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엑셀2000의 소개 엑셀은 스프레드시트 프로그램으로 수치관련 자료를 쉽게 계산,처리하며 작성된 자료를 이용하여 다양한 효과를 보여줄 수 있다. |
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- 엑셀의 특징 - 시스템 사양 - 초기화면 구성 |
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1. 엑셀의 | 특징 | ||||
① 워크시트기능 : 반복되는 계산식의 복사 및 다양한 함수를 제공하며, 여러 개의 시트를 제공한다. ② 차트기능 : 워크시트의 데이터를 선,막대,3차원 등의 그래프로 표현한다. ③ 데이터베이스기능 : 워크시트의 데이터를 정렬,필터,검색 및 분석하여 정보를 체계적으로 관리할 수 있다. ④ 매크로기능 : 비주얼 베이직을 사용하여 프로그램을 작성할 수 있다. |
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2. 시스템 사양 | |||||
* 소프트웨어 기본사양 - OS(운영체제) : 한글윈도우 95, 한글윈도우 98, 한글윈도우NT 3.51이상 - 마이크로소프트 Office2000이나, 마이크로소프트 엑셀2000 * 하드웨어 기본사양 - 컴퓨터 : 486DX/66MHz 이상의 PC(팬티엄 120이상 권장) - 메인 메모리(RAM) : 16MB (32MB이상 권장) - 하드디스크 : 230MB 이상 (1GB이상 권장) - 비디오보드 : VGA (Super VGA, 256컬러 이상 권장) * 부가사양 - 9,600bps 이상의 모뎀(14,400bps 권장) - 사운드와 멀티미디어 효과를 나타내는데 필요한 시스템 |
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3. 초기화면구성 | |||||
① 메뉴표시줄 : 엑셀에서 사용할 수 있는 각 기능의 메뉴가 표시된다. ② 표준도구모음 : 엑셀에서 자주 사용하는 메뉴만을 아이콘으로 만들어 놓은 것이다. ③ 서식도구모음 : 글꼴,표시형식 서식에 사용되는 메뉴를 아이콘을 만들어 놓은 것이다. ④ 이름상자 : 선택된 셀의 주소가 나타나거나, 사용 가능한 이름이 나타난다. ⑤ 수식 입력줄 : 셀 포인터가 위치한 셀의 내용을 표시한다. ⑥ 행 머리글 : 행 번호가 나타나며, 65,536개의 행으로 구성되어 있다. ⑦ 열 머리글 : 열 번호가 나타나며, IV열까지 256개의 열로 구성되어 있다. ⑧ 시트 탭 : 데이터가 들어있는 각 시트의 이름이 표시되는 곳이다. ⑨ 상태표시줄 : 현재 작업 상태에 대한 설명이 나타난다. ⑩ 수평 이동줄 : 화면상에서 시트를 좌우로 이동시킨다. ⑪ 수직 이동줄 : 화면상에서 시트를 위 아래로 이동시킨다. |
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<참고하기> * 도구모음 선택하는 방법 ① [보기] - [도구모음]메뉴를 선택하여 원하는 도구모음을 선택한다. 화면에 선택되어있는 도구모음을 다시 선택하면 화면에서 사라지게 된다. |
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② 화면의 상단 메뉴나 도구모음이 나타나는 부분에서 마우스 오른쪽 단추를 누르면 바로 도구모음 목록이 나타난다. |
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워크시트 다루기 엑셀에서 데이터를 다루기 위해서 기본적으로 알아야 할 입력, 수정, 삭제 등의 기능들에 대해서 알아보자. |
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- 데이터의 종류 - 데이터 입력하기 - 데이터 수정하기 - 데이터 삭제하기 - 자동 채우기 |
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1. 데이터의 종류 | |||||
데이터의 종류에는 문자형,숫자형,날짜형 등이 있는데, 데이터를 입력하면 자동으로 자료형을 판단하여 문자는 셀의 왼쪽을 기준으로 정렬이 되고, 숫자는 오른쪽을 기준으로 정렬된다. 날짜형일 경우에는 년,월,일을 구분하는 구분자를 '-' 또는 '/' 등을 넣으면 자동으로 시스템에 설정되어 있는 형태로 통일되어 표시된다. |
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2. 데이터 입력하기 | |||||
