영어로 e-mail 쓰는 방법입니다.
1. 실전강의 Ⅰ
▶ Sample letter를 보면서 설명해볼까요?
<Sample letter 1>
TO : Mrs. Lee
Cc :
Bcc :
Subject : Thank you for your help
Dear Mrs. Lee :
Thank you very much for the outstanding help that I received during my recent visit to your office.
I greatly appreciate the generosity that was extended to me by everyone.
Please convey my thanks to all the members of your staff.
Sincerely,
Kim Kil Dong
Kim Kil-Dong
XXXX Co., Ltd.
1. HEADER
우선 첫 태두리 쪽을 보면 우리가 주로 헤더(Header) 이라고 부르는 부분에서 To:(받는이)
Cc:(carbon copy : 참조) Bcc:(blind carbon copy : 숨은 참조) subject:(제목) 등으로 구성이 되는데...
이중 To:와 Subject:는 반드시 써야하는 사항이고 나머지는 그 상황에 따라 달라질 수 있다.
TO:
To : XXXLee@email.com하는 식으로 To: 다음으로는 수신자의 E-mail 주소가 따른다.
Cc:
Cc: 같은 경우는 참조로 To:에서 보내진 수신자 외 여러 사람이나 여러 곳으로 보낼 때 쓰인다.
이와 같은 경우 수신인이 누구인지 서로 알 수 있고, 회신도 전원에게 함께 할 수 있으므로
업무적으로 볼 때에는 효율적이라고 볼 수 있다.
ex) Cc: jbc@email.com, kkn76@email.com, hys@email.com
Bcc:
이 기능은 메일이 Cc:기능으로 보내졌다는 것을 받는 사람에게 알리고 싶지 않을 때 사용되는 기능이다.
ex) Bcc: jbc@email.com, kkn76@email.com, hys@email.com
2. 실전강의 Ⅱ
▶ 자... 그럼 조금 전에 본 이메일의 구성내용을 볼까요?
제목(subject) - 서론(introduction) - 본론(body) - 결론(conclusion) - 인사말(맺음말) - 서명(signature)
Subject : Thank you for your (help, information, interest)
confirmation of ~ / notice of ~ / reminder / acknowledgement of ~ / request for ~
※ 제목이다! 제목을 쓸 때 가장 중요한 것은 “짧고 명료하게”그 전체적인 내용을 전달할 수 있게
적절한 제목을 사용하는 것이 좋다.
그렇게 해서 그 제목만 보고도 그 전체적인 내용을 미리 짐작할 수 있게 구체적으로 쓰는 게 좋다.
ex) "Agenda for the April 1. meeting"
※ 본문의 시작 부분이다!! Dear Mr.---- 또는 Dear Ms.---- 같이 Dear + 이름으로 되어있는 형태가 기본이다.
그 외에도 공식적인 경우 to whom it may concern. 또는 With regard to your -----라고 쓰는 경우가 있다.
또 상대방의 이름을 알고 있을 때에는 : Dear Mr.Joe: Dear John,
또는 친한 친구인 경우 그냥 John, 같이 상대방의 이름만을 사용하는 경우가 있고
반대로 상대방의 이름을 모르는 경우는 Dear ABC123@email.com: , Dear Sales Manager: ,
Dear Sir / ma'am: , Ladies and Gentlemen 같이 email주소나 담당자 또는 단체를 써서 보내는 경우가 있다.
※ 일반적으로 우리는 생활을 하면서 감사의 뜻을 전하는 Email을 가장 많이 쓴다.
위 본문(Story)의 내용은 단순히 감사의 뜻을 전하는 의미로 처음 단락에 Thank you로 시작을 하는데...
감사의 뜻을 전하는 것이 아닌 다른 뜻을 전하는 내용이라면 전체적인 윤곽은 그대로 이지만
본문(text)의 형태는 내용에 따라 몇 개의 단락으로 나뉠 수도 있다.
다른 내용이라 함은 흔히 Business letter 에서의 형태는 2에서 3단락으로 나누어 쓰는 것이 좋다.
※ 맺음말!!!! Sincerely 흔히 사용되는 종결인사!!!
sincerely 외에도 여러 단어가 있는데 그 단어를 그냥 아무 때나 사용하는 것이 아니고 그 상황에 맞게 사용하는 것들이다.
예를 들면 다음과 같이 나눌 수 있다.
그밖에 표현들 : with all my heart, huges and kisses,
※ Signature(서명)
끝머리에는 보내는 이의 이름이나 연락처, 기타 관련 데이터를 첨부하는데 이것을 보통 “서명(Signature)이라고 한다.
서명에는 글쓴이의 성명, 소속부서, 기관, 전화번호, 주소, 팩스번호, Email주소,...등 필요에 따라 추가되는 것이 보통이다.
1) 비즈니스 메일의 정식 서명!
2) 이름
Kim Kil-Dong
3) 성명 + Email주소
Kim Kil-Dong <kildong@email.com>
4) 개인 메일일 때 정식 서명!
Kim Kil-Dong <kildong@email.com>
1234 Wangsipli-dong, Sungdong-gu, Korea 101-201
Phone : 02-123-4567 Fax : 02-234-1234
이 같이 상황에 따라 자주 쓰는 서명을 미리 만들어 놓는 것도 좋다.
▶ 자... 그럼 다른 Sample letter들을 보며, thanks letter에서 자주 쓸 수 있는 표현들을 알아볼까요?
<Sample letter 2>
Thank you for contact us
Thank you for having an interest for our company.
Recently, you've heard about our new products and asked for some samples.
We sent you those samples and a description that you asked for.
As we told you before, we have four different colors to apply on the exterior surface.
Please let us know whenever you need the products. We'll send you as fast as we can.
If you have any specific questions please call us at 800 - 777 - 1234
Again, we thank you for your deep interesting for our company
▶ 자... Line by line을 볼까요?
<Sample letter 3>
From :
To :
Subject : Thank you for your order
Date :
I am writing to give you all my appreciations for your recent order.
You've placed an order for our products on August 16th asking us for delivery to be sent by September 2nd.
We already have the products ready to send, and you will receive them by 25th of August.
Please let us know if you're not 100% satisfied with our products.
We thank you for your outstanding help once more.
Sincerely,
Kay N. Kim