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제1장 총칙 |
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제1조 (목적) 이 영은 공문서 작성·처리 및 통제와 그 보관·보존에 관한 사항을 규정함으로써 공문서의 처리 및 관리의 능률화와 표준화를 기함을 목적으로 한다. |
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제2조 (적용범위) 중앙행정기관(대통령직속기관 및 국무총리 직속기관을 포함한다. 이하같다) 및 그 소속기관, 지방자치단체의 기관과 군의기관(이하 "행정기관"이라 한다)에서 사용되는 공문서의 작성·처리 및 통제와 그 보관·보존에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 영이 정하는 바에 의한다. |
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제3조 (정의) 이 영에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "공문서"라 함은 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면·사진·테이프·필름 및 슬라이드를 포함한다) 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다. 2. "문서과"라 함은 행정기관내의 공문서(이하 "문서"라 한다)의 수발사무등 문서에 관한 사무를 주관하는 과 또는 계를 말한다. 3. "처리과"라 함은 문서내용의 처리를 주관하는 과·담당관 또는 계를 말한다. |
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제4조 (문서의 종류) 문서는 다음과 같이 법규문서·지시문서·공고문서 및 일반문서로 나눈다. 1. 법규문서는 법률·대통령령·총리령·부령·조례 및 규칙등에 관한 문서를 말한다. 2. 지시문서는 훈령·지시·예규·일일명령등 행정기관이 그 하급기관 또는 소속공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다. 3. 공고문서는 고시·공고등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다. 4. 일반문서는 제1호 내지 제3호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다. |
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제5조 (문서의 성립 및 효력발생) ①문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재가 있음으로써 성립한다. ②문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 다른 법령 및 공고문서에 특별한 규정이 없는 한 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날로부터 효력을 발생한다. |
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제6조 (문서의 수발) ①문서는 행정조직상의 계통에 따라 발신함을 원칙으로 한다. ②하급기관이 직근 상급기관외의 상급기관(당해 하급기관에 대한 지휘·감독권을 가지는 상급기관을 말한다. 이하 이 조에서 같다)에 발신하는 문서는 그 직근 상급기관을 거쳐서 하여야 한다. 다만, 단순한 자료요구·업무연락·통보·조회 등을 위한 문서 및 상급기관의 예규등에 의하여 승인된 문서는 직접 발신할 수 있다. ③상급기관에서 직근 하급기관외의 하급기관(당해 상급기관이 지휘·감독권을 가지는 하급기관을 말한다)에 문서를 발신하는 경우에는 제2항의 규정을 준용한다. |
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제7조 (문서의 분류) 문서는 기능별 10진분류방법에 따라 분류하되, 그 분류기준은 총리령으로 정한다. |
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제8조 (문서의 보존기간등) ①문서는 그 보존기간을 영구·준영구·10년·5년·3년 및 1년의 6종으로 구분하되, 문서의 종류별 보존기간 책정기준은 총리령으로 정한다. ②문서의 보존기간 기산일은 당해문서를 처리 완결한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다. |
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제9조 (문서보존기간의 변경) 행정기관의 장은 제31조의 규정에 의한 문서책임자에게 매년 1회 당해기관에서 보존하고 있는 문서의 보존기간을 변경할 필요가 없는지의 여부를 검토하게 하고, 행정여건의 변화등에 따라 그 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있다고 인정하는 때에는 총리령이 정하는 바에 따라 그 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다. |
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제2장 문서의 작성·처리 및 통제 제1절 일반사항 |
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제10조 (문서의 규격) 문서의 작성에 쓰이는 용지의 규격은 가로 190밀리미터 세로 268밀리미터를 원칙으로 한다. |
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제11조 (문서의 용어) ①문서의 용어는 한글로 띄어서 가로쓰되, 표준말로 쓴다. ②문서에 쓰는 숫자는 아라비아 숫자로 한다. ③문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연·월·일의 글자는 생략하고, 그 사이에 점을 찍어 연·월·일을 구분함을 원칙으로 한다. ④문서에 쓰는 시·분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 두점(:)을 찍어 시·분을 구분함을 원칙으로 한다. |
