래서 이 책에서 말하는 좋은 보고서는 ‘상사를 10초 안에 설득하는’ ‘무조건 딱 보고 내용을 파악할 수 있게 만드는’ 보고서다. 이렇게 잘 된 보고서 한 장은 열 마디 말보다 훨씬 큰 성과로 나타난다.

“어리고 보고서 작성법에 무지했던 나도 해냈다. 결코 어렵지 않으며 불가능한 길도 아니다. 누구나 보고서 작성법의 우등생으로 거듭나고 성과를 올릴 수 있다. 나는 여러분들도 충분히 그렇게 될 수 있다고 믿어 의심치 않는다.”

잘된 보고서뿐 아니라 잘못된 보고서의 견본까지, 또 어디가 잘못되었고 무엇을 고쳐야 하는지를 상세히 설명해 누구나 쉽게 이해할 수 있는 이 책은 모든 직장인들의 업무 교과서가 될 것이다.

“그를 10초 안에 납득시키지 못하는 보고서는 쓰레기다!”

성과를 내는 소프트뱅크식 10가지 기적의 보고서

10가지 주요 보고서를 작성하는 노하우와 발상을 이 한 권으로 배울 수 있다!

‣ 매출그래프는 상승세가 되도록 만들어라!

‣ 보고서를 한눈에 알 수 있게 ‘구조’를 만들어라!

‣ 문제점의 원인을 부각시켜라!

‣ 회귀분석에서 경영자 마인드를 길러라!

1분 1초를 다투는 스케줄의 손정의 사장을

바로 설득하는 보고서의 힘!

『이기는 보고서』의 저자 미키 다케노부는 25세 때 당시만 해도 작은 회사에 불과했던 소프트뱅크사에 입사해 손정의 사장의 비서로 일하기 시작했다. 그가 평소 ‘바른 숫자와 그 뒷받침이 될 만한 적절한 자료’의 중요성을 강조하는 손정의 사장 아래에서 자료 작성에 대해 누구보다 혹독하게 훈련을 받는 건 그때부터였다. 손정의 사장은 놀라울 정도로 ‘애매한 정의나 잘못된 단위, 해석’ 등을 귀신 같이 알아냈고, 긴 보고서는 읽지 않았고 읽을 시간도 없었다. 분초를 다투는 스케줄에 쫓기는 그에게 제출하는 자료는 ‘무조건 딱 보고 내용을 파악할 수 있는지’가 최대 관건이었던 것이다.

처음 입사했을 때 작성한 보고서가 손정의 사장의 마음에 들지 못했던 저자는 보고서 작성법을 마스터한 뒤 이를 다양한 케이스에 응용해 성과를 올렸다. 그리고 소프트뱅크를 퇴사한 뒤 광고대행사, 또 일본연금기구에서도 뛰어난 활약을 이어갈 수 있었다.

저자 미키 다케노부는 자신이 거둔 모든 성과를 ‘소프트뱅크식 보고서 작성법’의 힘이라 말한다. 아무것도 몰랐던 자신이 이제는 필요한 보고서를 자유자재로 활용할 수 있게 되었다며 “‘누구든 또 어떤 회사든 활용할 수 있다. 나는 이 방식이 매우 응용 범위가 넓은 보고서 작성법’이라고 자신 있게 말할 수 있다”고 강조한다.

‘바른 숫자를 봐야 제대로 된 판단을 내릴 수 있다’

그리고 이 한 권으로 쓸 수 있는 업무의 영역은 끝이 없다!

소프트뱅크 직원이 아니더라도 상사에게 제출하는 보고서 작성에 어려움을 느끼는 직장인이 많을 것이다. 열심히 보고서를 썼는데도 한 번에 오케이를 받기가 힘든 건 왜일까? 좋은 보고서는 본질이 명확하다. 그래서 문제와 개선책이 한눈에 보인다. 일말의 오차도 없다. 당연히 읽는 사람의 시간을 줄여준다. 그리고 더욱 발전하면 숫자로 앞을 내다보는 힘까지 내포하고 있다. 잘된 보고서 하나로도 회사가 나아갈 방향까지 알 수 있게 된다. 저자는 실제로 소프트뱅크가 급성장한 요인으로 ‘보고서의 힘’을 꼽으며 “실적은 당연히, 그리고 확실히 오른다. 즉 어떤 회사든 소프트뱅크처럼 될 수 있다. 그건 곧 막연한 기대가 아니라 충분히 실현 가능한 미래상이기도 하다”라고 말한다.