① 데이터를 입력 : 자료를 입력한 후 [Enter]나 방향키를 누른다 ② 입력 취소 : 데이터를 입력 중 취소하려면 [Esc]를 누른다. ③ 연속해서 자료입력하기 : 입력할 부분을 범위를 설정한 후 자료를 입력한 후 [Enter]를 누르면 범위 안에서 다음 셀로 이동된다. 반대방향으로 이동할 때에는 [Shift + Enter]를 누른다. |
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<참고하기> ① 한글과 영문 키보드 전환을 [한/영]전환키를 이용한다. ② 셀 안에서 강제로 줄 바꾸기를 하고자 할 때는 [Alt + Enter]를 누른다. ③ 입력한 데이터가 셀 폭보다 길 경우에 수치데이터는 지수형태로 나타난다. |
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3. 데이터 수정하기 | |||||
① 수정할 셀에서 더블 클릭한다. ② 수정할 셀을 선택한 후 [F2]를 누른다. ③ 수정할 셀을 선택한 후 [수식 입력줄]을 선택한다. |
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4. 데이터 삭제하기 | |||||
① 삭제할 부분을 선택한 후 [Delete]를 누른다. ② 삭제할 부분을 선택한 후 [편집]메뉴의 [지우기]를 선택하여 [내용]을 선택한다. |
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③ 삭제할 부분을 선택한 후 선택한 범위 위에서 마우스오른쪽단추를 눌러 나타나는 단축메뉴에서 [내용 지우기]를 선택한다. | |||||
5. 자동 채우기 | |||||
● 연속데이터 자동 채우기 ① 일상에서 자주 사용하는 연속 데이터를 하나 입력한다. 여기서는 '월요일'을 입력한다. |
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② 입력한 셀에 셀 포인터를 위치시킨 후 [채우기 핸들]상태에서 원하는 만큼 드래그한다. | |||||
③ 계속해서 반복되는 연속데이터가 나타난다. ④ 이와 같은 방식으로 연속데이터를 자동 채우기 한다. |
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<참고하기> [채우기 핸들]을 이용하면 연속되는 내용으로 자동 채우기가 되거나, 셀의 내용이 복사된다. 숫자와 문자가 혼합되어있는 데이터를 [채우기 핸들]상태에서 드래그하면 원래 문자에 숫자가 하나씩 증가되어 복사된다. 이때 식이 들어 있는 셀을 원본으로 [채우기 핸들]을 이용하면 식 복사 기능이 실행된다. |
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● 숫자 자동 채우기 - 일련번호 자동 채우기 ① 일련번호로 나타낼 숫자의 시작 값을 입력한다. ② [채우기 핸들]상태에서 [Ctrl]을 누른 상태에서 드래그한다. ③ 1씩 증가된 숫자가 나타난다. |
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- 1씩 증분하는 데이터가 아닌 경우 ① 숫자의 시작 값을 입력한 후 다음 셀에 두 번째 숫자를 입력한다. ② 입력한 두 셀을 범위 설정한 [채우기 핸들]상태에서 드래그한다. ③ 두 값의 차이 만큼으로 증분 된 데이터가 나타난다. |
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● 급수 자동 채우기 ① 숫자의 시작 값을 입력한다. ② [편집] - [채우기] - [연속데이터]를 선택한다. ③ [연속 데이터]대화상자에서 방향,종류,단계값, 종료값 등을 지정한다. |
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④ 나타난 결과 화면이다. | |||||
<참고하기> ● 자동 채우기 사용자 정의 자동 채우기로 나타나지 않는 목록을 사용자가 직접 만드는 방법이다. |
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[도구] - [옵션]을 선택한다. [사용자 정의 목록]탭을 선택한다. 여기에 없는 데이터는 자동 채우기로 나타나지 않는다. 새로운 목록을 만들기 위해 비어있는 오른쪽 창을 선택한다. 채우기 목록을 입력한다. (봄,여름,가을,겨울) 데이터는 [Enter]나 ','로 구분한다. |
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자동서식과 조건부서식
