질문 및 답변 게시판 FAQ 작성 초안

[황정근]

 

학교도서관 대표 FAQ

【질문1】학교도서관 제적 및 폐기 규정과 절차는?

제적이란 자료는 그대로 둔 채 등록대장(도서원부)에서만 삭제하는 것을 의미하고, 폐기란 현물 자체를 없애버리는 것을 말합니다. 오래되거나 낡은 도서 및 파손된 도서를 적절한 시기에 폐기해 줌으로서 공간의 확보는 물론 장서의 질을 높일 수 있습니다. 때문에 신간도서의 구입만큼이나 폐기도 중요한 도서관의 업무 중에 하나입니다. 그러나 학교의 예산으로 구입한 도서를 근거없이 함부로 폐기할 순 없겠죠?

법적으로 2003년 개정된 도서관 및 독서진흥법에는 제적 및 폐기의 범위는 전체 자료의 100분의 5 이내로 명시하고 있습니다. 가령 5000권의 책을 보유한 학교라면 한해 폐기 가능한 책 권수는 250권이 됩니다. 공식적으로 이 이상을 폐기하시면 안 됩니다. 그러나 많은 학교도서관들이 오랫동안 폐기를 하지 않아 실제로 폐기의 대상이 되는 책들이 초과하는 경우가 많습니다. 그럴 때는 무리하게 폐기하시지 마시고 일단 폐기로 분류해 두신 후 해마다 차근차근 폐기를 하시면 됩니다. (일부 교육청에서는 한시적 지침으로 보다 많은 책들을 폐기할 수 있도록 하고 있습니다. 그럴 경우에는 그 기준에 근거하여 폐기하시면 됩니다.^^)

폐기의 절차와 방법은 다음과 같습니다. (송기호. 학교도서관 운영의 실제. 한국도서관 협회. 2003. p.272)

① 제적 및 폐기대상 목록을 작성하여 기안문과 함께 학교장의 결제를 맡는다.(대부분의 도서관리 프로그램에서 전산 상으로 폐기목록을 출력할 수 있습니다.)

② 폐기도서의 경우 실물 전체가 보이도록 사진을 찍어 첨부한다.(반드시 필요한 절차는 아니나 보다 확실한 증빙자료로 사용될 수 있습니다.)

③ 별도의 제적/폐기도서대장을 작성하고 제적사유와 연월일을 기록한다.

④ 제적 및 폐기된 도서는 등록원부에서 해당 등록번호를 찾아 적색으로 두 줄을 긋고 제적날짜를 기록한 후 제적인을 찍는다.

⑤ 전산화가 된 경우 반드시 소장자료 데이터에 제적을 명시한다.

【질문 2】장학자료 및 정기간행물 자료의 관리 방법은?

학교에는 수많은 단체 및 기관에서 발간하는 자료들이 매일같이 우편으로 송부됩니다. 이 자료들에 대한 비치 기준은 없습니다. 학교에 따라 전산등록하여 관리하는 경우도 있고, 별도 공간에 비치만 하는 경우도 있고, 아니면 그냥 버리는 경우도 있지만, 이런 책자들은 무료로 배포되는 것이기 때문에 반드시 도서원부에 등재시킬 필요는 없습니다. 도서관 담당교사의 판단 하에 자료적 가치가 충분하다고 생각되는 것들은 등록하여 관리하시고, 그 외 교육과정 운영과 관련이 없는 기관의 홍보지나 소식지 등은 일정기간 전시 열람 후에 폐기하셔도 됩니다. (따로 폐기의 절차는 필요치 않습니다.)

교육과정운영과 관련된 장학자료의 경우 선생님들의 교수-학습에 도움이 되는 자료들이 꽤 많기 때문에 관리의 효율성을 위해 따로 관리대장을 만들어 별도로 관리하시는 것이 좋습니다. 이러한 자료들은 도서관 공간의 여유 정도에 따라 적절히 폐기하시면 됩니다. 초기 학교도서관 운영 규칙에 기준을 마련해 두어 일관성 있게 관리하는 것도 하나의 방법이 되겠죠?