『이기는 보고서』는 한 번 읽고 끝나는 책이 아니다. 사무실 책상 위에 놓고 두고두고 찾아봐야 하는 책이다. 막 입사해 모든 보고서가 낯선 신입사원이나 보고서를 익숙하게 쓰기는 하지만 좀 더 자신의 능력을 업그레이드 하고 싶은 대리와 과장, 나아가 제대로 된 보고를 받고 싶은 회사의 경영진까지 이 책은 도움이 될 수 있다. 이 책은 소프트뱅크에서 직접 사용하는 보고서들의 나쁜 케이스와 좋은 케이스를 상세히 비교하며, 어떻게 하면 올바른 방향으로 보고서를 작성할 수 있을지를 친절한 사수처럼 하나하나 가르쳐준다.

지은이

미키 다케노부三木武信

1972년 후쿠오카현 출생. 도쿄대 경제학부 경영학과 졸업. (주)미쓰비시 지쇼를 거쳐 소프트뱅크에 입사해 약관 27세의 나이로 소프트뱅크 손정의 사장의 비서실장으로 취임했다. 손정의 사장의 지휘 아래 ‘나스닥 재팬 시장 개설’ ‘일본채권신용은행 인수’ ‘야후BB 사업’ 등의 프로젝트 매니저로 활약했다.

2006년 (주)재팬 플래그십 프로젝트를 설립해 대표이사에 취임했다. 스타트업부터 상장 기업에 이르기까지 폭넓게 투자하는 동시에, 유력 기업들의 사외이사로도 활발히 활동 중이다. 현재는 일본연금기구에서 비상근 이사로도 참여하며 연금기록 문제의 해결에 앞장서고 있다.

국내에는 『왜 나는 기회에 집중하는가』 『손정의 경영을 말하다』 『손정의의 상식을 파괴하는 비즈니스 테크닉』 『손정의, 열정을 현실로 만드는 힘!』 『A4 솔루션』 등이 출간되어 있다.

옮긴이

이수형

미국 롱아일랜드대 MBA 과정을 졸업하고 일본 문부과학성의 리서치 펠로우십을 수료했다. 뉴욕 한국일보에 기명칼럼 「뉴욕의 문화-예술 명소를 찾아서」를 장기 연재했으며, 파나소닉 한국 법인에서 홍보-CSR, 기업철학 교육, 올림픽 마케팅 업무 등을 담당했다. 현재는 문화, 예술 및 스포츠를 중심으로 다양한 저작물을 발표해온 콘텐츠비즈니스연구회(Con-Biz)의 편집장 겸 출판 기획가(전문 번역가)로 활동하고 있다.

지은 책으로는 『셀러브리티의 시대』 『뉴욕의 특별한 미술관(공저)』 등이 있으며, 옮긴 책으로는 『돈이 벌리는 조직』 『엘론 머스크, 대담한 도전』 『구글의 철학』 『드러커의 마케팅 인사이트』 『음식좌파 음식우파』 등이 있다.

차례

이기는 보고서 1 -업무처리보고서

실태가 보이지 않는 보고서는 위험하다

그룹 관리를 배우자!│누적 막대그래프로는 본질을 파악할 수 없다│그룹 내수를 시계열상의 변화로 본다│답은 ‘강사의 수’에 있었다│누적은 문제를 내포한다│제조뿐 아니라 서비스에도 응용할 수 있다│서비스에서도 수율 감각을 가져라│자원의 계획적인 배분이 가능해진다│야후BB에서 활용한 그룹 관리 기법│모든 전화가 통화 중!│연금특별편 처리 업무도 비약적으로 개선되다

이기는 보고서 2 -매출보고서

윗선의 눈높이로 가설을 세워라

예산보다 적은 원인 이유│잘못된 매출 보고서의 견본│시각적으로 보기 좋지만, 실태를 제대로 파악할 수 없는 막대그래프│지속적인 매출과 일시적인 매출 추이를 파악하라!│‘82kg 이론’에 빠지지 말라!│위기상황이 보인다│중요한 건 방향이다│매출에는 고유의 색이 있다!│사원이 없어도 회사가 돌아가는 구조를 만든다│2단계 윗선의 관점에서 가설을 세워라│단지 오늘만을 위한 자료 작성은 백해무익하다