엑셀에서 제공하는 여러 가지 종류의 자동서식과 조건에 만족하는 데이터만을 서식 설정하는 조건부 서식에 대해서 알아보자. |
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- 자동서식 - 서식 따라가기 - 서식지우기 - 조건부서식 |
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1. 서식 따라가기 | |||||
동일한 서식이 반복될 때 엑셀 2000은 자동으로 반복되는 셀 서식을 따라 적용된다. 셀에 색깔을 넣는다든지 테이블을 그린다고 할 때 처음 3,4개 정도만 셀 서식을 정의해 주면 그 다음부터는 셀 서식을 지정해 주지 않아도 자동으로 적용된다. | |||||
① 4개의 셀을 범위 설정한 후 '휴먼메직체, 14Point, 테두리괘선, 글자색, 바탕색' 등을 설정한다. | ※ 그림을 클릭하시면 확대해서 보실 수 있습니다. |
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② 셀 서식이 지정되어있는 'A1'셀에 데이터를 입력한다. 계속해서 'A5'셀까지 입력하면 셀 서식이 설정되지 않은 셀에도 같은 셀 서식이 복사되어 입력된다. | |||||
2. 자동서식 | |||||
① 서식을 적용할 데이터를 선택한 후, [서식] - [자동서식]을 선택한다. ② 원하는 서식을 선택한다. ③ [옵션]단추를 누르면 하단의 [적용할 서식]이 나타나서 적용할 서식을 자세하게 설정할 수 있다. |
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3. 서식지우기 | |||||
① 셀에 입력된 내용을 남겨둔 채 설정된 서식만을 지우기 위해 서식이 설정된 부분을 범위 설정한다. ② [편집] - [지우기] - [서식]을 선택한다. |
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4. 조건부서식 | |||||
원하는 조건을 설정하여 조건에 만족하는 부분의 데이터만 서식을 설정하는 기능으로 최대 3개까지의 조건을 설정할 수 있다. ① 조건을 설정할 데이터를 범위 설정한다. |
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② [서식]메뉴의 [조건부 서식]을 선택한다. | |||||
③ 조건을 설정한 후 [서식]단추를 눌러 지정한 조건에 만족하는 데이터를 표시할 서식을 설정한다. | |||||
④ [추가]단추를 누르면 2번째로 지정할 조건을 입력할 수 있다. 이전과 같은 방법으로 조건을 지정한 후 [서식]단추를 눌러 지정한 조건에 만족하는 데이터를 표시할 서식을 설정한다. | |||||
⑤ 조건의 지정은 최대 3개까지 지정할 수 있다. ⑥ 결과화면은 지정한 조건에 만족하는 데이터만 서식이 변경되는 것을 알 수 있다. |
인쇄하기
작성한 문서를 인쇄하기 위해 설정하는 여러 가지 인쇄설정에 대해서 알아보자. |
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- 인쇄 미리 보기 - 페이지 나누기 보기 - 페이지 설정 - 인쇄영역 설정 - 인쇄하기 |
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1. 인쇄 미리 보기 | |||||
인쇄를 실행하기 전에 미리 인쇄할 내용을 확인하는 방법으로 전체적인 윤곽과 여백 등을 최종 점검할 수 있다. 미리 보기 화면에서 제공하는 상단의 도구모음을 이용하면 다양한 설정을 쉽게 할 수 있다. | |||||
① [파일] - [인쇄 미리 보기]를 선택한다. 미리 보기 초기 화면에서는 마우스 포인터가 돋보기 모양이다. 이때 원하는 특정 부분을 선택하면 그 부분이 확대되어 나타난다. 다시 한 번 아무 곳이나 선택하면 원래 화면 상태로 축소된다. | ※ 그림을 클릭하시면 확대해서 보실 수 있습니다. |
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② 나타난 미리 보기 화면에서 상단 도구모음을 활용하여 다양한 설정을 할 수 있다. [다음]과 [이전] 단추를 누르면 페이지 단위로 구분된 파일의 내용을 볼 수 있다. ③ [인쇄] 단추는 설정된 서식대로 파일을 프린터로 출력할 때 사용한다. [닫기] 단추를 누르면 미리 보기 창을 닫고 이전 엑셀 시트 창으로 돌아간다. |