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제12조 (문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 총리령이 정하는 바에 따라 수정한 곳에 날인하여야 한다. |
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제13조 (문서의 간인) 다음 각호의 1에 해당하는 2장이상으로 이루어지는 문서에는 총리령이 정하는 바에 따라 간인하여야 한다. 다만, 민원서류를 발급하는 경우에는 간인에 갈음하여 천공방식으로 할 수 있다.<개정 1986·12·27> 1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서 2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서 3. 허가·인가·등록등에 관계되는 문서 |
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제2절 문서의 구성 |
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제14조 (문서의 구성) 일반문서중 발신을 위한 시행문서(이하 "시행문"이라 한다)는 다음과 같이 두문·본문 및 결문으로 구성한다. 1. 두문은 발신기관명, 분류 기호 및 문서번호, 전화번호, 시행연월일과 수신란으로 한다. 2. 본문은 제목 및 내용으로 한다. 3. 결문은 발신명의 및 수신처란으로 한다. |
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제15조 (발신명의) 기안용지에 의한 기안문서의 발신명의는 행정기관의 장(법령에 의하여 행정권한이 위임 또는 위탁된 경우에는 그 위임 또는 위탁을 받은 자를 말한다. 이하 같다)으로, 협조문용지에 의한 기안문서의 발신명의는 보조기관 및 보좌기관으로 한다. |
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제16조 (관인날인 및 서명) 행정기관의 장의 명의로 발신하는 기안용지에 의한 기안문서(전신·전신타자 및 전화로 발신하는 기안문서를 제외한다)의 시행문과 임용장·상장 및 각종증명서에 속하는 문서에는 관인을 찍고, 보조기관 및 보좌기관의 명의로 발신하는 협조문용지에 의한 기안문서의 시행문에는 서명을 한다. 다만, 행정기관의 장의 명의로 발신하는 문서중 경미한 내용의 문서는 총리령이 정하는 바에 따라 관인의 날인을 생략할 수 있다. |
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제3절 기안문서의 작성 |
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제17조 (기안) ①문서의 기안은 5급이상 공무원 또는 이에 상당하는 공무원이 하여야 한다. 다만, 5급공무원 또는 이에 상당하는 공무원이 과장급 이상의 직위에 보직된 행정기관과 6급이하의 공무원 또는 이에 상당하는 공무원을 장으로 하는 행정기관의 경우에는 당해 기관의 장이 이를 따로 정할 수 있다. ②문서의 기안은 기안용지에 의한 기안문서(이하 "기안문"이라 한다)의 협조문 용지에 의한 기안문서(이하 "협조문"이라 한다)로 하여야 한다. |
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제18조 (검토) ①기안된 문서는 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기관이 검토를 하여야 한다. ②보조기관 또는 보좌기관이 기안문서를 검토함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다. |
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제19조 (협조) ①문서의 내용이 행정기관내의 다른 보조기관 또는 보좌기관이나 다른 행정기관의 업무와 관련이 있는 때에는 기관간업무협조규정에 의하여 협조를 하여야 한다. |
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제20조 (결재) ①문서는 기안문의 경우에는 행정기관의 장의 결재를, 협조문의 경우에는 보조기관 또는 보좌기관의 결재를 받아야 한다. 이 경우 행정기관의 장은 사무의 내용에 따라 그 보조기관 또는 보좌기관으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 당해기관의 장이 훈령으로 정한다. ②결재권자가 출장·휴가 기타의 사유로 상당기간부재중이거나 긴급한 문서로서 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 결재권자의 후열을 받아야 한다. |
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제21조 (발신방법의 지정) 결재권자가 전신에 의하여 시행할 문서의 결재를 함에 있어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설되는 경우 국가안전보장, 공안의 유지, 경제안정 기타 국가이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다. |
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제4절 시행문의 작성·통제 및 발송 |