이기는 보고서 3 -요인분석보고서

개선을 요구할 때 가장 설득력 있는 방법

인과관계를 찾으면 비용도 줄일 수 있다│누적그래프로 요인을 찾아라│베이스 콜은 면밀하게 범주화하라│원인과 결과를 이해할 수 있다│윗선에 불평하는 소재가 된다│개선 요구는 하나로 좁힌다│수치화하면 사람은 움직인다│‘연금 특별편’의 일괄 배송이 초래한 이상 사태│집중 해소에도 도움이 된다

이기는 보고서 4 -회의의사록

A4지 1장으로 한눈에 파악할 수 있게 만든다

의사록은 ‘읽지 않으면 헛방’!│A4지 사이즈로 양식화하라│세로로 구성하자│보고인지, 결의사항인지를 명확히 구별한다│사실과 평가는 나눠 기록하자│책임자나 마감기한, 결과물을 명확하게 정하자│배포처, 출석자도 명시한다│언제 누가 이 의사록을 작성했는가│서기에게는 권한을 부여한다│좋은 회의의사록은 퇴로를 끊는다

이기는 보고서 5 -프로젝트 관리 시트

각 공정을 담당자 단위로 심플하게 관리한다

데스매치가 강요되는 프로젝트│보기엔 좋지만 사용이 어려운 간트 차트│현장의 움직임에 대응할 수 없다│심플하지만 진행 관리에는 충분하다│구체적인 사안이나 행동으로 결과물을 정의하다│담당자는 1명으로 좁히고 반드시 명확하게 기재한다│항상 최신 버전으로 업데이트하자│각 담당자 단위로 공정을 나눈다│권한이 없는 PM은 프로젝트를 제대로 운영할 수 없다│예측할 수 없는 사태에도 임기응변으로 대응할 수 있다

이기는 보고서 6 -파레토차트

몇 가지 요인을 제거하면 80%의 문제가 해결된다

문제점 발견에 도움이 되는 파레토 차트 | 80 대 20 법칙 | 파레토 차트의 작성법 | 최소값, 최대값을 고정한다 | 쓸데없는 요소를 제거해 심플한 그래프로 작성한다 | 우선순위를 전원이 공유할 수 있는 도구 | 운용 룰을 만들어 확인한다 | 카테고리별 정의와 운용이 중요하다

이기는 보고서 7 -회귀 분석

경영자 마인드를 길러주는 회귀 분석

“회귀 분석을 하지 않는 사람의 이야기는 일절 듣지 않겠다”│회귀 분석이 경영자 육성으로 이어진다│인과관계를 부각시킨다│결정계수를 잊지 마라│PDCA 사이클이 논리적으로 돌아간다│누락 체크도 가능해진다

이기는 보고서 8 -프로세스 분석 시트

프로세스 정의로 단계별 상황을 파악한다

각 단계별로 업무의 진척상황을 따라가자│입구와 출구를 정의해 변화를 쫓아간다│수율이 10%가 된 이유│전화한 시간대에 문제가 있었다?│우선순위를 매겨 해결책을 생각한다│정의의 중요성 - 나비와 나방 이야기│업무의 함정을 잡아라

이기는 보고서 9 -프레젠테이션

수치가 뒷받침되는 원 메시지, 원 이미지

기획서와의 차이를 반드시 인식하자!│TV=프레젠테이션│슬라이드 내용 이외의 것에 대부분의 시간을 사용하자│읽는 사람이 한 번에 이해할 수 있는 슬라이드가 가장 좋다│프레젠테이션을 하는 이유│원 슬라이드, 원 메시지, 원 이미지가 원칙!│메시지는 20자 내외로│짧은 시간에 메시지를 전하는 기술을 연마하라│가로×세로 비율을 조정해 메시지성을 높인다│사람을 끌어당기는 건 역시 숫자다!│숫자가 가진 의미를 전하자│페이지 번호 표시를 잊지 마라│테마 하나당 3가지 항목을 준비하자│무의미한 자료 낭독과 암기│타깃에 따라 이야기하는 내용을 바꾼다│강약장단이 있는 말투로 청중의 마음을 사로잡아라