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④ [설정] 단추를 누르면 [페이지 설정] 대화상자가 나타나며 용지 크기나 방향 설정과 머리글/바닥글 또는 여백 등의 다양한 페이지 설정에 관련된 사항을 선택할 수 있다. [파일] 메뉴에서 [페이지 설정]을 누른 효과와 동일하다. | |||||
⑤ 미리 보기 대화상자에서 [여백] 단추를 누르면 페이지 설정에서 지정한 여백을 실제 화면에서 확인할 수 있다. 셀과 셀 사이의 간격 또는 머리글의 영역과 바닥글의 영역 또는 상하좌우 문서의 여백을 볼 수 있으며 수정도 가능하다. ⑥ 폭을 변경하고 싶은 곳의 선 부분에 마우스를 놓으면 포인터 모양이 크기조절 모양으로 바뀐다. 이때 원하는 크기만큼 끌어서 놓는다. |
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⑦ 미리 보기 대화상자에서 [페이지 나누기 보기] 단추를 누르면 파일의 모든 페이지를 한눈에 볼 수 있다. 각 페이지의 영역을 직접 수정할 수 있다. [보기] 메뉴에서 [페이지 나누기 보기]를 선택한 결과와 동일하다. | |||||
2. 페이지 나누기 보기 | |||||
인쇄 작업을 실행하면 한 페이지에 출력할 내용이 공간이 약간 모자라서 다음 페이지로 출력되는 경우 또는 여러 페이지를 한 장으로 축소해서 출력하는 등의 페이지 설정을 사용자가 직접 눈으로 보면서 설정할 수 있는 기능이다. | |||||
① [보기] 메뉴에서 [페이지 나누기 보기]를 선택한다. 화면에 사용법에 대한 확인 대화상자가 나타나면 [확인] 단추를 누른다. | |||||
② 화면에 표시된 청색의 가로 세로 선이 페이지 나눔을 의미하는 선이다. ③ 각 세로 선이나 가로 선에 마우스를 놓으면 좌우 또는 위아래 화살표 모양의 크기조절 포인터 상태로 바뀐다. 이때 원하는 방향으로 끌어서 놓으면 된다. 적당한 크기로 페이지 나눔을 설정한다. ④ 설정을 끝낸 후 다시 시트 창으로 돌아가려면 [보기] 메뉴에서 [기본]을 선택한다. |
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3. 페이지 설정 | |||||
① [파일] 메뉴에서 [페이지 설정]을 선택한다. ② [페이지] 탭에서는 프린터에 사용할 용지 크기, 품질, 출력할 배율, 용지 방향 등을 설정한다. |
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③ [여백] 탭에서는 인쇄할 용지의 여백을 설정한다. 하단의 [페이지의 가운데에] 항목에서 가로와 세로를 모두 선택하면 인쇄할 시트 내용을 용지에 한 가운데를 기준으로 출력한다. | |||||
④ [머리글/바닥글] 탭을 누르면 출력할 시트 내용의 상단과 하단에 추가할 메시지를 입력할 수 있다. 이들을 설정하면 매 페이지마다 똑 같은 메시지가 용지의 상단에는 머리글이 하단에는 바닥글이 나타난다. | |||||
⑤ [머리글 편집] 단추를 누르면 머리글을 입력 또는 수정할 수 있는 창이 나타난다. ⑥ 왼쪽, 오른쪽, 가운데로 나누어서 입력할 수 있고 원하는 구역에 특정 문자열을 입력하거나 각 아이콘을 누르면 쪽번호, 페이지 번호, 날짜, 시간, 파일 이름, 시트 이름 등을 입력할 수 있다. |
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⑦ 마우스를 각 아이콘에 위치시킨 후 잠시만 기다리면 어떤 기능을 수행하는지에 해당하는 팁이 나타난다. ⑧ [바닥글 편집] 단추를 눌러서도 [머리글 편집]과 동일한 방법으로 사용한다. 단지 출력될 위치가 상단인지 하단인지가 다를 뿐이다. |
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⑨ [시트] 탭을 눌러 실제 인쇄할 영역을 지정하거나 매 페이지 마다 반복할 행이나 열을 설정할 수도 있다. [인쇄] 항목에서는 셀 눈금선을 인쇄할 것인지, 행/열 머리글을 인쇄할 것인지, 메모 상자의 내용을 인쇄한다면 어떤 방식으로 인쇄할 것이지 등을 설정할 수 있다. | |||||
4. 인쇄 영역 설정 | |||||
① 문서 전체를 인쇄하지 않고 일부분만 출력하려면 먼저 인쇄할 부분을 범위 설정한다. ② [파일] 메뉴의 [인쇄 영역]에서 [인쇄 영역 설정]을 선택하여 인쇄할 내용을 설정할 수 있다. 또는 [페이지 설정]에서 [시트] 탭을 이용하여 설정할 수도 있다. |