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제22조 (시행문의 작성) 결재를 받은 문서중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 총리령이 정하는 바에 따라 수신자의 수만큼 시행문을 작성하여야 한다. 다만, 관보규정 제17조의 규정에 의하여 시행문에 갈음하여 관보에 게재·공포하도록 한 문서에 대하여는 그 시행문을 1부만 작성할 수 있으며, 전신·전신타자 및 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다. |
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제23조 (문서통제관) ①문서의 통제에 관한 사무를 관장하기 위하여 행정기관의 문서과에 문서통제관을 둔다. ②행정기관의 장은 문서통제관의 업무의 일부를 분장하기 위하여 분임문서통제관을 둘 수 있다. 다만, 청사의 분리사용등 특별한 사유가 있는 경우에 한한다. |
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제24조 (문서의 통제) ①문서통제관 또는 분임문서통제관이 문서를 통제할 때에는 다음 사항을 심사하여야 하며, 심사결과 미비된 사항이 있는 때에는 그 사항을 처리과에 통보하여 보완하도록 하여야 한다. 1. 결재권자의 결재여부 2. 다른문서와의 내용상 중복 또는 상충여부 3. 기안문과 시행문의 일치여부 4. 분류번호·보존기간등 정형화된 기재사항의 정확 및 누락여부 5. 전결·대결 구분의 착오여부 6. 첨부물의 첨부여부 7. 발신방법의 지정여부 8. 보고통제규정에 의한 보고통제문서의 통제여부 및 기관간업무협조규정에 의한 업무협조문서의 통제여부 ②문서통제관 또는 분임문서통제관은 제1항의 심사가 완료된 때에는 문서의 통제란에 문서통제검열인을 찍어야 한다. |
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제25조 (시행문의 발송) ①시행문은 우편·인편 또는 모사전송의 방법으로 문서과에서 발송함을 원칙으로 한다. ②제1항의 규정에 의하여 우편 또는 인편으로 발송하는 시행문은 행정사무용 봉투에 넣어 발송하여야 하며, 우편으로 발송하는 시행문중 그 내용이 중요한 문서는 발송사실을 증명할 수 있는 등기 기타 특수한 방법으로 발송하여야 한다. |
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제26조 (전신문서등의 발신) 제22조 단서의 규정에 의하여 시행문을 작성하지 아니하는 전신문서는 시행문 작성 방식에 따라 문서과 또는 처리과에서 발신하여야 한다. |
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제5절 접수문서의 처리 |
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제27조 (문서의 접수) ①문서는 문서과에서 접수하여야 하며, 처리과에서 직접받은 전신문서는 지체없이 문서과에 이를 인계하여 접수하게 하여야 한다. ②당직근무자가 문서를 받은 때에는 다음 정상근무시각 직후에 문서과에 이를 인계하여야 한다. ③접수된 문서에는 총리령이 정하는 문서처리인을 찍고, 그 접수일시 및 번호를 적은후 이를 처리과로 보낸다. |
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제28조 (문서의 처리) ①문서를 받은 처리과는 문서처리인의 해당란을 기입한 후 보조기관 또는 보좌기관의 공람서명을 거치지 아니하고 결재권자의 선결을 받아야 한다. 다만, 부득이한 사유로 선결을 받을 수가 없거나 일상업무에 관한 문서로서 그 내용이 경미한 경우에는 그러하지 아니하다. ②제1항의 규정에 의한 선결을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시하여야 하며, 필요하다고 인정할 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다. ③결재권자로부터 문서의 처리에 관한 지시를 받은 처리과 또는 처리담당자는 그 지시내용에 따라 문서를 처리하여야 한다. |
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제3장 문서의 보관·보존 |
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제29조 (문서의 편철) ①문서는 총리령이 정하는 문서보관·보존철(이하 "문서철"이라 한다)의 찾아보기가 있는 면에 완결일자 순으로 최근문서가 위에 오도록 철하되, 수개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리·완결된 때에 발생·경과 및 완결순으로 최근문서가 위에 오도록 하여 1건문서로 다시 철하여야 한다. ②문서철에 철하는 문서의 양은 300매를 기준으로 한다. |
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제30조 (문서철의 작성) 문서철은 제7조 및 제8조제1항의 규정에 의한 문서의 기능별·보존기간별로 만들어야 한다. 다만, 문서의 기능별로 문서철을 만드는 경우에 문서철내의 문서의 양은 적고 문서철의 수가 많은 때에는 문서의 발생량과 성질에 따라 보존기간별로 상위기능으로 통합하여 문서철을 만들 수 있다. |
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제31조 (문서책임자) 행정기관의 장은 문서의 보관·보존을 위하여 문서과 및 처리과에 문서책임자를 각각 지정하여야 한다. |
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제32조 (문서의 보관) 문서는 당해문서(1건문서의 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 최근문서를 말한다)가 처리·완결된 날이 속하는 연도의 말일까지 처리과에서 이를 보관하여야 한다. |