이기는 보고서 10 -기획서

결론부터 쓰고 숫자로 증명하라

A4지 1장으로 정리하자│결론은 처음에 전달한다│타이틀은 크게 적자│매수가 많은 기획서=좋은 기획서가 아니다!│기획서 앞쪽에 결론을 둔다│시선의 자연스러운 움직임을 의식한다│숫자 표현법에 각별히 신경 쓴다│가로×세로 비율을 조정해 쓸모없는 요소를 배제한다│퀄리티 높은 이미지를 붙인다│항목별 기록은 5개까지│전하고 싶은 단어나 문장은 강조하자│평가가 빠진 자료는 더 이상 자료가 아니다!│취재 시에는 A4지 1장에 키워드를 정리해 대응한다

특별부록

보고서 작성의 노하우와 함정

자료 준비와 구성부터 각종 그래프의 작성법까지

책 속으로

‘바른 숫자를 보면 바른 판단을 내릴 수 있다.’ 바로 이것이 손정의 사장의 기본 발상이었다. 이는 ‘바른 숫자, 그리고 그 뒷받침이 될 만한 적절한 보고서가 문제 해결에 필수적’이라는 생각에 따른 것이다. 7p

첫째 주, 둘째 주에는 무료 참관수업을 담당하는 강사의 수가 충분했는데, 셋째 주에는 모자랐다. 이런 문제점은 누적으로 보고서를 작성할 경우 제대로 운영될 때의 수치까지 포함되어 있기 때문에 한눈에 알기 어렵다. 이는 누적이 가진 일종의 함정이다.

따라서 어떤 상황의 진실을 보기 위해선 누적의 함정에 빠지지 않는 것, 바로 여기에 성패가 달려 있다 해도 과언이 아니다. 시간적인 흐름 속에서 업무를 처리할 경우 ‘어떤 기간 동안 벌어진 일만을 콕 집어내는’ 그룹 관리가 필수적이다. 31p

“이게 도대체 무슨 의미인가?”

손정의 사장은 거짓말 같이 애매한 부분을 찾아내 이에 대해 지적하고 나무랐다. 다이어트가 자신의 실제 체형과 체중을 심각하게 받아들이는 데서 시작되듯, 일도 현실을 바르게 보는 데서 시작된다. 실태조차 제대로 파악하지 못하는데 어떻게 문제를 해결할 수 있을까. 문제가 해결되지 않으면 다음 단계로 갈 수 없다. 즉 ‘도망치는 자세’가 개선, 개량으로 이어지는 길을 스스로 막는 것이나 다름없다. p55

영업사원이 실적을 올리기 위해 노력하는 것 자체는 결코 나쁘지 않다. 문제는 ‘어떤 방향인가’ 하는 점이다. 목표가 아닌 지점을 향해 달리는 건 무의미하다. 목표는 ‘매출을 안정적으로 확보하는 것’이다. 고정적인 매출과 일시적인 매출로 나눠 매출 보고서를 만들어야 하는 의미가 바로 여기에 있다. 59p

자신이 속한 조직의 장기적인 성장에 공헌하려는 마음가짐만 있으면 결코 애매한 보고서를 만들지 않을 것이다. 이때 중요한 건 보고서 작성의 관점이나 포지션을 ‘부하 직원에서 상사로’ 옮기는 것이다. 그렇게 하면 시선의 위치가 높아지고, 본질적인 문제가 한층 명확하게 드러난다. 즉 실태를 드러내 문제점을 추출하고 그 다음 단계로 이어나갈 수 있는, 유효한 보고서를 만들 수 있다. 65~66p

아랫선에서 윗선을 움직이기란 결코 쉽지 않다. 하지만 문제를 일으킨 요인을 정확히 인식하면 윗선의 생각도 달라진다. 다만 문제 요인을 10가지씩 늘어놓고 ‘전부 다 해결해 달라’고 해봐야 위에서는 쉽게 움직이지 않는다. 누적그래프에 따라 무엇이 원인인지를 파악한 요인 분석 보고서를 작성한 뒤 ‘최소 제일 중요한 이것만큼은 반드시 해결해주십시오’라고 요구해야 한다. 바로 이것이 포인트다. 79p