그 이외에 학교발간자료(교육계획서, 교지, 졸업앨범 등)나 향토자료의 경우에는 폐기에 신중을 기하시고 별도 관리하는 것이 좋습니다.

이와는 별도로 학교에서 정기적으로 구독하는 정기간행물(=연속간행물), 즉 잡지의 경우는 전산등록을 하여 별치기호를 주고 잡지서가에 비치하여 관리하도록 합니다.(반드시 전산등록 할 필요는 없습니다. 일반적으로 잡지는 1년 단위로 폐기를 하기 때문에 대장만 따로 만들어 관리하셔도 됩니다. 이때 체크리스트를 함께 만들어 활용하시면 더 좋습니다.) 그 중 보존의 가치가 있는 자료의 경우 몇 개의 호를 합본하여 단행본과 같이 취급, 일반서가에 비치할 수 있습니다.

일반적으로 잡지의 경우 대출을 하지 않지만, 과월호에 한해 대출 활용하는 도서관도 많습니다.

【질문 3】학교 도서관 감사와 관련하여 학교도서관에 꼭 비치해야 하는 장부 및 서류는 무엇인가요?

일반적으로 학교도서관에서 관리하는 장부들은 도서대장(도서원부), 도서관 및 독서교육 관계철(내부 결제철, 외부 공문철), 도서관 일지, 비품 대장, 폐기대장 등이 있습니다. 그러나 이 모두가 반드시 있어야 하는 장부는 아닙니다.

1997년 교육규제 완화 및 교원업무 경감책의 일환으로 14종의 장부만 법정 장부로 남기고 나머지는 폐지되었으며, 이중 도서관 관련 법정 장부는 도서대장(도서원부)만 법정 장부입니다. 따라서 도서관 일지 등은 폐지 대상 장부임으로 반드시 비치할 필요는 없습니다.

그러나 감사를 대비해서 기본적으로 도서관 및 독서교육 관계철은 비치되어 있어야하며, 특히 내부결제철에서 가장 중요한 것은 도서구입관련 기안들입니다.(도서구입목록, 도서선정위원회 조직, 협의록, 등) 실제로 도서선정위원회가 유명무실하더라도 꼭 조직되어 있어야 하며, 협의록도 꼭 마련해 두어야 합니다.

또한 도서관에 관리해야할 비품이 많다면 비품대장도 하나 비치해 두는 것이 좋습니다. 비품의 경우 행정실에서 집중적으로 받는 감사지만, 도서관의 관리자로서 도서관내의 비품에 대한 책임은 도서관 담당교사에게 있습니다. 때문에 체계적인 관리를 위해서는 하나쯤 있는 것이 좋고, 차후 인수인계시에도 도움이 됩니다.

이 외에도 감사 시에 도서관 연간운영계획을 요구하는 경우가 많습니다. 학기 초에 연간운영계획을 작성하시어 내부결제를 맡아 두는 것이 좋습니다.

더 참고하시려면 정영석 선생님이 감사와 관련하여 답변 달아주신 글이 있습니다. 작성자로 검색해 보시기 바랍니다.

【질문 4】장서점검 방법과 분실도서 처리가 궁금해요!

분실도서를 파악해 도서대장과 실제 장서를 일치시키기 위해서 장서점검은 꼭 필요한 작업입니다. 자주 할수록 좋겠지만 힘든 일이므로 보통 연간 1-2회를 실시하며, 기간은 자료의 이동이 적은 방학 중에 많이 이루어지고 있습니다.

장서점검을 위해서는 휴관 공고 후 대출되어 있는 모든 자료를 회수하도록 합니다. 대출중인 자료도 파악이 가능하기 때문에 반드시 회수할 필요는 없지만 장서점검의 효율성을 위해서는 100%로 회수하는 것이 좋습니다.

장서점검의 방법에는 몇 가지가 있습니다. 먼저 장비를 활용한 장서점검의 방법으로

첫째, 무선 바코드 리더기(장서점검기)를 이용하여 관내의 모든 자료의 등록번호를 스캔한 후, 그 데이터를 .txt 형식의 파일로 변환하여 프로그램의 장서점검 기능을 이용하여 점검 결과를 도출하는 방법이 있습니다.(통상 만권 이하의 도서관이라면 이틀 정도의 시간이 걸린다고 합니다.)