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제33조(문서의 보존등) ①제32조의 규정에 의한 보관기간이 만료된 문서는 다음 각호의 구분에 따라 이를 보존하여야 한다.<개정 1986·12·27> 1. 문서는 제8조제2항의 보존기간 기산일로부터 1년간 처리과에서 이를 보존하여야 한다. 2. 제1호의 규정에 의한 보존기간이 만료된 문서는 문서과에 이를 인계하여 보존하되, 보존기간이 3년이상 10년이하인 문서는 그 보존기간이 만료될 때까지, 영구·준영구인 문서는 3년간 문서과에서 이를 보존하여야 한다. 다만, 보존기간이 5년·10년인 문서중 외무부령이 정하는 외교문서는 3년간 문서과에서 이를 보존하여야 한다. 3. 제2호 단서의 규정에 의한 보존기간이 만료된 외교문서는 외무부에, 제2호 본문의 규정에 의한 보존기간이 만료된 영구·준영구인 문서는 정부기록보존소에 이를 이관하여 보존하여야 한다. 다만, 계속적으로 활용할 필요가 있는 외교문서는 외무부장관과, 영구·준영구인 문서는 정부기록보존소장과 협의하여 문서과에서 이를 계속 보존할 수 있다. ②문서는 생산연도·분류번호 및 보존기간별로 보존하여야 하며, 보존하고 있는 문서의 현황을 파악하기 위하여 문서과·처리과 및 정부기록보존소에 보존문서기록대장을 비치하여야 한다. |
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제34조(비밀문서의 보존) ①행정기관이 가지고 있는 문서로서 역사적 가치가 있는 등 보존의 필요가 있는 비밀문서의 원본은 당해문서의 비밀보호 기간이 만료되는 때에 보안업무규정 제13조의 규정에 의한 파기등의 재분류를 하지 아니하고 정부기록보존소에 이를 이관하여 보존하여야 한다. ②제1항의 규정에 의하여 이관되는 비밀문서의 보존에 관하여 필요한 사항은 총무처장관이 관계 행정기관의 장과 협의하여 정한다. |
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제35조 (문서의 대출) ①문서과에 보존중인 문서는 7일의 범위안에서 대출할 수 있다. ②정부기록보존소에 보존중인 문서는 특별한 사유가 없는한 대출을 하지 아니한다. |
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제36조 (문서의 열람 및 복사) ①행정기관은 다른 행정기관이 그 업무를 수행하기 위하여 당해 행정기관에서 보관 또는 보존하고 있는 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 이에 응하여야 한다. ②행정기관은 일반인이 당해 행정기관에서 보관 또는 보존하고 있는 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 특별한 사유가 없는 한 이를 허가할 수 있다. 다만, 비밀 또는 대외비로 분류된 문서의 경우에는 허가할 수 없으며, 외교문서의 경우에는 외무부령이 정하는 바에 따라 허가하여야 한다.<개정 1986·12·27> ③행정기관은 제2항의 규정에 의하여 일반인에게 문서의 열람 또는 복사를 허가하는 경우에는 수수료를 납부하게 할 수 있다. ④정부기록보존소에서 보존하고 있는 문서의 열람·복사 수수료의 금액은 총리령이 정하는 바에 의하며, 그 밖의 행정기관에서 보존하고 있는 문서의 열람·복사 수수료의 금액은 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해기관의 장이 정하는 바에 의한다. |
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제37조 (문서의 마이크로필름수록등) ①문서과 및 정부기록보존소에서 보존하고 있는 문서는 총리령이 정하는 바에 따라 마이크로필름에 이를 수록할 수 있다. ②제1항의 규정에 의하여 문서를 수록한 마이크로필름은 당해문서가 폐기된 경우에 한하여 이를 보존중인 문서로 본다. |
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제38조 (문서의 폐기) ①문서는 그 보존기간이 경과한 후에 지체없이 이를 폐기하여야 한다. 이 경우 보존기간이 10년인 문서로서 중앙행정기관이 보존하고 있는 문서에 대하여는 정부기록보존소장과 미리 협의하여야 한다. ②보존기간이 준영구인 문서는 당해문서를 처리·보존하고 있는 행정기관의 장 또는 정부기록보존소장이 당해문서를 보존할 필요가 없다고 인정할 경우에는 이를 폐기할 수 있다. 이 경우 정부기록보존소에서 보존하고 있는 문서에 대하여는 정부기록보존소장이 당해 문서를 이관한 행정기관의 장과, 제33조제1항제3호 단서의 규정에 의하여 문서과에서 보존하고 있는 문서에 대하여는 당해 문서를 처리·보존하고 있는 행정기관의 장이 정부기록보존소장과 미리 협의하여야 한다. ③문서(보존기간이 영구인 문서중 총무처장관이 관계기관의 장과 협의하여 정하는 문서를 제외한다)가 제37조제1항의 규정에 의하여 마이크로필름에 수록된 때에는 당해문서의 보존기간에 불구하고 이를 폐기할 수 있다. 이 경우 정부기록보존소에서 보존하고 있는 문서에 대하여는 당해문서를 이관한 행정기관의 장과 미리 협의하여야 한다. |
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제4장 보칙 |
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제39조 (대통령의 결재를 받은 문서 등에 대한 특례) ①대통령의 결재를 받은 문서(대통령에게 보고된 문서를 포함한다)는 제32조 및 제33조의 규정에 불구하고 총리령이 정하는 바에 따라 정부기록보존소에 이관하여 보존하여야 한다.<신설 1987·8·1> ②외국어로 된 문서에 대하여는 제2장제1절 및 제2절의 규정을 적용하지 아니할 수 있고, 법규문서중 법률문서에 대하여는 이 영의 적용을 받는 기관외의 기관에서 다른 관행이 있는 경우에는 그에 따를 수 있다. |
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제40조 (시행세칙) 이 영 시행에 관하여 필요한 사항은 총리령으로 정한다. |
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