‘꼭 읽어야 한다’고 생각하면서도 한편으로는 읽을 마음이 별로 없다. 봐두지 않으면 안 될 것 같아서 일단 보긴 보는데, 충분히 내용을 검토하지 않는다. 왜일까? 바로 회의의사록 작성법에 문제가 있기 때문이다. 기본적으로 회의의사록이란 ‘읽지 않으면 헛방’이다. 읽어야 비로소 의미가 있으며, 읽지 않으면 아무런 가치가 없다 89p

이때 형식은 ‘A4지 1장’으로 통일하자. 이 사이즈라면 딱 봤을 때 한눈에 내용을 파악할 수 있다. 무엇보다 회의의사록은 빠르게 볼 수 있는 것이 가장 중요하다. 나중에 보자며 미뤄두고 싶어지는 사이즈나 분량은 의미 없다. 91p

양식이 일단 정해지면 어디에 무엇이 쓰여 있는지 금세 파악할 수 있기 때문에, 자신이 필요로 하는 정보에 곧장 도달할 수 있다. 하지만 구조화되지 않아 내용이 발언순대로 죽 기재되어 있다면 뭐가 뭔지 쉽게 알 수 없다. 자신이 찾는 정보에 도달하려면 상당한 시간을 필요로 하는데, 이는 완전히 불필요한 수고다. 수고를 최대한 배제하고 효율을 높이기 위해서라도 일단 양식부터 정해두는 것이 좋다. 94p

짜임새 있게 회의를 하다 보면 ‘누가 책임자고, 언제까지를 마감기한으로 정해, 무엇을 해야 하는지’가 착착 결정된다. 그러다 보면 생산성은 확실히 올라간다. 만약 그렇지 않다면 이 3가지 요소를 명확하게 정하지 않았기 때문이다. 99p

소프트뱅크에서 열리는 회의 스타일은 여러 가지를 그 자리에서 논의하고, ‘하자’고 결정되면 실제 업무로 진행시켜 각자가 맡은 일을 열심히 수행한다. 그건 프로젝트 관리형 사고를 회의에 대입시켜 ‘누가, 무엇을, 언제 할지’를 명확하게 결정한 이상 그 내용에 따라 각자가 주도적으로 움직이는 기업문화가 정착되었기 때문이다. 106~7p

파레토 차트는 아랫선에서 윗선으로의 커뮤니케이션을 활발하게 만든다. 우선순위를 매긴 뒤 요구사항을 제시하면 조직 내 대화가 원활해지고, 이것이 결국 점진적인 개선으로 이어지기 때문이다. 144p

손정의 사장은 “앞으로 회귀 분석을 하지 않는 사람의 이야기는 일절 듣지 않겠다”고 선언했다. 그로 인해 임직원 모두 철저하게 회귀 분석을 할 수밖에 없었다. 봐주는 것 없이, 일관되게 그 방향으로 업무를 진행시키려는 최고경영진의 굳은 의지였다. 151p

당신이 PT용 자료를 작성할 때 고려하는 건 상사인가 혹은 주위에 ‘노력한 것처럼’ 보이는 것인가. 결국 PT의 주목적은 누군가에게 당신의 메시지를 전하는 데 있다. 그것이야말로 가장 우선시해야 할 목적이다. 당신이 할 일은 바로 그 자리에 있는 누구나가 한눈에 이해하고 납득할 수 있는 슬라이드를 만드는 것이다. 186p

필요 없는 것을 쌓아 자료의 두께(양)로만 승부하려는 건 솔직히 말해 회사에게 죄를 짓는 것이나 다름없다. 자신이 이 그래프와 이 기획서로 무엇을 이야기하고 싶었는지에 대해서만 철저히 고려하도록 하자. 214p

하지만 관점을 바꿔보면, 그렇기 때문에 ‘결론부터 이야기하고 메시지를 명쾌하게 전달하는 기술’을 연마할 수 있었다. 나도 지금은 손정의 사장이 마지막까지 내 이야기를 듣게 할 자신이 있다. 229p

10초 만에 이기는 보고서 : 몇 가지 요인을 제거하면 80%의 문제가 해결된다 [다산북스 출판사] 북 리뷰

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