둘째로, 무선 바코드 리더기(장서점검기)가 없다면, 북트럭을 활용하여 일일이 서가 한칸 한칸의 장서를 옮겨서 컴퓨터 본체에 연결된 바코드에 스캔하여 점검하는 방법이 있습니다. txt 파일로 변환하여 처리하는 방법은 위와 동일합니다.

셋째로, 서가 정리가 잘 되어 있는 편이라면 분류번호순으로 도서대장을 출력하여, 서가별로 다니면서 일일이 체크해가며 점검하는 방법입니다. 잘 교육된 도서부원을 적극 활용하면 이 방법을 통해서도 비교적 빠른 장서점검을 할 수 있습니다.

이러한 장서점검을 통해 분실도서(책임과 사유가 불분명한 자료)가 파악이 된다면, 곧바로 폐기처리 하지 말고, 일정 기간 유예를 두어 최대한 찾으려는 노력을 기울인 후 폐기 규정에 근거하여 폐기처리 하도록 합니다.

이때 유의할 점은 폐기사유에 분실로 기입하시면 안 된다는 점입니다. 현재 법률상으로는 자연감소율이 적용되지 않기 때문에 분실의 책임은 관리자에게 있습니다. 때문에 사유를 분실로 하지 마시고, 파․오손이나 이용가치 상실로 처리하셔야 문제가 되지 않습니다. 그런 후 위에 장서폐기의 절차에 따라 결제를 받고 처리하시면 됩니다.

【질문 5】학교도서관 예산의 책정 기준은 얼마인가요?

학교도서서관 예산에 대한 법적 기준(도서관 및 독서 진흥법 관련하여)은 없습니다. 다만 학교도서관협회에서 일반적 권장기준으로 인건비와 시설비를 제외한 학교운영비의 4%를 권장하고 있습니다. 그러나 각 교육청마다 제시하는 기준에는 조금씩 차이가 있습니다. 대략 3～5% 사이에서 권장하고 있으며 교육청에 따라 권장사항으로 제시하는 경우도 있고, 시책사항으로 두어 감사의 대상으로 삼는 경우도 있습니다. 이런 경우에는 최소한 그 범위 이상의 예산을 확보하기 위해 노력해야 할 것입니다.

일반적으로 학교에서 학교도서관 예산을 책정할 때 도서구입비로만 책정하는 경우가 많습니다. 그러나 예산의 기획시 별도의 학교도서관 행사 및 운영비를 따로 책정해 두는 것이 좋습니다. 역시 학교도서관협회에서는 학교도서관 총 예산 중 자료구입비의 비율이 70%이상이 될 것을 권장하고 있습니다.

【질문 6】도서구입의 절차와 방법을 알고 싶어요!

도서구입의 방법에는 여러 가지가 있을 수 있지만 가장 보편적인 방법을 안내해 드리면..

가장 먼저 도서관의 예산을 확인합니다.

올해 구입할 수 있는 가용예산이 얼마인지? 한꺼번에 구입할 것인지? 아니면 몇 차례로 나누어서 구입한다면 이번 도서구입에 쓸 예산은 얼마인지를 고려해야 합니다.

그런 후 도서 선정 작업을 실시합니다.

도서구입 목록을 작성하기 위해서는 주 이용자층(교사/학생)을 대상으로 구입희망도서 신청서를 받은 후, 이용자의 특성과 도서의 수준, 교과관련성 등을 검토하여 목록에 반영토록 합니다. 그리고 담당자는 각종 정보원(추천사이트, 기관별 권장목록, 서평 등)을 활용하여 예산에 맞추어 목록을 작성합니다. 이때 주의할 점은 복본조사를 반드시 거쳐야 한다는 점입니다. 해마다 도서관 담당자가 바뀌는 일이 많기 때문에 복본조사를 실시하지 않으면 자칫 이미 전임자가 구입한 도서를 또 구입할 수도 있기 때문입니다.

이렇게 구입예정 도서목록 작성이 완료되면 도서선정위원회를 개최합니다.