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③ [인쇄]를 이용하여 실제 프린터로 출력하면 이전에 설정한 범위의 데이터만 출력한다. ④ 인쇄 영역을 해제하려면 [파일] 메뉴의 [인쇄 영역]에서 [인쇄 영역 취소]를 선택한다. |
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5. 인쇄하기 | |||||
① 이제까지 설정한 모든 인쇄 서식을 이용하여 실제 프린터로 출력하려면 [파일] 메뉴에서 [인쇄]를 선택한다. ② [인쇄] 대화상자에서는 사용할 프린터 기종을 선택하고 [등록 정보] 단추를 누르면 더욱 자세한 프린터 정보를 선택할 수 있다. |
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③ [인쇄 범위] 항목에서 범위를 설정하지 않으면 기본으로 모든 페이지를 인쇄한다. [인쇄 대상] 항목에서 원하는 대상을 선택하거나 [인쇄 매수] 등을 설정할 수 있다. ④ 설정한 서식으로 인쇄를 시작하려면 [확인] 단추를 누른다. 인쇄를 실행할 때 엑셀 시트 창의 표준 도구모음에서 [인쇄] 아이콘을 눌러도 되지만 이때는 [인쇄] 대화상자가 나타나지 않고 바로 프린터로 인쇄한다. |
차트 만들기
입력한 데이터를 효과적으로 표시하기 위해 시각적인 차트를 만들 수 있다. 차트의 종류도 다양하며, 데이터와 연동되어 작동된다. |
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- 차트 마법사 - 차트 수정하기 - 차트 모양 변경하기 |
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1. 차트 마법사 | |||||
① 차트마법사를 이용하면 간편하게 차트 만들기에 필요한 모든 기능을 단계적으로 진행하므로 쉽고, 편리하다. ② 서식도구모음의 [차트마법사]아이콘을 이용한다. |
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① 차트를 만들 데이터를 범위 설정한 후, 서식도구모음에서 [차트마법사]를 선택한다. | ※ 그림을 클릭하시면 확대해서 보실 수 있습니다. |
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② 차트의 종류를 선택하는 단계이다. [차트종류]에서 원하는 차트의 종류를 선택하면, [하위종류]에서 세부적인 차트를 선택할 수 있다. | |||||
③ 차트를 그릴 데이터의 영역을 설정하는 단계이다. 차트를 그릴 데이터의 영역이 잘못 설정되었다면 이 단계에서 다시 설정할 수 있다. 방향에서 원하는 기준을 선택하면 미리보기의 차트가 변경되므로 바로 확인 할 수 있다. | |||||
④ 차트의 서식을 설정하는 단계이다. 각 탭을 눌러 원하는 서식을 설정한다. 문론 완성된 차트에서 다시 수정할 수 있다. | |||||
⑤ 차트가 그려질 위치를 설정하는 단계이다. [새로운 시트로 ]를 선택하면 [Chat]시트가 삽입되면서 차트가 그려지고, [워크시트에 삽입]을 누르면 현재 데이터가 있는 시트에 그려진다. | |||||
2. 차트 수정하기 | |||||
① 완성된 차트를 편집하기위해 수정할 부분을 선택한 후 마우스오른쪽 단추를 눌러 해당부분의 [서식]을 선택한다. | |||||
② 각 부분의 서식을 수정한다. | |||||
① 차트 제목의 글꼴크기를 키우기 위해서 [차트제목]을 선택한 후 마우스오른쪽 단추를 눌러 [차트제목 서식]을 선택한다. (또는 [차트도구모음]에서 [서식]아이콘을 눌러도 된다.) | |||||
② [글꼴]탭을 눌러 글꼴유형을 설정한다. |
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③ 차트전체영역의 배경색을 설정하기 위해 [차트영역]을 선택한 후 [차트도구모음]에서 [차트영역서식]을 선택한다. | |||||
④ [무늬]탭에서 [채우기 효과]단추를 누른다. | |||||
⑤[그라데이션]탭을 이용하여 효과를 지정하거나, [질감]탭에서 미리 만들어 놓은 재질감을 선택할 수도 있고, 각 탭을 이용하여 원하는 효과를 지정한다. | |||||
3. 차트 모양 변경하기 | |||||
① 완성된 차트를 선택하면 자동으로 [차트도구모음]이 나타나며, 이 도구모음에서 [차트종류]아이콘을 눌러 원하는 형태의 차트를 선택한다. | |||||
② 선택한 형태로 차트모양이 변경된다. | |||||
또는 , ③ [차트]메뉴의 [차트 종류]를 선택하면 더욱 자세한 설정이 가능하다. |
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