도서선정위원회(자료선정위원회)는 해마다 학기 초에 내부결제를 통해 위촉하도록 합니다. 위원 구성원은 보통 교감을 위원장으로 하고, 그 아래 각부 부장선생님이나 교과별 대표 선생님들로 구성하는 것이 일반적입니다..

도서선정위원회의 심의를 거쳐 도서구입예정 목록이 확정되면 학교장 결제를 받고 행정실을 통해 도서구입을 하시면 됩니다. (이때 주의할 점은 도서선정협의록을 반드시 남겨 두셔야 한다는 점입니다. 현재 많은 학교가 형식적으로 도서선정위원회를 운영하고 있기 때문에 자칫 소홀할 수 있는 부분인데, 추후 이 협의록은 감사의 지적대상이 되기도 합니다.)

윗 단계까지가 수서의 단계이며, 책이 들어오면 검수 작업을 시행토록 합니다.

서점 혹은 업자를 통해 책이 납품되면, 주문한 도서목록과 납품된 도서목록이 일치하는지, 파손된 책은 없는지, 일일이 확인을 합니다. 이때 납품된 후라도 책의 내용과 수준이 부적합한 도서는 반품조치하도록 합니다.

납품에 이상이 없다면 기본적인 장비작업을 실시합니다.

확인된 도서는 책 길들이기와 동시에 장서인 및 측인 등을 찍고, 전산화를 실시합니다. (학교에 기본적인 전산장비와 비품으로 직접 전산화를 할 수 도 있지만, 요즘은 대부분 전산화해서 납품되기 때문에 그런 경우에는 전산화가 제대로 되었는지 확인만 해 주시면 됩니다.) 

전산화까지 완료가 되었다면 도서원부를 출력하여 결제를 맡은 후 철해 두시면 됩니다.

 【질문 7】처음 학교도서관 맡았습니다. 학기 초 무엇부터 해야 할까요?

처음 학교도서관을 맡아서 경험이 없다면 본교 학교도서관의 상황을 파악하는 것이 먼저입니다. 전임자로부터 필요한 장부와 비품 및 장비 목록 등 기본적인 사항들을 인수인계 받으신 후, 실제로 점검하는 시간이 필요합니다.

도서관의 가장 중요한 재산인 실물도서와 도서원부는 일치하는지? 도서관 프로그램은 잘 구동되는지? 반납되지 않은 책은 없는지? 장비 중 고장나거나 파손된 것은 없는지 등등을 확인합니다. 도서관 운영자라면 내가 운영할 도서관에 어떤 것들이 있고 어떤 상태인지에 대한 파악이 우선이겠지요?

그런 후 일반적으로 학년 초에 해야 할 일이라면..

▶ 장서점검 - 도서관 개관전에 미리 실시하여 분실자료를 확실히 파악하여 처리하는 것이 좋습니다.

▶ 이용자 등록 및 진급처리 - 전산화된 학교라면 개관전에 이용자를 진급시키고 신입생 이용자의 등록이 이루어져야 합니다. 또한 이용 등록 후 대출증도 제작 배부합니다..

▶ 도서부원 및 자원봉사자 선발 - 도서관 일을 도서부나 자원봉사자 없이 하기는 힘듭니다. 각급 학교의 사정에 맞추어 학생이나 학부모 자원봉사자를 선발․활용하도록 합니다. 더불어 선발 후에는 꼭 연수를 실시하는 것이 좋습니다.

▶ 도서관 연간 운영계획서 작성 - 도서관 운영 규정이나 독서이벤트 등 연간 활동들을 미리 계획한 후 결제를 받아 놓는 것이 좋습니다. 체계적인 운영에 도움이 될 뿐 아니라, 차후 감사시에도 좋은 근거자료가 될 수 있습니다.

▶ 도서관 환경정리 및 정비 - 쌓인 먼지를 털어내고 기본적인 환경 정리를 통해 개관을 준비합니다. 개관시 작은 이벤트를 통해 도서관의 개관을 대대적으로 홍보하도록 합니다.

▶ 도서관 이용교육 준비 - 개관 후 신입생들을 대상으로 도서관 이용교육을 실시하는 것이 좋습니다. 차후 도서관 운영에도 큰 도움이 됩니다.

이 외에도 도서관에는 크고 작은 업무가 많고 배워야 할 것도 많습니다. 각종 사이트나 책, 모임 등을 통해 하나하나 배워나가면서 운영하시면 됩니다.

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이상 위의 질문들은 가장 많이 궁금해 하시는 것들을 위주로 선정했으며, 송기호 선생님의 <학교도서관 운영의 실제> 와 경북교육청 장학자료, 학교도서관협회 자료, 도서관 및 독서진흥법 등을 기준으로 작성한 것입니다. 문항에 따라 작성자의 주관이 상당부분 개입되어 있음을 밝힙니다.

[황정근]

한참 미루다가 급하게 하느라 여기저기 어설픈 부분이 많습니다. 읽어보시고 수정할 부분, 추가할 질문 등에 대한 의견 바랍니다..능력이 부족해 혼자 하긴 넘 힘드네요~~^^

[류주형]

수고하셨습니다. 검토해 보겠습니다. 김희봉, 하수현 샘들과 함께 하지 않으셨나요?

[황정근]

에궁..게시판에 글만 올려놓고 따로 연락을 못드렸습니다..요즘 정신이 영~~^^ 지금이라도 연락드리고 조언을 받겠습니다..

[하수현]

안녕하세요. 메일 확인하고 부랴부랴 왔습니다. 조금이라도 도움이 되었어야 하는데...^^; 바쁘실 텐데 문제 뽑고 답달고...언제 다 하셨는지 대단하십니다. 문제와 답을 잘 뽑으신 것 같아요. 사진 자료 등을 첨부하면, 더 이해를 잘 할 수도 있겠다는 생각이 듭니다. 어쨌든 너무 고생하셨습니다^.^

[이성희]

황정근샘 고생하셨어요. 새신랑이 많이 바쁘고 힘들텐데.. 수고. 위 질문과 답변중 관련 공문이나 자료를 함께 알려 주셨으면. 예를 들면 폐기 기안(자료실 34번) 등... 그러면 관련 자료 찾기 등이 쉬울 것 같네요. 도와주는 것은 없고 부탁만 하네요.

[김희봉]

죄송합니다. 학기초에 바쁘다는 핑계로 카페일을 너무 소홀히 한 것 같아요. 더 올려야 할 것이 있으면 빨리 보충하도록하겠습니다.

[류주형]

김희봉 샘 잘 살펴 보시기 바랍니다. 금주 내로 완결해서 빨리 올려야 하겠습니다. 이덕주 샘도 꼬리말 써 주기로 했는데----

[이덕주]

우와.. 예상보다 기대보다 좋은데요.. 꼼꼼하내요. 황정근 샘... 멋있어요/./.// 1, 2, 3 은 아주 좋구요.. 4,5,6,7 은 좀더 자세하면 힘들까....7을 좀더 보완해봅시다.. 하여간 전체적으로 좋아요..이것만 갖고도 책 만들 수 있겠는데요... 새내기 사서교사용으로도.. 새내기 도서관담당교사만이 아니라 말이죠.

[황정근]

이런..생각보다 일이 커지는 느낌인데요? 처음 류주형선생님께 설명듣고 작성할때는 기존 질문과 답변란 수준에서 최대한 간단하게 답할 생각으로 말이 길이질까봐 줄인건데..보다 많은 선생님들께서 의견주시고 지적해 주시니 이거 부담이 장난 아니네요~~^^;;

[하수현]

황정근 선생님, 언제나 고생이 많으시네요. 어떻게든 좀 도와드려야 할 것 같은데... 조금 더 구체적으로 할 계획이라면, 문제를 나누어서 하는 것도 괜찮을 것 같은데요. 예산의 경우, 잘 된 학교의 예산안을 하나 보여준다거나, 폐기의경우 폐기의 법적근거를 자세히 보여주는 것도 도움이 될 것 같습니다.

[하수현]

어느정도 수준에 맞추어야 할지가 고민이네요. 어느정도 구체적이 되야 할지에 대한 고민...이 필요할 것 같습니다. 너무 구체적으로 하다보면 내용이 너무 많아지지 않을까 싶기도 합니다.

[류주형]

우선 된 거부터 올리고 보완이 되면 수정 하고 하는 것이 어떨까요?